Innerhalb von iX-Haus werden Konten z. B. als Sachkonten, Personenkonten (Hauptbuchhaltung) und Debitoren- und Kreditorenkonten (Nebenbuchhaltung) geführt.

Unter der Bezeichnung Sachkonto werden in iX-Haus die Konten der Hauptbuchhaltung geführt, also Kosten-, Erlös-, Bestands- und Abschlusskonten. Die Kontenpläne der einzelnen Objekte sind unabhängig, d. h. sie werden pro Objekt gespeichert, können aber bei Bedarf von einem Objekt in ein anderes kopiert werden.

Die Sachkonten erhalten eine maximal 6-stellige Nummer. Die erste Ziffer wird zur Identifizierung der Kontenklasse verwendet, weitere Unterscheidungen in Kontengruppen oder Unterkonten werden vom Programm nicht vorgenommen. Eine inhaltliche Bedeutung für Kontenklassen gibt es vom Programm nicht.

Zu jedem Sachkonto werden Auswertungscodierungen für den Buchhaltungs- und Abrechnungsbereich sowie eine Vorbelegung für die Mehrwertsteuerbehandlung im Kontenplan hinterlegt (siehe auch Kontenrahmen).

Hinsichtlich des Kontenrahmens liegen keinerlei Einschränkungen oder Vorgaben vor, daher können Sie jeden beliebigen Kontenrahmen in iX-Haus speichern. Sie können sowohl bekannte Kontenrahmen, wie z. B. SKR03, SKR04, den Kontenrahmen der Wohnungswirtschaft oder auch einen selbst entwickelten Kontenrahmen verwenden. Wichtig ist hier, dass die Struktur des Kontenrahmens auswertungsgerecht ist. Jede Buchhaltung ist wertlos, wenn die Kontenstruktur notwendige Auswertungen nicht ermöglicht.

Bei dem Aufbau der Kontenpläne sind Ihnen die Mitarbeiter der CREM SOLUTIONS in den Organisationsseminaren behilflich. Sie sollten bedenken, dass die Konten gleichzeitig die Bedürfnisse der Wohnungswirtschaft (Betriebskostenabrechnung) und der Finanzbuchhaltung abdecken müssen. In den Kontenplänen der einzelnen Objekte sollten sich daher auch die Besonderheiten des jeweiligen Objektes widerspiegeln.

Neben den Sachkonten verfügt das Programm iX-Haus über einen eigenen Kreis für Personenkonten. Diese Konten sind direkt an die Personen und deren Nummer gebunden. Die Nummer eines Personenkontos entspricht der Nummer der zugehörigen Person. Zur Unterscheidung wird die Personennummer um einen Punkt ergänzt. Ohne die Person gibt es daher auch keine Personenkonten.

Für jede Person werden ein Hauptkonto und eine Reihe von Unterkonten angelegt (z. B. für Haupt- / Miete, Betriebskosten-Vorauszahlung, Abrechnung Vorjahr, …). Mit jedem Unterkonto lassen sich individuelle Erlöskonten, Fälligkeitsmodalitäten und Beträge verbinden. Die Unterkonten unterscheiden sich vom Hauptkonto durch eine oder mehrere Ziffern nach dem Punkt.

Kreditoren und Debitoren bilden den dritten Kontenkreis in iX-Haus mit fünfstelligen numerischen Kontonummern. Sie sind ausschließlich Stammdaten der Buchhaltung und keine Personen der Immobilienverwaltung. Umgekehrt sind Personen der Immobilienverwaltung keine Debitoren. In diesem Sinne kommen als Debitoren Leistungsempfänger der Objektgesellschaft, also z. B. Eigentümer bei Auftragsverwaltungen, in Frage.

Kreditoren sind typischerweise die Handwerker- und Versorgungsfirmen des Objektes. Die Stammdaten der Debitoren und Kreditoren werden pro Datengruppe gespeichert und können auf Wunsch von einer Datengruppe auf eine andere übernommen werden. Die Trennung zwischen Kreditoren und Debitoren wird vom Administrator im Datengruppenstamm festgelegt. Hauptziel des Kreditorenmoduls ist die automatische beleglose Überweisung sowie die Auftragserteilung im Zusatzmodul der Technischen Objektverwaltung.

Buchungsschlüssel sind automatische Buchungsanweisungen, die für jedes Sach- oder Personenkonto angelegt werden können. Sie verketten Personen- und Sachkonten und führen objektübergreifende Buchungen in verschachtelten Objektstrukturen aus. Das Grundprinzip besteht darin, dass von dem eingehenden Betrag auf einem Konto ein fester Betrag oder ein bestimmter Anteil auf andere Konten weitergebucht wird. Bei der Verwendung von Buchungsschlüsseln sollten Sie in Gruppen mit einem Fibu-Objekt eine ggf. parallel existierende Weiterleitung an das Hauptbuch beachten.

Die Konten sind grundsätzlich mehrwährungsfähig. Innerhalb von iX-Haus werden Sachkonten, Personenkonten (Hauptbuchhaltung) und Debitoren- und Kreditorenkonten (Nebenbuchhaltung) mit dem Währungscode für EURO geführt. Mit dem Sondermodul Fremdwährung können Sie iX-Haus in einer mehrwährungsfähigen Variante mit verschieden Währungen betreiben. Hierzu sind bestimmte Vorgaben und in den Buchungsprozessen und Auswertungen bestimmte Vorgehensweisen zu erfüllen.

Zusätzliche Elemente im Rahmen der Fremdwährungseinrichtung sind Tabellen für Währungen/Kurse, Länderkennzeichen sowie Erweiterungen in der Sollartensystematik, der Mehrwertsteuertabelle sowie in diversen Auswertungslisten. Generell gilt, dass ein Buchungssatz nur eine Währung tragen kann, d. h. es kann im Rahmen einer Euro-Buchung z. B. kein Konto mit Englischen Pfund bebucht werden! Die zusätzlichen Elemente im Rahmen der aktivierten Fremdwährungsfunktion werden jeweils in den relevanten Kapitel ergänzend benannt.

Um zu erreichen, dass die jeweiligen länder- und währungsbezogenen Konten gebucht werden, wird die Kontenzuordnung um die Option erweitert, in bestimmten Bereichen Kontenvorgaben mit Platzhaltern zu definieren, um länderspezifische Kontonummern für die Sachkonten und die MwSt-Konten zu bilden. Die Platzhalter ** werden dann im späteren Verlauf in Abhängigkeit der Buchungswährung durch die jeweilige Landeskennzahl ersetzt.