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Excel-Berichte
Was mache ich hier?
Der allgemeine Excel-Report ermöglicht ein Reporting auf Basis von Excel-Vorlagen (Templates). In diesen Vorlagen werden durch den Kunden einzelne Datenfelder oder –bereiche definiert. Diese Templates ermöglichen Ihnen die individuelle Gestaltung des Layouts einzelner Reports und die komplexe Darstellung von den Daten durch weitere Verarbeitung innerhalb der verwendeten Excel-Tabelle oder mit Hilfe von Programmen, welche den Report als Datenquelle nutzen.
Die CREM SOLUTIONS ist Ihnen beim Erstellen solcher Templates gerne behilflich. Fragen Sie hierzu Ihren Consultant oder wenden Sie sich zur Kontaktaufnahme direkt an den Support der CREM SOLUTIONS.
Allgemeine Vorlagen finden Sie im Programmverzeichnis im Unterverzeichnis vorlagen_excelreporting. Für bestimmte Problemlösungen kann die CREM SOLUTIONS auf Basis des Excel-Reports erweiterte Module erzeugen. Sollte der Umfang des allgemeinen Excel-Reports Ihren Anforderungen nicht genügen, sprechen Sie bitte Ihren Consultant an. Eine allgemeine Beschreibung der Module und ihrer Platzhalter finden Sie im doku-Verzeichnis in den beiden Dateien AllgKontoDef_Module.pdf und AllgKontoDef_Liste.pdf.
Voraussetzung für den Start des Excel Reports ist eine auf der jeweiligen Workstation installierte Microsoft Excel Version 2003 oder hierzu kompatibel konfigurierte Excel-Variante.
Wie mache ich es?
Excel-Report starten
- Starten Sie den Excel-Report über das
Berichtcenter.
Hier stehen diverse Module als Basis zum Reporting zur Verfügung (BerichtObjektsicht, BerichtFlächensicht, BerichtMietrückstände, BerichtVertragshistorie, BerichtKautionenund BerichtVerwaltungsabrechnung).
Ggf. sind weitere Berichte bei Ihnen hier oder unterDienstprogramme, Zusatzprogrammeindividuell eingerichtet.
Es öffnet sich die Parametermaske. - Hier geben Sie die erforderlichen Daten an, welche der Excel-Report benötigt, um ein Template zu laden und zu verarbeiten. In Abhängigkeit der Berichtsform und der eingegebenen Parameter kann über das Template auf einen bestimmten Satz von Schlüsselworten zugegriffen und ein Bericht erzeugt werden.
- Der erzeugte Bericht wird in Excel angezeigt.
Werden viele Dateien erzeugt (bei Verwendung des Ausgabetyps: Pro Objekt ein Excel-Blatt), erhalten Sie einen Hinweis bzgl. der möglicherweise langen Laufzeit bei einer Massendatenverarbeitung. Hier können Sie dann entscheiden, wie das Reporting erfolgen soll:
- Bei
Neinwird nur die erste Excel-Tabelle geöffnet, die anderen jedoch im Hintergrund gespeichert. - Mit
Abbrechenwird das Reporting im Vorfeld abgebrochen. - Mit
Jaerhalten Sie entsprechend viele Excel-Dateien zum gleichzeitigen Öffnen. Nach erfolgreichem Reporting wird Excel geöffnet und der Report angezeigt.
Ungültige Schlüsselwörter in der Template-Datei werden mit Hinweisen kommentiert. Die Hinweise können bestätigt werden, der Report wird dann mit entsprechend reduziertem Inhalt erzeugt. Schlüsselwörter nach dem ungültigen Schlüsselwort werden nicht weiter abgearbeitet!
Beachten Sie bitte, dass bestimmte Parameter, die Vor oder VorVorjahr betrachten, auch entsprechende Daten benötigen. Budget- und Budgetkalkulationswerte nutzen zur Ermittlung des Geschäftsjahres das Zieldatum aus dem Parameterfeld Auswertung bis.
Der Report wird als Excel-Datei mit dem von Ihnen vorgegebenen Namen z. B. Report_xy.xlsx erzeugt. Bei mehrfach-Dateierzeugung wird die jeweilige Objektnummer und das Abfrage-bis-Datum zusätzlich in den Namen des Reports eingebaut.
Es wird während der Erstellung eine temporäre Excel-Datei erzeugt, welche im Dateinamen einen Zeitcode des Erstellungszeitpunkts enthält (ddmmyyyyhhmm-Zeitcode - Objekt Nummer – Abfrage bis-Datum.xlsx) Diese können Sie nach einem Absturz ggf. erst dann löschen, wenn der zugehörige Excel-Task auf der Workstation beendet wurde.
Templates erstellen
Templates können von Ihnen mit Hilfe von Excel erzeugt und im Layout individuell gestaltet werden. Die Zelle A1 darf im Template nicht mit Schlüsselworten belegt werden!
Sie können mehrere Schlüsselwörter in einer Zelle verwalten. Ebenso können bestimmte Variablen ggf. mehrere Zelleninhalte erzeugen. In solchen Fällen werden die Report-Ergebnisse der Schlüsselwörter als ein Zellinhalt zusammengeführt.
Es ist sinnvoll, eine Spalte eines Exceltemplates zuerst zu formatieren und erst dann dort Inhalte einzutragen. In Einzelfällen kann es in Excel zu dem Effekt kommen, dass eine nachträgliche Änderung des Zellformats nur eine optische Anpassung in der Anzeige bewirkt (Excel also den Inhalt nur formattechnisch neu interpretiert, die in der Zelle anfänglich eingegebenen Daten selbst jedoch in dem ursprünglichen Format gespeichert werden). Bei der Übergabe einer intern als Fließkommazahl gespeicherten Ziffernfolge kann dies z. B. zu unerwünscht langen Nachkommareihen führen, wenn der Zellinhalt nachträglich in Excel als Text formatiert und dann auch als Text importiert wird.
XLSX-Dateien sind gegen Makros und damit gegen mögliche Schadsoftware besser abgesichert als XLS-Dateien. Daher stellen wir alle Standardlisten in iX-Haus auf das Format XLSX um. Die Umstellung betrifft die Standard-Berichtsvorlagen sowie den vorgeschlagenen Dateityp der Excel-Ausgabe.
Performanceoptimierung
Die Geschwindigkeit eines Templates wird durch mehrere Faktoren beeinflusst. Offensichtlich ist die Größe (Anzahl der genutzten Zeilen und Spalten sowie Anzahl Tabellenblätter) bzw. der Umfang der Rechenoperationen innerhalb eines solchen Templates. Aber auch die Darstellungs- und Rechenweise beeinflussen die Geschwindigkeit, mit welcher ein solches Template aufgerufen und mit Daten gefüllt werden kann. Wenn Sie die Geschwindigkeit der Abarbeitung von Templates optimieren wollen, stehen Ihnen Funktionen von Excel, aber auch von iX-Haus zur Verfügung.
Überzählige Tabellen vermeiden
Eine Excel-Mappe kann mehrere Tabellen aufweisen, welche unterhalb des Tabellenbereichs mit Registern bedient werden können. Neben Mausoperationen können Sie in Excel hier auch mit der Tastatur (Strg+Bild-Taste) zwischen einzelnen Tabellen springen. Definieren Sie im Template nur die benötigten Tabellen. Entfernen Sie ggf. überflüssige leere Tabellen. So müssen leere Tabellen des Templates bei der Berichterstellung erst gar nicht geprüft werden.
Einzelne Tabellen können ggf. erforderlich sein, müssen aber nicht gefüllt werden. Hierzu stehen für diverse Berichte Exclude-Anweisungen in den Systemeinstellungen zur Verfügung. Z. B. erlaubt ExcelReport_Exclude die Angabe eine kommagetrennten Liste von Blattnamen, die in der Objektsicht (ixExcelReport) nicht bearbeitet werden sollen.
Verknüpfungen zu externen Dateien vermeiden
Beachten Sie bitte, dass unter Excel Verknüpfungen zu externen Dateien möglich sind. In Einzelfällen kann dies aber dazu führen, dass der Aufruf eines Templates über unterschiedliche Workstations behindert wird, wenn die verküpfte Datei andernorts nicht mehr abrufbar ist (z. B. andere Pfade, andere Zugriffsrechte). Möglicherweise sorgt die Excel-interne Suche nach der verknüpften Datei für eine wesentlich längere Wartezeit oder einen Timeout im Excelbericht, bis das Template dann ggf. doch noch verarbeitet wird. Prüfen Sie in solchen Fällen mit direktem Aufruf des Templates in Excel z. B. durch einen anderen Mitarbeiter (also nicht über den Start eines Berichts), ob während des Aufrufs von Excel entsprechende Hinweismeldungen bzgl. Verknüpfungen gegeben werden und ob verwendete Verknüpfungen jederzeit abrufbar sind.
Normalmodus nutzen
Excel bietet unterschiedliche Darstellungsmodi an. Sie finden diese meistens rechts unten unterhalb der Tabellen als Schalter neben dem Tabellenzoom. Der Darstellungsmodus Normal ermöglicht die schnellste Bearbeitungsgeschwindigkeit. Für die beiden anderen Modi (Seitenlayout und Umbruchvorschau) benötigt Excel zusätzliche Rechenleistung. Eine zwischenzeitliche Nutzung dieser Modi ist beim Erstellen des Templates unkritisch. Jedoch sollten Sie das Template zum Schluss in Modus Normal speichern, damit dieser Modus auch beim Erzeugen eines Berichts zugrunde liegt.
Manuelle vs. Automatische Berechnung
In der Standardeinstellung berechnet Excel ein Tabellenblatt just in time, sobald Daten in eine Zelle eingefügt werden. Besonders komplexe und große Tabellen können durch interne, verzweigte Rechenoperationen umso langsamer werden, je mehr Rechenoperationen beim Befüllen mit einzelnen Daten ausgelöst werden. Bestimmte Rechenoperationen können sogar notwendig sein, z. B. wenn mit Hilfe von $ZeileOK oder $ZeileOKGlobal bestimmte Zeilen dynamisch gelöscht werden sollen (s. u.). Setzt ein Template solche dynamischen Einschränkungen nicht ein und reicht es aus, dass das Template in einem ersten Schritt erst einmal nur mit Daten gefüllt wird, kann die Rechenfunktion nachgeschaltet zu einem Performancegewinn führen. Um die Rechenfunktion eines Templates zu steuern, müssen Sie in Excel für das Template die automatische Berechnung ausgeschaltet haben, wenn Sie das Template speichern. Diese Berechnungsfunktion steuern Sie in Excel unter Formeln im Bereich Berechnung mit dem Schalter Berechnungsoptionen. Hier können Sie zur vorgenannten Optimierung den Modus manuell auswählen. (Der Excel-Default ist automatisch.) Den mit Daten befüllten Bericht kalkulieren Sie dann mit Hilfe der Tastenkombination Shift + F9 oder Mausklick auf den Schaltern Neu Berechnen bzw. Blatt Berechnen.
Suche nach Formeln im Tabellenblatt
Über eine Systemeinstellung können Sie bestimmen, in welchem Bereich bei Laden des Templates nach Formeln gesucht werden soll. Diese Einstellung führt beim Verringern der Vorgabe zu geringfügig verringerten Ladezeiten des Templates. Erhöhen Sie die Vorgabewerte, kann dies die Ladezeit eines Templates verlängern. Die Systemeinstellung hierzu sind MaxSearchCellX und MaxSearchCellY.
Was brauche ich dazu?
Parameter des Excel-Reports
Bitte beachten Sie, dass je nach Report bestimmte Felder bei der Erstellung des Reports nicht zur Verfügung stehen!
Profil | Auswahl Mit Profilen können Sie bestimmte Parameter vorbelegen (automatisierte Berichte). Von iX-Haus vorgegebene Profile beginnen im Titel mit der Zeichenfolge zzix -: zzix-Personenadressen, zzix-PersonenOP nach Monaten (nicht verrechnet), zzix-PersonenOP nach Monaten (verrechnet), zzix-Personensalden. Mit dem Profil verbinden Sie z. B. die Auswahl der Vorlage. In der Fachadministration pflegen Sie die Profile administrativ mit Hilfe des Moduls XLS Profilverwaltung. Profile können dort User oder Teams zugeordnet werden. Für das jeweilige Profil können Sie Vorgaben definieren für: Vorlage, Ausgabedatei, Ausgabetyp, Objektbereich, Auswertung von, Auswertung bis und die Berichtswährung. |
Vorlage | Auswahl der Template-Datei (Excel-Datei). F2 öffnet Dateiauswahl. |
Ausgabedatei | Zielpfad mit Dateiname für Ausgabedatei(en) z. B. C:\Reports\Report_xy.xlsxDer verwendete Pfad muss existent sein. |
Ausgabepfad | Zielpfad für Ausgabedatei(en) z. B. C:\Reports\Flaechen Der verwendete Pfad muss existent sein |
Ausgabetyp | Auswahl (in Bericht 'Objektsicht')Pro Objekt ein Excel-Blatt oder Pro Objekt eine Excel-Datei |
Objektbereich | Angabe einer Objektnummer oder eines Objektbereichs, alternativ via F2-Klick mittels Objektgruppenauswahl. |
Personenbereich | Auswahl von Personen über eine Bereichsangabe. Wenn Sie die Checkbox Alle Personen aktiviert haben, ist die individuelle Bereichsangabe deaktiviert. |
Schätzwert in Prozent | Prozentwert (in Bericht 'Flächensicht') Für Indexwerte kann eine Schätzung der Steigerung vorgegeben werden. Lassen Sie das Feld leer, werden für Indexwerte keine Steigerungen angenommen und ein Sollwert aus Indexmiete bleibt bei einer Zukunftsbetrachtung statisch. |
Auswertung von | Startdatum der Auswertung |
Auswertung bis | Zieldatum der Auswertung |
Auswertungsmonat | Auswertungsmonat (in Bericht 'Flächensicht') Monat der Auswertung |
Auswertungsjahr | Auswertungsjahr (in Bericht 'Flächensicht') Jahr der Auswertung |
Berichtswährung | Währung des Berichts I. d. R. feste Vorgabe mit EUR, eine individuelle Einstellung ist bei aktivierter Fremdwährung möglich. |
Zuk. Änderungen | Checkbox Optional können zukünftige Änderungen selektiv ausgegeben werden. Ist diese Option aktiv, können Sie über ein Profil definieren, welche zukünftigen Änderungen im Bericht ausgewiesen werden. Nutzen Sie ein vordefiniertes Profil oder erstellen Sie sich neue Profile nach Bedarf. Als Muster dient das Profil 1. Standard iX-Haus. Zu jedem Profil können Sie einen erklärende Notiz hinterlegen. Das Profil wirkt wie ein komplexer Filter über mehrere Merkmale (Veränderungen in den nächsten nn Monaten berücksichtigen, zu berücksichtigende Personentypen) sowie Ausgabekriterien, welche Sie einzeln parametrisieren können (Größe m², Sollbetrag, Kündigungsmodalität, Optionen, bei aktueller Vermietung auf Leerstand prüfen, bei aktueller Vermietung auf Folgevermietung prüfen, bei aktuellem Leerstand auf Folgevermietung prüfen). Mit dem Schalter Filter setzen übernehmen Sie die aktuell eingestellten Filterparameter. Wir empfehlen, diese Funktion im Rahmen eines Consultingtermins zum Thema Excel-Reporting an einem geeigneten Fallbeispiel einzusetzen, um sich mit der Funktionalität vertraut zu machen. |
Profil ausgeben | Checkbox Das Profil wird im Excel-Bericht benannt. |
Bericht generieren | Schalter Beim Starten des Berichts darf im Zielpfad der zu generierende Bericht nicht in Bearbeitung sein (Dateisperre). |
Verfügbare Schlüsselwörter und allgemeine Formatbeschreibungen
Die verfügbaren Schlüsselwörter und ihre Verwendung stehen in aktualisierter Form im Doku-Unterverzeichnis zur Verfügung. Beachten Sie hier die Dateien AllgKontoDef_Liste.pdf und AllgKontoDef_Module.pdf, welche im Rahmen von Updates ggf. aktualisiert werden. Zu den einzelnen Schlüsselwörtern sind dort auch Formatbeschreibungen benannt. Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der allgemeinen Formatbeschreibungen. Bitte beachten Sie ggf. abweichende Beschreibungen bei der detaillierten Erläuterung des einzelnen Schlüsselwortes in der AllgKontoDef_Liste.pdf!
| Datumsformat |
Die folgenden Formate können mit Hilfe der aufgeführten Nummern angesteuert werden. Jeder dieser Werte spezifiziert ein bestimmtes Datum-Ausgabeformat. Sie können nicht kombiniert werden.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Datumswerte in Zellen eintragen zu lassen. Bei der Standardvariante werden die Werte als Datum übertragen und dann der obigen Einstellung entsprechend durch Excel formatiert. In diesem Fall werden die Werte von Excel als Datum erkannt und verarbeitet.
Bitte beachten Sie: In Excel-Mappen können Datumswerte basierend auf einer Tageszahl auf unterschiedlicher Basis kalkuliert sein. Die Basis ist entweder 1900 oder 1904. Kopieren Sie Datumswerte zwischen Tabellen unterschiedlicher Kalenderbasis z. B. von der Windowsvariante Microsoft Excel 2016 zu einer Excel-Variante unter Macintosh oder zwischen Workstations mit unterschiedlicher Basis für das Systemdatum, kommt es zu 'Verschiebungen' bzgl. des dann ermittelten Datums! Zitate aus der Microsoft-Hilfe:
Hinweis: Die von der Funktion DATWERT zurückgegebene fortlaufende Zahl kann je nach Einstellung des Systemdatums auf Ihrem Computer vom vorherigen Beispiel abweichen. Wird mit dem standardmäßigen Datumssystem von Microsoft Excel für Windows gearbeitet, muss das Argument Datumstext ein Datum darstellen, das zwischen dem 1. Januar 1900 und dem 31. Dezember 9999 liegt. Wird mit dem standardmäßigen Datumssystem von Excel für Macintosh gearbeitet, muss das Argument Datumstext ein Datum darstellen, das zwischen dem 1. Januar 1904 und dem 31. Dezember 9999 liegt. Wenn der Wert des Arguments Datumstext außerhalb dieses Bereichs liegt, gibt die Funktion DATWERT den Fehlerwert #WERT! zurück. |
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Filtertyp |
Der Filtertyp ist abhängig vom aufrufenden Modul verfügbar
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Wertetyp | Zur Auswertung von Konten stehen ggf. unterschiedliche Wertetypen zur Verfügung.
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| Jahr |
Auszuwertendes Geschäftsjahr -
Der Parameter dient ggf. auch zur Verschiebung des Auswertungszeitraums bzw. des Stichtags des jeweiligen Schlüsselworts, relativ zum definierten Berichtszeitraum. In diesem Fall können Sie durch Mehrfachnennung des Parameters eine weitere Verschiebung definieren.
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| Personenkonten | Personenkontenbereich Die Eingabe der Personenkonten ist mit und ohne führendem Punkt (.) gültig. . kann für das Gesamtkonto angegeben werden. Es ist aber nicht zulässig, mit dem Gesamtkonto einen Kontenbereich zu definieren. Ein Kontenparameter in der Form (. - 501) ist nicht erlaubt. In diesem Fall kann aber z. B. (. , 401-501) angegeben werden. |
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| PersonenNr | PersonennummernbereichZ. B. 0001-0100,0200Wenn mit Restanten ein Bereich gebildet werden soll, so muss die Restanten-Personennummer in der Form 0001/1 angegeben werden (Slash für Trennung der Restantennummerierung). |
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| Sachkonten | Sachkontenbereich oder Sachkontenkürzel (kundenspezifische Tabelle) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Layout KursTab() |
tabellarische Darstellung von mehreren Kurswerten
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Layout Kurs() |
einfache Darstellung eines Kurswertes
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| Zahlenformat | 0 oder 1 oder 2 oder 4 oder 8 (siehe Erklärung) 0: Formatierung der Zelle übernehmen 1: Deutsches Format (Tausenderpunkt und zwei Nachkommastellen) (Default) 2: In Tausend, kaufmännisch gerundet 4: Keine 0,00-Ausgabe, wenn der auszugebende Wert 0,00 ist8: Drehen des Vorzeichens |
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Vorzeichen | - oder + (+ Default)Soll-Beträge werden mit - ausgegeben, Haben-Beträge ohne Vorzeichen. Diese Ausgabe kann mit dem Parameter Vorzeichen modifiziert werden. Bei einem - wird der auszugebende Wert mit -1 multipliziert. Bei einem + wird der Wert nicht verändert. |
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Formatierungen | Wenn die ersetzten Werte nicht dem Erwarteten entsprechen, kann es auch an der Auto-Format-Funktion von Excel liegen. Wird z. B. in eine Zelle eine Kontonummer ausgegeben, kann es je nach eingestelltem Zellenformat dazu kommen, dass Excel die Nummer als Kommazahl anzeigt. In solchen Fällen muss im Excel-Template das Format der Zelle entsprechend gesetzt werden, z. B. auf „Text“. Es ist sinnvoll, eine Spalte eines Exceltemplates zuerst zu formatieren und erst dann dort Inhalte einzutragen. In Einzelfällen kann es in Excel zu dem Effekt kommen, dass eine nachträgliche Änderung des Zellformats nur eine optische Anpassung in der Anzeige bewirkt (Excel also den Inhalt nur formattechnisch neu interpretiert, die in der Zelle anfänglich eingegebenen Daten selbst jedoch in dem ursprünglichen Format gespeichert werden). Bei der Übergabe einer intern als Fließkommazahl gespeicherten Ziffernfolge kann dies z. B. zu unerwünscht langen Nachkommareihen führen, wenn der Zellinhalt nachträglich in Excel als Text formatiert und dann auch als Text importiert wird. |
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Spalten dynamisch löschen | Es ist in dafür vorbereiteten Modulen möglich, bei der Generierung einer Auswertung dafür vorgesehene Spalten aus einem Template zu löschen, bevor es ausgewertet wird. Die betreffenden Spalten müssen vom Ersteller des Templates dafür markiert worden sein. Dies geschieht mit Hilfe des speziellen Schlüsselworts $SpalteLöschbar(…). Als Parameter kann eine erklärende Bezeichnung übergeben werden, welche dem Anwender bei der Auswahl der zu löschenden Spalten zum besseren Verständnis angezeigt wird. Die Schlüsselworte müssen in der ersten Zeile des Templates (je Sheet) eingetragen werden. Ansonsten werden sie ignoriert. Beispiel:
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$ZeileOk | Unerwünschte Zeilen in Blöcken können mit Hilfe des speziellen Schlüsselworts $ZeileOK entfernt werden.Man markiert eine Spalte im Blatt, indem man oben in der Spalte das genannte Schlüsselwort einträgt. Dann werden alle Zeilen, die sich innerhalb eines Blocks befinden und deren Wert in der markierten Spalte gleich 0 ist gelöscht. Der Wert kann z. B. ein Kontensaldo sein, oder auch das Ergebnis einer beliebigen Excel Formel. Damit das Schlüsselwort korrekt arbeiten kann, ist es aus technischen Gründen zwingend erforderlich, dass in der betreffenden Zeile auch das Schlüsselwort $*ObjNr enthalten ist. Wenn es nicht in der Ausgabe erscheinen soll, kann es auch weiter rechts als Hilfsspalte eingetragen werden, welche dann nicht im druckbaren Bereich liegen darf. |
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$ZeileOkGlobal | Dieses Schlüsselwort ist ähnlich zu $ZeileOK. Allerdings arbeitet es unabhängig von Blöcken und $ObjNr. Es wirkt auf folgende Zeilen: - ab der Zeile in der sich $ZeileOkGlobal befindet, bis zur der nächsten Zeile, in der das Schlüsselwort $ZeileOkGlobal vorkommt - bis zum Ende des Sheets, falls $ZeileOkGlobal nicht noch einmal im Sheet enthalten ist - bis zu einem Bereich von mindestens 20 Zeilen ohne Wert in der Spalte von $ZeileOkGlobal (wegen der Performance wird keine endlose Suche durchgeführt). Die jeweilige Zeile wird gelöscht, wenn die Zelle in der $ZeileOkGlobal-Spalte nicht leer ist, der Wert eine Zahl ist (d. h. erlaubte Zeichen „0-9“) und der Wert in der Zelle 0 ergibt. |
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IxTranslation | Die Ausgabe von Schlüsselworten kann während der Generierung gegen andere Texte ersetzt werden. Dies ist z. B. hilfreich, wenn statt Ja/Nein lieber 0/1 ausgegeben werden soll, oder wenn der Report in einer anderen Sprache erstellt werden muss. Hierfür muss im Template ein Blatt mit dem Namen IxTranslation enthalten sein. Die ersten vier Spalten müssen unbedingt auf das Zellenformat Text gesetzt werden, bevor Daten eingetragen werden. In der ersten Spalte wird der Name des Blattes, in der zweiten Spalte die Bezeichnung (A,B,C,…) der betroffenen Spalte angegeben. In der dritten Spalte steht der Wert, der ersetzt werden soll und in der vierten Spalte der Wert, der anstelle des ausgegebenen Wertes eingetragen werden soll.Es können nur Werte ersetzt werden, die vom Excel Reporting mit Hilfe eines Schlüsselwortes in eine Zelle geschrieben werden. Wenn eine Ersetzung für alle Blätter gelten soll, kann anstelle eines Blattnamens auch ein * als Wildcard für den Blattnamen angegeben werden (Spalte, Suchtext und Ersetzungstext sind immer erforderlich). Es können nur Werte ersetzt werden, die vom Excel Reporting mit Hilfe eines Schlüsselwortes in eine Zelle geschrieben werden. In manchen Fällen kommt der Prozess allerdings nicht bis zu dem Punkt, tatsächlich einen Wert in die betreffende Zelle zu schreiben. Wenn es z. B. zu einer Fläche keine aktuelle Vermietung gibt, wird in dem Fall die Verarbeitung eines evtl. vorhandenen Schlüsselworts $Mietername nicht bis zum Ende durchgeführt. D. h. es kommt nicht zum Aufruf der Ersetzung des Zellenwerts und somit auch nicht zu einer irgendwie gearteten Ersetzung. (Hier kann dann ggf. die neuere Ersetzungsvariante IxTranslation2 helfen, s. dort Schalter L). |
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IxTranslation2 | IxTranslation2 ist eine neuere Variante und kann IxTranslation ersetzen. Sind beide Ersetzungsanweisungen definiert, wird zuerst iXTranslation2 ausgeführt. Kommt es hier zu keiner Ersetzung, wird dann die alte Version IxTranslation zur Unterstützung bestehender Templates ausgeführt. Aus Performancegründen sollte möglichst nur eine der beiden Varianten eingesetzt werden. Die Ersetzungstabellen für IxTranslation2 werden in dem Modul Ersetzungstabellen Excel Reporting von iX-Haus gepflegt. Es bietet mehr Übersicht über die Ersetzungstabellen, viele Optionen und bessere Bearbeitungsmöglichkeiten. Zur Nutzung der neuen Funktionalität muss in der Vorlage das Blatt IxTranslation2 enthalten sein. Die ersten vier Spalten sollten auf das Zellenformat Text gesetzt werden, bevor Daten eingetragen werden. In der ersten Spalte wird der Name des Blattes (* als Platzhalter für „alle Blätter“) und in der zweiten Spalte die Bezeichnung (A, B, C, …) der betroffenen Spalte angegeben. Die Inhalte der ersten beiden Spalten müssen eindeutig sein. Sie dürfen in ihrer Kombination (Blatt und Spalte) neu einmal vorkommen. In der dritten Spalte wird die Nummer der Ersetzungstabelle eingetragen, die für diese Spalte verwendet werden soll. Es ist auch möglich, mehrere Ersetzungstabellen als kommagetrennte Liste anzugeben. Die genannten Tabellen werden dann intern wie eine zusammenhängende Tabelle verarbeitet. In der vierten Spalte können Schalter gesetzt werden, die die Art der Ersetzung für die jeweilige Spalte steuern. Mehrere Schalter können kommagetrennt eingetragen werden. Es kann Kombinationen geben, die nicht sinnvoll sind bzw. wegen der internen Verarbeitungsreihenfolge ein von der Erwartung abweichendes Ergebnis liefern. Die Schalter wirken nur innerhalb von expandierenden Blöcken.Schalter Z: In diesem Fall ist eine Ersetzung der ausgegebenen Werte zwingend. Sinnvoll ist dies z. B. bei einer Übersetzung in eine andere Sprache. Existiert für einen der auszugebenden Werte keine Ersetzung, wird der Wert selbst ausgegeben, allerdings mit einem vorangestellen UNERSETZT. So können Werte ohne Ersetzung schnell gefunden und die betreffende Ersetzungstabelle passend ergänzt werden.Schalter A: Hierdurch wird jeder zu ersetzende Wert fix gegen den ersten Eintrag aus der zugeordneten Ersetzungstabelle ausgetauscht. Sinnvollerweise enthält die betreffende Tabelle nur einen einzigen Eintrag. Eine Anwendungsmöglichkeit hierfür wäre z. B. die Anonymisierung einer gesamten Spalte (Mietername, Adressdaten, Bankverbindung usw.), ohne gleich das Template umzubauen oder die Stammdaten ändern zu müssen, wenn die generierte Excel-Datei weitergegeben werden soll. Das für den Tabelleneintrag verwendete Suchwort ist muss xBELIEBIGx lauten (Groß-/Kleinschreibung ist relevant). Der dort hinterlegte Ersetzungstext wird dann verwendet. Sind für eine solche Spalte mehrere Ersetzungstabellen mit jeweils einem x-BELIEBIGx-Text angegeben, wird der Text aus der zuletzt geladenen Ersetzungstabelle verwendet.Schalter L: Ist eine Zelle der Spalte nach durchgeführter Verarbeitung noch leer, so wird sie durch einen bestimmten Eintrag der genannten Ersetzungstabelle ersetzt. Auf diese Weise kann z. B. das Wort Leerstand bei den Zellen eingetragen werden, in denen bei vorhandener Vermietung der Mietername stehen würde. Der Eintrag der Ersetzungstabelle, der hierfür herangezogen werden soll, muss als Suchtext xLEERTEXTx eingetragen haben. Groß-/Kleinschreibung ist hier relevant. Der dort hinterlegte Ersetzungstext wird dann verwendet. Sind für eine solche Spalte mehrere Ersetzungstabellen mit jeweils einem Leertext angegeben, wird der Text aus der zuletzt geladenen Ersetzungstabelle verwendet. Bitte beachten Sie, dass bei einer Fehlersuche ggf. auch die verwendeten Ersetzungstabellen einbezogen werden. . Eine weitere Beschreibung der Ersetzungstabellen finden Sie im Abschnitt Modul Ersetzungstabellen Excel Reporting. |
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Aliasverwendung | Es ist möglich, anstelle der direkten Eingabe von Parametern eines Schlüsselworts, ein Alias anzugeben. Ein Alias ist ein Text (max. 20 Zeichen), der als Platzhalter für einen tatsächlichen Wert fungiert. Unterschiede in Groß-/Kleinschreibung werden nicht berücksichtigt. Einige Aliase sind von iX-Haus fest vorgegeben. Weitere können durch den Kunden in der Aliasverwaltung angelegt werden. Wird im Template bei einem Parameter ein Alias eingetragen, so muss das erste Zeichen des Parameters das Rautezeichen # sein. Nur dann findet für den jeweiligen Parameter eine Aliasauflösung statt.Beispiele: Statt $PerKontoDef(0001-9999; 001-999) wird $PerKontoDef(#AlleMieter; #AllePerKonten) angegeben.AlleMieter wird als „ 0001-9999 “ definiertAllePerKonten wird als „ 001-999 “ definiertWird in allen Templates die Variante mit den Aliasen genutzt, ist es z. B. bei einer Änderung der Personennummern von 4-stellig auf 5-stellig sehr einfach, die Templates anzupassen. Statt alle Vorkommen von Personennummern in jedem Template ändern zu müssen, genügt es, an zentraler Stelle die Definition von AlleMieter zu editieren.Aliase können auch in der Form #MieterTeil1,MieterTeil2 verknüpft werden. Definiert man MieterTeil1 als „ 0001-0399 “ und MieterTeil2 als „ 0600-0999 “, so ist das gleichbedeutend mit der Eingabe des direkten Parameterwerts „ 001-399,600-999 “.Desweiteren ist es möglich, direkte Parameter und Aliase zu verbinden. Ein Parameterwert #0001-0009,MieterTeil2 wird ausgewertet zu„ 0001-0009,0600-0999 „Achtung! Das Bilden eines Bereiches in der Form #MieterTeil1-MieterTeil2 ist nicht zugelassen. |
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excludeSheet | Über die Systemeinstellungen kann man bestimmte Excel-Blätter von der Auswertung durch Excelmakro ausklammern. Nützlich ist dies, wenn in der Vorlage ein Sheet mit einer Pivot-Tabelle enthalten ist. Damit kommt das Excel-Reporting aus technischen Gründen nicht zurecht. Welche Excelberichte die Technik excludeSheet unterstützen, ist in der Datei AllgKontoDef_Module.pdf im doku-Verzeichnis benannt.Sie finden die entsprechenden Parameter für excludeSheet über die Systemeinstellungen Datenbank im Bereich Fachadministration, System im Bereich Stammdaten, Abschnitt Excel. Im Namen des Parameters nutzen wir nach dem Namen des reportenden Moduls die Namensergänzung _Exclude. In der jeweiligen Beschreibung verweisen wir auf die Eingabemethode (kommagetrennte Eingabe der Blattnamen), welche Sie eingeben können, indem Sie den Haken bei An Standardwert gekoppelt entfernen und den/die Blattnamen im Eingabefeld eintragen. Idealerweise kommentieren Sie Ihre Eingabe im Notizfeld.Beispiel: Ein Blatt namens Objektsummen im Mieterrückständebericht (ixOpMieter) soll ohne Makros ausgeführt werden. Entfernen Sie in der Systemeinstellung im Parameter OpMieter_Exclude den Haken der Kopplung an den Standardwert und tragen Sie den Blattnamen Objektsummen ein. |
Bericht Objektsicht
Der Excel-Bericht Objektsicht kann über das Berichtcenter > Excel-Berichte oder über iX-Haus
plus (z. B. im Modul Technische Objekte) gestartet werden. Die verwendeten Parameter bleiben pro User für den nächsten Aufruf als Vorschlag erhalten. Hierbei wird zwischen einem Aufruf über iX-Haus oder iX-Haus plus unterschieden.
Der Bericht kann auch über eine Kommandozeile oder Batch-Datei extern gestartet werden.
Abgefragt werden Objektbereich, Personenbereich (ggf. alle Personen der Objektauswahl), Auswertungszeitraum von/bis. Optional können zukünftige Änderungen über eine Profildatei berücksichtigt werden.
Der Bericht Objektsicht kann für die folgenden Bereiche aus iX-Haus plus heraus aufgerufen werden:
| Objekte | Flächen | Meldungen | Serviceverträge | Projekte |
| Personen | Technische Objekte | Aufträge | Angebotsanfragen | Kreditoren/Debitoren |
Dabei werden die in iX-Haus plus selektierten Datensätze zur Filterung an den Bericht Objektsicht übergeben. Es werden, auch abhängig von der Vorlage, nur die angegebenen Datensätze im Report ausgegeben. Beim Aufruf der Reportingmodule aus iX-Haus plus heraus werden die zuletzt verwendeten Parameter angezeigt. Bei den geladenen Parametersätzen wird unterschieden, ob der Aufruf aus iX-Haus oder aus iX-Haus plus erfolgt.
In dem Modul werden die folgenden Techniken unterstützt:
ZeileOkmit$*ObjNrIxTranslationexcludeSheet
Parameter des Excel-Bericht 'Objektsicht'
Profiltypfilter | Filter Die verfügbaren Profiltypen sind programmseitig vorgegeben und stehen bei aktiviertem Komfortpaket zur Verfügung. |
Profil | Auswahl Mit Profilen können Sie bestimmte Parameter vorbelegen (automatisierte Berichte). Von iX-Haus vorgegebene Profile beginnen im Titel mit der Zeichenfolge zzix -: zzix-Freie Eingabe, zzix-Personenadressen, zzix-PersonenOP nach Monaten (nicht verrechnet), zzix-PersonenOP nach Monaten (verrechnet), zzix-Personensalden. Mit dem Profil verbinden Sie z. B. die Auswahl der Vorlage. In der Fachadministration pflegen Sie die Profile administrativ mit Hilfe des Moduls XLS Profilverwaltung (Profileditor). Profile können dort User oder Teams zugeordnet werden. Das jeweilige Profil können Sie aktivieren/deaktivieren und Sie können Vorgaben definieren z. B für: Vorlage, Ausgabedatei, Ausgabetyp, Objektbereich, Auswertung von, Auswertung bis oder die Berichtswährung. |
Vorlage | Auswahl der Template-Datei (Excel-Datei). F2 öffnet Dateiauswahl. |
Ausgabedatei | Zielpfad inkl. Dateiname für Ausgabedatei(en) z. B. C:\Reports\Report_xy.xlsxDer verwendete Pfad muss existent sein. |
Ausgabetyp | AuswahlPro Objekt ein Excel-Blatt oder Pro Objekt eine Excel-Datei oder Objekte als expandierende Tabelle. |
Objektbereich | Angabe einer Objektnummer oder eines Objektbereichs, alternativ via F2-Klick mittels Objektgruppenauswahl. |
Personenbereich | Auswahl von Personen über eine Bereichsangabe. Wenn Sie das Kontrollfeld Alle Personen aktiviert haben, ist die individuelle Bereichsangabe deaktiviert. |
Auswertung von | Startdatum der Auswertung |
Auswertung bis | Zieldatum der Auswertung |
Berichtswährung | Währung des Berichts I. d. R. feste Vorgabe mit EUR, eine individuelle Einstellung ist bei aktivierter Fremdwährung möglich. Beachten Sie, dass in der Kurstabelle für die verwendeten Fremdwährungen Kursinformationen für den Auswertungsbereich vorliegen müssen, falls eine Währungsumrechung erfolgen muss. |
Zuk. Änderungen | Kontrollfeld Optional können zukünftige Änderungen selektiv ausgegeben werden. Ist diese Option aktiv, können Sie über ein Profil definieren, welche zukünftigen Änderungen im Bericht ausgewiesen werden. Nutzen Sie ein vordefiniertes Profil oder erstellen Sie sich neue Profile nach Bedarf. Als Muster dient das Profil 1. Standard iX-Haus. Zu jedem Profil können Sie einen erklärende Notiz hinterlegen. Das Profil wirkt wie ein komplexer Filter über mehrere Merkmale (Veränderungen in den nächsten nn Monaten berücksichtigen, zu berücksichtigende Personentypen) sowie Ausgabekriterien, welche Sie einzeln parametrisieren können (Größe m², Sollbetrag, Kündigungsmodalität, Optionen, bei aktueller Vermietung auf Leerstand prüfen, bei aktueller Vermietung auf Folgevermietung prüfen, bei aktuellem Leerstand auf Folgevermietung prüfen). Mit dem Schalter Filter setzen übernehmen Sie die aktuell eingestellten Filterparameter. Wir empfehlen, diese Funktion im Rahmen eines Consultingtermins zum Thema Excel-Reporting an einem geeigneten Fallbeispiel einzusetzen, um sich mit der Funktionalität vertraut zu machen. |
Profil ausgeben | Kontrollfeld Das Profil wird im Excel-Bericht benannt. |
XLS-Passwort | Kontrollfeld ❒ Die Exceldatei wird nicht passwortgeschützt generiert. ☑ Die Exceldatei wird passwortgeschützt. Änderungen der Datei können hierüber vermieden werden. Das Eingabefeld zur Definition eines Passworts ist nur bei markiertem Kontrollfeld aktiv. Lassen Sie das Eingabefeld dann leer, wird ein Zufallspasswort generiert. |
Reportinformation | Textfeld Hier können Sie eine zusätzliche Information hinterlegen, welche dann im Report angezeigt werden kann. |
| DMS-Optionen | DMS-Optionen werden nur angeboten, wenn auch ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem in iX-Haus eingebunden ist. |
Belegausgabe |
Kontrollfeld |
Excel generieren | Schalter Der Bericht wird als Exceldatei generiert. Beim Starten des Berichts darf im Zielpfad der zu generierende Bericht nicht in Bearbeitung sein (Dateisperre)! |
PDF generieren | Schalter Der Bericht wird im Hintergrund als Exceldatei generiert und dann als PDF geöffnet. Somit sind keine Veränderungen im Tabellenblatt möglich. |
Drucken | Schalter Der Bericht wird im Hintergrund als Exceldatei generiert und dann auf dem aktuell eingestellten Drucker gedruckt. Somit sind keine Veränderungen im Tabellenblatt möglich. |
Direkt verwendet werden können die Schlüsselwörter aus den Bereichen Basisdaten und Objektdaten.
Des Weiteren können die folgenden Blöcke genutzt werden:
${Objekte(…) … $}Objekte${ObjektePersonenX(…) … $}ObjektePersonenX (mit X = 1 bis 99)${ObjektePersonenVtgFlKap … $}ObjektePersonenVtgFlKap${ObjekteFlächen … $}ObjekteFlächen${ObjekteFlächenLeer … $}ObjekteFlächenLeer${ObjekteFlächenVtgPer … $}ObjekteFlächenVtgPer${ObjekteFlächenVtgPerHist … $}ObjekteFlächenVtgPerHist${ObjekteFlächenVtgv(…) … $}ObjekteFlächenVtgv${ObjekteVtgNeu … $}ObjekteVtgNeu${ObjekteVtgEnde … $}ObjekteVtgEnde${ObjekteMietErhAnteil … $}ObjekteMietErhAnteil${ObjekteVerteilungLeerst … $}ObjekteVerteilungLeerst${ObjekteSachKtoX(…) … $}ObjekteSachKtoX(mit X = 1 bis 99)${ObjekteSachKtoBuX(…) … $}ObjekteSachKtoBuX(mit X = 1 bis 200)${ObjektePerKtoBuX(…) … $}ObjektePerKtoBuX(mit X = 1 bis 20)${FibuObjekte(…) … $}FibuObjekte${FibuObjektePersonen(…) … $}FibuObjektePersonen${ObjekteKreditoren … $}ObjekteKreditoren${ObjekteAnlagenX(…) … $}ObjekteAnlagen (mit X = 1 bis 200)${AlleHypotheken … $}AlleHypotheken${ObjekteHypotheken … $}ObjekteHypotheken${WegRücklagenX(…) … $}WegRücklagenX(mit X = 1 bis 20)${ObjekteToX(…) … $}ObjekteTo (mit X = 1 bis 20)${ObjekteFlächenTo(…) … $}ObjekteFlächenTo${ObjekteSVtg(…) … $}ObjekteSVtg(Hinweis beachten!)
${ObjekteSVtgGegenstand(…) … $}ObjekteSVtgGegenstand(Hinweis beachten!)${ObjekteMeldungen(…) … $}ObjekteMeldungen${ObjekteAufträge(…) … $}ObjekteAufträge${ObjekteProjekte(…) … $}ObjekteProjekte${ObjekteMassn … $}ObjekteMassn${ObjekteMassnSich(…) … $}ObjekteMassnSich${ObjekteAngAnfX … $}ObjekteAngAnfX (mit X = 1 bis 10)${ObjekteAngAnfZus … $}ObjekteAngAnfZus${PartnerRollentypen(…) … $}PartnerRollentypen
| Hinweis |
|---|
|
Die Blöcke
Das Reporting greift nicht auf die alten Entgeltdefinitionen aus der Tabelle Entgelt zu, welche mit der Systemeinstellung |
Schlüsselworte für DMS-Belegausgabe
Diese Schlüsselworte unterstützen derzeit das Einsammeln der Sachkontennummern für die DMS-Belegausgabe. Standardmäßig werden, wenn die Belegausgabe aktiv ist, alle Sachkontennummern der Blöcke eingesammelt. Es gibt aber die Möglichkeit, das Einsammeln für einen Block per Blockparameter im Template explizit zu deaktivieren.
$KontoDef | $SollKontoDef | $HabenKontoDef | $ObjKontoDef |
$BaKontoDef | $BaObjKontoDef | $TabKontoDef | $NettoKontoDef |
$TabNettoKontoDef | $BruttoKontoDef | $TabBruttoKontoDef | $VjUmsKontoDef |
$TabVjUmsKontoDef | $TabBaKontoDef | $BaSollKontoDef | $BaHabenKontoDef |
$TabBaSollKontoDef | $TabBaHabenKontoDef | | |
| | | | |
$ExpKontoDef | $ExpBaKontoDef | $ExpWrngKontoDef | $ExpObjKontoDef |
$ExpBaObjKontoDef | $ExpWrngObjKontoDef | | |
| | | | |
$SktoSaldoAkt | $TabSktoSaldoAkt | $SktoSaldoAktUms | $TabSktoSaldoAktUms |
$SktoSaldoPas | $TabSktoSaldoPas | $SktoSaldoPasUms | $TabSktoSaldoPasUms |
| | | | |
$SaldoDebFord | $SaldoDebVerb | $SaldoKreFord | $SaldoKreVerb |
$TabSaldoDebFord | $TabSaldoDebVerb | $TabSaldoKreFord | $TabSaldoKreVerb |
Bei den folgenden Schlüsselworten werden standardmäßig ebenfalls im Template genannten Kontonummern eingesammelt. Man kann allerdings in der Budgetverwaltung unter Menü, Budgetkontenzuordnen ein Konten-Mapping (Budgetkonto → Sachkonto) definieren. Wenn ein solches Mapping vorhanden ist, werden bei den folgenden Schlüsselworten die über das Mapping angesteuerten Konten berücksichtigt:
$BudgetDiff | $TabBudgetDiff | $KalkDiff | $TabKalkDiff | $VorKalkSum | $ObjVorKalkSum |
Weitere Hinweise hierzu finden Sie in den Dokumentationsdateien AllgKontoDef_Module.pdf und AllgKontoDef_Liste.pdf im Doku-Unterverzeichnis.
Externer Bericht
Externer Excel Report
Externer Excel Report (ixExtExcelReport)
In dem Programm ixextexcelreport.exe im exe-Verzeichnis der iX-Haus-Programminstallation werden nahezu die gleichen Möglichkeiten unterstützt wie im Bericht Objektsicht (ixExcelReport).
Im Unterschied zum Bericht Objektsicht werden die Aufrufparameter jedoch per Kommandozeile (z. B. in einer Batch-Datei) übergeben. Ein Aufruf ohne Parameter sorgt für die Anzeige eines Dialogs mit den erlaubten Werten. Eine solche Batchdatei muss innerhalb des iX-Haus-Verzeichnisses liegen, idealerweise im Hauptverzeichnis. Sie können dann eine individuelle Desktopverknüpfung auf die Batchdatei einrichten. Ausgegeben wird immer eine Excel-Datei.
Zusätzlich zu den im Bericht Objektsicht möglichen Blöcken gibt es hier noch einen Sonderfall: wenn per Parameter genau eine Fläche und/oder genau eine Person angegeben ist/sind, so sind auch Schlüsselwörter der Bereiche Flächendaten, Personendaten und Vertragsdaten (Vertrag zum Stichtag zu Fläche+Person) direkt, also auch außerhalb eines bestimmten Blocks, einsetzbar. Diese Variante ist nur im Modus Ein Blatt/Objekt zulässig.
Soll der externe Excel Report per Windows Aufgabenplaner gestartet werden, so kann es in Bezug auf Excel zu Problemen kommen, wenn im Aufgabenplaner die Option Unabhängig von der Benutzeranmeldung ausführen verwendet wird. Damit Excel mit dieser Option verwendet werden kann, müssen die folgenden Verzeichnisse von Hand durch den Benutzer angelegt worden sein:
C:\Windows\System32\config\systemprofile\Desktop
C:\Windows\SysWOW64\config\systemprofile\Desktop
Wenn Windows nicht auf dem Laufwerk C:\ installiert ist, müssen die hier genannten Pfade entsprechend angepasst werden.
Eine weitergehende Beschreibung des Berichts Objektsicht finden Sie hier in der Online-Doku oder in der Datei AllgKontoDef_Module.pdf im Doku-Verzeichnis.
Parameter
Mit dem Aufruf ixextexcelreport.exe /? erhalten Sie eine Übersicht der verfügbaren Parameter. Ein Teil dieser Parameter muss angegeben werden. Optionale Parameter benötigen Sie nur, wenn Sie von der Defaulteinstellung abweichen wollen.
obligatorische Parameter
-V „s“ s = vollständiger Pfad und Name Vorlagedatei (Dateityp: *.xls)
-A „d“ d = vollständigerPfad und Name der Ausgabedatei (Dateityp: *.xls)
-O obj obj = Objektnummer(nbereich), z. B. -O2000
-US nnn nnn = UserID aus iX-Haus, z. B. -US120
optionale Parameter
-S „von“Auswertung-Startdatum. von = „tt.mm.jjjj“ (Default: Monatserster zu 'bis') z. B. -S“01.01.2018“
-E „bis“Auswertung-Enddatum. bis = „tt.mm.jjjj“ (Default: aktuelles Systemdatum) z. B. -E„31.03.2018“
-T n Typ derAusgabe. n = 0: Blatt/Obj (Default), n = 1: Obj expandierend, n = 2: Datei/Objekt z. B. -T1
-P „per“ Personennummer(nbereich) (Default: alle), z. B. -P„0001-0099“
-F „fl“ Flächennummer(nbereich) (Default: alle), z. B. -F„00100-00199“
-Fl i Flächenexistenz. i = 0: Flächenexistenz berücksichtigen (Default), i = 1: Flächenexistenz ignorieren
-W wrngwrng = ISO-Code der Berichtswährung (Default: EUR)
-M m Logfile-Protokollierung. m = 0: nicht schreiben (Default), m = 1: schreiben in Datei .\tmp\extExcelReport.log, m = 2: schreiben und öffnen
-X ogenerierte Exceldatei öffnen. o = 0 Datei nicht öffnen, 0 = 1 Datei öffnen (Default)
-D p Fortschrittsanzeige. p = 0: Fortschrittsanzeige ausblenden, p = 1: mit Fortschrittsanzeige (Default)
Beispiel:
i:\exe\ixextexcelreport.exe -V„i:\Vorlagen_excelreporting\objektsicht\T_ObjPer.xls“ -A„D:\Test\TMP\123\Test_ObjPer.xls“ -O„0000-9999“ -US„123“ -S„01.01.2018“ -E„31.03.2018“ -T1 -D1
=⇒ Abfrage mit dem Template T_ObjPer.xls aus dem Verzeichnis i:\Vorlagen_excelreporting\objektsicht über alle Objekte (bei vierstelliger Objektnummer) für Benutzer 123 im Zeitraum 01.01.2018 bis 31.03.2018 mit Ausgabeform pro Objekt expandierend. Die Erstellung erfolgt mit einer Fortschrittsanzeige. Die Ergebnisdatei Test_ObjPer.xls wird im Verzeichnis D:\Test\TMP\123 erzeugt und nach Erstellung geöffnet.
Bericht Flächensicht
Dieses Modul läuft über die auszuwertenden Objekte und über alle Personen des jeweiligen Objekts. Zu jeder Person werden die zum Stichtag (Ende des Auswertungszeitraumes) aktuellen Verträge ermittelt. Zu jedem Vertrag wird eine Zeile ausgegeben. Nachdem alle Personen des jeweiligen Objekts durchlaufen wurden, werden auch noch alle leerstehenden Flächen ausgegeben. Falls zu einer leerstehenden Flächen in den kommenden 12 Monaten (bezogen auf den Stichtag) ein Folgevertrag gefunden wird, werden dessen Vertragsdaten ausgegeben. Hierfür ist soweit keine Blockvariable notwendig.In dem Modul Bericht Flächensicht (ixTenancyS2) werden die folgenden Techniken unterstützt:
ZeileOkmit$*ObjNrIxTranslationexcludeSheet
In diesem Bericht können Schlüsselwörter aus den folgenden Bereichen verwendet werden:
- Basisdaten
- Objektdaten
- Flächendaten
- Vertragsdaten
- Personendaten (Person aus Vertrag)
- Legendedaten
- Vertragsvorerfassung-Daten (ein Datensatz pro Fläche)
Optional können die Schlüsselwörter zusätzlich mit dem Block ${Objekt … $}Objekt eingefasst werden. Mit seiner Hilfe ist es möglich, nach jedem Objekt eine zusätzliche Zeile auszugeben. In dieser können z. B. Zwischensummen pro Objekt berechnet werden.
Zusätzlich kann der folgende Block verwendet werden, wenn z. B. eine Liste aller an der Auswertung beteiligten Objekte ausgegeben werden soll:
${Objekte … $}Objekte(Nicht zu verwechseln mit dem o. g. ${Objekt … $}Objekt !)
Weitere Hinweise hierzu finden Sie in den Dokumentationsdateien AllgKontoDef_Module.pdf und AllgKontoDef_Liste.pdf im Doku-Unterverzeichnis.
Parameter des Excel-Bericht 'Flächensicht'
Bitte beachten Sie, dass je nach Report bestimmte Felder nicht zur Verfügung stehen!
Profil | Auswahl Mit Profilen können Sie bestimmte Parameter vorbelegen (automatisierte Berichte). Von iX-Haus vorgegebene Profile beginnen im Titel mit der Zeichenfolge zzix -: zzix-Personenadressen, zzix-PersonenOP nach Monaten (nicht verrechnet), zzix-PersonenOP nach Monaten (verrechnet), zzix-Personensalden. Mit dem Profil verbinden Sie z. B. die Auswahl der Vorlage. In der Fachadministration pflegen Sie die Profile administrativ mit Hilfe des Moduls Profil Berichte. Profile können dort User oder Teams zugeordnet werden. Für das jeweilige Profil können Sie Vorgaben definieren für: Vorlage, Ausgabedatei, Ausgabetyp, Objektbereich, Auswertung von, Auswertung bis und die Berichtswährung. |
Vorlage | Auswahl der Template-Datei (Excel-Datei). F2 öffnet Dateiauswahl. |
Ausgabeverzeichnis | Zielpfad für Ausgabedatei(en) z. B. C:\Reports\ReportFlaechen\fl_xy.xlsDer verwendete Pfad muss existent sein. |
Objektbereich | Angabe einer Objektnummer oder eines Objektbereichs, alternativ via F2-Klick mittels Objektgruppenauswahl. |
Schätzwert in Prozent | Prozentwert Für Indexerte kann eine Schätzung der Steigerung vorgegeben werden. Lassen Sie das Feld leer, werden für Indexwerte keine Steigerungen angenommen und ein Sollwert für eine Fläche mit Indexmiete bleibt bei einer Zukunftsbetrachtung statisch. Geben Sie einen Prozentwert an, wird dieser für die potentiellen Steigerungsbrechnungen eines Indexwertes in einer Indexreihe berücksichtigt. Durch inkrementelle monatliche Extrapolation des letzten bekannten Indexwertes ($IdxVpiWert) werden zukünftige hypothetische Indexwerte monatlich berechnet. Hierdurch kann dann ein Datum ($IdxSteigNextDatum) für das Erreichen eines Wertes ($IdxSteigNext) prognostiziert werden. |
Auswertungsmonat | Monat der Auswertung |
Auswertungsjahr | Jahr der Auswertung |
Zuk. Änderungen | Kontrollfeld Optional können zukünftige Änderungen selektiv ausgegeben werden. Ist diese Option aktiv, können Sie über ein Profil definieren, welche zukünftigen Änderungen im Bericht ausgewiesen werden. Nutzen Sie ein vordefiniertes Profil oder erstellen Sie sich neue Profile nach Bedarf. Als Muster dient das Profil 1. Standard iX-Haus. Zu jedem Profil können Sie einen erklärende Notiz hinterlegen. Das Profil wirkt wie ein komplexer Filter über mehrere Merkmale (Veränderungen in den nächsten nn Monaten berücksichtigen, zu berücksichtigende Personentypen) sowie Ausgabekriterien, welche Sie einzeln parametrisieren können (Größe m², Sollbetrag, Kündigungsmodalität, Optionen, bei aktueller Vermietung auf Leerstand prüfen, bei aktueller Vermietung auf Folgevermietung prüfen, bei aktuellem Leerstand auf Folgevermietung prüfen). Mit dem Schalter Filter setzen übernehmen Sie die aktuell eingestellten Filterparameter. Wir empfehlen, diese Funktion im Rahmen eines Consultingtermins zum Thema Excel-Reporting an einem geeigneten Fallbeispiel einzusetzen, um sich mit der Funktionalität vertraut zu machen. |
Profilparameter ausgeben | Kontrollfeld Das Profil wird im Excel-Bericht benannt. |
Bericht generieren | Schalter Beim Starten des Berichts darf im Zielpfad der zu generierende Bericht nicht in Bearbeitung sein (Dateisperre). |
Bericht Mieterrückstände
Der Excel-Bericht Mieterrückstände (ixOpMieter) arbeitet stichtagsbezogen. Optional können Zwischensummen ausgegeben werden und Werte verdichtet werden.
Das Standard-Template T_Mieterrückstand.xls liefert in der Tabelle ixOpMieter eine Liste mit Objektnummer, Eigentümername, Ort, Personennummer, Mietername, Datum, Kontobezeichnung, Einzelwert des Rückstand, Gesamtwert des Rückstands pro Mieter, Gesamtwert des Rückstands im Objekt, Hinweise aus Terminen. Die Schlüsselwörter mit $* generieren je nach Datenbestand mehrere Zeilen (expandierende Platzhalter).
Hierzu werden folgende Schlüsselworte verwendet:
| Schlüsselwort | Beschreibung |
|---|---|
$Stichtag() | Stichtag der Abfrage |
$*ObjNr() | Objektnummer |
$*OwnerName() | Objekteigentümer |
$*Ort() | Objektort |
$*PerNr() | Personennummer |
$*TabPerKontoBez() | Kontobezeichnung Personenkonto |
$*MieterName() | Name des Mieters |
$*Wert1() | Mietrückstand des Mieters im Monat |
$*Wert2() | Mietrückstand des Mieters gesamt. Die Ausgabe erfolgt nur, wenn die Option Zwischensummen ausgeben genutzt wird. |
$*Wert3() | Mietrückstand im Objekt. Die Ausgabe erfolgt nur, wenn die Option Zwischensummen ausgeben genutzt wird. |
$*Datum1() | Datum zum monatlichen Mietrückstand |
$*TabPerTermine() | Datum eines Termins |
$*TabPerTermineAttr() | Attribut des Termins |
Die Option Ausführliche Summenzeilen ermöglicht, dass in den Zwischensummenzeilen neben den Spalten der Zwischensummenwerte auch die übrigen Spalten der Summenzeile befüllt werden, um eine vollständige Abbildung zu gewährleisten.
Die Vorlage kann als Muster für individuell gestaltete Rückstandslisten genutzt werden. Für die Erstellung individueller Vorlagen ist das Consulting der CREM SOLUTIONS gerne behilflich (z. B. Einbau von Grafiken oder Anpassung des Layouts). Weitere Schlüsselworte können aus den Bereichen Objektdaten und Personendaten ausgegeben werden (vgl. Bereichsübersicht in AllgKontoDef_Module.pdf im Doku-Verzeichnis).
Alternativ bietet es sich an eine Mahnrückstandsberechnung im Rahmen des Mahnwesens durchzuführen oder aus dem Buchhaltungsdruck Rückstände mit der Mieterrückstandsliste (2300) auszugeben.
Reine Saldenbetrachtungen liefern die Listen Salden Personenkonten (2013) und Salden Personenkonten/Excel (107129).
Eine monatliche Saldenauswertung liefert die Liste Monatssalden Personenkonten (2035). Wenn Sie einzelne Personenkontenbuchungen nach Leistungszeitraum monatlich zuordnen wollen, nutzen Sie die Liste Kontoauszug Per.konten Offene Posten (2076).
Bericht Vertragshistorie
Das Modul Bericht 'Vertragshistorie' (ixVtgHist) läuft über die auszuwertenden Objekte und über alle Personen des jeweiligen Objekts. Zu jeder Person werden (optional) die vergangenen, aktuellen und/oder zukünftigen Verträge ausgegeben. Zu jedem Vertrag wird eine Zeile ausgegeben.
In dem Modul werden die folgenden Techniken unterstützt:
- ZeileOk mit $*ObjNr
- IxTranslation
- excludeSheet
In diesem Bericht können Schlüsselwörter aus den folgenden Bereichen verwendet werden:
- Basisdaten
- Objektdaten
- Flächendaten
- Vertragsdaten
- Personendaten
- Legendedaten (nur für aktuelle Verträge)
- Vertragsvorerfassung-Daten (nur für aktuelle Verträge / ein Datensatz pro Fläche)
Hierbei ist als Besonderheit zu beachten, dass für die Schlüsselwörter der Bereiche Flächendaten und Vertragsdaten als Stichtag nicht das Ende des Auswertungszeitraumes benutzt wird, sondern
- bei Altverträgen das Vertragsende
- bei aktuellen Verträgen das Ende des Auswertungszeitraumes
- bei zukünftigen Verträgen der Vertragsbeginn
Optional können die Schlüsselwörter zusätzlich mit dem Block ${Objekt … $}Objekt eingefasst werden. Mit seiner Hilfe ist es möglich, nach jedem Objekt eine zusätzliche Zeile auszugeben. In dieser können z. B. Zwischensummen pro Objekt berechnet werden.
Weitere Hinweise hierzu finden Sie in den Dokumentationsdateien AllgKontoDef_Module.pdf und AllgKontoDef_Liste.pdf im Doku-Unterverzeichnis.
Bericht Kautionen
In dem Modul Bericht 'Kautionen (ixKautionreport) werden die Parameter Objektbereich, Personenbereich (ggf. alle Personen der Objektauswahl), Auswertungszeitraum Datum von/bis abgefragt. In Verbindung mit der Selektion $ZeileOK kann eine Kautionsart mit Mindestdifferenz abgefragt werden, gezielt nur Kautionen mit Änderungen herauszufiltern.
Es werden die folgenden Techniken unterstützt:
- ZeileOk mit $*ObjNr
- IxTranslation
- excludeSheet
Direkt verwendet werden können die Schlüsselwörter aus den Bereichen „Basisdaten“ und „Objektdaten“. Des Weiteren können die folgenden Blöcke genutzt werden:
- ${Objekte … $}Objekte
- ${ObjektePersonen … $}ObjektePersonen
- ${ObjektePerKtnDetail … $}ObjektePerKtnDetail
Weitere Hinweise hierzu finden Sie in den Dokumentationsdateien AllgKontoDef_Module.pdf und AllgKontoDef_Liste.pdf im Doku-Unterverzeichnis.
Modul Ersetzungstabellen Excel Reporting
Das Modul Ersetzungstabellen Excel Reporting (ixTranslationMaps) erlaubt die Konfiguration von Ersetzungstabellen, welche in expandierenden Blöcken in Templates der Excel-Berichte mit IxTranslation2 zum Einsatz kommen können. Die Übersicht zu den hierbei verwendeten Parametersätzen bzw. Ersetzungstabellen weist fünf sortierbare Spalten auf. Die Bedienung erfolgt hier intuitiv vor allem via Maussteuerung. Kurze Erläuterungen liefern auch die hier angebotenen Tooltips. Programmseitig angeboten werden zwei Ersetzungstabellen: Flächenarten Englisch und Anonymisierung.
Nr. | Eindeutige Nummer der Ersetzungstabelle, vom System vorgegeben. Wird eine Ersetzungstabelle gelöscht, bleibt die Nummernzuordnung für die restlichen Ersetzungstabellen erhalten. Eine neu angelegt Ersetzungstabelle erhält automatisch die niedrigstmögliche Nummer. So kann durch Löschen und zeitnahe Neuanlage i. d. R. die gleiche Nummer wiederbelegt werden. Die Nummer ist relevant für die Zuordnung der Ersetzungstabelle in Templates unter IxTranslation2. |
Bezeichnung | Die eindeutige Bezeichnung kann bis zu 100 Zeichen nutzen. Sie wird vom Anwender vergeben. Wurde sie über Tabelle kopieren erstellt, besteht die Bezeichnung aus der ursprünglichen Bezeichnung und einer Ergänzung mit einem Zeitstempel. Sie kann angepasst werden. |
Info | Der Infotext kann bis zu 1000 Zeichen nutzen. Im Grid wird er daher ggf. nur teilweise angezeigt. Zur ausgewählten Ersetzungstabelle wird er aber auch im Fußbereich des Moduls unter Information zum ausgewählten Parametersatz angezeigt. Mit der +Info-Schaltfläche werden das Benutzerkürzel und das aktuelle Datum eingefügt. Geben Sie in der Info mit an, wer als Bearbeiter anzusprechen ist, hat der Betrachter für Ersetzungstabellen mit Status RO eine Chance, den geeigneten Mitarbeiter anzusprechen, falls eine Änderung in der Ersetzungstabelle erforderlich sein sollte. Sofern Sie sich selbst ausschließen, erhalten Sie eine Warnmeldung. |
Bearbeitung zugel. | (nur in Detailsicht Tabellendaten sichtbar)Die hier angegebenen Benutzer (mit F2 auswählbar) sind berechtigt, die Parameter der Ersetzungstabelle zu bearbeiten. Alle anderen bekommen in der Übersicht einen Read Only-Hinweis mit RO in der ReadOnly-Spalte. Beachten Sie, dass Sie sich hiermit ggf. auch selbst von der weiteren Bearbeitung ausschließen können. |
Deakt. | Der Schalter Deaktiviert liefert in der Übersicht mit einem X die Information, ob ein Parametersatz deaktiviert ist. Deaktivierte Parametersätze kommen bei IxTranslation2 nicht zum Einsatz. Die Funktion ist z. B. hilfreich, um eine Ersetzung in einem Bericht temporär zu deaktivieren, ohne dessen Template anzupassen. Innerhalb der Definition des Parametersatzes können einzelne Zeilen ebenfalls deaktiviert werden. |
ReadOnly | Ist ein Parametersatz nur für bestimmte Benutzer zur Bearbeitung freigegeben, so ist er automatisch für alle anderen Benutzer gegen Bearbeiten oder Löschen gesperrt. Diese Benutzer erhalten dann in dieser Spalte die Anzeige RO. Das Kopieren ist jedoch zulässig. Die ReadOnly-Eigenschaft wird nur benutzerabhängig in der Übersicht angezeigt. |
| Ersetzungstabelle | |
Text | Begriff, welcher gesucht und ersetzt werden soll. Mit einem * als einen Allquantor zu Beginn oder am Ende des Begriffs wird die Suche auf beliebige Zeichen vor bzw. nach dem Suchbegriff erweitert. *mieter findet also z. B. Bruttomieter, Gewerbemieter, Nettomieter, Untermieter, … . Gewerbemiet* findet z. B. Gewerbemieter oder Gewerbemietvertrag. Ein * innerhalb des Suchbegriffs wird nicht als Allquantor interpretiert. Die intensive Suche mit Allquantoren kann die Performance des Berichts spürbar beeinflussen. In der Ersetzungstabelle Anonymisierung wird eigentlich kein spezifischer Suchbegriff eingesetzt. Der Suchbegriff xBELIEBIGx in der Anonymisierung ist eine Hilfestellung insofern, als dass dann jedem Bearbeiter des Templates hiermit verdeutlicht wird, dass hiermit ein beliebiger Treffer ersetzt wird. Wird im Bericht im Blatt IxTranslation2 der Schalter A eingesetzt, sollte die verwendete Ersetzungstabelle nur eine einzige Definitionszeile aufweisen! Deren Suchbegriff ist beliebig, da kein Vergleich mit dem Suchbegriff stattfindet, sondern generell ersetzt wird. Der Suchbegriff xLEERTEXTx dient dazu, Leerstellen zu ersetzen. Er wird verwendet, wenn parallel im Bericht im Blatt IxTranslation2 der Schalter L eingesetzt. Hinweise zu den Schaltern und der Definition von IxTranslation2 finden Sie im Abschnitt Erläuterung zur Verwendung von Schlüsselwörtern unter Allgemeine Formatbeschreibungen. |
Ändern auf | Begriff, welcher den gesuchten Text ersetzen soll. |
Deakt. | Mit diesem Schalter wird die einzelne Ersetzungsanweisung deaktiviert. |
Über das Kontextmenü der rechten Maustaste stehen in der Übersicht die folgenden Bedienmöglichkeiten zur Verfügung:
Tabelle einfügen: Öffnet den leeren DialogTabellenstammzum Anlegen einer neuen Ersetzungstabelle.Tabelle bearbeiten: Öffnet den DialogTabellenstammzum Bearbeiten analog zu Doppelklick auf einen einzelnen Eintrag. Tabellen mit StatusROkönnen nicht geöffnet werden.Tabelle (de) aktivieren: Der Status desDeaktivieren-Schalters der markierten Tabellen wird hiermit getoggelt (Multiselect wird unterstützt). Tabellen mit StatusROwerden nicht berücksichtigt.Tabelle kopieren: Es wird eine direkte Kopie des markierten Parametersatzes erstellt, aber ohne Einschränkung vonBearbeitung zugel.. Die Bezeichnung der neuen Tabelle wird mit einem Zeitstempel erweitert.Tabelle löschen: Löschen der markierten Tabelle/n nach einer Sicherheitsabfrage. Tabellen mit StatusROwerden nicht berücksichtigt.
Doppelklick auf einen bestehenden Parametersatz öffnet diesen zur Bearbeitung, sofern dieser für den Benutzer nicht den Status RO aufweist. Doppelklick in einen leeren Bereich öffnet eine leere Eingabemaske Tabellendaten zwecks Neuanlage.
Innerhalb des Dialogs Tabellenstamm stehen über das Kontextmenü der rechten Maustaste die folgenden Bedienmöglichkeiten zur Verfügung:
Eintrag einfügen: Öffnet den leeren DialogTabelleneintragzum Anlegen einer neuen Ersetzungsdefinition.Eintrag bearbeiten: Öffnet den DialogTabelleneintragzum Bearbeiten analog zu Doppelklick auf einen einzelnen Eintrag.Eintrag (de)aktivieren: Der Status desDeaktivieren-Schalters der markierten Ersetzungszeilen wird hiermit getoggelt (Multiselect wird unterstützt).Eintrag löschen: Löschen des/der markierten Zeile/n nach einer Sicherheitsabfrage.Einträge importieren: Eine Importdatei kann einen Stapel von Ersetzungszeilen bereitstellen. Die Datei muss als csv-Datei vorbereitet sein. Als Spaltentrennzeichen wird ein Semikolon erwartet. Es werden die ersten beiden Spalten der csv-Datei berücksichtigt. Ist für den jeweiligen Text schon eine Definition vorhanden, wird die Zeile nicht importiert.
Doppelklick auf eine bestehenden Definitionszeile öffnet diese zur Bearbeitung. Doppelklick in einen leeren Bereich öffnet eine leere Eingabemaske Tabelleneintrag zwecks Neuanlage.
Profile für Excel-Reporting-Module (Komfortpaket)
Mit Hilfe von Profilen ist es möglich, für die unterstützten iX-Haus-Module Parametervorlagen zu erstellen. Auf diese Weise können den Anwendern Parametrierungen vorgegeben werden, um bestimmte, häufig wiederkehrende Reportings möglichst einfach in der Maske abrufen zu können. Nur die bei jedem Abruf variierenden Parameter müssen noch eingegeben werden – der Mitarbeiter wird entlastet und es können keine Fehleingaben stattfinden.
Generell
In einem Profil wird festgelegt, mit welchen Werten die Eingabefelder ein er Parametermaske vorbelegt werden. Des Weiteren kann bestimmt werden, welche Felder der Parametermaske noch bearbeitet werden können und welche nicht. So ist es einem Administrator z. B. möglich, für den Abruf eines bestimmten Reports die Parameter soweit festzulegen, dass der jeweilige Sachbearbeiter nur noch das passende Profil auswählen und eine Objektnummer eingeben muss. Das richtige Excel-Template, den korrekten Ausgabepfad usw. kann der Administrator über das Profil in der XLS-Profilverwaltung vorgeben.
Es ist möglich Platzhalter zu verwenden, über die z. B. immer der Ultimo des aktuellen Monats als Stichtag für einen Bericht verwendet wird. Die Platzhalter können auch in Dateinamen und Pfaden verwendet werden, wodurch ein Profil eine dynamische Komponente erhält.
Bei iX-Haus werden einige Profile mitgeliefert. Die Namen dieser Profile beginnen mit zzix. Sie sind schreibgeschützt. Einzig die Einstellung bzgl. UserIds/Teams, sowie der Aktivierungszustand kann bearbeitet werden.
Das Profil zzix-Freie Eingabe ist ein spezielles Profil. Es wird beim Start eines Reportingmoduls automatisch geladen, wenn es verfügbar ist. Dann sind alle Eingabefelder der Parametermaske freigeschaltet. Sollen die Anwender das Reportingmodul nur in Verbindung mit fest vordefinierten Profilen nutzen können, kann das Profil zzix-Freie Eingabe deaktiviert werden. Hierdurch wird der Anwender gezwungen, eins der definierten Profile auszuwählen, wodurch dessen Vorgaben gesetzt werden. Eine komplett freie Eingabe aller Parameter ist in dem Fall für den Anwen der nicht mehr möglich.
Im Rahmen des Komfortpakets können durch den Anwender auch bis zu hundert eigene Profile angelegt werden, die dann genau auf seine Prozesse abgestimmt werden können.
Profileditor
Zum Ansehen und Verwalten der Profile ist im iX-Haus-Menü unter Fachadministration der Profileditor zu finden. In der ComboBox werden die iX-Haus-Module aufgelistet, für die Profile erstellt werden können. Nach Auswahl eines Moduls werden die zugehörigen Profile in der Liste unter der ComboBox angezeigt.
Mit einem Rechtsklick auf ein Profil in der oberen Liste wird ein Popup-Menü geöffnet, mit dessen Hilfe man Profile anlegen, bearbeiten und löschen kann. Diese Funktionalität ist nur in Verbindung mit dem Komfortpaket verfügbar.
Systemeinstellungen
Unter Fachadministration, System, Systemeinstellungen Datenbank können zum Bereich Stammdaten, Abschnitt Excel einige Einstellungen vorgenommen werden, von denen ein Teil der Administration durch Consultants vorbehalten sind. Diese Systemeinstellungen sind durch ein spezielles Passwort gegen versehentliche Änderungen geschützt. Manche dieses Systemeinstellung wirken sich ggf. auf Excelfunktionalitäten außerhalb der allgemeinen Berichte im Berichtscenter aus.
| Systemeinstellung | Nummer | Beschreibung |
|---|---|---|
ShowTemplatename | [1.14.116.1] | Wird durch Consulting eingerichtet. Standard: nicht aktiv |
MaxBackupRowsCnt | [1.14.116.2] | Wird durch Consulting eingerichtet. Standard: 400 |
MaxSearchCellX | [1.14.116.3] | Mit der max. Spaltenanzahl wird der Bereich zur Auswertung von Schlüsselworten im Template festgelegt. Der Wert sollte aus Gründen der Performance nicht unnötig groß gewählt werden. Aus technischen Gründen liegt der max. sinnvolle Wert bei 256. Wird durch Consulting eingerichtet. Standard: 150 |
MaxSearchCellY | [1.14.116.4] | Mit der max. Zeilenanzahl wird der Bereich zur Auswertung von Schlüsselworten im Template festgelegt. Der Wert sollte aus Gründen der Performance nicht unnötig groß gewählt werden. Aus technischen Gründen liegt der max. sinnvolle Wert bei 65536. Wird durch Consulting eingerichtet. Standard: 500 |
UseXlsx | [1.14.116.5] | Aktiviert die Auswertung und Generierung (abhängig von der Extension der Ausgabedatei) von XLSX. Standard: nicht aktiv |
AlterDatumsAlg | [1.14.116.6] | Wenn gesetzt, werden Datumswerte im Format 'Text' und nicht im Format 'Datum' ausgegeben. Standard: nicht aktiv |
Ix3095_Exclude | [1.14.116.7] | Kommagetrennte Liste von Blattnamen, die in der Verwaltungsabrechnung (ix3095) nicht bearbeitet werden sollen. Standard: ./. |
ExcelReport_Exclude | [1.14.116.8] | Kommagetrennte Liste von Blattnamen, die in der Objektsicht (ixExcelReport) nicht bearbeitet werden sollen. Standard: ./. |
Hypothek_Exclude | [1.14.116.9] | Kommagetrennte Liste von Blattnamen, die im Hypothekenbericht (ixHypothekReport) nicht bearbeitet werden sollen. Standard: ./. |
Kaution_Exclude | [1.14.116.10] | Kommagetrennte Liste von Blattnamen, die im Kautionenbericht (ixKautionReport) nicht bearbeitet werden sollen. Standard: ./. |
OpMieter_Exclude | [1.14.116.11] | Kommagetrennte Liste von Blattnamen, die im Mieterrückständebericht (ixOpMieter) nicht bearbeitet werden sollen. Standard: ./. |
Tenancay_exclude | [1.14.116.12] | Kommagetrennte Liste von Blattnamen, die im TenancyS-Bericht (ixTenancyS) nicht bearbeitet werden sollen. Standard: ./. |
Tenancay2_Exclude | [1.14.116.13] | Kommagetrennte Liste von Blattnamen, die in der Flächensicht (ixTenancyS2) nicht bearbeitet werden sollen. Standard: ./. |
VtgHist_Exclude | [1.14.116.14] | Kommagetrennte Liste von Blattnamen, die in der Vertragshistorie (ixVtgHist) nicht bearbeitet werden sollen. Standard: ./. |
FondsvermoegenSuchText | [1.14.116.15] | Suchtext für ein spezielles Schlüsselwort. Siehe Schlüsselwortdokumentation. Standard: ./. |
FondsvermoegenXOffset | [1.14.116.16] | Offset für ein spezielles Schlüsselwort. Siehe Schlüsselwortdokumentation. Standard: 500 |
TenancyUseDVon | [1.14.116.17] | Wenn gesetzt, wird in der TenancyS-Liste als Zeitraumstart nicht der Geschäftsjahresbeginn, sondern DVon genutzt. Standard: nicht aktiv |
TenancyFuelleMit0 | [1.14.116.18] | Wenn gesetzt, wird $AktSoll in der TenancyS-Liste auch dann mit 0 ersetzt, wenn keine Sollbeträge vorhanden sind. Standard: nicht aktiv |
TenancyIdxPrfListe | [1.14.116.19] | Wenn gesetzt, wird die Option zum Generieren der Indexprüflistenwerte angezeigt. Standard: nicht aktiv |
Tenancy2UserOldVtgAlg | [1.14.116.20] | Wenn gesetzt, werden auch Verträge berücksichtigt, die erst im Auswertungszeitraum enden. Ansonsten werden nur Verträge berücksichtigt, die im gesamten Zeitraum gültig sind. Standard: nicht aktiv |
GesamtNutzDauerKey | [1.14.116.21] | Beschriebskürzel für Gesamtnutzungsdauer in der BVI-Statistik. Standard: ./. |
RestNutzDauerKey | [1.14.116.22] | Beschriebskürzel für Restnutzungsdauer in der BVI-Statistik. Standard: ./. |
EigentumsanteilKey | [1.14.116.23] | Beschriebskürzel für Eigentumsanteil in der BVI-Statistik. Standard: ./. |
BviGebietKey | [1.14.116.24] | Beschriebskürzel für BVI-Gebiet in der BVI-Statistik. Standard: ./. |
GeplanteNutzFlKey | [1.14.116.25] | Beschriebskürzel für geplante Nutzfläche in der BVI-Statistik. Standard: ./. |
BudgetAbweichungStufen | [1.14.116.26] | Mit diesen Stufen können die textuellen Ausgaben bzgl. Budgetabweichungen eingestellt werden. Es müssen immer sieben Werte eingegeben werden (Abwechselnd ein Text und dann ein %-Wert. Die Werte müssen aufsteigend sein. Z. B. gering,5,mittel,10,hoch,50,extrem. ⇒ gering bis 5%, mittel bis 10%, hoch bis 50%, darüber extrem.Standard: geringe Abw.,5,mittlere Abw.,10,hohe Abw.,50,extreme Abw. |
AbgelaufeneVertragModalitaeten | [1.14.116.27] | Mit dieser Systemeinstellung wird definiert, ob Optionen und Kündigungen mit Termindatum vor dem Stichtag der Auswertung bei der Auswertung der Variablen ($VertragModTerminAkt, $VertragModVorlAkt, $VertragModEndAkt, $VertragModEndNeuAkt, $VertragModAnzAkt, $VertragModVerlAkt, $VertragModVerlAktEinh, $VertragModVorlAktEinh, $VertragModStatus, $VertragModNotiz, $VertragModGültigVon, $VertragModGültigBis, $VertragModAntwDat) berücksichtigt werden oder nicht. Standard: aktiv |
BilGuvProfilbearbeitung | [1.14.116.28] | Wenn hier Anwender eingetragen werden (kommagetrennte UserIDs), können nur diese Anwender die XLS-Profile des Typs 'Bilanz/GuV' bearbeiten. Bleibt das Feld leer, kann die Bearbeitung durch alle Anwender erfolgen, die das Modul nutzen können. Standard: ./. |
Unter Fachadministration, System, Systemeinstellungen Datenbank können zum Bereich VerwalterGebühr und Abschnitt VwAbr_Excel für die Verwaltungsabrechnung als Excelbericht folgende Einstellungen vorgenommen werden:
| Systemeinstellung | Nummer | Beschreibung |
|---|---|---|
ValidateSRights | [1.21.161.1] | Vorlagen ändern nur für S-User Die Pfade zu den zu verwendenden Vorlagen dürfen nur von Anwendern mit S-Rechten geändert werden. Standard: nicht aktiv |
SaveBaseparameterPerUser | [1.21.161.2] | Wenn aktviert, werden alle Parameter pro Anwender gespeichert. Nicht nur die Parameter auf dem Reiter 'Bericht erstellen'. Standard: nicht aktiv |
DirektDruck | [1.21.161.3] | Direktdruck aktivieren Wenn gesetzt, wird die Generierung und der Druck in einem Arbeitsgang erledigt. Die Dokumente können dann vor dem Druck nicht mehr eingesehen werden. Standard: nicht aktiv |
IgnorePwd | [1.21.161.4] | Passwortvergabe ignorieren Wenn gesetzt, werden die generierten XLS-Dateien nicht mit einem Passwort gegen Veränderung geschützt. Standard: nicht aktiv |
SetBuZeitraum | [1.21.161.5] | Setzt den Zeitraum für Buchungssperre Wenn gesetzt, wird der Zeitraum für die Buchungssperren des Objekts automatisch so gesetzt, dass erst nach dem abgerechneten Zeitraum wieder Buchungen vorgenommen werden können. Standard: nicht aktiv |
SetBuZeitraumManuell | [1.21.161.6] | Manuelles Setzen des Buchungssperren-Zeitraums Wenn gesetzt, kann der Anwender über einen Button den Zeitraum für die Buchungssperren des Objekts basierend auf dem Abrechnungszeitraum setzen lassen. Standard: nicht aktiv |
SetBuExp | [1.21.161.7] | Buchungen des abgerechneten Zeitraums gegen Veränderung sperren Wenn gesetzt, werden die Buchungen des abgerechneten Zeitraum gegen Änderungen gesperrt. Standard: nicht aktiv |
StbFilterText | [1.21.161.8] | Suchtext für STBFilterFlag Enthält der Name einer Ausfertigung den genannten Text, so wird in der DOC-Ausgabe das entsprechende Schlüsselwort mit 1 ersetzt. |
TemplateObjEA | [1.21.161.9] | Eingabefeld Template EA-Objekt Aktiviert die Anzeige des Eingabefelds für ein extra Template für EA-Objekte. Standard: nicht aktiv |
TemplateFibu | [1.21.161.10] | Eingabefeld Template FIBU-Objekt Aktiviert die Anzeige des Eingabefelds für ein extra Template für FIBU-Objekte. Standard: nicht aktiv |
TemplateFibuEA | [1.21.161.11] | Eingabefeld Template FIBU-EA-Objekt Aktiviert die Anzeige des Eingabefelds für ein extra Template für FIBU-EA-Objekte. Standard: nicht aktiv |
WordTemplate2 | [1.21.161.12] | Eingabefeld 2. DOC-Template Aktiviert die Anzeige des Eingabefelds für das 2. DOC-Template. Dieses wird bei allen Ausfertigungen außer der 1. Ausfertigung verwendet. Standard: nicht aktiv |
Jahresabrechnung | [1.21.161.13] | Ermöglicht den Modus JahresabrechnungStandard: nicht aktiv |
WaitAfterWordPrint | [1.21.161.14] | Pause in Sekunden nach dem Drucken einer Worddatei Anzahl der Sekunden für eine Pause nach dem Word-Druck, falls die Reihenfolge der Word- und Excel-Ausdrucke nicht passen sollte. Standardwert: 0 |
NutzeNeueExcelVariante | [1.21.161.15] | Wenn aktiviert, wird die XLS-Datei nicht mit der internen (bisherigen) Excel-Ansteuerung generiert, sondern mit der neuen Variante. In diesem Fall sind die Vorlagen kompatibel zu den Vorlagen, die auch in dem Bericht 'Objektsicht' ausgewertet werden können. Erweiterungen, wie z. B: neue Schlüsselworte, stehen in den zugehörigen Blöcken dann automatisch auch in der Verwaltungsabrechnung zur Verfügung. Bestehende Vorlagen der alten Variante müssen für die Verwendung mit der neuen Variante z. T. angepasst werden. Standard: nicht aktiv |
Unter Fachadministration, System, Systemeinstellungen Datenbank können zum Bereich VerwalterGebühr und Abschnitt VBL_Excel für die Verwaltungsabrechnung als Excelbericht folgende Einstellungen vorgenommen werden:
| Systemeinstellung | Nummer | Beschreibung |
|---|---|---|
DirektDruck | [1.21.170.1] | Direktdruck aktivieren Wenn gesetzt, wird die Generierung und der Druck in einem Arbeitsgang erledigt. Die Dokumente können dann vor dem Druck nicht mehr eingesehen werden. Standard: nicht aktiv |
IgnorePwd | [1.21.170.2] | Passwortvergabe ignorieren Wenn gesetzt, werden die generierten XLS-Dateien nicht mit einem Passwort gegen Veränderung geschützt. Standard: nicht aktiv |
IgnoreVwDatum | [1.21.170.3] | Verwaltungsbeginn/-Ende ignorieren Wenn gesetzt, werden die auszugebenden Objekte nicht anhand von Verwaltungsbeginn/-Ende ausgefiltert. Standard: nicht aktiv |
IgnoreVtgDatum | [1.21.170.4] | Vertragsbeginn-/Ende ignorieren Wenn gesetzt, werden nur Verträge berücksichtigt, die im Auswertungszeitraum aktiv waren. Standard: nicht aktiv |
KalkPerZeile2 | [1.21.170.5] | 2. Zeile mit letzter Vermietung ausgeben Wenn gesetzt, wird im Block ${MietausfallKalkPer zur leerstehenden Fläche analog der 1. Zeile noch eine zweite Zeile mit den Daten zur letzten Vermietung ausgegeben.Standard: nicht aktiv |
Unter Fachadministration, System, Systemeinstellungen Datenbank können zum Bereich Stammdaten und Abschnitt Anlagendruck Systemeinstellungen vorgenommen werden, welche die Excel-Berichterstellung indirekt im Rahmen von PDF-Erstellung betreffen.
| Systemeinstellung | Nummer | Beschreibung |
|---|---|---|
Pdftimeout | 1.14.101.2 | Sie können für die Ausgabe von Belegen aus dem DMS ein Timeout für den hierbei genutzten PDF-Viewer definieren. Insbesondere unter Acrobat Reader auftretende Verzögerungen können hiermit minimiert werden. |
Unter Fachadministration, System, Systemeinstellungen Datenbank können zum Bereich Serienbrief und Abschnitt Serienbrief Systemeinstellungen vorgenommen werden, welche die Excel-Berichterstellung indirekt über den Einsatz von Wordvorlagen betreffen, siehe Excelbericht Verwaltungsabrechnung (Excel).
| Systemeinstellung | Nummer | Beschreibung |
|---|---|---|
AktiviereNeuenSerienbrief | 1.25.206.1 | Um Wordvorlagen aus dem Vorlagenmanager zu verwenden, aktivieren Sie hier das Modul, z. B. ix3095. Die Vorlagen werden dann im Vorlagenmanager als Wordvorlagen vom dazugehörigen Texttyp, z. B. VA gepflegt. Alte ASCII-Vorlagen können nicht automatisch migriert werden! |
berichtscenter/excel_berichte/start.txt · Zuletzt geändert: 2023/09/15 11:55 (Externe Bearbeitung)
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