Die Bilanz dokumentiert das Verhältnis zwischen Vermögen und Schulden eines Unternehmens an einem festgelegten Stichtag (Bilanzstichtag).

Die Aktivseite stellt das Vermögen aller im Betrieb eingesetzten Wirtschaftsgüter und Geldmittel dar. Die Passivseite stellt dagegen das Kapital als Summe aller Schulden des Betriebes gegenüber Gesellschaftern und Gläubigern dar.

Die Differenz zwischen dem Bilanzvermögen (Anlage- und Umlaufvermögen) und dem Fremdkapital bezeichnet man als Eigenkapital, welches als Saldo auf der Passivseite ausgewiesen wird.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (G.u.V.) ist die Gegenüberstellung sämtlicher Aufwendungen und Erträge, die in einem Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums angefallen sind. Die G.u.V. dient der periodengerechten Erfolgsermittlung und ermöglicht Rückschlüsse auf die Quellen eines Gewinns bzw. Verlustes sowie die allgemeine Unternehmenssituation. Gemäß § 242 Abs. HGB müssen Vollkaufleute für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen. Bei Kapitalgesellschaften ist dabei die Staffelform nach dem Gesamtkosten- oder Umsatzverfahren zwingend vorgeschrieben (§§ 275 ff. HGB).

Die Gegenbuchung des Saldos der Gewinn- und Verlustrechnung auf dem Eigenkapitalkonto bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften bewirkt auf der Habenseite eine Eigenkapitalmehrung durch Gewinn und auf der Sollseite eine Eigenkapitalminderung durch Verlust.

Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt den (unternehmensgewöhnlichen) Erträgen die (unternehmensgewöhnlichen) Aufwendungen gegenüber und ermittelt als Zwischenergebnis das Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit (es umfasst das Betriebs- und Finanzergebnis vor Steuern). Das Jahresergebnis ergibt sich dann durch die Berücksichtigung der außerordentlichen Erträge und Aufwendungen, der Steuern vom Einkommen und Ertrag und der sonstigen Steuern des laufenden Geschäftsjahres.

Bilanz und G.u.V. sind zentrale Auswertungen der Finanzbuchhaltung zur Vorbereitung des Periodenabschlusses. Die Ausdrucke sind vor allem für den internen Gebrauch konzipiert. Eine Überarbeitung in Tabellenkalkulationsprogrammen mag daher im Einzelfall notwendig sein.

Vor dem Druck wird der Aufbau dieser Auswertungen durch die Bilanz- bzw. G.u.V.-Definition festgelegt. Maximal 10 dieser Definitionen werden objektbezogen gespeichert.

Das Modul Bilanz / GuV wurde mit Service Pack 5 auf zwei unterschiedliche Layout-Typen aufgeteilt. Bilanz und GuV erhielt hierdurch ein getrenntes Layout. Das bestehende Modul Bilanz / GuV wurde in Bilanz/ GuV (festes Layout) umbenannt.

Mit den Codes SUMME AUFWAND bzw. SUMME ERTRAG wird jeweils die Gesamtsumme über alle Kontodef-Konten der Auswertung gebildet. Es werden also Summen über alle Aufwandskonten (bzw. alle Ertragskonten) unabhängig vom Standort der Codes SUMME, ERTRAG bzw. AUFWAND ermittelt. In der Bilanz sind dies analog die Codes SUMME AKTIVA bzw. SUMME PASSIVA.

Um Individualsummen zu bilden, können Sie bis zu 100 Summen-Blöcke mit STARTSUMME / SUMME bilden. Am einfachsten wäre eine Darstellung mit STARTSUMME in Zeile 1 und SUMME in der letzten Zeile. Hierzu öffnen Sie den Eingabeparameter-Dialog zwecks Code-Bearbeitung via Doppelklick auf die Zeilennnummer in der Spalte Lfd.. Neben der allgemeinen Vorauswahl SUMME können Sie im Codefeld die Codedefinition ergänzen.

In der Spalte Text/Konto geben Sie durch Tastatureingabe beschreibende Texte ein oder geben Kontenbereiche (zugeordneter Code: KONTODEF ) ein. F2 öffnet eine Kontoauswahl.

Um Text in der Definition individuell einzurücken, benutzen Sie einfach das Unterstrich-Zeichen _ als Platzhalter. Dieses können Sie beliebig oft einfügen. Der Unterstrich in der definition ist in der ausgegebenen Liste nicht als Unterstrich zu sehen, sondern wird dort durch ein Leerzeichen ersetzt.

In der Spalte Code wählen Sie mit der Maus oder durch Tastatureingabe die verfügbaren Codes aus. In Einzelfällen können Sie vorgeschlagene Standardcodes nachträglich ergänzen (s. Kapitel Individuelle Einstellung von Startsumme und Summe).

Zum Löschen eines Codes wählen Sie den leeren Eintrag am Ende der Codeliste aus.

* Um eine G.u.V. in Staffelform zu erstellen, muss von Ihrem Systemadministrator eine Anpassung der Systemeinstellungen vorgenommen werden. Die Änderung bewirkt, dass die Codes ERTRAG und AUFWAND keine Überschrift produzieren.

In der Spalte Code wählen Sie über das Dropdown-Feld die Parameter STARTSUMME und SUMME aus. Über Doppelklick auf die laufende Nummer der entsprechenden Reihe öffnen Sie ein Eingabefenster (Bilanz Eingabeparameter). Den ggf. vorgeschalteten Dialog Sachkontenauswahl schließen Sie einfach. Im Dialog der Eingabeparameter können Sie im Feld Code eine individuelle Nummerierung anfügen. Zulässige Werte sind 0-99 sowie Summierungen. Beispiel: Startsumme3 bzw. Summe3 oder Summe1+3.

Vor der Auswertung kann ein Deckblatt gedruckt werden. Dieser Text wird als Textvorlage in der Texterfassung angelegt. Beim Druck der Bilanz geben Sie die Nummer des Textes an, der als Deckblatt verwendet werden soll. In der Textvorlage können Sie die folgenden Platzhalter verwenden:

$vhdr1 Verwaltungsheader, 1. Zeile

$vhdr2 Verwaltungsheader, 2. Zeile

$vhdr3 Verwaltungsheader, 3. Zeile

$dvon Beginn des Auswertungszeitraum (Format mit ausgeschriebenem Monat: 01. Januar 2015)

$dbis Ende des Auswertungszeitraums

• Starten Sie unter Auswertungen das Modul Bilanz / GuV.
• Wählen Sie den Registereintrag Definition Bilanz bzw. Definition GuV.
• Wählen Sie die gewünschte Definition über die Titel-Auswahl.
• Wählen Sie in der Kommandoleiste die Menüfunktion Drucken bzw. Druckvorschau.
  Die angezeigte Definition wird gedruckt bzw. als Druckvorschau ausgegeben.
  Bei einer leeren Definition erhalten Sie stattdessen einen Warnhinweis.

Die Vorjahreswerte werden aus den kumulierten Salden der Vorjahre ermittelt. Ausnahme: Bei einer Bilanz im Jahr des Verwaltungsbeginns werden die Vorjahreswerte aus den SAVO-Buchungen des aktuellen Jahres bestimmt, da kein Vorjahresbuchwerk existiert.

• Starten Sie unter Auswertungen das Modul Bilanz / GuV.
• Wählen Sie den Registereintrag Definition Bilanz bzw. Definition GuV.
• Wählen Sie die gewünschte Definition über die Titel-Auswahl.
• Wählen Sie in der Kommandoleiste über Menü die gewünschte Funktion. es stehen diverse Druckfunktionen zur Auswahl:
  
  Druck „kumulierte Bilanz“
Druck „Einzel-Bilanzen“
Druck Bilanzvergleich
Druck „kumulierte G.u.V.“
Druck „Einzel-G.u.V.'s“
Druck „kumulierte Kontenübersicht der Bilanz“
Druck „Einzel-Kontenübersichten der Bilanzen“
Druck „kumulierte Kontenübersicht der G.u.V.'s“
Druck „Einzel-Kontenübersichten der G.u.V.'s“
Nachweis Rundungsdifferenz
  Entsprechend ihrer Auswahl wird ggf. das Register Definition Bilanz bzw. Definition GuV aktiviert. Ist die dort angeezigte Definition leer, erhalten Sie einen entsprechende Hinweismeldung. Es öffnet sich sonst eine Eingabemaske zur Parametrisierung des Druckvorgangs. Entsprechend der gewählten Auswertungsart stehen unterschiedliche Felder in der Maske zu Verfügung.
• Geben Sie die gewünschten Daten ein.
  Die Bedeutung der einzelnen Felder ist nachfolgend erläutert.
• Der Ausdruck erfolgt auf dem voreingestellten Drucker bzw. als Druckvorschau.
  Wenn Sie DIV-Ausgabe verwenden, erhalten Sie eine Hinweismeldung zur Erzeugung der Datei mit Hinweis auf den verwendeten Speicherort und Dateinamen. Die dif-Datei wird nicht automatisch geöffnet.

Diese Einstellungen werden mittlerweile in der Fachadministration, System über die Systemeinstellungen Datenbank im Bereich Bilanz und GUV gepflegt. Vormals wurden sie über die Datei ./sys/subjprf/bilguv.ini editiert:

[Bilanz]
Drucke-Bilanz-Titel=ON (Standard=OFF)
ZeigeJFpositiv=ON (Standard=OFF)

[GuV]
Drucke-Aufwand-Ertrag-Titel=ON (Standard=OFF)
ZeigeJFpositiv=ON (Standard=OFF)