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Betriebskosten - Optimierte Abrechnung
Was mache ich hier?
Die Berechnung der Betriebskosten wurde optimiert, so dass die Durchführung der Berechnung effizienter und nachvollziehbarer verläuft. Ebenso wurden die möglichen Ausnahmen erweitert und sind nun klarer strukturiert und im Funktionsumfang erweitert.
Wie mache ich es?
Optimierte Abrechnung aktivieren
Um die optimierte Abrechnung zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Die Erweiterung muss für Sie freigeschaltet sein (Stand März 2025).
- Die optimierte Abrechnung wird in der Abrechnungskarte aktiviert, d. h. sie ist pro Jahr und Objekt einstellbar.
Sobald die optimierte Abrechnung aktiviert ist, wird die optimiert Berechnung der Betriebskosten durchgeführt und es stehen Ihnen die erweiterten Ausnahmen zur Verfügung. Die alten Daten bleiben erhalten und können weiterhin eingesehen werden. Außerdem findet sich im Modul Betriebskosten das Register Ausnahmen Neu, in dem die Ausnahmen für die Betriebskosten hinterlegt werden können. In diesem Register sind sämtliche derzeit vorhandenen neuen oder migrierten Ausnahmen aufgelistet. Die Ausnahmen der bisherigen Berechnungslogik können über den Schalter Ausnahmen migrieren in die optimierte Abrechnung überführt werden. Der Schalter Sollpauschalen migrieren übernimmt die im Vertragsmanagement hinterlegten Sollpauschalen in die neuen Ausnahmen. Im Modul Vertragsmanagement wird ebenfalls das Register Ausnahmen Neu angezeigt - eingeschränkt auf die ausgewählte Person. So sind an einer Stelle alle Ausnahmen gebündelt.
Die optimierte Abrechnung enthält eine Drei-Stufenlogik, damit verschiedene Arten von Ausnahmen kombiniert werden können. Es werden zunächst Ausnahmen der Stufe 1 berechnet (z. B. mietfreie Zeit), danach Ausnahmen der Stufe 2 (generelle Ausnahmen für Konten) und zuletzt Ausnahmen der Stufe 3 (z. B. eine Kappung über alle Kostenarten hinweg).
Ausnahmen besitzen ein Beginn- und ein End-Datum. Falls diese leer sind, wird das Datum der Flächenbelegung benutzt.
Die Berechnung kann wie bisher durch den Schalter Kontrolle gestartet werden. Im Folgenden wird zunächst die optimierte Abrechnung angewendet und die Berechnung in der Datenbank gespeichert. Derzeit werden die Abrechnungsergebnisse gespeichert, damit diese korrekt gebucht werden können. Dieser Schritt wird in Zukunft entfallen. Zur Kontrolle können nur Änderungen zur zuletzt durchgeführten Berechnung berechnet werden, was die Berechnung deutlich beschleunigt.
Nach der Berechnung der Daten im Register Ausnahmen Neu oder in der Abrechnungskarte können die Ergebnisse über die Funktion Kosten anzeigen im Kontextmenü als Grid dargestellt und geprüft werden. Nach dem Druck der Abrechnung werden keine Daten in der Abrechnungskarte mehr neu berechnet.
Die Berechnung auf Etat-Basis ist derzeit nicht implementiert. Das Erstellen der Anschreiben funktioniert analog zur bisherigen Berechnungslogik.
Funktionen
Optimierte Abrechnung aktivieren
Führen Sie folgende Schritte aus, um die optimierte Abrechnung zu aktivieren:
- Gehen Sie in das Modul Abrechnungskarte.
- Wählen Sie die Abrechnungskarte(n) aus, für die Sie die optimierte Abrechnung aktivieren möchten. / Oder legen Sie neue an.
- Aktivieren Sie den Schalter
Optimierte Abrechnung. - Speichern Sie die Änderungen.
Ausnahmen migrieren
Führen Sie folgende Schritte aus, um alte Ausnahmen in die optimierte Abrechnung zu überführen:
- Wechseln Sie in das Modul
Betriebskosten. - Wählen Sie die Abrechnungskarte aus, in der die optimierte Abrechnung aktiviert ist.
- Wählen Sie das Register
Ausnahmen Neu. - Klicken Sie auf den Schalter
Ausnahmen migrieren. - Prüfen Sie die migrierten Ausnahmen und speichern Sie die Änderungen.
Beim Migrieren der Ausnahmen werden gleichartige Ausnahmen zusammengefasst. Im Allgemeinen gibt es dann deutlich weniger Ausnahmen als vorher.
Sollpauschalen migrieren
Führen Sie folgende Schritte aus, um die Sollpauschalen in die optimierte Abrechnung zu überführen:
- Wechseln Sie in das Modul
Betriebskosten. - Wählen Sie die Abrechnungskarte aus, in der die optimierte Abrechnung aktiviert ist.
- Wählen Sie das Register
Ausnahmen Neu. - Klicken Sie auf den Schalter
Sollpauschalen migrieren. - Prüfen Sie die migrierten Sollpauschalen und speichern Sie die Änderungen.
Berechnung starten
Führen Sie folgende Schritte aus, um die Berechnung zu starten:
- Wechseln Sie in das Modul
Betriebskosten. - Wählen Sie die Abrechnungskarte aus, in der die optimierte Abrechnung aktiviert ist.
- Klicken Sie auf den Schalter
Kontrolle. - Wählen Sie die Option
Nur Änderungen, falls Sie nur die Änderungen zur letzten Berechnung berechnen möchten. - Prüfen Sie die Berechnungsergebnisse mit Hilfe des Kontextmenüs „Kosten anzeigen“.
Kosten anzeigen
Führen Sie folgende Schritte aus, um die Kosten anzuzeigen:
- Wechseln Sie in das Modul
Betriebskosten. - Wählen Sie die Abrechnungskarte aus, in der die optimierte Abrechnung aktiviert ist.
- Klicken Sie auf das Kontextmenü
Kosten anzeigen. - Prüfen Sie die Kosten im Grid.
Optional können Sie auch im Grid Ausnahmen Neu im Kontextmenü Kosten anzeigen wählen und im Anschluss den Filter auf die Person löschen.
Die Kosten können exportiert werden (Excel, CSV). Der Excel-Export nimmt bei größeren Datenmengen entsprechend Zeit in Anspruch. Zudem besteht hier die Möglichkeit, Einträge zur Neuberechnung zu markieren. Diese werden dann bei der nächsten Berechnung als Änderung betrachtet.
Ausnahmen erfassen
Führen Sie folgende Schritte aus, um Ausnahmen zu erfassen:
- Wechseln Sie in das Modul
Betriebskosten. - Wählen Sie die Abrechnungskarte aus, in der die optimierte Abrechnung aktiviert ist.
- Wählen Sie das Register
Ausnahmen Neu. - Klicken Sie auf den Schalter
Neu. - Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Ausnahme erfassen können.
- Erfassen Sie die Ausnahme und speichern Sie die Änderungen.
Es darf hierbei pro Person/Konto/Fläche/Stufe und Zeitraum nur eine Ausnahme erfasst werden, da sonst die Berechnung nicht funktioniert.
Kontextmenüfunktionen
Das Kontextmenü des Registers Kosten anzeigen beinhaltet folgende Funktionen:
Exportieren | Hierüber können Kosten als Excel- oder CSV-Datei exportiert werden. |
Markieren zum Neuberechnen | Hier können Einträge markiert werden, die bei der nächsten Berechnung als Änderung betrachtet werden sollen. Dabei wird unterschieden, welche Art von Einträge als Änderung markiert werden soll, das Sachkonto, der Umlageanteil oder die Ausnahme. Diese Funktion ist nützlich, falls nicht alle Änderungen erkannt wurden. |
Das Kontextmenü des Registers Ausnahmen Neu beinhaltet folgende Funktionen:
Neu | Hier können Sie eine neue Ausnahme erfassen. |
Ändern | Hier können Sie eine bestehende Ausnahme ändern. Auch hier wird der Dialog zum Erfassen einer Ausnahme geöffnet, es sind nur einige Felder gesperrt. Zudem ist diese Funktion auch durch Doppelklick verfügbar. |
Löschen | Hier können Sie eine Ausnahme löschen. |
Kosten anzeigen | Hier können Sie die Kosten der Ausnahme anzeigen. Es öffnet sich ein Dialog, in dem die Kosten der Ausnahme angezeigt werden. Dabei wird auf die ausgewählte Person gefiltert. |
Bemerkung erfassen | Hier können Sie eine Bemerkung zur Ausnahme erfassen. Diese Funktion ist auch in der Mehrfachauswahl verfügbar, damit Sie die Bemerkung mehrerer Ausnahmen auf einmal ändern können. Im sich öffnenden Textdialog sind sämtliche Platzhalter per Klick verfügbar. |
Interne Bemerkung erfassen | Hier können Sie eine interne Bemerkung zur Ausnahme erfassen. Diese Funktion ist auch in der Mehrfachauswahl verfügbar, damit Sie die interne Bemerkung mehrerer Ausnahmen auf einmal ändern können. |
Ausnahmen kopieren | Kopiert die Daten einer Ausnahme zur Neuanlage einer weiteren Ausnahme. |
Was brauche ich dazu?
Hier finden Sie Beschreibungen zu den Ansichten und Dialogen des Moduls Optimierte Abrechnung.
Register Ausnahme Neu
Im Register Ausnahmen Neu können Sie Ausnahmen erfassen sowie die Aktionen Ausnahmen Migrieren und Sollpauschalen Migrieren ausführen. Bei Auswahl des Menüpunktes Ausnahmen kopieren öffnet sich ein Personenauswahldialog und die ausgewählten Ausnahmen werden auf diese Personen kopiert. Zum Abschluss erscheint ein Protokolldialog, der aufgetretene Fehler/Warnungen/Hinweise darstellt.
Die im Grid angezeigten Daten entsprechen im Wesentlichen den im zugehörigen Dialog erfassten Daten. Hinzu kommt die Spalte Zeitraum: bei Grundlage Umlage ist hier ausgewiesen, ob der Wert monats- oder jahresweise zu interpretieren ist. Es ist weiterhin die Gruppierung nach Person und Stufe sowie die Sortierung nach Person, Stufe und Lfd. Nr. möglich.
Dialog Änderung der Ausnahme
Der Dialog Änderung der Ausnahme: Objekt xy, Person xy, Lfd Nr x dient zur Erfassung neuer Ausnahmen.
| Spalte | Bezeichnung |
|---|---|
Person | Person |
Lfd Nr. | Laufende Nummer; wird vorbelegt; kann manuell angepasst werden. Dient zur Sortierung der Ausnahmen im Druck und muss pro Person eindeutig sein. |
Abrechnungsart | Abrechnungsart der Ausnahme; Pflichtfeld. Ausnahmen über mehrere Abrechnungsarten sind nicht möglich. |
Bezeichnung | Kurzbezeichnung; wird im Abrechnungsdruck immer mit ausgegeben. Sollte die Kurzbezeichnung nicht sprechend sein, kann in der Bemerkung die Ausnahme detaillierter beschrieben werden, z.B. mit Platzhaltern. |
Beginn | Beginn der Ausnahme; wenn leer, dann gilt der Vertragsbeginn. |
Ende | Ende der Ausnahme; wenn leer, dann gilt das Vertragsende. |
Flächen | Flächen, die an der Ausnahme beteiligt sind. Ist das Feld leer, gilt diese Ausnahme für alle Flächen einer Person, auch für Flächen die neu dazukommen. |
Konten | Konten, aus denen die Kosten der Ausnahme berechnet werden. Ist das Feld leer, gelten alle Konten der ausgewählten Person. Es kann bei Pauschalen zudem ein Text eingegeben werden statt einer Auflistung (z. B. „Verwaltungskosten“). Damit wird eine Forderungspauschale dargestellt. Im Grid Kosten erfolgt die Darstellung nach Konto und somit auch nach dem eingegebenen Text. Es empfiehlt sich daher, den Text immer identisch zu wählen, wenn in den Kontrolllisten eine Zusammenfassung (Gesamtkosten) für alle z. B. „Verwaltungskosten“ gewünscht wird. |
Beteiligungskreise berücksichtigen | Kontrollfeld; erlaubt, die Kostenermittlung für die Ausnahme auf Basis von Buchungen auf bestimmte Kostenstellen/Beteiligungskreise einzuschränken. Eine manuelle Eingabe ist bei Berücksichtigung der Beteiligungskreise nicht möglich. Es werden alle Beteiligungskreise der Person (Flächen) angezeigt, für die auch eine Kostenstelle angelegt ist. Besteht kein Bezug zu Kosten, ist immer der komplette Betrag eine Ausnahme. |
Berechnungstyp | Kappung: Es wird maximal der angegebene Betrag berechnet. Pauschale: Es wird immer der angegebene Betrag berechnet. Sollpauschale: Wird nach allen anderen Ausnahmen berechnet. Die Ausnahme ist immer kumuliert und es findet keine Übernahme in die Vorauszahlung statt. Die Grundlage ist KKL und der Betrag 100 (Einheit %). Bestehende Sollpauschalen (angelegt im Vertragsmanagement als Sollart mit Status Pauschale) und Teilpauschalen (angelegt als Kombination von einer Pauschalsollart und einer Ausnahme vom Typ Teilpauschale) werden in diese Ausnahmenart migriert. |
Kumuliert | Kumulierung über Flächen und Konten - ja/nein Die Ausnahme wird einmal auf alle Konten und Flächen angewendet. Wird diese Option gesetzt, wird das Feld Druck in Anlage mit JA vorbelegt und kann ggf. geändert werden. |
Stufe | Stufe der Ausnahme für die Berechnungsreihenfolge. Standard: Stufe 2. Optional: Stufe 1 – Diese Ausnahme wird vor der Stufe 2 berechnet und mindert die Berechnungsgrundlage für die Stufe 2, z. B. BK-freie Zeiten oder BK-Minderungen. Optional: Stufe 3 – Diese Ausnahme wird nach der Stufe 2 berechnet und hat als Grundlage das Ergebnis der Stufe 1 und 2, z. B. eine Kappung über die Gesamtkosten. |
Grundlage | Woraus wird der Wert der Ausnahme ermittelt - Kosten/KKL/Umlageschlüssel. |
KKL | Bei Grundlage KKL stehen hier die Kontoklassen, aus denen der Wert der Ausnahme ermittelt wird. |
KKL Berechnung | Bei Grundlage KKL steht hier, wie der Wert aus den KKL ermittelt wird. Derzeit ist nur Vertragssoll als Modus implementiert. |
Umlageschlüssel | Bei Grundlage Umlage steht hier der Umlageschlüssel aus dem der Wert der Ausnahme ermittelt wird. |
Tag-genau Berechnung | Taggenaue Berechnung - derzeit immer aktiv. |
Betrag | Betrag in Euro oder Prozent. |
Betragsänderung | Option zur Erfassung von Ausnahmebeträgen zu verschiedenen Zeiträumen. Ist die Option gesetzt, kann per Klick/F2-Taste im Feld Betrag eine Auswahl erfolgen. Die Option Betragsänderung ist vorläufig nur für Umlageschlüssel auswählbar. |
Einheit | Einheit des Betrags (Prozent oder Euro) |
Übernahme in BKVZ | Ausnahmen, von denen bekannt ist, dass sie im nächsten Jahr nicht mehr greifen, können hierdurch bei der Berechnung der neuen VZ ausgeschlossen werden. Ist das Kontrollfeld deaktiviert, wird der zur Ausnahme gehörige Teil des Ergebnisses nach der Berechnung der neuen Vorauszahlung abgezogen von dieser. |
Druck in Anlage | Kontrollfeld; wenn dieses Feld gesetzt ist, werden die Kosten der Fläche ohne Berücksichtigung der Ausnahme berechnet und dargestellt. Die Berechnung und Erläuterung der Ausnahme erfolgt in der Anlage im Anhang des Schreibens. Das Ergebnis wird als Gutschrift oder Nachzahlung unterhalb des Gesamtabrechnungsergebnisses angezeigt. Wenn kumulierte Ausnahmen gesetzt sind, wird das Feld mit JA vorbelegt. |
Bemerkung | Bemerkung mit Platzhaltern zur Ausgabe, die Platzhalter können durch Klick ausgewählt werden. Beim Erstellen der Abrechnung ist dazu der Parameter Ausnahmebemerkung drucken = Ja zu setzen. Über den Platzhalter $UmlageGrundlage lässt sich z. B. die Berechnung der Grundlage auf Basis des Umlageschlüssels in der Ausnahmebemerkung darstellen. |
Intern | Bemerkung zum internen Gebrauch. |
Register Kosten anzeigen
Das Register Kosten anzeigen wird unter den Voraussetzungen angezeigt, dass Konten gepflegt und Buchungen durchgeführt sind, in der Abrechnungskarte die neue Berechnungslogik aktiviert ist, sowie dass die Berechnung durchgeführt wurde.
| Spalte | Bezeichnung |
|---|---|
| Objekt | Objektnummer |
| Kontonr. | Sachkontonummer oder Text |
| Kontobezeichnung | Sachkontobezeichnung |
| Konto BT.Kreis | Über die Auswahl der Kontonummer und des Beteiligungskreises ist eine Gruppierung möglich. |
| UML | Umlageschlüsselnummer |
| UML Prozenz | Umlage Prozent; aus dem Sachkontostamm, wenn 1. und 2. Umlageschlüsselnummer eingetragen sind. |
| Uml.Art | Umlage Art |
| Fläche | Fläche |
| Mieter | Mieter |
| Steuer | Steuer |
| Ant Gesamt | Anteil Gesamt des Umlageschlüssels |
| Ant Flächenbelegung | Anteil Flächenbelegung des Umlageschlüssels |
| Ges RE Brutto | Gesamtrechnung Brutto |
| RE Netto | Rechnung Netto |
| Re Vst. | Rechnung Vorsteuer |
| RE NaVst. | Rechnung nicht-Abzugsfähige Vorsteuer (BA30) |
| RE Brutto | Rechnung Brutto |
| RE HNDL | Rechnung HNDL |
| Verteilung der gebuchten Kosten | |
| Leer Netto | Leerstand Netto |
| Leer NaVst | Leerstand nicht-Abzugsfähige Vorsteuer |
| Leer Vst | Leerstand Vorsteuer |
| 1. Aus Netto | Ausnahme der Stufe 1 Netto |
| 1. Aus Vst | Ausnahme der Stufe 1 Vorsteuer |
| 1. Aus NaVst | Ausnahme der Stufe 1 nicht-Abzugsfähige Vorsteuer |
| 2. Aus Netto | Ausnahme der Stufe 2 Netto |
| 2. Aus Vst | Ausnahme der Stufe 2 Vorsteuer |
| 2. Aus NaVst | Ausnahme der Stufe 2 nicht-Abzugsfähige Vorsteuer |
| 3. Aus Netto | Ausnahme der Stufe 3 Netto |
| 3. Aus Vst | Ausnahme der Stufe 3 Vorsteuer |
| 3. Aus NaVst | Ausnahme der Stufe 3 nicht-Abzugsfähige Vorsteuer |
| Aus Netto Gesamt | Summe 1. bis 3. Ausnahme Netto Gesamt |
| Aus Vst Gesamt | Summe 1. bis 3. Ausnahme Vorsteuer Gesamt |
| Aus NaVst Gesamt | Summe 1. bis 3. Ausnahme nicht-Abzugsfähige Vorsteuer Gesamt |
| Verm Netto | Vermieteranteil Netto |
| Verm NaVst | Vermieteranteil nicht-abzugsfähige Vorsteuer |
| Verm Vst | Vermieteranteil Vorsteuer |
| M stpfl Netto | Abrechnungsergebnis Mieter steuerpflichtig Netto |
| M stpfl Vst | Abrechnungsergebnis Mieter steuerpflichtig Vorsteuer |
| M Stpfl HNDL | Abrechnungsergebnis Mieter steuerpflichtig HNDL |
| M stfrei Brutto | Abrechnungsergebnis Mieter steuerfrei Brutto |
| M stfrei NaVst | Abrechnungsergebnis Mieter steuerfrei nicht-Abzugsfähige Vorsteuer |
| M stfrei HNDL | Abrechnungsergebnis Mieter steuerfrei HNDL |
| Gesamt Netto | Gesamt umgelegte Kosten Netto |
| Gesamt NaVst | Gesamt umgelegte nicht-abzugsfähige Vorsteuer |
| Gesamt Vst | Gesamtanteil der Vorsteuer aus den Kosten |
| Gesamt Brutto | Gesamt umgelegte Kosten Brutto |
| Rund Diff Vst | Rundungsdifferenz Vorsteuer |
| Rund Diff Netto | Rundungsdifferenz Netto |
Stammdatenimport
Existiert zu einem Vertrag, der importiert werden soll, eine Abrechnungskarte für ein Objekt mit der Einstellung Optimierte Abrechnung = Ja, dann wird die Meldung „Achtung: Das Objekt verwendet die Optimierte Abrechnung. Ausnahmen können in dieser Konfiguration nicht importiert werden“ ausgegeben.
Als Workaround hierzu stellen Sie in der Abrechnungskarte Optimierte Abrechnung = NEIN ein, importieren dann die Ausnahmen und migrieren diese. Anschließend stellen Sie in der Abrechnungskarte wieder Optimierte Abrechnung = JA ein.