Hier finden Sie Hinweise zu modulunabhängigen administrativen Tätigkeiten in iX-Haus.
Per Systemeinstellung StartIxHausPlus kann festgelegt werden, dass iX-Haus plus automatisch gestartet wird, wenn iX-Haus gestartet wird. Diese Systemeinstellung befindet sich unter Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank > iX-Haus > Allgemein > StartIxHausPlus. Diese Einstellung macht Sinn, wenn nahezu alle Benutzer in der Benutzerverwaltung auch für iX-Haus plus freigeschaltet sind und häufig auch in iX-Haus plus tätig sind.
Beachten Sie, dass die Nutzung einiger Module abhängig von einer entsprechenden Lizenz oder Einrichtung ist. iX-Haus-Benutzer werden beim Aufruf eines iX-Haus plus Moduls automatisch in der Benutzerverwaltung von iX-Haus für iX-Haus plus gekoppelt. Benutzerverwaltung von iX-Haus plus. Einschränkungen im Modulzugriff werden u. a. durch die Programmrechte definiert. Mit welcher Benutzerrolle der Benutzer in iX-Haus plus arbeitet und welche Module er dort im Zugriff hat, wird administrativ in iX-Haus plus in der Benutzerverwaltung eingestellt. Beim Aufruf von iX-Haus-Listen aus iX-Haus plus heraus werden die Benutzerrechte ebenfalls geprüft. Damit ist die Möglichkeit, Programmrechte auch auf Ebene einzelner iX-Haus-Listen zu definieren, auch in iX-Haus plus realisiert.
In der Lizenzverwaltung sehen Sie unter Freigeschaltete Module die jeweils lizenzierten Module und deren zulässige Benutzeranzahl sowie die Gültigkeit der aktuellen Lizenz. Die Gültigkeit kann auf ein Enddatum eingeschränkt sein. Zur Verwaltung der Lizenzen ist eine administrative Anmeldung erforderlich.
Für eine iX-Haus plus-Lizenz erhalten Sie gleichnamige lic- und txt-Dateien per E-Mail von der CREM SOLUTIONS. Die Beschreibung zur Installation einer iX-Haus plus-Lizenz wird auch in der E-Mail beschrieben. Für eine manuelle Installation benötigen Sie administrative Benutzerrechte. Alternativ kann die bereitgestellte Lizenz durch einen Hauptbenutzer als Download abgerufen und über das Fenstermenü Extras > iX-Haus Lizenz einspielen in iX-Haus oder iX-Haus plus installiert werden.
Das Einspielen von Lizenzen für iX-Haus und iX-Haus plus kann automatisiert erfolgen. Bei Lizenzänderungen oder Lizenzerweiterungen können neue Lizenzen zentral aus iX-Haus heruntergeladen und installiert werden. Hauptbenutzer finden in iX-Haus plus im Anwendungsmenü unter Extras den Punkt iX-Haus Lizenz einspielen. Im darauffolgenden Dialog können Sie per Schalter Lizenzen abrufen prüfen, ob neue Lizenzen für iX-Haus und iX-Haus plus vorhanden sind. Diese Lizenzen werden über einen SFTP-Server bereitgestellt und automatisch heruntergeladen. Innerhalb des Vorgangs können Sie die Unterschiede zwischen der bestehenden und der neuen Lizenz anzeigen lassen. Durch den Aufruf Lizenz einspielen werden die aktuellen Lizenzen eingespielt. Siehe Kapitel Administration > Abschnitt Lizenzinstallation für iX-Haus.
So installieren Sie eine Lizenz als Benutzer mit administrativen Rechten manuell:
Kundenname_Lizenznummer.lic (Lizenzdatei), Kundenname_Lizenznummer.txt (Textdatei mit Lizenzkey) und einer begleitenden Anleitung als PDF-Datei.admin an. (Das Passwort erhalten Sie bei der Installation bzw. ist dem Administrator bekannt.) Extras. Dort wählen Sie Lizenz installieren aus.Ja.Öffnen haben Sie Zugriff auf Ihr Dateisystem. Öffnen Sie die zuvor abgelegt Lizenzdatei mit der Dateiendung .lic. Der Dateiname ist kundenspezifisch. Er setzt sich aus dem Kundennamen und der Lizenznummer zusammen.Bitte Lizenzkey eingeben. Kopieren Sie aus der zuvor abgelegten .txt-Datei den Lizenzschlüssel. Der Dateiname ist kundenspezifisch. Er setzt sich aus dem Kundennamen und der Lizenznummer zusammen.OK bestätigen.iX-Haus plus nach einer Lizenzinstallation erneut, damit die Änderungen wirksam werden.
Beinhaltet die neue Lizenz Freischaltungen für den Import, müssen Sie das Importmodul für bestimmte Benutzer erst in der Benutzerverwaltung entsperren! I. d. R. wird der Import nur von einem Benutzer ausgeführt.
Mit der Lizenz zum Komfortpaket und als Admin in iX-Haus plus angemeldet können Sie über Extras, Verantwortlichen ändern die Eintragung eines Verantwortlichen in iX-Haus plus wechseln, z. B. bei einer Aufteilung von Aufgabenbereichen oder beim Ausscheiden eines Mitarbeiters. Dies kann für alle Objekte oder für einzeln benannte Objekte ausgeführt werden. Eine weitere Einschränkung kann mit dem Teamfilter über die Auswahl eines Teams erfolgen. Benennen Sie den Benutzer, dessen Zuordnung als Verantwortlicher entzogen werden soll und den Benutzer der diese Zuordnung übernimmt. Über den Modulfilter bestimmen Sie, in welchen iX-Haus plus-Modulen diese Änderung ausgeführt werden soll.
Über die CTI-Telefonanbindung haben Sie die Möglichkeit, bei eingehenden Anrufen direkt zum Anrufer in die Detail-Maske von Personen plus bzw. Kreditoren plus zu wechseln. So haben Sie wesentlichen Daten zur Person direkt auf dem Bildschirm und können den Anrufer persönlich ansprechen. Zudem können Sie aus Personen plus bzw. Kreditoren plus komfortabel anrufen. In Verbindung mit dem Komfortpaket steht Ihnen die Anruffunktion sogar beim Objekt zur Verfügung, um den Hausmeister, zuständigen Installateur etc. anzurufen.
Voraussetzungen
Technische Voraussetzungen prüfen
Bevor Sie mit der Einrichtung starten, sollten Sie mit Hilfe von CTI-Test prüfen, ob die technischen Voraussetzungen für den Einsatz einer CTI Telefonanbindung bei Ihrer Telefonanlage gegeben sind. Sie finden dieses Testprogramm unter dem Menüpunkt Hilfe. Sie können es aber auch im iX-Haus-Verzeichnis unter nuris\ctitest.exe starten.
Im Dialog CTI-Test wird Ihnen neben dem Eingabefeld zur Auswahl der zu prüfenden Leitung und den Schaltern zum Steuern des Tests ein Protokoll angezeigt. Hier finden Sie entsprechende Testhinweise wie TAPI Treiber nicht installiert oder nicht konfiguriert. und Handlungshinweise und -ergebnisse wie Bitte rufen sie jemanden an oder lassen Sie die ausgewählte Rufnummer anrufen, … CTI-Test erfolgreich abgeschlossen! oder CTI-Test leider nicht erfolgreich, kontaktieren Sie Ihren Administrator.
Der CTI-Test ist eine technische Prüfung der bei Ihnen konfigurierten CTI-Einrichtung. Ist der Test erfolgreich, können Sie mit Lizenz und nach entsprechenden Systemeinstellungen mit iX-Haus und iX-Haus plus CTI-Funktionen nutzen. Ist der CTI-Test nicht erfolgreich, muss Ihr Administrator weitere Einstellungen vornehmen oder konfigurieren. Starten Sie danach den CTI-Test erneut.
Hilfe den CTI-Test.Telefonleitung die zu nutzende Leitung. Sollten Sie keine oder mehrere zur Auswahl haben, klären Sie bitte Ihren Administrator, welche Einrichtung noch vorgenommen werden muss oder welche Leitung zum CTI mit Ihrer Telefonanlage gekoppelt ist.Überwachung starten starten Sie den Test für die gewählte Telefonleitung.Anwählen prüfen Sie die Wählfunktion. Geben Sie im Dialog eine Rufnummer an, die Sie wählen wollen, z. B. das eigene Mobiltelefon oder die externe Rufnummer eines Bürokollegens.Überwachung beenden schließen Sie den Test ab.
Einrichtung
Wenn alle technischen Voraussetzungen für die CTI Telefonanbindung erfüllt sind und eine entsprechende Lizenz installiert ist, können Sie in iX-Haus unter Fachadministration – Systemeinstellungen Datenbank unter iX-Haus Plus– Globale Einstellungen die CTI-Kopplung aktivieren sowie die Nummernlänge und Vorwahl für externe Anrufe setzen. Hierzu dienen die einzelnen Systemeinstellungen:
PlusGlobalCTIKopplungAktivPlusGlobalCTIReactionAbhebebHoererPlusGlobalCTIreactionNummernlaengePlusGlobalCTIVorwahlExternAnrufeiXHausCTIKopplungAktiv
Anschließend kann nach einem Neustart von iX-Haus/iX-Haus plus jeder Benutzer in der Benutzerverwaltung von iX-Haus plus in der Sicht Meine Daten seine passende Telefonleitung auswählen. Hierzu nutzt er dort das Feld CTI-Kopplung.
Wenn die CTI-Schnittstelle aktiv ist, wird ein Hinweis in der Benutzerdetailsicht für den Administrator eingeblendet, um die korrekte Zuordnung von Benutzer und Telefonleitung zu gewährleisten: „Hinweis: Bei der CTI-Kopplung muss jeder Benutzer für sich selbst seine passende Telefonleitung auswählen.“ Die CTI-Kopplung wird bei inaktiver CTI-Schnittstelle oder in der Benutzerdetailsicht eines anderen Benutzers ausgegraut.
Eingehende Anrufe entgegennehmen
Bei einem eingehenden Anruf sucht iX-Haus plus in den iX-Haus-Stammdaten (Personenstamm, Kreditorenstamm sowie Eigentümern) nach Treffern mit der Telefonnummer und zeigt alle Treffer in einem Dialogfenster. Es öffnet sich ein Dialog iX-Haus plus - eingehender Anruf (mit Rufnummer und Uhrzeit) mit Anzeige der möglichen Treffer und deren Herkunft.
Dadurch haben Sie die Möglichkeit, mit den Schaltern im Bereich Aktionen mit Mausklick direkt zur Startseite oder zu Personen plus bzw. Kreditoren plus Detail-Maske zu wechseln. Weiterhin können Sie direkt eine Meldung oder einen Auftrag erstellen (sofern Sie diese Module lizensiert haben).
Den CTI-Dialog können Sie mit den Funktionen Maximieren/Verkleinern in seiner Darstellung anpassen. Hierzu klicken Sie auf den entsprechenden Schalter in rechten oberen Ecke des Dialogfensters.
Anrufe tätigen
In der Detailsicht können Sie über die Schaltfläche Anrufen (Telefonhörersymbol hinter einem Telefonnummernfeld) können Sie angezeigte Telefonnummer direkt anwählen.
In der Listen-Sicht wird über die Schaltfläche Anrufen ein Dialogfenster mit allen Telefonnummern angezeigt, die für den ausgewählten Datensatz zu Verfügung stehen. Aus dem Dialogfenster Anrufen können Sie dann eine dort ausgewählte Nummern anrufen. Eine Mehrfachauswahl ist hier nicht möglich.
Zur Versendung von E-Mails aus iX-Haus plus müssen SMTP-Einstellungen vorgenommen werden. Die Einstellungen werden z. B. beim Zahlungsavis, in der Protokollverwaltung oder für den Scheduler genutzt.
Zur Konfiguration ist die Anmeldung mit Administratorrechten erforderlich. Die Einstellung erfolgt im Register SMTP Einstellungen.
Die Parameter sind je nach Mail-Server Autorisierungstyp einzustellen.
Mail-Server Autorisierungstyp | Auswahl: Basic Autorisierung (SMTP). |
ObjektId | ID der registrierten Anwendung. |
SMTP-Server | Adresse des SMTP-Servers. |
Port | Verwendeter Port am SMTP-Server. |
SSL erforderlich | [X] Checkbox für den Einsatz von verschlüsselter Übertragung. |
Benutzername | Benutzername für die Anmeldung am SMTP-Server. |
Passwort | Passwort für die Anmeldung am SMTP-Server. Das eingegebene Passwort wird mit Sternchen verdeckt dargestellt. |
Absender-E-Mail | E-Mail-Adresse des Absenders. |
Scheduler E-Mailempfänger | Hier können zwei globale E-Mail-Adressen für entsprechende Empfänger eingerichtet werden, an die im Fall einer Störung, z. B. wenn ein Job nicht gestartet wird oder blockiert, E-Mails zur Kontrolle gesendet werden. |
SMTP-Verbindung testen | Schaltfläche Über diese Funktion kann die SMTP-Verbindung durch den Benutzer getestet werden, um die korrekte Datenübermittlung zu prüfen. Geben Sie hierzu eine gültige Empfänger-E-Mail-Adresse ein. Äquivalent dazu können Sie im Register SFTP Einstellungen einen Verbindungstest durchführen, um den Empfang versendeter E-Mails zu prüfen. Die Benutzerkennung am SMTP-Server darf hier nicht mit einer Zwei-Faktor-Autorisierung gesichert sein! Setzen Sie „Exchange Online“ im Rahmen der E-Mail-Kommunikation ein (z. B. für Protokollverwaltung oder Scheduler), sollten Sie beachten, dass Microsoft hier ab dem 01.10.2022 Änderungen geplant hat. Diese betreffen u. a. den Einsatz der SMTP-Protokolle. Je nach Vorgehensweise müssen Sie für das E-Mail-Konto, welches bei den SMTP-Einstellungen in iX-Haus plus z. B. für die Kommunikation bestimmter Scheduler-Ereignisse verwendet wird, SMTP AUTH (wieder) deaktivieren, um weiterhin SMTP nutzen zu können. Details zu der Umstellung von Exchange Online und weiterführende Informationen finden Sie im Internet in den Onlinedokumenten von Microsoft, z. B. unter https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/clients-and-mobile-in-exchange-online/authenticated-client-smtp-submission. |
Beachten Sie zur Konfiguration mit OAuth2 auch die bereitgestellte PDF-Dokumentation im Doku-Verzeichnis.
Je nach Anmeldung im Azure Portal verwenden die Menüs und Felder dort landessprachliche Varianten.
Mail-Server Autorisierungstyp | Auswahl: Moderne Autorisierung (Microsoft OAuth 2.0) |
Client Id | Anwendungs-ID (Client) aus der App-Registrierung. Kann auch aus der Übersicht zur registrierten Anwendung ausgelesen werden. |
Object Id | Objekt-ID aus der App-Registrierung. Kann auch aus der Übersicht zur registrierten Anwendung ausgelesen werden. Mit diesem Feld wird das Ablaufdatum des Parameters Client Secret abgefragt. Das Ablaufdatum von Client Secret wird beim Verbindungtest automatisch aktualisiert. Bei Einrichtung muss eine zusätzliche Berechtigung für eine registrierte Anwendung vergeben werden, um das Ablaufdatum des Client Secret abrufen zu können. Einzustellen unter Anwendung Berechtigungen > Aplication.Read.All, Delegierte Berechtigungen > Directory.Read.All. |
Client Secret | Wert des Secret aus Zertifikate & Geheimnisse zum Geheimen Clientschlüssel. Dieser wird bei der Erstellung des Secret nur einmal in Klartext angezeigt. |
Client Secret (Gültig bis) | Da der Parameter Client Secret ein Ablaufdatum besitzt, muss dieses bei Einrichtung der Authorisierung gepflegt werden. Der Empfänger wird daraufhin in einem Verlauf von 30 Tagen, 7 Tagen und einem Tag im Vorfeld per E-Mail benachrichtigt (i. d. R. sind diese zwei Jahre gültig und müssen dann erneuert werden). |
Tenant | Verzeichnis-ID (Mandant) aus der App-Registrierung. Kann auch aus der Übersicht zur registrierten Anwendung ausgelesen werden. |
Benutzername | Benutzername für die Anmeldung am Mail-Server. |
Absender-E-Mail | E-Mail-Adresse des Absenders. |
E-Mail für Benachrichtigung | siehe Client Secret (Gültig bis) |
Scheduler E-Mailempfänger / Weitere Scheduler E-Mailempfänger | Zwei globale E-Mail-Adressen können für entsprechende Empfänger eingerichtet werden, an die im Fall einer Störung, z. B. wenn ein Job nicht gestartet oder blockiert wird, E-Mails zur Kontrolle gesendet werden. |
OAuth2-Verbindung testen | Schaltfläche Über diese Funktion kann die OAuth2-Verbindung durch den Benutzer getestet werden, um die korrekte Datenübermittlung zu prüfen. Geben Sie hierzu eine gültige Empfänger-E-Mail-Adresse ein. Äquivalent dazu können Sie im Register SFTP Einstellungen einen Verbindungstest durchführen, um den Empfang versendeter E-Mails zu prüfen. |
Die Zähler in Registern sind standardmäßig deaktiviert, um die Performance beim Öffnen der Detailansichten zu steigern. Ein Benutzer mit Administratorrechten kann die Anzeige für alle Benutzer reaktivieren. Hierzu unter Globale Einstellungen im Register Layout den Schalter Tabreiter Zähler bei allen Usern aktivieren aktiv setzen.
Sofern die Zähler nicht administrativ deaktiviert sind, kann jeder Benutzer diese individuell anzeigen oder ausblenden lassen. In den Benutzereinstellungen wählen Sie dazu die Option Tabreiter Zähler aktivieren.