iX-Wiki

In der Kommandomenüleiste finden Sie neben den standardisierten Bestandteilen wie Blättern zu nächstem oder vorherigem Datensatz, Suchen, Übersicht und Neuen Datensatz anlegen je nach Einrichtung weitere Schaltflächen, welche adminsitrativ entweder durch Scripting-Menü s. Scriptmenue-Editor oder durch Systemeinstellungen (im Abschnitt Mieterstammblatt) eingestellt werden.

Der Schalter Menü in der Kommandoleiste bietet diverse Funktionen, welche sich auf die Daten im Personenstamm beziehen. Die Kommandoleiste kann über das Fenster-Menü oben im iX-Haus-Fensterrahmen ein- oder ausgeschaltet werden.

• Personennr. ändern
• Letzte Restantennr. ändern
• kompakte Vertragsanlage (s. Vertragwechsel)
• kompakte Kautionsanlage
• Vertragswechsel: Vertragswechsel, Vertrag beginnen, Vertrag beenden
• Ratenvereinbarung anlegen
• Vier-Augen-Prinzip: Gesamtübersicht anzeigen, Veränderungsblatt drucken, Veränderungsblatt anzeigen, Person freigeben
• Wohnungskataster
• Person löschen (s. Personen)
• Storno 1. Restant (s. Vertragswechsel stornieren)
• m²-Umlageschlüssel
• Personenkonten erzeugen
• Allg. Brief drucken

Die nachfolgend aufgeführten Listen dokumentieren die in der Personenverwaltung hinterlegten Daten: 1002 Personen incl. Sollbeträge
1003 Personendaten komplett
1005 Personen incl. Sollb. Summen
1006 Personen qm-Sollbeträge
1009 Personen incl. Sollbeträge A3

Etliche andere Listen oder Berichte nutzen Personendaten als Teilinformation.

Ist das Vier-Augen-Prinzip aktiviert, kann in dem Register 4-AP-Freigabe die Anzeige und Freigabe von gesperrten Personendatensätzen erfolgen.

• Falls das Rücksetzen einer Datenänderung möglich ist, kann dies mit der Kontextmenüfunktion Änderungen rückgängig machen der rechten Maustaste ausgeführt werden.
• In der tabellarischen Übersicht können Sie per Suchbegriff und Schalter Suche nach bestimmten Datensätzen suchen.
• Der Feldlfilter schränkt die Datenmenge auf Datensätze ein, deren 4-AP-Merkmal durch Änderung im angegebenen Feld erfolgte.
• Nur Einträge mit Freigaberechten filtert die Anzeige auf jene Datensätze, die Sie als Anwender auf freigeben dürfen.

Ist das Vier-Augen-Prinzip aktiviert, kann in dem Register 4-AP-Historie die Anzeige wieder freigegebenen Personendatensätzen erfolgen.

• Falls das Rücksetzen einer Datenänderung möglich ist, kann dies mit der Kontextmenüfunktion Änderungen rückgängig machen der rechten Maustaste ausgeführt werden.
• In der tabellarischen Übersicht können Sie per Suchbegriff und Schalter Suche nach bestimmten Datensätzen suchen.
• Der Feldlfilter schränkt die Datenmenge auf Datensätze ein, deren 4-AP-Merkmal durch Änderung im angegebenen Feld erfolgte.
• Nur Einträge mit Freigaberechten filtert die Anzeige auf jene Datensätze, die Sie als Anwender auf freigeben durften.

Zugang: Stammdaten > Personenstamm > Register Anschrift

Zugang: Stammdaten > Personenstamm > Register Bonität Sofern die dazugehörige Lizenz zur Schnittstee msp Bonitätsauskunft aktiviert ist, kann hier eine Bonitätsanfrage an eine Auskunftei angelegt werden. Sie Ausführung von Bonitätsabfragen ist kostenpflichtig und daher bestimmten Benutzern vorbehalten. Als Ergebnis erhält man zu abgefragten Person ein Rating der Auskunftei, zu welcher man dann noch eine Bbemerkung einfügen kann. Ohne Angabe einer Auskunftei ist ein Eintrag nicht möglich. Informationen zum erwerb des Bonitätsmoduls erhalten Sie auf Anfrage vom Vertrieb der CREM SOLUTIONS. s. auch doku_gfi_bonität.pdf im Doku-Verzeichnis.

Per Systemeinstellungen TabBonitaet kann konfiguriert werden, ob dieses Register angezeigt wird (s. a. Systemeinstellung FeldBonitaet).

Zugang: Stammdaten > Personenstamm > Register DB-Historie

Hier erhalten Sie nach einer Aktualisierungsabfrage eine Übersicht über die Veränderungen im Modul Personenstamm. Der Zeitfilter für diese Abfrage ist standardmäßig auf die letzten 14 Tage voreingestellt. Diese Vorgabe kann geändert und in einer Systemeinstellung angepasst werden. Mit Aktualisieren starten Sie die Abfrage auf Datenänderungen.

• In der tabellarischen Übersicht können Sie per Suchbegriff und Schalter Suche nach bestimmten Datensätzen suchen.
• Falls das Rücksetzen einer Datenänderung möglich ist, kann dies mit der Kontextmenüfunktion Änderungen rückgängig machen der rechten Maustaste ausgeführt werden.

Mittels der Maske Einzugsermächtigung im Personenstamm können Sie für eine Person ein inländisches Lastschriftverfahren festlegen. Dieses gilt für alle zu einer Person angelegten Flächen. Um eine bestimmte Fläche oder mehrere Flächen einer Person von diesem Lastschriftverfahren auszuschließen, muss für diese Flächen im Vertragsmanagement die Einzugsermächtigung gesondert entzogen werden.

Zugang: Stammdaten > Personenstamm > Register Key Account

Dieses Register wird nur nach entsprechender Freischaltung in den Systemeinstellungen eingeblendet. Hier definieren Sie, ob und ab wann die Person als Key Account geführt werden soll. Hierzu muss mindestens ein Kriterium hinterlegt werden, z. B. 1=sehr wichtig 2=wichtig etc. Man diese Kriterien dann auswerten. Die Key Account-Kriterien werden über die Systemprogramme definiert. Key Account Personen werden als verwaltungstechnisch wichtige Personen betrachtet. Gerade bei Key Account Mietern wird meist eine besonders schnelle Problembehebung angestrebt, daher zeigen wir diese in iX-Haus plus für die Dauer bis zum Abschluss einer Meldung direkt an. Auch die Flächenbestandsliste kann auf Key Account-Mieter filtern. So haben Sie immer einen schnellen Überblick. Im Listgenerator ist der Status mit PerKeyAccount abrufbar und kann z. B. als Selektionskriterium eingesetzt werden. (Rückgabewert 0 = kein Key Account).

Eine Übersicht über die Veränderung des Status ist über die Key Account History möglich. Hierzu wählen Sie ein Änderungsdatum aus und erhalten die Änderungen, die zu diesem historischen Zeitpunkt erfolgten. Mit dem Eingabefeld Key Account können Sie eine Nummer vorgeben, auf welche Key Accounts gesucht werden soll. Mit Datum Ab schränken Sie die Suche datumstechnisch ein.

Zugang: Stammdaten > Personenstamm > Register Konten

Wählen Sie im Personenstamm den Registereintrag Konten, um Einsicht in die Konten der jeweiligen Personen zu gelangen. Sie erhalten eine Übersicht zu Kontonummer, -bezeichnung, Sollbetrag (netto), Sollbetrag brutto und Saldo. Unterhalb der Ansicht wird die aktuelle Sollbetragsinformation aller Konten summiert angezeigt (Total aktuelle Sollbeträge).

Filter

Die Anzeige der Daten kann durch Filter eingeschränkt werden:

• Konten mit Umsatz
• Konten mit Saldo
• Alle Konten

Die Auswahl der Filter ist auch für Anwender mit Inforecht zulässig.

Jahrgang

Auswahl des Buchungsjahrgangs, aus welchem die Kontodaten ermittelt werden sollen.

Spalten der Ansicht im Register Konten

Über Doppelklick bzw. die Auswahl mit der rechten Maustaste haben Sie die Möglichkeit, die Kontoauszüge der einzelnen Konten einzusehen. Die Ansicht des Kontoauszugs kann mit der Esc-Taste oder über die Schaltfläche Schließen wieder geschlossen werden. Dieser Kontoauszug gibt Ihnen Informationen zu:

Im Personenstamm steht das Register Kontierungsbankenzur Verfügung, um weitere Banken zu pflegen, welche im E-Banking als alternative Banken zur Hauptbankverbindung, über die der Zahlungsverkehr abgewickelt wird, abrufbar sind.

Mittels der Maske Lastschrift im Personenstamm können Sie für eine Person ein SEPA-Lastschriftverfahren festlegen, wenn diese Person IBAN und BIC in den Bankdaten führt. Dieses gilt für alle zu einer Person angelegten Flächen. Um eine bestimmte Fläche oder mehrere Flächen einer Person von diesem Lastschriftverfahren auszuschließen, muss für diese Flächen im Vertragsmanagement die Einzugsermächtigung gesondert entzogen werden.

Notiz 1, 2, 3

Hier können Sie in drei Eingabefeldern frei wählbaren Text für Notizen wie z. B. eine temporäre E-Mailadresse, kurze Gesprächsmemos etc. zur jeweiligen Person eingeben. Die drei Eingabezeilen können über entsprechende Notizplatzhalter ( z. B. $notiz1 , $notiz2 und $notiz3 in ASCII-Schriftstücken) im Schriftverkehr oder Auswertungen (Listgenerator, Excel-Reporting) ausgegeben werden.

Mahnrelevante Bemerkungen

Neben den drei Notizen können Sie Mahnrelevante Bemerkungen eintragen, welche im Mahnwesen genutzt werden können.

Notiz-Schalter der Kommandoleiste

Parallel zu diesen Notizen steht Ihnen in der Kommandoleiste der Schalter Notiz zur Verfügung. Hierüber sind umfangreiche Notizen möglich, welche jedoch nicht über Platzhalter in Dokumenten wiedergegeben werden können. In diesen Notizen können Sie mit dem +Info-Schalter das Kürzel des Mitarbeiters und das aktuelle Datum zur Notiz hinzufügen.

In diesem Register können Sie Ratenvereinbarungen und Stundungen für eine Person anlegen, bearbeiten oder Schreiben erstellen, ohne hierzu in das Buchhaltungsmodul Raten/Stundungsvereinbarungen wechseln zu müssen. Es stehen Ihnen hier die gleichen Funktionalitäten zur Verfügung, nur Buchungskreis und Person sind schon voreingestellt.

Zugang: Stammdaten > Personenstamm > Register Sepa-Status

Hier kann eine Person von inländischer Einzugsermächtigung auf SEPA-Lastschrift umgestellt werden bzw. Daten des Umstellungsprozesses eingesehen werden. Hierzu sind fünf Informationen relevant:

1. Existenz einer Gläubiger-ID (in Objektstammdaten des Hauptbuchhaltungsobjekts, also ggf. im Fibu-Objekt definiert)
2. Vorhandensein von IBAN und BIC (in den Objekbank)
3. Vorhandensein einer gültigen Mandatsreferenznummer
4. vollstängige Angaben zum Umstellungsschreiben (Briefform, Benutzer, Datum, Ort)
5. Vorhandensein von IBAN und BIC (in den Personenstammdaten, Register Übersicht)

Mit dem Schalter Umstellungsschreiben manuell eintragen kann die Position 4 ergänzt werden. Eine Notiz kann für spezifische Hinweise zu dieser Umstellung hinterlegt werden.

In der Regel finden Sie hier nur Hinweise zur historischen SEPA-Umstellung s. a. Doku doku_sepa.pdf im Doku-Verzeichnis. Das Register kann über eine Systemeinstellung ausgeblendet werden.

Zugang: Stammdaten > Personenstamm > Register Soll

Das Register Soll erlaubt die personenabhängige Definition von Forderungen an die Person auf Basis der Personenkonten, welche dem Personentyp der Person zugänglich sind (Personensoll).

In der Regel werden regelmäßige Forderungen auf Basis der Verträge (Vertragssoll) oder individueller Einzelsollbeträge zu einzelnen Vertragsflächen (Einzelsoll) definiert. Das Personensoll erlaubt Ihnen die Solldefinition von Beträgen, welche nicht flächenspezifisch ermittelt werden. Im Personensoll nutzen Sie daher auch keine typischen Kontenklassen für vorauszahlende Vertragssollarten, um logische Überschneidungen mit Vertrags- oder Einzelsoll zu vermeiden. Typischerweise nutzen Sie im Personensoll Sollarten, die im Vertragssoll nicht genutzt werden, z. B. eine KKL Sonstiges.

Die Solldefinition erfolgt als Betrag ab einem Datum und Solltag. Als Datum schlägt iX-Haus das aktuelle Tagesdatum vor. Um diese Definition aufzuheben, die Konstellation jedoch für Recherchezwecke zu erhalten, definieren Sie für die gleiche Sollart eine 0,00 EUR-Forderung zu dem Datum, ab dem dieses Personensoll keine Gültigkeit mehr hat.

Die Personensolldefinitionen können im Excelreporting z. B. über PerAktSoll oder TabPerAktSoll ausgegeben werden. Das Schlüsselwort $Monatssoll(…) verfügt über einen Parameter bzgl. der Auswertung von Sollbeträgen, die nicht monatlich anfallen. Diese können auf alle Monate verteilt werden (=0, Standard), oder nicht (=1). Sollbeträge, die nicht jeden Monat anfallen, können so optional auf alle Monate verteilt betrachtet werden (Quartalszahler usw.). Mehr hierzu ist in den Dokus AllgKontoDef_Module.pdf und AllgKontoDef_Liste.pdf zu finden.

Über das Register Sonstiges können Sie weitere nützliche Informationen verwalten.

*Die individuellen Marker setzen Sie zu eigenen Zwecken, z. B. um bei Auswertungen zusätzliche Filtermerkmale zu nutzen. Sie haben keine Abhängigkeit zu den benannten Merkmalen. Hat eine Person z. B. eine Fläche mit Indexmietvereinbarung, wird der Marker Indexmiete nicht automatisch gesetzt.

Zugang: Stammdaten > Personenstamm > Register Übersicht

Zugang: Stammdaten > Personenstamm > Register Zahlungsverkehr

Hier erhalten Sie eine Übersicht über die aktuellen Kontostammdaten.