Eine Immobiliengesellschaft kümmert sich um sämtliche Reparaturen nicht selbst, sondern beauftragt dafür eine Verwaltungsgesellschaft. Die Verwaltungsgesellschaft beauftragt externe Handwerker, erhält Rechnungen von diesen Handwerkern, welche zzgl. eines Regieaufschlags an die Immobiliengesellschaft oder an Externe weiter zu belasten sind. Zur Abbildung dieses Prozesses wurde die Funktionalität Intercompany-Rechnungen entwickelt.

Schritte im Geschäftsprozess

Gesellschaft A – Verwaltungsgesellschaft. Gesellschaft B – Immobiliengesellschaft.

• Gesellschaft B beauftragt Gesellschaft A eine Instandhaltungsmaßnahme durchzuführen.
• Gesellschaft A beauftragt externe Handwerker und führt die Maßnahme durch.
• Gesellschaft A erhält eine Rechnung von dem externen Handwerker (Prozess Rechnungseingang), der die Leistung verrichtet hat.
• Gesellschaft A leitet diese Rechnung zzgl. ein Regieaufschlag an den Debitor-Gesellschaft B weiter (Rechnungsausgang).
• Gesellschaft B erhält diese Rechnung von dem Kreditor „Gesellschaft A“ (Rechnungseingang) und belastet damit ggf. einen Mieter (Instandhaltungsbeteiligung des Mieters).
  

Die Fakturierung ist bei diesem Prozess für beide Gesellschaften sehr zeitintensiv und birgt zudem das Risiko von Fehleingaben.

Mit der Funktionalität Intercompany-Rechnungen ist es möglich die Weiterbelastungsprozesse, einschließlich der Fakturierung vollständig und hoch automatisiert in iX-Haus abzubilden. Diese Funktionalität könnte für alle in iX-Haus geführten und entsprechend eingerichteten Gesellschaften genutzt werden.

Folgende Prozesse werden dabei automatisiert:

Für Gesellschaft A

• Bei der Buchung der Eingangsrechnung von den externen Handwerkern, wird für den belasteten Debitor automatisch eine Ausgangsrechnung erzeugt. Werden mehrere Kontierungen einer Rechnung auf denselben Debitor belastet, so werden diese in einer Ausgangsrechnung mit mehreren Positionen zusammengefasst.
• Das Ausgangsrechnungs-Dokument wird mit der Buchung der Eingangsrechnung gedruckt und beim Debitor in iX-Haus plus archiviert. Bei der Archivierung kann auch die Bereitstellung für DocuWare mit Verschlagwortung erfolgen (entsprechende Lizenz vorausgesetzt).
• Es wird automatisch ein offener Posten bei dem Debitor gebucht.

Für die Gesellschaft B

• Es wird eine Eingangsrechnung erzeugt, die je nach Einstellungen entweder im Rechnungseingangsbuch mit einem definierten Status eingestellt oder direkt in der Dialogbuchhaltung gebucht wird.
• Das Ausgangsrechnungs-Dokument wird als identische Kopie übergeben und in einem definierten Ordner abgelegt. Bei der Archivierung kann auch die Bereitstellung für DocuWare mit Verschlagwortung erfolgen (entsprechende Lizenz vorausgesetzt).
• Auch Instandhaltungsbelastungen (IHB) der Mieter können in diesen Prozess nahtlos integriert werden. Diese Funktionalität ist ausführlich in dem Dokument doku_mieterinstandhaltung.pdf beschrieben.

Die automatisch durchgeführten Prozesse können in einem Protokoll nachverfolgt werden. Nach der Buchung von Intercompany-Rechnungen können Sie sich die generierte Ausgangsrechnung und ggf. die Intercompany-Eingangsrechnung per Rechtsklick anzeigen lassen. Die generierten Rechnungen werden als PDF-Datei geöffnet bzw. aus DocuWare abgerufen und angezeigt.

Intercompany-Rechnungen einrichten

Voraussetzungen

• Faktura-Lizenz
• Gesellschaft A ist in iX-Haus als FiBu angelegt und besitzt zunächst keine Immobilien.
• Gesellschaft B ist in iX-Haus als FIBU angelegt mit Unterobjekten (Mietobjekten) angelegt.
• Konfiguration von Systemeinstellungen Datenbank nach Absprache mit einem Consultant der CREM SOLUTIONS.

Einrichtung

1. Aktivieren Sie als erstes die Systemeinstellungen Buchhaltung, Intercompany, Intercompany. Mit dieser Einstellung schalten Sie die Funktionalität Intercompany-Rechnungen ein. Nehmen Sie dabei auch weitere Einstellungen im Abschnitt Intercompany vor. Alle Systemeinstellungen sind im Kapitel Systemparameter beschrieben.
2. Gesellschaft A ist aus der Sicht der Gesellschaft B ein Kreditor. Legen Sie im Modul Kreditorenstamm einen Kreditor für Gesellschaft A an. Geben Sie im Feld Intercompany-Fibu die FIBU-Nummer der Gesellschaft A ein.
3. Gesellschaft B ist aus der Sicht der Gesellschaft A ein Debitor. Legen Sie im Modul Kreditorenstamm einen Debitor für Gesellschaft B an. Geben Sie im Feld Intercompany-Fibu die FIBU-Nummer der Gesellschaft B. Ist Gesellschaft B eine externe Gesellschaft, die nicht im iX-Haus verwaltet wird, geben Sie dann als FIBU Fibu Nummer 0 – Außerhalb von iX-Haus an.
4. Aktivieren Sie für das Fibu-Objekt der Gesellschaft A im Objektstamm im Reiter Parameter den Schalter Intercompany Rechnungen aktiv. Dieser Schalter schaltet die Erfassung von Intercompany-Rechnungen in Gesellschaft A ein.
5. Setzen Sie Intercompany Parameter im Modul Intercompany-Parameter unter Fachadministration. Diese Einstellungen werden für die Erstellung der Ausgangsrechnung an die Gesellschaft B benötigt. Siehe dazu Kapitel Intercompany Parameter.
6. Erstellen Sie im Modul Fachadministration, Vorlagenmanager eine neue Vorlage für Intercompany-Rechnungen wie beschrieben im Kapitel Word-Vorlagen für Intercompany-Rechnungen.

Intercompany Parameter

Die Rechnung eines externen Handwerkers geht bei der Gesellschaft A ein. Diese Rechnung wird über GVC701 gebucht. Dabei wird automatisch eine Ausgangsrechnung für die Gesellschaft B (Debitor) erstellt und gebucht. Im Modul Intercompany Parameter können Sie Regeln für diese Ausgangsrechnung erstellen. Es ist z. B. möglich vorzugeben, welches Konto bzw. welcher Kontobereich bei der Ausgangsrechnung bebucht wird und ob Projekt und Kostenstelle aus der Eingangsrechnung in die Ausgangsrechnung übernommen wird. Die in der Regel eingegebenen Werte können nur als Vorschlags-Werte oder als Feste-Werte definiert werden.

Die Regeln werden pro Objekt und Sachkonto bzw. Sachkontobereich definiert. Es ist auch möglich, globale Regeln für ein FiBu-Objekt oder auch für Alle Objekte und bestimmte Sachkontenbereiche zu definieren. Wenn es in dem kontierten Objekt für ein Sachkonto eine Regel gibt, dann greift diese. Existiert keine Regel für das Objekt, wird eine entsprechende Regel aus dem FIBU-Objekt verwendet. Existiert keine Regel im FIBU-Objekt, dann greift die globale Regel, falls eine solche existiert.

Word-Vorlage für Intercompany-Rechnungen

Für automatische Erstellung der Ausgang bzw. Eingangsrechnung wird eine Word-Vorlage benötigt. Diese Vorlage können Sie im Modul Faktura, Faktura-Einstellungen, Vorlagen einsehen. Die Erstellung erfolgt im Vorlagenmanager. Legen Sie bitte eine neue Vorlage mit dem Typ Rechnung Debitor Intercompany an. Setzen Sie den Schalter Standardvorlage. Sie können eine Standardvorlage pro FIBU oder/und eine globale Standardvorlage erstellen. Für die globale Standardvorlage verwenden Sie im Feld Vorlagentyp die Einstellung Allgemein. Für eine FIBU erzeugen Sie von der globalen Vorlage mit der Funktion Abhängige Vorlage kopieren und geben im Feld Objekt Nr. die Nummer der FIBU an.

Bei der Erstellung der Ausgangs- bzw. Eingangsrechnung wird zuerst geprüft, ob eine Standardvorlage von Typ Rechnung Debitor Intercompany für die FIBU existiert. Wenn ja, dann wird sie bei der Erstellung der Rechnung verwendet. Sonst wird die globale Standardvorlage mit dem Typ Rechnung Debitor Intercompany verwendet. Existiert keine Standardvorlage existiert, ist es nicht möglich Eingangs und Ausgangsrechnung automatisch erstellen drucken und archivieren.

Es ist evtl. sinnvoll auch Vorlagen mit dem Typ Gutschrift Debitor Intercompany zu erstellen. Die Gutschriften sind nicht der Teil der hier beschriebenen Funktionalität. Es ist aber möglich eine Gutschrift über den Rechtsklick auf die Ausgangsrechnung in der Faktura zu erstellen. Dafür ist eine Vorlage mit dem Typ Gutschrift Debitor Intercompany erforderlich.

Beleg-Platzhalter für die Rechnungs-Vorlage

Für die Rechnungsvorlage wurde ein neuer Platzhalter implementiert: BelegEingangsrechnung. Fügen Sie bitte diesen Platzhalter in die Standardvorlagen für Intercompany-Rechnungen ein. Beim Generieren der Rechnungen wird dieser Platzhalter in der Eingangsrechnung der Gesellschaft B mit der entsprechenden Belegnummer ersetzt. In der Ausgangsrechnung wird dieser Platzhalter leer bleiben. Da es sich tatsächlich in Gesellschaft A und Gesellschaft B um die gleiche Rechnung handelt, wird dadurch lediglich simuliert, dass Beleg nur bei der Eingangsrechnung erstellt wird.

Intercompany-Rechnungen erstellen

Erstellung einer Intercompany-Rechnung durch Weiterleitung einer Eingangsrechnung

Nach dem Eingang der Rechnung des externen Handwerkers bei der Gesellschaft A tragen Sie bitte die Daten wie üblich im Modul Dialogbuchhaltung in die Maske von GVC 701 ein und erstellen Sie die Kontierungen. Die F5-Funktion zum Setzen des letzten Wertes im jeweiligen Feld steht wie in der Dialogbuchhaltung zur Verfügung. Über den Rechtsklick auf die Kontierung starten Sie die Maske Intercompany-Weiterbelastung.

Der Dialog ist in drei Bereiche unterteilt:

1. Kontierung wiederholt die Daten der angeklickten Kontierung und dient nur der Information
2. Intercompany Weiterbelastung-Ausgangsrechnung – In diesem Bereich werden die Daten eingegeben, die für Erstellung und Buchung der Ausgangsrechnung an die Gesellschaft B (Rechnung an den Debitor) benötigt sind.
3. Intercompany Weiterbelastung-Eingangsrechnung - In diesem Bereich werden die Daten eingegeben, die für Erstellung und Buchung der Eingangsrechnung für die Gesellschaft B (Rechnung vom Kreditor) benötigt sind. Dieser Bereich wird nur nach der Eingabe der Debitorennummer im Bereich zwei sichtbar. Hat dieser Debitor eine FIBU-Nummer innerhalb von iX-Haus, dann wird die Maske um den Bereich der Eingangsrechnung erweitert. Hat der eingegebene Debitor eine FIBU außerhalb von iX-Haus (Gesellschaft B ist eine externe Gesellschaft), dann bleibt die Maske unverändert und der Bereich der Eingangsrechnung wird nicht angezeigt. Die Eingangsrechnung für die Gesellschaft B wird in diesem Fall nicht erstellt.

Buchungs-Aufteilungsregel

Im Modul Kataloge können Aufteilungsregeln definiert werden. Mit den Aufteilungsregeln können die Kontierungen bei der Eingabe der Intercompany-Daten prozentual aufgeteilt werden. Über den Kontextmenüpunkt Intercompany-Weiterbelastung mit Aufteilung können die Kontierungen prozentual aufgeteilt werden. Die neu angelegten Kontierungen werden je nach Aufteilungsregel direkt mit Intercompany-Wenn der Menüpunkt Intercompany-Weiterbelastung mit Aufteilung ausgewählt wird, werden die passenden Aufteilungsregel zur Auswahl angeboten.

Die Buchungs-Aufteilungsregel enthält folgende Informationen:

Erstellung Intercompany-Ausgangsrechnung in Faktura

Wenn die Zielbuchhaltung von Debitoren-Ausgangsrechnungen im Modul Faktura in iX-Haus geführt wird, können die Debitoren-Ausgangsrechnungen als Intercompany-Rechnungen definiert werden und direkt als Eingangsrechnung in die Zielbuchhaltung gebucht werden. Die Intercompany-Daten werden per Rechtsklick auf die Kontierung und bei Auswahl des Menüpunkts Intercompany-Weiterbelastung eingegeben.

Der Dialog ist in zwei Bereiche unterteilt:

1. Kontierung: zeigt die Daten der ausgewählten Kontierung an und dient nur der Information.
2. Intercompany Weiterbelastung-Eingangsrechnung: In diesem Bereich werden die Daten eingegeben, die für Erstellung und Buchung der Eingangsrechnung für die Gesellschaft B (Rechnung vom Kreditor) benötigt werden. Die FiBu für die Eingangsrechnung wird automatisch aus der Intercompany-FiBu des Debitors in der Ausgangsrechnung ermittelt. Der Kreditor für die Eingangsrechnung wird automatisch aus der FiBu der Ausgangsrechnung ermittelt und vorbelegt. Der Eingabebereich für die Intercompany – Ausgangsrechnung wird in diesem Fall nicht angezeigt, die Daten werden aus der Ausgangsrechnung übernommen.

Folgende Daten sind einzugeben

Nach der Eingabe der Daten speichern Sie Ihre Eingaben und buchen den GVC-701. Nach der Betätigung der Schaltfläche Buchen erscheint eine Maske Weiterbelastung Definition. Zusätzlich können die Einstellungen für die Intercompany-Rechnungen und Mieterweiterbelastungen aus dem Menü im Modul Faktura definiert werden. Wenn die Verarbeitung im Hintergrundprozess ausgeführt werden soll, wird die Parametermaske beim Buchen nicht angezeigt. Je nach Systemeinstellung ist möglich, hier auszuwählen, welche Prozesse durchgeführt werden sollen. Folgende Prozesse können automatisch ausgeführt werden:

• Ausgangsrechnung generieren in Faktura – bei diesem Vorgang wird eine Ausgangsrechnung in der Faktura erstellt (eine neue Zeile im Modul Faktura/Rechnungen erstellen).
• Faktura Ausgangsrechnung archivieren – bei diesem Vorgang wird die Ausgangsrechnung bei dem Debitor archiviert, der für Gesellschaft B eingerichtet wurde. Das archivierte Dokument können Sie im Kreditorenstamm über Menu iX-Haus plus/iX plus Details anschauen. Die Voraussetzung dafür ist die Existenz der Standardvorlage für Intercompany-Rechnungen.
• Faktura Ausgangsrechnung drucken – die Ausgangsrechnung wird gedruckt, vorausgesetzt dass die Standardvorlage für Intercompany-Rechnungen existiert. Mieter- und Debitoren-Rechnungen können vor dem Druck bearbeitet werden. Dies gilt jedoch nur beim Druck über den neuen Serienbrief. Die Funktionalität ist mit der neuen Serienbrief-Funktionalität identisch.
• Eingangsrechnung archivieren – bei diesem Vorgang wird die Eingangsrechnung bei dem Kreditor archiviert, der für Gesellschaft A eingerichtet wurde. Das Archivierte Dokument können Sie im Kreditorenstamm über Menu iX-Haus plus/iX plus Details anschauen. Die Voraussetzung dafür ist die Existenz der Standardvorlage für Intercompany-Rechnungen.
• Eingangsrechnung drucken – die Eingangsrechnung wird gedruckt, vorausgesetzt dass die Standardvorlage für Intercompany-Rechnungen existiert.
• Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung buchen – bei diesem Vorgang wird sowohl Ausgang als auch Eingangsrechnung gedruckt. Zwei neue Buchungen erscheinen dann im Anschluss im Modul Dialogbuchhaltung.

Nach dem Betätigen des OK-Schalters werden ausgewählte Prozesse durchgeführt. Am Ende des Vorgangs wird ein Protokoll angezeigt. In diesem Protokoll können Sie die ausgeführten Aktionen nachverfolgen.

Intercompany-Rechnungen Hintergrundprozess

Die Verarbeitung (Anlage in Faktura, Druck, Archivierung und Buchen) der Intercompany- und Mieterweiterbelastung-Rechnungen kann bequem als Hintergrundprozess durchgeführt werden. Sie sparen dadurch Zeit und können nach dem Buchen der Originalrechnung ohne Unterbrechung mit iX-Haus weiterarbeiten.

Einrichtung des Hintergrundprozesses

Zunächst muss der iX-Haus Scheduler Dienst auf einem zentralen Rechner installiert werden. Detaillierte Anleitung für die Installation des Dienstes finden Sie in der Doku_iX-SchedulerNTService.pdf. Der Hintergrundprozess wird in der Hintergrundprozess-Verwaltung in iX-Haus plus konfiguriert. Dort wird eingestellt, wie oft der Hintergrundprozess ausgeführt werden soll. Der zuständige Hintergrundprozess für die Intercompany- und Mieterweiterbelastung-Rechnung ist der Post-Buchungsprozess. In der Protokollverwaltung in iX-Haus plus kann definiert werden, welche Aktion nach der Bearbeitung einer Intercompany-Rechnung durchgeführt werden soll. Somit können Sie in einem Fehlerfall per Email über die aufgetretenen Fehler informiert werden oder auch wenn die Rechnung erfolgreich bearbeitet worden ist.

Aktivierung des Hintergrundprozesses in iX-Haus

Der Buchung-Hintergrundprozess wird in iX-Haus mit der Systemeinstellung Hintergrundprozess Intercompany/IHB-Weiterbelastung aktiviert. Zusätzlich ist die Einstellung eines Druckers für den Hintergrund-Prozess notwendig. Dieser Drucker kann über die Menüpunkte Intercompany-Parameter definieren und Mieterweiterbelastung-Parameter definieren im Modul Faktura von jedem Benutzer individuell eingestellt werden.