Schätzwerte aus dem Budget werden im gesamtwirtschaftsplan anhand Umlageschlüssel auf die beteiligten Flächen verteilt und im Einzelwirtschaftsplan aktuellen Eigentümern (Personen eines WEG-Objekts) zugeordnet. Hieraus können dann Sollbeträge für Vorauszahlungen ermttelt werden. Hierzu stehen diverse Werkzeuge und Arbeitsschritte zur Verfügung. Nachfolgend listen wir diese in einer logischen Reihenfolge, die Ihnen zur Orientierung helfen soll. Wenn Sie mit dem Thema Wirtschaftsplan und Rücklagenbildung in iX-Haus zum ersten Mal zu tun haben und diesen Programmteil dauerhaft einsetzen, empfehlen wir dringend, hierzu eine der angebotenen Schulungen der CREM SOLUTIONS zu diesem Themenbereich zu nutzen. Eine Ersteinrichtung sollte durch Consulting begleitet werden.

• Einrichtung allgemeiner Parameter
  • benötigte Abrechnungsarten pflegen
  • Umlageschlüssel der abzurechnenden Sachkonten pflegen
  • abzurechnende Sachkonten mit Abrechnungsart und US für Wirtschaftsplan koppeln
  • Abrechnungsart im Gesamtwirtschaftsplan zuordnen und Kostenpositionen gliedern
  • Zuordnung von Texten (Briefkopf Gesamtwirtschaftsplan, Briefkopf und Textzuordnungen im Einzelwirtschaftsplan, benötigte Vorlagen pflegen)
  • Festlegung allgemeiner Vorgaben des Einzelwirtschaftsplans im Register Register Sonstige Parameter
• Einrichtung abrechnungsperiodenspezifischer Parameter im Register Parameter
  • Objekt und Jahrgang einstellen
  • Abrechnungskreis (Flächen und Periode) einstellen
  • Vorgaben bzgl. neuer Vorauszahlungen (Datum) einstellen
  • Kontrolle Abstimmarbeiten: Nutzen Sie die Kontrolllisten, um Abweichungen oder fehlende Zuordnungen zu erkennen.
  • Ausnahmen kontrollieren und definieren
  • In Abhängigkeit der Kontrollergebnisse Korrektur von Vetragsdaten, Sachkontenparameter, Umlageschlüssel
• Druck & Archivierung
  • Druck eines Testdokuments (z. B. in PDF) ohne Archivierung
  • Ausdruck für die Empfänger ggf. mit Archivierung
  • eine ggf. entstandene Nachberechnung buchen
  • Übernahme der Sollbeträge

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt aus.
2. Sie müssen sich in dem Jahrgang befinden, für den Sie auch den Wirtschaftsplan drucken wollen.
3. Öffnen Sie das Register Parameter des Einzelwirtschaftsplans.
4. Geben Sie die gewünschten Daten ein. Speichern Sie die Eingaben mittels der Funktion Speichern.
5. Wechseln Sie in das Register Sonstige Parameter.
6. Geben Sie dort ebenfalls die gewünschten Daten ein und speichern Sie die Eingaben mittels der Funktion Speichern.

Die Bedeutung der einzelnen Felder in den Registern ist nachfolgend erläutert.

Beim Druck des Einzelwirtschaftsplans wird vor der eigentlichen Abrechnung ein Anschreiben als zusätzliche Seite ausgegeben. Der Text des Anschreibens kann frei definiert werden. Außerdem können sogenannte Textplatzhalter verwendet werden. Diese werden beim Ausdruck durch die konkreten Personendaten ersetzt.

Die Vorlage für Anschreiben kann mit der integrierten iX-Haus Texterfassung als ASCII-Text angelegt werden. Ein ASCII-Mustertext ist als Download verfügbar. Alternativ können hierzu Wordvorlagen aus dem Vorlagenmanager genutzt werden (Texttyp WP).

Neben dem Anschreiben können Sie auch einen Briefkopf für den Wirtschaftsplan definieren (2. Seite).

Verfügbare Textplatzhalter

Für das ASCII-Anschreiben zum Einzelwirtschaftsplan können Sie alle Standard-Textplatzhalter verwenden. Daneben stehen Ihnen noch die folgenden Platzhalter zur Verfügung:

Beispiel-Anschreiben

Musteranschreiben, welches mit der iX-Haus Texterfassung erstellt wurde. Dargestellt wird hier die Textvorlage mit den Textplatzhaltern (durch Fettdruck gekennzeichnet) und anschließend ein daraus resultierender Ausdruck

Hier finden Sie den ASCII-Mustertext tx4015: Mustertext tx4015

Word-Anschreiben

Für das neue Wordanschreiben stehen Wirtschaftsplan-spezifische Platzhalter mit dem Präfix ewp zur Verfügung, wenn dort der Texttyp für den Einzelwirtschaftsplan freigeschaltet ist. Die Wordvorlagen zum Einzelwirtschaftsplan vom Typ WP bearbeiten Sie dann administrativ im Vorlagenmanager.

NZERG-Block

Der NZERG-Block reagiert auf die Differenz zwischen altem und neuem Gesamtsollbetrag. Die Blöcke werden durch eine in separatem Absatz stehender Titelzeile in [eckigen Klammern] eingeleitet.

[NZERG_PLUS]

Nachfolgender Text wird nur ausgegeben, wenn «EwpGesSollAlt» > «EwpGesSollNeu», die Differenz also rechnerisch einen positiven Betrag annimmt.

[NZERG_MINUS]

Nachfolgender Text wird nur ausgegeben, wenn «EwpGesSollAlt» < «EwpGesSollNeu», die Differenz also rechnerisch einen negativen Betrag annimmt.

[NZERG_NULL]

Nachfolgender Text wird nur ausgegeben, wenn «EwpGesSollAlt» = «EwpGesSollNeu» die Differenz also rechnerisch den Betrag 0,00 annimmt.

[NZERG]

Schaltet den NZERG-Block wieder aus …

Wenn...Dann...-Abfragen

In Word können Sie zudem mit Wenn-Dann-Abfragen arbeiten. Sofern die allgemeinen Dialoge zur Erstellung nicht ausreichen, können Sie in Word mit Alt + F9 in eine Bearbeitungsansicht von Formeln umschalten und so komplexere Formeln generieren. Beispiele:

Die neue Vorauszahlung { MERGEFIELD EwpGesSollNeu } EUR weist gegenüber der alten Vorauszahlung von { MERGEFIELD EwpGesSollAlt } EUR eine { IF { MERGEFIELD EwpGesSollAlt } > { MERGEFIELD EwpGesSollNeu } „Minderung“ „“}{ IF { MERGEFIELD EwpGesSollAlt } < { MERGEFIELD EwpGesSollNeu } „Steigerung“ „“} in Höhe von { MERGEFIELD EwpGesSollDiff } EUR auf.

{ IF { MERGEFIELD EwpGesSollAlt } = { MERGEFIELD EwpGesSollNeu } „ Der neue Wirtschaftsplan ist im Endergebnis gleichbleibend. Eine Anpassung der Gesamtvorauszahlung ist nicht erforderlich.“ „“}{ IF { MERGEFIELD EwpGesSollAlt } > { MERGEFIELD EwpGesSollNeu } „Der neue Wirtschaftsplan weist eine Minderung in Höhe von { MERGEFIELD EwpGesSollDiff} EUR aus.“ „“}{ IF { MERGEFIELD EwpGesSollAlt } < { MERGEFIELD EwpGesSollNeu } „Der neue Wirtschaftsplan weist eine Steigerung in Höhe von { MERGEFIELD EwpGesSollDiff} EUR aus.“ „“}

Sie können einen Briefkopf definieren, der für die Berechnungsseiten verwendet wird. Dieser wird also unabhängig von einem Anschreiben immer mit der Berechnung ausgegeben.

1. Bestätigen Sie Menü.
2. Bestätigen Sie Briefkopf 2. Seite. Der Texteditor öffnet sich.
3. Legen Sie einen Text an oder bearbeiten Sie einen vorhandenen Text. Bestätigen Sie mit OK.

Alternativ können Sie mit den Funktionen Briefkopf als Standard definieren und Briefkopf aus Standard kopieren den vorhandenen Text als Muster speichern bzw. einlesen. So lässt sich ein Briefkopf für Abrechnungen in anderen iX-Haus-Objekten verwenden.Für den Briefkopf können alle Textplatzhalter benutzt werden, die auch für das Anschreiben verfügbar sind und zum Stammdatenbereich gehören (keine berechneten Größen). Zusätzlich stehen Ihnen diese Platzhalter zur Verfügung:

Beispiel für Biefkopf 2. Seite im Einzelwirtschaftsplan:

~1BEinzelwirtschaftsplan~0B                                               $datum
für den Zeitraum $dvon - $dbis
Wohneinheit: $we                                               Seite $senr
__________________________________________________________________________
*
*

Die Differenz zwischen altem und neuen Hausgeld kann vom Programm hiermit automatisch berechnet und gebucht werden.

1. Wählen Sie die Funktion Menü.
2. Wählen Sie die Funktion Buchen der Nachberechnung aus dem Menü der Kommandoleiste.
3. Es öffnet sich das Eingabefenster Nachberechnung.
4. Geben Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie mit Klick auf Drucken. Die Protokollierung erfolgt über Liste 401505: Nachzahlungen Wirtschaftsplan auf dem aktuell eingestellten Drucker. Mit Vorschau erfolgt die Ansicht der Liste am Bildschirm, kann von dort jedoch immer noch ausgedruckt werden. Ist der Schalter Nur Liste drucken aktiv, wird die Nachberechnung nicht gebucht und nur die Liste 401505 ausgegeben.

Der Einzelwirtschaftsplan Fläche kann auf Wunsch archiviert werden. Dabei wird jedes Abrechnungsschreiben, das mit der Funktion Druck erstellt wurde, als Dokument in die iX-Haus-Dokumentenverwaltung aufgenommen, und zwar jeweils zur betroffenen Person.

Damit die Archivierung durchgeführt wird, muss beim Druck der Abrechnungen das Feld Archivieren markiert werden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit der nachträglichen Archivierung. Der Aufruf erfolgt über Menü, Archivieren in der Kommandoleiste. Dadurch wird die jeweils letzte durchgeführte Abrechnung archiviert.

Wir empfehlen, nach der Kontrolle den Einzelwirtschaftsplan für eine Person zu drucken, um auch das Layout und das Anschreiben auf Richtigkeit zu überprüfen. Anschließend drucken Sie für alle Personen. Sie können den Druck des Einzelwirtschaftsplan übrigens jederzeit wiederholen.

1. Wählen Sie den richtigen Drucker über die Funktion Datei, Druckerauswahl in der Menüleiste aus.
2. Wählen Sie die Funktion Druck aus der Kommandoleiste.
3. Geben Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie mit Enter, um zur Vorschau zu gelangen.
   Um den Einzelwirtschaftsplan auszudrucken, wählen Sie Drucken.

Die Einstellungen sollten in der Regel nicht verändert werden. Sie können das Layout des Wirtschaftsplans stark verändern. Fragen Sie ggf. Ihre zuständige Hotline nach weiteren Möglichkeiten der Anpassung. Sie können das Layout des Einzelwirtschaftsplanes an Ihre Anforderungen anpassen. So ist beispielsweise eine optische Trennung von verschiedenen Kostenarten möglich.

1. Bestätigen Sie den Registereintrag Parameter.
2. Aktivieren Sie mit der rechten Maustaste im Eingabebereich der Tabelle Abrechnungsarten das Kontextmenü und wählen Sie Neu. Es öffnet sich das Fenster Abrechnungsarten.
3. Das Layout kann getrennt für jede Abrechnungsart angepasst werden.
4. Bestätigen Sie die gewünschte Abrechnungsart.
5. Wählen Sie die Schaltfläche Ausgabekonten bzw. Einnahmekonten, um die jeweiligen Einstellungen vorzunehmen.
6. Verändern Sie die Gliederung nach Ihren Wünschen. Sie können die Steuercodes zur Textformatierung verwenden (siehe Tabelle inTextlayout). Folgende Parameter stehen Ihnen zusätzlich zur Verfügung:

Nachdem Sie alle Parameter eingetragen haben, erfolgt die erste Kontrolle. Das Programm berechnet gemäß den hinterlegten Parametern den Wirtschaftsplan.

• Wählen Sie den Drucker über die Funktion Datei, Druckerauswahl in der Menüleiste aus.
• Wählen Sie die Funktion Kontrolle aus der Kommandoleiste. Es öffnet sich das Eingabefenster Kontrolle.
• Geben Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie mit OK.

• Im Anschluss an die Berechnung erhalten Sie ein Druckmenü für verschiedene Kontroll-Listen. Wählen Sie über die Radiobuttons eine Liste aus.

Sachkontenliste

Mit der Liste 401501: Prüfliste Sachkonten erhalten Sie einen Überblick über die Planzahlen, welche im Wirtschaftsplan berücksichtigt wurden.

Sie kontrollieren die Schätzwerte / Planzahlen und die richtige Verteilung gemäß Umlageschlüssel.

Sachkonten nach AA

Analog zur Liste 401501: Prüfliste Sachkonten erhalten Sie mit dieser Liste einen Überblick über die Sachkonten, welche im Wirtschaftsplan berücksichtigt wurden, gegliedert nach Abrechnungsarten.

Personenkontenliste

Mit der Liste 401502: Prüfliste Personenkonten erhalten Sie eine Übersicht über die zu zahlenden Monatssollbeträge und Jahresbeträge (neue Hausgelder bzw. neue Rücklagen) der berechneten Personen.

Benutzen Sie die Funktion Übernahme der Sollbeträge, wenn Sie die budgetierten und durch Verteilung ermittelten neuen Sollbeträge in das Vertragsmanagement übernehmen wollen. Falls Sie die automatische Ermittlung und Buchen der Nachberechnung ebenfalls nutzen wollen, müssen Sie diese Nachberechnung vor der Übernahme der Sollbeträge ausführen!

1. Wählen Sie die Funktion Menü.
2. Wählen Sie die Funktion Übernahme der Sollbeträge aus dem Menü.
3. Geben Sie die gewünschten Parameter ein.
4. Bestätigen Sie den Schalter Sollbeträge übernehmen.
   Die Liste 401513: Sollbeträge Wirtschaftsplan wird ausgegeben, je nach Einstellung als Vorschau oder direkt auf dem eingestellten Drucker.

Als Anschreiben für den Einzelwirtschaftsplan können Sie Texte verwenden, die Sie zuvor in der iX-Haus-Texterfassung angelegt haben. Sie können unterschiedliche Texte für Eigentümer mit und ohne Einzugsermächtigung verwenden. Die Zuordnung der Texte erfolgt in den Parametern der Stammmaske (siehe Abschnitt Parameter des Einzelwirtschaftsplans).