Dialoge und Register im Stammdatenmodul Kreditoren/Debitoren
Stammdaten > Kreditoren/Debitoren
In der Hauptansicht wird abhängig von der Systemeinstellung KreditorAb der Datensatz anhand der Nummer als Debitor oder Kreditor tituliert. Die Anzeige wird im Rahmen der Dateneingabe ermittelt.
Wird die Systemeinstellung geändert, wird eine hierdurch ggf. geänderte Zuordnung erst im Rahmen einer Datensatzbearbeitung beim Speichern des Datensatzes aktualisiert! Beachten Sie bei einer Änderung auch den Hinweis in Systemeinstellung Kreditoren/Debitorenstamm.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Nummer | Nummer des Kreditors bzw. Debitors Diese Nummer ist zugleich die allgemeine Konto-Nr. des Kreditors oder Debitors. Allgemein wird diese Nummer als Kreditornummer bezeichnet. Beispiel: 00000 - 69999 DebitorenEine einmal erfasste Nummer kann nicht mehr verändert werden. Debitoren bzw. Kreditoren können jedoch zusammengeführt werden, falls Sie bei der Erfassung eine Dublette erzeugt haben. Die Unterscheidung zwischen Debitoren und Kreditoren erfolgt über Nummernbereiche, die der Administrator mit der Systemeinstellung KreditorAb festlegt. Der Parameter Kreditor ab Nr. wurde mit dem Service Pack 20.16.4 von der Gruppenverwaltung in die Systemeinstellungen verschoben und kennwortgeschützt. Bei einheitlichen Gruppendefinition erfolgt diese Migration automatisch. Bei gruppenspezifisch abweichenden Definitionen erhalten Sie beim Aufruf der Kreditorstammdaten eine Hinweismeldung mit weiteren Informationen. Bis zur ordentlichen Anpassung bleibt dann der Kreditorenstamm gegen Änderungen gesperrt, die Daten werden ausgegraut dargestellt. In der Gruppenverwaltung ist dann das Feld Kreditor ab Nr. noch sichtbar und kann zur Planung der Harmonisierung der Kreditorstrukturen herangezogen werden. Der aktuell zugeordnete Typ ( Kreditor oder Debitor) kann über den Listgenerator mit der Variable KreTyp abgefragt werden. In Maskenbereichsangaben oder spezifischen Menüpunkten des Vier-Augen-Prinzips finden Sie auch den Hinweis, obe es sich beim aktuellen Datensatz um einen Debitor oder einen Kreditor handelt. In iX-Haus plus können Sie unter Kreditorem/Debitoren plus im Grid die Spalte Typ auswerten. Von hier aus können Sie direkt in den Datensatz eines Kreditors/Debitors nach X-Haus wechseln. |
Partnernummer | Ist die Partnerverwaltung aktiv, wird hier die zugeordnete Partnernummer aus der Partnerverwaltung angezeigt. In der Partnerverwaltung werden die Typen Debitor und Kreditor über die Rolle differenziert. |
Gewerk | Gewerk Gewerk / Branche des Kreditors, Debitors. Beispiele: ElektroDas gewünschte Gewerk kann mit F2 oder mittels der Schaltfläche aus einem Auswahlfenster gewählt werden.Zum administrativen Anlegen neuer Gewerke nutzen Sie den entsprechenden Katalog Gewerke (siehe auch Abschnitt Gewerke bearbeiten).Kreditoren, die einem Gewerk von Typ Verwalter zugeordnet sind, werden auch automatisch als Verwalter gekennzeichnet. Benutzer-Verwalter können bei aktivierten Systemeinstellungen andere Verwalter-Kreditoren nicht sehen und ihren Verwalter-Kreditor nicht ändern. (s. Fremdverwalter im Rahmen des Komfortpakets.) |
Zugang: Stammdaten > Kreditoren/Debitoren
Nur relevant, wenn das Zusatzmodul Vier-Augen-Prinzip für Kreditoren/Debitoren eingerichtet ist. Die Ansicht kann durch Filter (Zeitfilter, Suchbegriff, Feld-Filter sowie die Beschränkung Nur Einträge mit Freigaberechten) eingeschränkt werden. In dem Grid können über Kontextmenüfunktion der rechten Maustaste die 4-AP-Funktionen ausgewählt werden.
Zugang: Stammdaten > Kreditoren/Debitoren
Nur relevant, wenn das Zusatzmodul Vier-Augen-Prinzip für Kreditoren/Debitoren eingerichtet ist. Die Darstellung und Filterung ist identisch mit der aus dem Register 4-AP-Freigabe. Hier werden nur die historisierten Änderungen und Freigaben dargestellt. Ggf. kann hier eine Änderung zurückgesetzt werden.
Zugang: Stammdaten > Kreditoren/Debitoren > Register Bank Regeln
Bank-Regeln definieren je Objektbereich, Kontenbereich und Kostenstellenbereich, mit welcher Kreditor/Debitor-Bank die Rechnungen und Gutschriften bezahlt werden. Die Bank-Regeln sind direkt nach der Erfassung gültig und werden somit auch für bestehende Rechnungen bzw. Gutschriften im Zahlungsverkehr berücksichtigt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Objektbereich | Objekte, für welche diese Definition gelten soll. |
Sachkontenbereich | Sachkonten, für welche diese Definition gelten soll. |
Kostenstellenbereich | Kostenstellen, für welche diese Definition gelten soll. |
Bank zuordnen | Schaltfläche Öffnet den Dialog Kreditor-Bankenauswahl mit den Banken , welche in der Partnerverwaltung zur diesem Debitor/Kreditor hinterlegt sind. |
Bank | Name der ausgewählten Bank |
IBAN | IBAN der ausgewählten Bank |
BIC | BIC der ausgewählten Bank |
Kontoinhaber | Kontoinhaber des Bankkontos |
Feste Vorgabe | Schalter[ ] Die ausgewählte Bankzuordnung wird vorgeschlagen, kann im Einzelfallt jedoch geändert werden. [X] Die ausgewählte Bankzuordnung kann in der Rechnungserfassung nicht geändert werden. |
OK | Schaltfläche zum Bestätigen einer Dateneingabe. |
Abbrechen | Schaltfläche zum Abbrechen einer Dateneingabe. |
Zugang: Stammdaten > Kreditoren/Debitoren
Im Register Kontoauszug kann die Sicht auf die Buchungen zu dem gewählten Kreditor gefiltert werden. Die Darstellung in dem Grid bezieht sich ggf. nur auf das eingestellte Jahr (siehe auch Hinweis im Infotext oberhalb des Grids. Es gibt drei Filtergruppen:
In dem Grid, dessen Spaltenanordnung und Sortierung Sie individuell anpassen können, werden dann die entsprechenden Buchungen auf dem Kreditorenkonto dargestellt.
Unterhalb des Grids werden die Anzahl der Buchungen, der Umsatz im aktuellen Jahr, die Soll- und Haben-Salden sowie der resultierende Saldo benannt.
Sind Belege über ein angeschlossenes Dokumentenmanagementsystem abrufbar, können Sie über das Kontextmenü im Grid zu einem ausgewählten Datensatz eine Basissuche starten. Die startet den Dialog DMS Basissuche (Kreditoren/Debitoren) und bietet Filter auf Zeitraum und Dokumententypen.
Über die Kopierfunktion können markierte Datensätze kopiert werden, z. B. zur weiteren internen Verwendung in einer Tabellenkalkulation.
Mit der Kontextmenüfunktion Mahnausschluss setzen wird bei Debitoren der gleichnamige Dialog geöffnet, wenn mindestens ein OP markiert ist. Hier kann über das Feld Mahnausschluss ein Mahnausschluss gesetzt/entfernt werden. Mahnrelevanten Bemerkungen Debitor (aus dem Register Notizen) werden als Vorschlag angezeigt und können hier auch dem OP zugeordnet bzw. OP-spezifisch gespeichert werden. Bei einer Mehrfachauswahl erhalten alle markierten OPs die selbe mahnrelevante Bemerkung.
Zugang: Stammdaten > Kreditoren/Debitoren
Anrede | Anrede des Kreditors Die Anrede wird im Briefverkehr in der Anschrift verwendet. Beispiele: Herr |
Name 1 | Name 1 des Kreditors In der Regel wird hier der Vor- und Zuname bzw. die Firmenbezeichnung des Kreditors eingetragen. (max. 50 Zeichen, s. Systemeinstellung NameLaenge) Beispiel:Malermeister Hans Fischer Die Systemeinstellung NameLaenge bezieht sich auf die Namensverwendung in der Partnerverwaltung für die Summe der zeichen beider Namensfelder. Die Feldlänge im Personenstamm und Kreditor/Debitorstamm wird nach 30 Zeichen abgeschnitten, damit auch mögliche darauf basierende Auswertungen (Listgenerator, Excel Berichte u.a.) funktionieren. |
Name 2 | Name 2 des Kreditors (max. 50 Zeichen, s. Systemeinstellung NameLaenge) |
Straße | Straße - Anschrift Kreditor |
PLZ+Ort | Postleitzahl und Ort - Anschrift Kreditor |
Telefon 1 | Telefon-Nr. 1 des Kreditors |
Telefon 2 | Telefon-Nr. 2 des Kreditors |
Telefax | Telefax-Nr. des Kreditors |
E-Mail | E-Mail-Adresse des Kreditors (siehe auch Abschnitt E-Mail senden an Kreditoren / Debitoren) |
Kunden-Nr | Kundennummer Unter dieser Nummer führt der Kreditor die Verwaltung. Die Nummer ist in der Regel auf den Rechnungen angegeben. Die Kundennummer kann bei der Rechnungserfassung automatisch übernommen werden (Systemeinstellung notwendig). Objektspezifische Kundennummern werden in der Objektauswahl im Register Firmenzuordnung gepflegt. |
Kunden-Nr Pflicht für Rechnungen | Checkbox[X] Ist eine Kundennummer hinterlegt, muss diese für Rechnungen genutzt werden.[ ] Rechnungen können auch ohne Kundennummer generiert werden. |
Ansprechpartner | Ansprechpartner bei Kreditor |
Stellung | Stellung des Ansprechpartners beim Kreditor |
Ust-ID | Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kreditors |
Fremdsystem-Nr | Fremdsystemnummer des Debitors/Kreditors ggf. ausgeblendet. |
Maskenbereich Sonstiges |
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ZVerkehr AUS | AuswahlNein, Zahlungsverkehr ist aktiv: Der Kreditor kann am automatischen Zahlungsverkehr (Data-Clearing) teilnehmen.Alle anderen Auswahlmöglichkeiten definieren einen Auschluss vom Zahlungsverkehr und der Kreditor wird vom automatischen Zahlungsverkehr (Data-Clearing) ausgenommen. Dieser Eintrag ist identisch mit der Clearing-Auswahl im Rechnungseingang oder den Zahlungsvorschlägen Kreditor, d. h., die offenen Posten des gesperrten Kreditors werden in keinem Fall per Data-Clearing ausgeglichen. Die Einträge zum Ausschluss werden im Katalog Kreditor- Zahlungsverkehr gepflegt. Ein Teil davon ist systemseitig vorgegeben (zugeordnete Bezeichnungen zum IBAN-Namensabgleich: VOP - …), individuelle Einträge sind erlaubt, welche noch mehr Details zum Ausschlussstatus zulassen. |
Auftragssperre | Checkbox☑ Es liegt eine Auftragssperre vor.❒ Der Debitor/Kreditor hat keine Auftragssperre. |
Bu.Sp. | Checkbox❒ Der Kreditor hat keine Buchungssperre. ☑ Der Kreditor kann nicht bebucht werden. - es ist eine Buchungssperre aktiv.Eine Buchungssperre ist z. B. sinnvoll, wenn ein Kreditor irrtümlich doppelt erfasst wurde und für beide Einträge bereits Buchungen vorhanden sind. Setzen Sie in diesem Fall die Sperre für einen der beiden Kreditoren. |
Forderungen | Nr. eines kreditorspezifischen Sachkontos für Forderungen. Normalerweise ist hier keine Eingabe erforderlich. Anstelle des Forderungskontos, das in der Parametereinstellung der Objektauswahl in den Kreditorparametern festgelegt worden ist (siehe Kreditor-/Debitorparameter), kann für diesen Debitor ein anderes, spezielles Forderungskonto verwendet werden, dieses wird dann zum führenden Forderungskonto dieses Debitors. |
Verbindl. | Nr. eines kreditorspezifischen Sachkontos für Verbindlichkeiten Normalerweise ist hier keine Eingabe erforderlich. Anstelle des Verbindlichkeitskontos, das in der Parametereinstellung im Objektstamm festgelegt worden ist, kann hier für diesen Kreditor ein anderes, spezielles Verbindlichkeitskonto definiert werden. Dieses wird dann zum führenden Verbindlichkeitskonto dieses Kreditors, z. B. für Verbindlichkeiten gegenüber Banken (Kreditor ist Kredit gebende Bank) im Rahmen der Hypothekenbuchhaltung. |
Zielbank | Nummer einer kreditorspezifischen Bank aus dem Objekt-Bankenstamm. Über dieses Feld können Sie beim Data-Clearing für einzelne Kreditoren ein spezielles Zielkonto verwenden. |
Lastschrift | Personennummer, auf welcher die Lastschriftdefinition des Debitors gepflegt wird. Voraussetzung ist, dass der Systemparameter DebitorLS aktiv ist (Default). Für Kreditoren ist das Feld inaktiv. |
Intercompany | Auswahl des Hauptbuchungskreises für Intercompany-Beziehung ggf. ausgeblendet. |
Maskenbereich Bauabzugssteuer |
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Finanzamt | Hinterlegung des zuständigen Finanzamts für den Kreditor.F2 oder die Schaltfläche neben dem Feld öffnet eine Auswahl aller Debitoren/Kreditoren.Finanzämter werden als Kreditoren angelegt. Die Eintragungen zu Bauabzugssteuer eines Kreditors bedienen Migrationsdaten. Ab Version 20.13 wird die Bauabzugsteuer nicht automatisch ermittelt! Zur Buchungstechnik wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder nehmen das Consulting der CREM SOLUTIONS in Anspruch. |
Bundesland | Auswahl Die Auswahl des Bundeslandes erfolgt aus dem entsprechenden, vordefinierten Katalog. Das Bundesland wird im Rahmen des EIBE Portal benötigt. Hieraus leitet sich z. B. das Format der Steuernummer ab. Für Sonderfälle gibt es eine 15-stellige Steuernummer. |
Steuernummer | Information zur Steuernummer des Kreditors. Wird z. B. bei der Übermittlung der Bauabzugssteuer an das relevante FA benötigt. Das korrekte Format ist erforderlich bei der Abfrage über das EIBE Portal. |
Freisstellung notwendig | Checkbox, Datum Information zum Vorliegen einer Freistellungsbescheinigung (FSB) mit Gültigkeit bis … Eine Prüfung bei Rechnungserfassung mit GVC 701 in der Dialogbuchhaltung erfolgt nicht. Ob eine ungültige bzw. abgelaufene FSB im Zahlungsverkehr bei Last-/Gutschriften Kreditoren als Hinweis oder als Fehler betrachtet wird, entscheiden Sie über die Systemeinstellung CheckFreistellung im Bereich Zahlungsverkehr, Abschnitt Kreditor der Systemeinstellungen Datenbank. |
Freistellungsbescheinigung | Sicherheitsnummer der Freistellungsbescheinigung (FSB) - erforderlich bei der Abfrage über das EIBE Portal. |
Freistellung gültig bis | Datum Das Datum, bis zu welchem die Freistellungsbescheinigung gültig ist, kann auch über die Schnittstelle zum EIBE-Portal (s. Featurepaket 20.23) aktualisiert werden. Das EIBE-Portal bietet Ihnen die Möglichkeit, das Gültigkeitsdatum einer ausgestellten FSB abzufragen. Die Kommandoleistenmenüfunktion Freistellungsbescheinigung aktualisieren ermöglicht eine direkte Abfrage für den aktuellen Kreditor. In der Kreditoren/Debitoren Auswahl kann Freigabebescheinigung aktualisieren auch für mehrere markierte Kreditoren ausgeführt werden. In iX-Haus plus in den entsprechend erweiterten Ansichten Kreditoren/Debitoren plus sowie in der Rolle Kreditor im Modul Partner können die vorhandenen FSB ggf. per Mehrfachauswahl über das EIBE-Portal aktualisiert werden. Dabei wird ein Protokoll ausgegeben, in dem Fehler, Warnungen und Infos jeweils nach Status und Kreditorennummern aufsteigend sortiert sind. Weiterhin kann die Aktualisierung der FSB als Aufgabe per Scheduler automatisiert werden. Damit der Aufruf dres EIBE Portals funktioniert, müssen Sie in iX-Haus plus unter Schnittstellen in der Schnittstellenadministration die Zugangsdaten zu EIBE hinterlegen. |
Bauleistungserbringer | Der Kreditor wird als Bauleistungserbringer betrachtet, relevant für §13b-Betrachtungen. |
Maskenbereich Zahlungsziele |
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Zahlungsziel 1 | Bedingung für 1. Skontofrist. Anzahl Tage nach Rechnungsdatum, bis zu dem bei Zahlung der unter Skonto genannte Prozentsatz vom Rechnungsbetrag abgezogen werden darf. Die Information wird für die automatische Skontoberechnung verwendet. |
Zahlungsziel 2 | Bedingung für 2. Skontofrist. Anzahl Tage nach Rechnungsdatum, bis zu dem bei Zahlung der unter Skonto genannte Prozentsatz vom Rechnungsbetrag abgezogen werden darf. Die Information wird für die automatische Skontoberechnung verwendet. |
Zahlungsziel 3 | Bedingung für 3. Skontofrist. Anzahl Tage nach Rechnungsdatum, bis zu dem bei Zahlung der unter Skonto genannte Prozentsatz vom Rechnungsbetrag abgezogen werden darf. Die Information wird für die automatische Skontoberechnung verwendet. |
Maskenbereich E-Rechnung |
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Art | Auswahl des Typs einer E-Rechnung. Zur Auswahl stehen Leer (keine Angabe, Standard für historische Debitorstammdaten, für welche noch keine Zuordnung getroffen wurde), Keine E-Rechnung, ZUGFeRD (Standardvorschlag) sowiwe ZUGFeRD ohne UmsatzsteuerIdNr. In Abhängigkeit von der gewählten Art einer E-Rechnung werden beim Erstellen von E-Rechnungen bestimmte Daten vorausgesetzt. Dementsprechend erhalten Sie beim Speichern mit OK Hinweise, wenn diese Daten im Stammblatt noch nicht hinterlegt sind. Der Eintrag kann mit dem lizenzpflichtigen Tool E-Rechnung ready (Komfortprüfung) komfortabel für ganze Objektbereiche gesetzt werden. |
Abweichende E-Mail | E-Mail-Adresse für die Verwendung in der E-Rechnung. |
Maskenbereich Standard-Bankverbindung |
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Länderkennzeichen | F2 oder die Schaltfläche neben dem Feld öffnet ein Auswahlfenster.Das Länderkennzeichen definiert das Format der Bankverbindungsdaten. Dieses Feld ist ggf. ausgeblendet. |
Bankleitzahl | Bankleitzahl des Kreditors. Die Eingabe/Änderung der Bankverbindung kann durch spezielle Rechte eingeschränkt sein! |
BIC | BIC bzw. SWIFT-Code Der BIC kann hier für die Bankverbindung des Kreditors erfasst werden. |
Kontonummer | Kontonummer des Kreditors Die Eingabe/Änderung der Bankverbindung kann durch spezielle Rechte eingeschränkt sein! |
IBAN | Internationale Bankverbindung des Kreditors In der IBAN ist die komplette Bankverbindung kodiert. Die Eingabe/Änderung der Bankverbindung kann durch spezielle Rechte eingeschränkt sein! |
Bankname | Bank des Kreditors. Die Eingabe an dieser Stelle ist zwingend erforderlich, wenn der automatische Zahlungsverkehr (Data-Clearing) durchgeführt werden soll. Die Eingabe/Änderung der Bankverbindung kann durch spezielle Rechte eingeschränkt sein! |
Abw. Inhaber | Name des Kontoinhabers Sofern nicht identisch mit Name des Kreditors, hinterlegen Sie hier den exakten Namen des Kontoinhabers, damit keine Sperrung von Zahlungen aufgrund einer VOP-Prüfung erfolgt. |
Maskenbereich abweichender Rechnungsempfänger |
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abweichender Rechnungsempfänger | Zur Erfassung eines abweichenden Kontoinhabers zur Namensprüfung bei Überweisungen im Zahlungsverkehr (max. 70 Zeichen). Sie können damit bei Bedarf einen vom Namen des Kreditors / Debitors / Mieters abweichenden Kontoinhaber pflegen. So können Sie sich auf die IBAN-Namensprüfung des korrekten Kontoinhabers in den Zahlungsdateien (Verfication of Payment) vorbereiten, welche die Banken ab dem 9. Oktober 2025 vornehmen werden. Im rahmen der Partnerverwaltung öffnet sich das iX-Haus plus Modul Abw. Rechnungsempfänger. |
Maskenbereich Serviceportal |
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Portal-Benutzer | Hier wird eine Info zur Anbindung des Kreditors als Mieterportalnutzer angezeigt. Diese Funktionalität ist abhängig von der Anbindung an ein Mieterportal - vgl. Schnittstelle Mieterportal (casavi). |
Zugang: Stammdaten > Kreditoren/Debitoren
Objektspezifische Kundennummern können hier über das Kontextmenü gepflegt werden (Neu, Ändern Löschen).
Objekt | Objektnummer Ist keine Objektnummer zugeordnet, wird 0000 angezeigt. Die Kundennummer mit Objekt 0000 wird hier nur zur Information angezeigt und kann nicht bearbeitet werden. Es handelt es sich dann um eine übernommene Kundennummer, die gegen Ändern gesperrt sind. |
Objektbezeichnung | Objektbezeichnung Ist keine Objektnummer zugeordnet, wird Kreditoren-/Debitoren-Stamm angezeigt. |
Kundennummer | Kundennummer Eine zuvor im Kreditorenstamm-Register Kreditor/Debitor hinterlegte Kundennummer wird automatisch in das Register Kundennummer übertragen und dort mit der Kennziffer 0000 zugeordnet. Sie ist gegen Anpassung gesperrt. Die Anlage der Kundennummern sollte am Hauptbuchungskreis erfolgen. |
Beschreibung | Beschreibung |
Bemerkung | Erläuternde Bemerkung |
Deaktiv | Checkbox Eine nicht mehr zu verwendende Kundennummer kann mit diesem Schalter deaktiviert werden. Sie bleibt so historisiert, wird aber nicht mehr vorgeschlagen. |
Standard | Checkbox Eine der Kundennummern zu einem Kreditor kann pro Objekt als Standard definiert werden. Sie wird dann in Auswahlen voreingestellt vorgeschlagen. Bei Zuordnung eines Standards wird der ggf. existente Standard-Marker für eine andere Kundennummer im gleichen Objekt entfernt. |
Zugang: Stammdaten > Kreditoren/Debitoren
Das Register wird nur bei entsprechendem Kontext angezeigt. Für eine Lastschrift wird der Debitor an eine Person gekoppelt. Über die Person können dann die erforderlichen Zusatzdaten verwaltet werden, die für die technische Ausübung der Lastschrift benötigt werden, jedoch nicht im Kreditorenstamm verfügbar sind. Sind Lastschriftvereinbarungen vorhanden, werden diese hier in einer Tabelle angezeigt. Die Tabelle ermöglicht die Sortierung über eine Spalte. Über das Kontextmenü der rechten Maustaste stehen folgende Befehle zur Verfügung:
Zugang: Stammdaten > Kreditoren/Debitoren
Notizen | Frei einzutragender Text mit Informationen zum Kreditor. Es stehen drei Notizzeilen zur Verfügung. |
Mahnrelevante Bemerkungen | Für Debitoren können hier entsprechende allgemeine Bemerkungen für das debitorische Mahnwesen hinterlegt werden. Mit dem Schalter Info erzeugen Sie eine neue Bemerkungszeile mit Nutzername und Datumsstempel. Beim Erzeugen eines OP-spezifischen Mahnausschluss wird diese allgemeine mahnrelevante Bemerkung des Debitors vorgeschlagen. |