Zugang: Fachadministration > Umsetzer und Tools > Abr.Erg.Rücklage umbuchen
Bei der Wohngeldabrechnung auf Soll-Basis erfolgt keine Abrechnung der Rücklage! Nach einer Umstellung von Ist- auf die Sollabrechnung sollten daher bestehende Salden auf der KKL Rücklagen-Abrechnungsergebnis auf Rücklagen umgebucht werden. Hierzu können Sie dieses Tool nutzen. Hierdurch werden die Rückstände bzw. Überzahlungen aus den bisherigen Ist-Abrechnungen von Abrechnungsergebniskonto Rücklagen auf das Rückstellungskonto mit Buchungsart 20 umgebucht.
In Rahmen der Übernahme der Abrechnungsergebnisse wurde bei der Ist-Abrechnung sowohl Abrechnungsergebnis der Bewirtschaftung als auch Abrechnungsergebnis der Rücklagen auf das jeweilige Abrechnungsergebniskonto umgebucht. Bei der Soll-Abrechnung entsteht die Abrechnungsspitze nur aus der Bewirtschaftung. Rückstände auf Rücklagen bleiben als Saldo auf dem Rücklagenkonto stehen!
Objektbereich ein. F2 öffnet die Objektgruppenauswahl.Abrechnungsarten können Sie kommagetrennt eingeben. F2 öffnet eine Auswahl, in welcher Sie die gewünschten Abrechnungsarten per Kontrollfeld selektieren können.Stichtag ein, zu welchem die Wertstellung der Umbuchung erfolgen soll. Beachten Sie bei der Umbuchung die erforderlichen Freigaben für dieses Datum im Bereich der Buchungssperren.☑ Simulation erlaubt einen Probelauf, ohne dass schon Buchungen erzeugt werden.Start beginnen Sie mit der Simulation bzw. Umbuchung.Folgende Parameter müssen für Umbuchung gesetzt werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Objektbereich | Einzelnes Objekt oder Objektbereich, für welchen die Umbuchung durchgeführt werden sollte. |
| Abrechnungsarten | Abrechnungsart(en) Rücklagen für welche die Umbuchung durchgeführt werden sollte. |
| Stichtag / Wertstellung | Saldo des Abrechnungsergebniskonto wird zu diesem Datum ermittelt und umgebucht. In der Regel ist das das Abrechnungsenddatum der ersten Soll-Abrechnung. |
Bitte achten Sie darauf, dass jeder Sollart-Rückstellung einer Abrechnungsergebnis-Sollart zugewiesen ist. Prüfen Sie bitte die Einstellungen in der Fachadministration unter Sollarten/Personentypen.
Obwohl der Buchungsbetrag aus den Vorjahren resultiert, wird die Buchung mit Buchungsart 20 anstatt Buchungsart 99 durchgeführt. So wird verhindert, dass ein ggf. durchgeführter erneuter SAVO-Lauf den Betrag nicht wieder storniert.
Werden Buchungsdaten über eine Schnittstelle z. B. nach DATEV oder SAP exportiert, so wird zum Schutz gegen doppelte Übertragung diesen Buchungen ein Export-Kennzeichen und eine Export-Laufnummer zugeordnet. Welche Buchungen exportiert wurden, können Sie mit einem Hilfsprogramm prüfen und eine Liste hierzu ausgeben (Buchungsexport Prüftool).
Sie können für ein Objekt oder Objektbereich diese Exportmarker zurücksetzen. Dann können die betroffenen Buchungen erneut exportiert werden. Beachten Sie bei Auswahl mit F2 und Auswahl einer Objektgruppe, dass sich das beim Export angesprochene Objekt (oftmals ein FIBU-Objekt) auch in der Objektzuordnung der verwendeten Gruppe befindet!
Laufnummer oder nach Wertstellungsdatum ab.Start lösen Sie den Prozess aus und setzen die Exportkennzeichen der relevanten Buchungen zurück. Das Zurücksetzen sollten Sie nur dann durchführen, wenn Sie sicherstellen können, dass der Empfänger der zukünftigen Exportdaten keine Dubletten erhält (z. B. Zurücksetzen eines erzeugten, aber nicht übertragenen Exportlaufs) oder wenn der Empfänger mit einer erneuten Versorgung mit Buchhaltungsdaten aus iX-Haus (z. B. nach Zurücksetzen des Exports für eine konkrete Buchungsperiode) umgehen kann.
Voraussetzungen: Lizenz, S-Rechte
Starten Sie zuerst einen Testlauf. Im Protokoll wird benannt welche Dateien oder Parameter wo gefunden wurden.
Bestimmte interne Dateien wurden im Rahmen des Jahresupdates auf die Version 20.23.0 automatisch auf XLSX bzw. XLSM gewandelt. Alle anderen XLS-Datei können mit dem Wandler individuell auf Basis von Pfadangaben oder Profilinformationen gewandelt werden.
XLS-Dateien werden von dem Dateiumsetzer Excel je nach Inhalt in XLSX oder XLSM gewandelt. Gewandelte Dateien können autoamtisch umbenannt mit der Endung .OLD_XLS erhalten bleiben oder direkt bzw. nachträglich gelöscht werden. Je nach Auswahl der Optionen erhalten Sie entsprechende Hinweismeldungen schon vor der Aufwührung. Es wird ein Protokoll als LOG-Datei generiert. In Profilen des Excel Reportings können mit dem Dateiumsetzer Excel auch Pfadangaben analysiert und angepasst werden.
Mit der Option Alle XLS-Dateien in den genannten Verzeichnissen wandeln können mehrere Pfade angegeben werden. Nutzen Sie den Schalter Verzeichnis hinzufügen um ein neues Verzeichnis in die Liste aufzunehmen. Je nach Ausgangssituation wird in der Dateiauswahl ein Basisverzeichnis oder das schon benannte Verzeichnis beim Öffnen angeboten. Bei Auswahl eines reinen Basisverzeichnisses z. B. I:\ oder \\crem\ixprod\ erhalten Sie eine Rückfrage, ob dies wirklich gewünscht ist.
Um ein Verzeichnis aus der Liste wieder zu entfernen, markieren Sie dieses in der Liste und klicken auf Verzeichnis entfernen.
Ist die Option inklusive Unterverzeichnisse aktiviert, werden die benannten Verzeichnisse inklusive ihrer Unterverzeichnisse rekursiv durchsucht.
Mit Alle XLS-Dateien in den genannten Verzeichnissen wandeln werden in den Profilen des Excel Reportings (s. XLS-Profilverwaltung) Definitionen auf Pfadangaben und den ggf. in diesen Pfaden zu findende Dateien (Vorlagen wie auch Ergebnisse) ermittelt. Hier müssen Sie daher nicht gezielt nach den einzelnen Pfaden suchen.
Mit der Option Die alten XLS-Dateien nach durchgeführter Wandlung löschen können Sie veranlassen, dass die alten XLS-Dateien nach erfolgreicher Wandlung direkt entfernt werden.
Mit der Option Bereits umbenannte OLD_XLS-Dateien löschen können Sie Dateien mit der Endung .OLD_XLS auch nachträglich löschen. Das ist sinnvoll, falls Sie vorher noch Prüfungen vornehmen wollen.
Mit der Schaltfläche Testlauf starten… starten Sie den Dateiumsetzer Excel mit den eingestellten Parametern, lassen aber nur das Protokoll erzeugen, ohne eine Datei oder einen Parameter in Excel-Profilen zu wandeln. Im Protokoll werden Pfade und Dateinamen benannt.
Mit der Schaltfläche Echtlauf starten… starten Sie den Dateiumsetzer Excel mit den eingestellten Parametern und wandeln Dateinamen und ggf. Angaben von Dateinamen in Pfaden der Excel-Profile.
Das Logfile wird automatisch im tmp-Unterverzeichnis log mit Datum-Zeit_UserId abgelegt und nach dem Lauf angezeigt, z. B. Xls2Xlsx_20230724-095716_120.log.
Objektbereich (i. d. R. ein einzelnes Objekt) den Monat und den Jahrgang ein. Start das Zurücksetzen aus.Das Zurücksetzen erlaubt die erneute Kalkulation der Erlösschmälerung im zurückgesetzten Monat. Achten Sie darauf, das Buchwerk im zurückgesetzten Bereich zu kontrollieren und ggf. Anpassungen vor einer erneuten Erlösschmälerung durchzuführen.
Den im Flächenstamm befindlichen Schalter Erlösschmälerung: Planmiete verwenden können Sie mit diesem Tool für alle vorhandenen Flächen aktiv setzen. Dies ist für eine nachträgliche Einrichtung dieser Option sinnvoll. Beachten Sie zudem die Möglichkeiten über die Systemeinstellungen Datenbank, diesen Schalter bei Neuanlage von Flächen automatisch zu setzen und auch, diesen Schalter gegen Änderungen zu schützen, damit dessen Einstellung nicht versehentlich für einzelne Flächen deaktiviert werden kann. Somit können Sie bei Bedarf sicherstellen, dass dieser Schalter immer gesetzt ist.
Vgl. Systemeinstellungen unter
Fachadministration, System, Systemeinstellungen Datenbank, Stammdaten, Flächenstamm, Erlösschmälerung: Planmiete verwenden - Vorbelegung und
Fachadministration, System, Systemeinstellungen Datenbank, Stammdaten, Flächenstamm, Erlösschmälerung: Planmiete verwenden - Editierbar
Beachten Sie bitte, dass eine Simulation oder Umkehrfunktion hierzu nicht vorgesehen ist!
Nach Klick auf Start müssen Sie eine Sicherheitsabfrage entsprechend beantworten.
Mit der Auswahl Nein können dort die Umstellung noch abbrechen.
Der Index-Umsetzer stellt ausgewählte Indexvereinbarungen im Vertragsmanagement auf eine neue Indexreihe um. Die Vereinbarungen bzgl. Schwellenwerte und alle anderen Optionen der Indexvereinbarungen bleiben unverändert. Die hierbei angegeben Quell- und Ziel-Indexreihen müssen in der Index-Verwaltung existieren.
Objektbereich ein oder eine Objektgruppenauswahl (mit F2) oder das aktuelle Objekt (Kontrollfeld). Personenbereich an. Quellindexreihe berücksichtigt werden sollen.Zielindexreihe an, welche stattdessen in diesen Indexvereinbarungen genutzt werden soll.Indexbezug von/Indexbezug bis einen Zeitraum für den zu betrachtenden Indexbezug ein. Durch die Einschränkung können Sie z. B. ältere Vereinbarungen von der Umsetzung ausschließen.Prozent- oder eine Punkte-Regelung aufweisen müssen. Falls Sie beide Varianten anpassen wollen, wählen Sie hier Punkte und Prozent. Prozent-basierte Regelungen sind meist unkritisch im Hinblick auf eine solche Umsetzung auf eine neue Indexreihe. Für Punkte-basierte Indexvereinbarungen müssen Sie beim Wechsel auf eine neue Indexreihe mit kürzeren oder längeren Anpassungsperioden aufgrund unterschiedlicher Gewichtung in den Indexreihen rechnen. Ggf. sind Punkte-basierte Vereinbarungen bei Wegfall einer Indexreihe neu verhandelbar und idealerweise dann auf eine Prozent-Basis umstellbar.☑ Simulation prüfen Sie, welche Indexvereinbarungen aufgrund dieser Parameter angepasst werden könnten. Ist das Kontrollfeld ❒ Simulation deselektiert, wird die Umsetzung entsprechend der Parameter durchgeführt.Start beginnen Sie mit der Simulation bzw. der Umsetzung. Je nach Auswahl bzw. der zu prüfenden Datenmenge kann dies eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen.
Für eine einzelne Person in einem Objekt können Sie im Personenstamm die Menüfunktion Abhängige Daten erzeugen nutzen, um ggf. ggf. noch fehlende Personenkonten anhand des Personentyps anzulegen. Der Personenkontenregenerator erzeugt analog hierzu die ggf. noch fehlenden Personenkonten für den angegebenen Personenbereich eines ganzen Objekts, einen Objektbereich oder die Objekte einer Datengruppe (F2-Auswahl). Der Einsatz ist unkritisch, da hiermit im Zweifelsfall nur Daten erzeugt werden, welche auch im generellen Betrieb bei Anlage von Personen anhand des Personentyps generiert werden.
F2 öffnet die Objektgruppenauswahl.Von Person und Bis Person an.Start erhalten Sie noch eine Sicherheitsabfrage.Abhängige Daten als Bildschirmdruckliste generiert.Im Bereich der Werkzeuge wurde das neue Modul Personen zusammenlegen implementiert. Mit Hilfe dieser Funktionalität lassen sich redundante Personenstammdaten nach bestimmten Abhängigkeiten, wie z. B. Bankverbindung, E-Mailadresse, Name etc. zusammenfassen. Ein Praxisfall für die Anwendung des Werkzeugs ist, wenn ein Wohnungsmieter im Personenstamm zweimal angelegt wurde und die Stammdatensätze für die Wohnung und den Stellplatz zusammengeführt werden sollen. Die Umsetzung läuft in zwei separaten Schritten. Im ersten Schritt werden die zusammenzuführenden Personen über das Feld Hauptvertrag Person im Personenstamm zugeordnet. Im zweiten Schritt werden anhand der zugeordneten Personen entsprechende Buchungen, Meldungen etc. auf den Hauptvertrag übertragen.
Es handelt sich um einen sensiblen Eingriff, da aufgrund Ihrer Vorgaben Buchungen auf andere Person umgebucht und Personendaten gelöscht werden. Wir empfehlen daher unbedingt, die Expertise unserer Consultants zu nutzen.
Das Tool Personen zusammenlegen prüft Personen im definierten Objektbereich und trägt den Hauptvertrag ein. Dabei werden folgende Regeln angewendet:
Die Regeln werden einzeln angewendet, so dass für Personen z. B. mit gleicher IBAN nicht geprüft wird, ob E-Mail-Adresse und Name ebenfalls identisch sind. Am Ende wird eine Prüfliste angezeigt, die die Zuordnung von Hauptvertrag zu der entsprechenden Person darstellt.
Objektbereich | Auswahl Objekt, Objektbereich oder Objektgruppenauswahl. Für die hierüber genannten Objekte werden die Funktionen ausgeführt. |
Hauptvertrag | RadiobuttonEintragen Das Eintragen von Hauptverträgen ist auch via Personentammimport oder auch manuell im Personenstamm möglich.Löschen Hauptvertrag-Eintragung(en) entfernen. |
Vorhandenen Hauptvertrag überschreiben | Option Hiermit definieren Sie, ob bereits eingetragene Zuordnungen von Hauptvertag zu einer Person überschrieben werden sollen. |
Simulation | Schalter Simuliert nur das Zusammenlegen und liefert ein Protokoll. Hiermit können Sie das potentielle Ergebnis prüfen und ggf. noch Änderungen an den Parametern oder den Hauptvertrag-Zuordnungen vornehmen. |
Starten | Schalter Startet das Zusammenlegen der Personen. Dieser Prozess kann nicht rückgängig gemacht werden. Deswegen müssen alle Personen im Protokoll genau analysiert werden. Haben Sie vorher mittels Simulation eine Prüfung vorgenommen? |
Hauptvertrag eintragen | Schalter Hiermit werden Personen nach den unten beschriebenen Regeln zu einer Person (Hauptvertrag) zugeordnet. Mit dem Schalter Hauptvertrag löschen können die Verbindungen zwischen den Personen wieder gelöscht werden.Am Ende wird eine leere Prüfliste angezeigt. |
Prüfliste | Schalter Hiermit erstellen Sie eine Liste, die Zuordnungen der Personen zum Hauptvertrag darstellt. |
Im Personenstamm kann das Feld Hauptvertrag auch manuell eingetragen werden. Im Register Sonstiges steht hierzu das Feld Person im Maskenbereich Hauptvertrag zur Verfügung.
Über den Stammdaten-Personenimport kann die Zuordnung der Personen, die zusammengelegt werden sollen, zum Hauptvertrag definiert werden. Dafür wird im Importtemplate in das Feld Hauptvertrag die Personennummer des Hauptvertrags eingetragen.
Nach Durchführung der vorbereitenden Schritte (Prüflistenkontrolle, Hauptvertrag korrekt eingetragen, Simulation) kann der Prozess Personen zusammenlegen gestartet werden.
Vor jedem Echtlauf sollte immer eine Simulation durchgeführt werden.
Nach einer erfolgreichen Simulation kann schließlich das Zusammenlegen gestartet werden. Alle Personendaten der Personen, die zusammengelegt werden, werden auf die Person mit dem Hauptvertrag übertragen, dies gilt auch für Buchungen sowie iX-Haus plus bezogene Daten. Anschließend werden die übrigen Personendaten gelöscht. Dieser Prozess kann nicht rückgängig gemacht werden. Deswegen müssen alle Personen im Protokoll genau analysiert werden!
Start.Das SEPA-Umstellungstool wird eingesetzt, um im Rahmen der Umstellung auf SEPA die Lastschriftverfahren einzelner Personen oder Objekte oder ganzer Bereiche von einem auf ein anderes Verfahren umzustellen. Zur Verfügung stehen folgende Prozesse:
Beachten Sie bitte, dass unter der Fachadministration, System, Systemeinstellungen Datenbank im Bereich Buchhaltung, Abschnitt SEPA für jede SEPA-Lastschriftform (CORE, COR1, B2B) und SEPA-Überweisung für ein neueres XML-Schema (XmlVersion3) ein Einführungsdatum die Nutzung des neueren Formats bestimmt wird. Das neuere Schema ist z. B. für COR1 erforderlich. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation Doku_SEPA.pdf.
Nach der Umstellung auf SEPA-Lastschrift kommen in Deutscheland zwei Verfahren zum Einsatz: CORE und COR1. Aufgrund der unterschiedlichen Fristen für die Einreichung von Lastschriften wird das mit Verzögerung eingeführte COR1-Verfahren von vielen Kunden favorisiert. Da jedoch nicht jede Bank das COR1-Verfahren direkt nach Einführung unterstützte und COR1 hierdurch ggf. verzögert eingeführt wurde, haben Sie mit diesem Umstellungstool die Möglichkeit, zuvor definierte CORE-Lastschriften zu COR1-Lastschriften zu wandeln.
Der umgekehrte Weg der Umstellung von COR1 nach CORE ist mit dem Umstellungstool ebenfalls möglich. Dies kann z. B. dann sinnvoll werden, wenn das CORE-Verfahren in seinen Einreichungsfristen wie das COR1-Verfahren angepasst wurde und hierdurch die Anzahl der Einreichungen reduziert werden kann.
Die Umstellung zwischen Erst- und Folgelastschrift kann aufgrund von Korrekturen im Rahmen des DataClearings erforderlich sein. Beachten Sie, dass beim Wechsel auf eine Erstlastschrift die Vorlaufzeit für die Einreichung von SEPA-Lastschriften ggf. verlängert wird.
Die Umstellung der Buchungslogik setzt die administrative Einrichtung von SEV-Parametern voraus. Im Rahmen der SEV-Umstellung durch dieses Tool werden grundlegende Daten in den SEV-Objekten geändert! Eine Info in dem Tool weist Sie darauf hin.
Eine Simulation ist nicht vorgesehen!
Folgende Aktionen werden bei der Umstellung mit diesem Tool durchgeführt:
Kapitalanleger Vertragssoll migrieren), die Verträge und Flächen der Kapitalanleger werden zudem gelöscht.Hierdurch können SEV-Konstrukte auf Buchungsschlüsselbasis auf SEV-Buchungsparameter umgestellt werden. Am besten planen Sie die Umstellung der Buchungslogik zusammen mit einem Consultant der CREM SOLUTIONS im Rahmen der ersten Einrichtung von SEV-Objekten.
Objektbereich an. F2 öffnet die Objektgruppenauswahl.SEV-Parameter aus. Diese müssen zuvor in der Fachadministration festgelegt worden sein.Kapitalanleger Vertragssoll migrieren.Start wird die Umstellung gestartet. Sollten Ihnen in Ausnahmefällen die fünfstelligen Kreditornummern für Kreditoren/Debitoren nicht mehr ausreichen, haben wir Ihnen jetzt hierzu eine Möglichkeit geschaffen, diese auf sechs Stellen zu erweitern. Nutzen Sie diese Funktion mit Bedacht und auch nur dann, wenn Sie die sechsstelligen Nummern unbedingt brauchen. Eine Umstellung von sechs- auf fünfstellig ist nicht vorgesehen!
Mit diesem Tool können Sie die Kreditornummern von 5-stellig auf 6-stellig umsetzen.
Dieser Prozess ist nicht reversibel und kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Während der Umsetzung wird die iX-Haus-Anwendung gegen weitere Anmeldungen gesperrt, um die Erzeugung inkonsistenter Daten zu vermeiden. Am besten lassen Sie die Umsetzung über das Wochenende laufen und stellen zuvor sicher, dass der Server zwischenzeitlich nicht automatisch neu gestartet wird.
Im Rahmen der Umstellung werden die vorhandenen fünfstelligen Kreditornummern durch Anhängen einer Null ergänzt. Beispiele: 00123 wird zu 001230, 70255 wird zu 702550. Die Systemeinstellungen Kreditor ab Nr., KreditorNrLen und die Kreditornummernrechte der Benutzer werden gleichermaßen angepasst. Ist dort als Kreditor ab Nr. z. B. 50000 eingetragen, ist die neue Grenze, ab welcher die Kreditornummer einen Kreditor bezeichnet 500000.
Die Umstellung beginnen Sie mit dem Start-Schalter und der Bestätigung einer Sicherheitsabfrage. Zuvor können Sie über Fachadministration, System, Angemeldete Benutzer / Freigeben prüfen, ob Sie alleinig angemeldet sind und ggf. schon im weiteren Vorfeld durch eine Infomeldung an alle Benutzer diese von dem Vorhaben der geplanten Umstellung in Kenntnis setzen.