In der Detailansicht einer Raumart gibt es die Möglichkeit, Merkmale aus anderen Raumarten per entsprechendem Symbolschalter zu übernehmen. Über einen Dialog kann eine andere Raumart ausgewählt werden, so dass alle Merkmale dieser Raumart übernommen werden.

In der Listenansicht der Raumarten besteht eine weitere Möglichkeit, Merkmale zu kopieren. Dazu wird zuerst eine Raumart mit Merkmalen ausgewählt und anschließend der Schalter Merkmale kopieren gedrückt. Im letzten Schritt wird eine neue Raumart ausgewählt und mit dem Schalter Merkmale einfügen die Merkmale übertragen.

Das nachträgliche Ändern von Merkmalen, die bereits verwendet werden, ist möglich, kann jedoch zu Datenverlusten führen.

Bei jeder Änderung eines Merkmals werden alle vorhandenen Räume überprüft und angepasst. Beispiel: Wenn die Bezeichnung eines Merkmals geändert wird, wirkt sich der neue Name sofort bei allen Räumen aus. Dabei gehen kein Daten verloren. Auch das Hinzufügen neuer Felder ist ohne Probleme möglich.

Problematisch ist das Löschen von Merkmalen oder das Entfernen oder Umbenennen von Texten in einem Auswahlfeld. Diese Daten werden bei allen vorhandenen Räumen automatisch gelöscht.

Das nachträgliche Hinzufügen von Pflichtfeldern ist möglich, jedoch fehlen dann in allen Räumen die Werte für das neue Feld. In der Listenansicht des Raumbuchs zeigt eine Spalte die Werte der Merkmale an. Für fehlende Pflichtfelder wird hier dann der Text n/a in roter Schriftfarbe angezeigt. Die fehlenden Daten müssen im Anschluss manuell nachgetragen werden.

In der Listenansicht finden sich zwei Methoden zum Kopieren von Räumen:

Mit dem grünen Symbol wird eine einfache Kopie der selektieren Zeile erzeugt. Die interne Nummer wird für die Kopie dabei automatisch neu vergeben. Notizen und Multimediadaten werden nicht kopiert.

Mit dem kleinen Zauberstab wird ein Assistent aufgerufen, mit dem viele Räume automatisch erzeugt werden können. Das Generieren von Massendaten arbeitet optimal, wenn in einem Gebäude viele identische Räume existieren, z. B. wenn bestimmte Räume in jeder Etage genau gleich geschnitten sind.

Im Beispielbild oben werden die drei Räume, die in der oberen Auswahlbox (Kopiere von) selektiert worden sind, als Vorlage verwendet. In der unteren Box (Kopiere nach) sind drei Zielflächen selektiert worden. Mit OK werden 3 * 3 = 9 neue Räume angelegt, hier also für jede Fläche ein Wohn/Schlafzimmer, Bad und Küche generiert. Die Felder für Objekt und Flächen werden passend zu der Auswahl mit Daten versorgt. Die interne Raumnummer wird automatisch vergeben. Die restlichen Felder werden aus der Vorlage kopiert. Welche Daten kopiert werden, kann per Optionen genauer definiert werden. Die Daten der Raumhistorie werden nicht kopiert.

Bei der Kopie der Multimedia Dateien handelt es sich nur um eine flache Kopie. Das heißt, es werden keine neuen Daten auf der Festplatte oder im DMS erzeugt, sondern es wird nur ein Verweis auf die Originaldaten gespeichert.

Es bestehen bei dem angezeigten Assistenten verschieden Varianten. Wenn das Objekt keine Flächen hat, kann statt einer Fläche eingegeben werden, wie oft die Räume kopiert werden sollen. Beim Kopiervorgang müssen die ausgewählten Raumarten zu den restlichen Daten passen. Wenn z. B. eine Raumart ausgewählt wurde, die zwingend eine Flächenangabe benötigt, das ausgewählte Zielobjekt aber keine Flächen hat, wird mit einer Fehlermeldung auf die Problematik hingewiesen.

Die Informationen zu einem Raum können auch aus einer Excel-Datei importiert werden. Da durch die unterschiedlichen Merkmale kein passendes Format für alle Räume besteht, muss jede Raumart separat importiert werden. Für einen Import sind die folgende Schritte notwendig:

1. Importmodul öffnen über die Menüeinträge iX-Haus Import > Raumbuch-Import.
2. Raumart auswählen.
3. Per Schalter Excel Vorlage erstellen eine leere Excel Vorlage generieren. In dem angezeigten Dialog kann ausgewählt werden, welche Spalten mit der Vorlage importiert werden sollen. Tipp: Wenn mnur eine Zeile für die Raummaße angelegt werden soll, sind die fünf möglichen Zeilen nicht notwendig und die Spalten mit (2) bis (5) im Namen können deaktiviert werden. Wenn das Datum Gültig ab deaktiviert wird, werden alle Werte mit der gleichen Nummer ebenfalls nicht berücksichtigt.
4. Nach dem Befüllen der Excel-Datei mit Werten die Datei per Schalter Datei importieren einlesen. Nach einer Vorabprüfung der Daten werden diese importiert.

In der Detailansicht Raumbuch können alle Daten für einzelne Räume erfasst werden. Neben den Rauminformationen können auch Notizen, Multimedia-Dateien und Termine abgespeichert werden.

Register Raumbuch

Auf der rechten Seite des Registers Raumbuch kann optional ein Bild angezeigt werden. Angezeigt werden die im Register Multimedia zur Ansicht freigegeben Bilder. Die Anzeigefunktion wird dort im Kontextmenu aktiviert (> In Detailansicht anzeigen).

Register Raummaße

Die Größe eines Raums kann zeitabhängig gespeichert werden, daher existiert für die Raummaße eine Untertabelle im Register Raummaße.

Infobereich

Im Infobereich oberhalb der Register werden allgemeine Daten zum aktuellen Raum angezeigt. Besonders hervorzuheben ist hierbei Folgendes:

Im ersten Block in der Zeile Raumbezeichnung wird eine Nummer bestehend aus drei Abschnitten angezeigt. Diese eindeutige Nummer heißt Raumindex und ist eine Kombination aus Objektnummer + Flächennummer + interner Raumnummer. Bei Räumen, die keiner Fläche zugeordnet worden sind, besteht der Raumindex aus Objektnummer und interner Raumnummer.

Auf der rechten Seite des Blocks sind Daten zur zugeordneten Fläche angezeigt. Der Wert Anzahl Räume (Flächenbezug) gibt den Wert der Anzahl der Räume wieder. Die Summe der Bruttofläche dieser Räume wird in der zweiten Zeile angezeigt. Und in der dritten Zeile ist die Größe der Fläche. Im besten Fall stimmt die Summe der Raumgrößen mit der Größe der Fläche überein. Wenn die Werte nicht übereinstimmen, könnte das ein Hinweis auf fehlerhafte Daten oder eine Abweichung zwischen Aufmaßfläche und vertraglich vereinbarter Fläche sein.

Vor dem Anlegen der ersten Räume müssen Raumarten definiert werden. Eine Raumart steuert die Flächenzuordnung und ob die Erfassung von Raummaßen möglich sein soll. Darüber hinaus können hier Merkmale zu Räumen angelegt werden.

Dieser Dialog dient zur Definition von Merkmalen.

Im Navigationsmenü findet sich eine spezielle Ansicht für die Merkmale. In dieser Ansicht wird jedes einzelne Merkmal in einer separaten Zeile angezeigt. Damit ist es mit dieser Ansicht sehr gut möglich, gezielt nach bestimmten Merkmalwerten zu filtern. Bei einem Doppelklick auf eine Zeile wird die Detailansicht des entsprechenden Raumbuchs angezeigt.

Für Schriftverkehr aus dem Raumbuch pflegen Sie Vorlagen Textvorlagen vom Typ Raum (iX-Haus plus Raumbuch) im Vorlagenmanager alternativ zur internen Texterfassung. Dazu muss unter Fachadministration ⇒ System ⇒ Systemeinstellungen Datenbank in der Systemeinstellung AktiviereNeuenSerienbrief das Modul ix+ Raumbuch aktiviert sein.