Über das Menü in der Kommandoleiste stehen erweiterte Funktionen für Consultingzwecke kennwortgeschützt zur Verfügung.

In iX-Haus ist es in bestimmten Fällen sinnvoll, alte Buchungsjahre oder Objekte, die nicht mehr in der Verwaltung sind, aus dem System zu entfernen. Es kann somit eine bessere Übersicht und auch eine bessere Performance des Systems realisiert werden. In iX-Haus im Modul Buchungskreisstamm wurde die Möglichkeit realisiert, beendete Objekte und alte Buchungsjahre aus dem System zu löschen. Bei der Durchführung des Prozesses müssen alle gesetzlichen Bewahrungsfristen für die Daten berücksichtigt werden.

Alte Buchungsjahre löschen

Alte Buchungsjahre können über den Menüpunkt Buchwerk alte Buchungsjahre löschen im Modul Buchungskreisstamm gelöscht werden. Es werden alle Buchungen gelöscht, ausschließlich der offenen Posten, die entweder einen offenen Betrag ausweisen oder zu einem späteren Zeitpunkt ausgeziffert worden sind. Damit wird sichergestellt, dass die Liste der offenen Posten durch das Löschen des Buchwerks nicht verändert wird. Da das Löschen der Buchungsdaten aus unterschiedlichen Gründen erfolgen kann, werden keine Bewahrungsfristen bei der Prüfung berücksichtigt. Eventuelle Bewahrungsfristen für die Buchungen müssen bei der Eingabe des Parameters Bis einschließlich Geschäftsjahr berücksichtigt werden. Es werden folgende Parameter eingegeben:

• Auswahl aus der Übersicht – Sie haben mit dieser Option die Möglichkeit, den Objektbereich in der Übersicht der Objekte per Mehrfachauswahl auszuwählen. Wenn Sie die Option auswählen, wird der selektierte Objektbereich im Feld Objektbereich angezeigt.
• Objektbereich – Der Objektbereich in dem die Buchungen gelöscht werden sollen. Es können nur komplette Hauptbuchungskreise berücksichtigt werden. Der Objektbereich kann dennoch auch Unterobjekte eines Hauptbuchungskreises enthalten, der dazugehörige Hauptbuchungskreis wird automatisch ermittelt. Es werden alle Hauptbuchungskreise und alle dazugehörigen Unterobjekte bei dem Löschvorgang berücksichtigt.
• Bis einschließlich Geschäftsjahr – Es werden alle Buchungen bis einschließlich des eingegebenen Geschäftsjahres berücksichtigt.

Beendete Objekte löschen

Die beendeten Objekte können über den Menüpunkt Beendete Objekte löschen im Modul Buchungskreisstamm gelöscht werden. Die Objekte können nur dann gelöscht werden, wenn sie nicht bebucht sind. Wenn die beendeten Objekte bis zu einem bestimmten Jahr bebucht wurden und die Bewahrungsfrist für die Buchungsdaten abgelaufen ist, kann das Buchwerk über den Menüpunkt alte Buchungsjahre löschen gelöscht werden. Es werden folgende Parameter eingegeben:

• Auswahl aus der Übersicht – Sie haben mit dieser Option die Möglichkeit, den Objektbereich in der Übersicht der Objekte per Mehrfachauswahl auszuwählen. Wenn Sie die Option auswählen, wird der selektierte Objektbereich im Feld Objektbereich angezeigt.
• Objektbereich – Der Objektbereich der zu löschenden Objekte.
• Verwaltungsende bis – Die Alt-Objekte werden anhand des eingegebenen Verwaltungsendes ermittelt. Es werden nur komplette Hauptbuchungskreise mit allen Unterobjekten gelöscht, wenn alle Objekte die Kriterien erfüllen.
• Simulation – Hiermit wird gesteuert, ob eine Simulation durchgeführt wird und ein Protokoll der zu löschenden Objekte erstellt wird. Es wird dabei auch geprüft, ob alle Objekte die Löschkriterien erfüllen.

Buchungen löschen ist passwortgeschützt und somit nur verfügbar, wenn die erweiterten Funktionen freigeschaltet wurden. Das erforderliche Passwort hierzu erhalten Sie auf Anfrage beim Support oder die Einstellung wird durch einen Consultant der CREM SOLUTIONS vorgenommen.

Die Kontextmenüfunktion Buchungen löschen erlaubt das Löschen von Buchungen ganzer Jahrgänge oder Buchungen ab einer vorzugenenden Primanota (Buchungsnummer) im aktuell eingestellten Jahr.

Aufruf über die Kontextmenüfunktion der rechten Maustaste. In Abhängigkeit davon, ob Buchungen vorliegen, sind die Funktionen in Buchungskreis ändern ggf. eingeschränkt. Die Funktion Buchungskreis ändern ist passwortgeschützt und somit nur verfügbar, wenn die erweiterten Funktionen freigeschaltet wurden. Das erforderliche Passwort hierzu erhalten Sie auf Anfrage beim Support oder die Einstellung wird durch einen Consultant der CREM SOLUTIONS vorgenommen.

Aufruf über die Kontextmenüfunktion der rechten Maustaste. Die Funktion Buchungskreis löschen ist passwortgeschützt und somit nur verfügbar, wenn die erweiterten Funktionen freigeschaltet wurden. Das erforderliche Passwort hierzu erhalten Sie auf Anfrage beim Support oder die Einstellung wird durch einen Consultant der CREM SOLUTIONS vorgenommen. Nach Aufruf erfolgt eine Sicherheitsabfrage.

Aufruf über die Kontextmenüfunktion der rechten Maustaste. Die Funktion Buchungsnummern neu vergebenkreis ist passwortgeschützt und somit nur verfügbar, wenn die erweiterten Funktionen freigeschaltet wurden. Das erforderliche Passwort hierzu erhalten Sie auf Anfrage beim Support oder die Einstellung wird durch einen Consultant der CREM SOLUTIONS vorgenommen.

Die Kontextmenüfunktion setzt die vorhandenen Buchungen des gewählten Buchungskreise im aktuell hierzu eingestellten Jahrgang zurück in den Status vorerfasst und bucht diese neu. Hierdurch können neuen Buchungsnummerzuordnungen entstehen und die Buchungen werden anhand des aktuellen Stammdatenbestands (Informationen aus MwSt.-Tabelle, Buchungsschlüssel, Systemeinstellungen, etc.) neu gebucht. Eine Sicherheitsabfrage benennt Buchungskreisnummer und Jahrgang.

Der aktuelle Buchungskreisstamm kann als CSV-Tabelle gespeichert werden. Wenn Sie aus dem Menü in der Kommandoleiste CSV-Export anwählen, wir der Dialog Speichern unter geöffnet. geben Sie hier Pfad und dateinamen an, unter welchem die CSV-Tabelle gespeichert werden soll. Mit Speichern speichern Sie die aktuelle Tabelle für weitere Zwecke, z. Archvierung des aktuellen Zustands, zur Information für einen Buchprüfer, etc. Das Zuückschreiben der Tabelle ist nicht vorgesehen.

Falls Sie im Rahmen einer Steueranpassung einige MwSt.-Tabellen konsolidieren möchten, können Sie dies für die MwSt.-Tabelle der Buchungskreise und entsprechenden Gruppen im Buchungskreisstamm per Mehrfachauswahl durchführen. Die Option Mehrwertsteuertabelle der Gruppe anpassen steuert, ob die Gruppe mit angepasst werden soll, um die neue MwSt.-Tabelle automatisch bei Neuanlage von weiteren Objekten vorzuschlagen.

Ein noch nicht bebuchter Buchungskreis kann als Nebenbuch einem anderen Buchungskreis zugeordnet werden. Diese Kontextmenüfunktion ist passwortgeschützt und somit nur verfügbar, wenn die erweiterten Funktionen freigeschaltet wurden. Das erforderliche Passwort hierzu erhalten Sie auf Anfrage beim Support oder die Einstellung wird durch einen Consultant der CREM SOLUTIONS vorgenommen.

Objekte löschen ist passwortgeschützt und somit nur verfügbar, wenn die erweiterten Funktionen freigeschaltet wurden. Das erforderliche Passwort hierzu erhalten Sie auf Anfrage beim Support oder die Einstellung wird durch einen Consultant der CREM SOLUTIONS vorgenommen.

Auswahl aus der Übersicht	Schalter [ ] Die Auswahl erfolgt über Angabe im nachfolgenden Feld Objektbereich. [X] Die Auswahl erfolgt über die zuvor in der Tabelle markierten Objekte.
Objektbereich	Auswahl F2 öffnet die Objektgruppenauswahl. Das Feld ist passiv und mit markierten Objekten aus der Übersicht vorbelegt, wenn die Auswahl aus Übersicht aktiviert ist.
Alle Objekte außerhalb des	BUG Unvollständiger Feldname/ Funktion?
Simulation	Schalter [X] Es wird nur ein Protokoll ausgegeben, die Löschung wird nur simuliert. [ ] Die Löschung wird durchgeführt und protokolliert.
OK	Schaltfläche
Abbrechen	Schaltfläche
letztes Protokoll	Schaltfläche, es wird das zuletzt erzeugte Protokoll (erneut) angezeigt).

Siehe auch Altdaten löschen Unterabschnitt Beendetes Objekt löschen.

Objektnummern ändern ist passwortgeschützt und somit nur verfügbar, wenn die erweiterten Funktionen freigeschaltet wurden. Das erforderliche Passwort hierzu erhalten Sie auf Anfrage beim Support oder die Einstellung wird durch einen Consultant der CREM SOLUTIONS vorgenommen.

Durch die Änderung der Objektnummer bleibt das Objekt in seiner Gruppe und ändert nur seine Objektnummer. Die hiervon abhängigen Daten werden beim Ändern angepasst. Mit einem Prüflauf stellen Sie sicher, dass die Parameter für Ausgangsobjekt und Zielobjet valide sind (Ausgangsobjekt existent, Zielobjekt nicht existent.

Es öffnet sich der gleichnamige Dialog. Hier werden im Register Objekt-Menü in zwei Spalten die Parameter für die Änderung (oder die Prüfung einer möglichen Änderung) eingetragen. Die zuletzt verwendeten Parameter (Ausgangsobjekt, Zielobjekt) werden angezeigt.

Die Oberfläche von Objektstammdaten kopieren ist selbsterklärend. Mit diesem Modul können Sie auf Basis von Musterobjekten bzw. Kopiervorlagen schnell neue Objekte erstellen bzw. von vorhandenen Objekten Kopien mit den wichtigsten Stammdaten erzeugen.

Im Register Parameter stellen Sie ein, welche Stammdaten kopiert werden sollen. Obligatorisch sind folgende Stammdaten: Objektdaten, Flächenarten, Flächenstamm, Umlagestamm und Anteile, Personenstamm, Verträge, Kautionen, Abrechnungsarten, Abrechnungsparameter und Mietspiegel. Optional können Sie weiterhin kopieren: Sachkonten, WKZ-Definitionen, Dauerbuchungen, Umsatzmietmeldungen und Lastschriften (hierbei mit alter oder mit neu gebildeter Mandatsreferenznummer). Beachten Sie die Datumsabfrage zur Bildung einer Mandatsreferenznummer. Werden alte Mandatsreferenznummern übernommen, wird einen Tag vor dem angegebenen Datum das betroffene Lastschriftmandat im Quellobjekt beendet! Einige Daten sind voneinander abhängig, so können ohne Sachkonten z. B. auch keine Wiederkehrenden Zahlungen und Dauerbuchungen kopiert werden.

Im Objekt-Menü stellen Sie neben dem Ausgangsobjekt eine vorhandene Zielgruppe und die Objektnummer für das noch nicht vorhandene Zielobjekt ein, welches aus den kopierten Objektstammdaten generiert werden soll. Sie können die Anweisung zum Erstellen mehrerer Objekte in mehreren Zeilen eintragen.

Vor dem eigentlichen Kopieren sollten Sie immer erst einen Prüflauf machen! Das Kopieren von Objektstammdaten ist erst möglich, wenn der Prüflauf erfolgreich durchgelaufen ist. In beiden Fällen wird ein Protokoll erzeugt und als Druckvorschau angezeigt. Im Prüflauf wird nach folgenden Abhängigkeiten gesucht und Status im Protokoll ausgegeben:

• Das Ausgangsobjekt muss existieren.
• Die Zielgruppe muss existieren.
• Die Zielobjektnummer darf im iX-Haus nicht existieren.
• Die Zielobjektnummer darf im gesamten Lauf nur einmal vorkommen.
• Das Ausgangsobjekt darf kein Konsolidierungsobjekt sein.
• Der Währungscode muss in Quell- und Zielgruppe gleich sein.
• Das Zielobjekt darf keine FIBU sein. Die ggf. notwendige FIBU-Objektnummer der neuen Gruppe muss vorab manuell angelegt werden.
• Wenn das Ausgangsobjekt ein Hauptbuchungskreis ist und das Zielobjekt ein Unterbuchungskreis ist, dann werden keine WKZs und keine Dauerbuchungen kopiert.

Mit dem Schalter letztes Protokoll können Sie dieses auch zu einem späteren Zeitpunkt abfragen. Das Protokoll listet alle Vorgänge auf, die das Programm beim letzten Lauf durchgeführt hat. Falls Fehler oder Warnungen auftreten, kann man diese im Filter unter Fehler bzw. Warnungen ansehen.

Die Anpassung des Wirtschaftsjahres per Rechtsklick ist im Buchungskreisstamm möglich, solange das Objekt nicht bebucht ist.

Über die Einstellung Wirtschaftsjahr anpassen können die Wirtschaftsjahre der WEG Objekte abweichend von der Gruppeneinstellung gesetzt werden. Die Option steht nur dann zur Verfügung, wenn das Objekt nicht bebucht ist. Sie muss über den Eintrag Erweiterte Funktionen im Kontextmenü (unten im Fenster) aktiviert werden. Das erforderliche Passwort hierzu erhalten Sie auf Anfrage beim Support oder die Einstellung wird durch einen Consultant der CREM SOLUTIONS vorgenommen.