In dem Buchhaltungsmodul Rechnungseingangsbuch werden eingehende Rechnungen vorerfasst und der Status der vorerfassten Rechnungen gesetzt. Solche vorerfassten Rechnungen können durch Setzen des Status zur Buchung übergeben zur Buchhaltung übergeben werden - die Rechnungen werden dann auf Konsistenz geprüft und verbucht. Das Rechnungseingangsbuch ermöglicht Ihnen, eingehende Rechnungen von der Prüfung über die Freigabe bis hin zur Buchung lückenlos zu dokumentieren und Doppelerfassungen zu vermeiden. Hierbei wird das Prinzip einer Vier-Augen-Kontrolle verfolgt. Derselbe Mitarbeiter darf nicht den Status fachlich freigegeben und fachlich bestätigt setzen. Damit wird sichergestellt, dass ein 4-Augen Prinzip gewahrt bleibt und eine Kontrolle durch eine weiteren Mitarbeiter erfolgen kann. In den Systemeinstellungen (s. u.) kann diese Kontrolle ein- bzw. ausgeschaltet werden. Eine vollständige Historie informiert über die Veränderung des Status (wann, von wem). Die Status vorerfasst, fachlich freigegeben sowie fachlich bestätigt sind voneinander abhängig.
In der Dialogbuchhaltung werden im Kontext mit dem Rechnungseingangsbuch auch Prüfungen vorgenommen. Diese Prüfungen sind insofern wichtig, wenn ein erweiterter Benutzerkreis Kreditoren anlegt oder Rechnungen erfasst und damit das Risiko einer Doppelerfassung steigt: Prüfung und Ablehnung von zu einem Kreditor doppelt erfassten Rechnungsnummern sowie Prüfung und Warnung von zu einem Kreditor erfassten Rechnungen mit demselben Betrag.
Per Rechtsklick in der Übersicht und über die Menü-Schaltfläche in der Rechnungsmaske des Rechnungseingangsbuchs können Sie Funktionen aufrufen und alle damit verbundenen Aktionen ausführen, wie sie auch in den Modulen Dialogbuchhaltung und Kontoauszüge im Kontextmenü zur Verfügung stehen.
Die Anzeige der Buchungen im Grid kann über selbstdefinierte Filter gesteuert werden. Über die Zuordnung zu einer Filtergruppe werden die Filter allgemein oder benutzerspezifisch definiert. Jeder Benutzer kann einen Filter als Standardfilter definieren, der beim Start des Moduls angewendet wird. Wenn kein Standardfilter definiert wurde, werden die letzten zehn Rechnungen bzw. Gutschriften angezeigt. Die Auswahl einer Objektgruppe erlaubt zusätzliche Filterung.
Hier finden Sie schrittweise Anleitungen zu allen modulspezifischen Prozessen und Funktionen.
Vorhandene Eingangsrechnungen können auch geändert oder als Muster für neue Eingangsrechnungen kopiert werden. Verwenden Sie hierzu im Grid die entsprechenden Kontextmenübefehle der rechten Maustaste. Standardmäßig darf jede Rechnung nur von dem Benutzer geändert werden, der den aktuellen Status der Rechnung gesetzt hat. Per Systemeinstellung lassen sich Benutzer definieren, die von dieser Regel ausgeschlossen werden, wie z. B. Benutzer, die für den Rechnungsimport aus einem Fremdsystem angelegt werden. Die betreffenden Rechnungen können dann von allen Benutzern gespeichert werden. Eingestellt wird dies administrativ über die Systemeinstellung SpeichernBenutzerListe.
Für Rechnungen, die mit Auftrag gebucht sind, kann per Rechtsklick der Rechnungstyp des Auftrags geändert werden. Somit können z. B. schlussgerechnete Aufträge auf Teilrechnung umgestellt werden und stehen damit für weitere Buchungen zur Verfügung. Diese Änderungsmöglichkeit steht auch in der Dialogbuchhaltung, den Kontoauszügen und in den Zahlungsvorschlägen im Zahlungsverkehr zur Verfügung.
Pflichtfelder für vorerfasste Rechnungen:
Nach Auswahl einer vorerfassten Rechnung in der Übersicht wird diese im Detail über das Register Grunddaten angezeigt und bearbeitet. Zur Vorerfassung neuer Eingangsrechnungen können Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste, Neu), den Menüschalter Neuen Datensatz erzeugen oder die Tastenkombination Strg + N verwenden:
Geben Sie in dem Register Grunddaten die erforderlichen Informationen zur Erfassung einer Eingangsrechnung ein. Über das Feld Modul steuern Sie die Art der Erfassung.
Die Eingabe erfolgt bei Auswahl von Modul Dialogbuchhaltung analog zu einer Eingabe einer Eingangsrechnung in der Dialogbuchhaltung über den GVC 701 mit der Ausnahme, dass für die Vorerfassung eine interne Rechnungsnummer automatisch vergeben wird, da eine 'echte' Rechnungsnummer erst beim Verbuchen erzeugt werden kann. Zudem nutzt die vorerfasste Rechnung Statusinformationen und bietet ein Kommentarfeld an. Für WEG-Objekte kann eine Weiterbelastung ohne Definition der Instandhaltungsbeteiligung im Vertragsmanagement eingestellt werden.
Die Eingabe erfolgt bei Auswahl von Modul Wiederkehrende Zahlungen analog zu einer Eingabe einer Definition von WKZ mit der Ausnahme, dass für die Vorerfassung eine interne Rechnungsnummer automatisch vergeben wird, da eine 'echte' Rechnungsnummer erst beim Verbuchen erzeugt werden kann. Zudem nutzt die vorerfasste Rechnung Statusinformationen und bietet ein Kommentarfeld an. In den Wiederholungsoptionen können zudem abweichende Gesamtbeträge definiert werden, auch mit Splittung des Gesamtbetrages auf mehrere Kontierungen. Per Doppelklick oder Ändern einzelner Wiederholungsanweisungen können WKZ-Definitionen schon im Vorfeld so eingerichtet werden, dass Rundungsdifferenzen vermieden werden und einzelne abweichende Rechnungsbeträge bei der Rechnungserstellung berücksichtigt werden. Bei der Erfassung abweichender Monatsbeträge in der WKZ-Definition wird gewarnt, wenn die abweichenden Beträge um über 1,00 EUR von dem Gesamtbetrag der wiederkehrenden Zahlung abweichen. Im Register Gesamtbetrag können Kürzungen definiert werden. Der Rechnungsbetrag wird dann entsprechend der Kürzungen gegenüber dem Buchungsbetrag (lt. WKZ-Definition) angepasst. Die Eingabe der Kürzungsbeträge erfolgt mit positiven Zahlen! Zudem kann ein Sicherheitseinbehalt über einen einzelnen Prozentwert definiert werden. Um Sicherheitseinbehalte zu berücksichtigen muss die Systemeinstellung zu GVC 701-Vorbelegung SicherheitseinbehalteAktiviert aktiv sein! Zum Sicherheitseinbehalt wird dessen Fälligkeit in einem Datumsfeld festgelegt. Der letztlich angezeigte Zahlbetrag berücksichtigt den Sicherheitseinbehalt. Wenn der Sicherheitseinbehalt ausgezahlt wird, wird der Status der zugehörigen Rechnung auf Einbehalt gezahlt gesetzt.
Im Rechnungseingangsbuch ist es möglich, das Wertstellungsdatum beim Buchen automatisch anzupassen. Die Anpassung erfolgt entweder beim Buchen über das Rechtsklick-Menü in der Rechnungseingangsbuch-Liste oder beim Öffnen der Rechnungsmaske, wenn die Rechnung gebucht werden kann bzw. wenn der Button Buchen aktiv ist. Beim Öffnen der Rechnungsmaske wird das automatisch ermittelte Wertstellungsdatum in das Feld Wertstellung direkt eingetragen; bei nachträglicher Änderung des Wertstellungsdatums in der Eingabemaske wird das manuell eingegebene Datum für die Buchung übernommen.
Es gibt vier Varianten für die automatische Anpassung des Wertstellungsdatums:
Im Rechnungseingangsbuch ist es möglich die Rechnungsdaten in einem Excel-Beleg auszugeben. Das kann entweder beim Statuswechsel erfolgen oder über Rechtsklick auf der entsprechenden Rechnung im Grid. Im ausgelieferten Excel-Template ix2048_Kontierungsbeleg.xls im Template-Ordner werden die verfügbaren Excel-Variablen zur Verfügung gestellt. Excel muss hierzu auf der Workstation eingerichtet sein.
Über die Systemeinstellung ExcelBelegOutputDatei können der Pfad und Name für die Ausgabedetei vorgegeben werden. Eine dort schon vorhandene Ausgabedatei wird beim erneuten Erzeugen überschrieben. Für den Excelbeleg kann definiert werden, wann dieser beim Setzen eines Status gedruckt werden soll. Hierzu stehen die Systemeinstellungen StatusVorerfasstExcelBeleg, StatusFachlichFreigegebenExcelBeleg, StatusFachlichBestaetigtExcelBeleg, StatusFachlichAbgelehntExcelBeleg, StatusGeloeschtExcelBeleg und StatusVerbuchtExcelBeleg jeweils mit der Auswahl Immer, Ja, Nein, Nie zur Verfügung. Der Druck des Kontierungsbelegs kann beim Speichern einer Rechnung ein/ausgeschaltet werden.
Über den ComandBar-Menübefehl Filter bearbeiten können Sie die Rechnungseingangsbuch-Filter aufrufen. Mit Hilfe der Filter kann die Ansicht im Rechnungseingangsbuch eingeschränkt werden. Anlage, Speicherung und Abruf von individuellen Filtern (z. B. alle Rechnungen bestimmter Status und zuständiger Bearbeiter) ermöglichen eine individuelle Bedienung des Grids und der darin angezeigten Rechnungen durch die jeweiligen Benutzer. Hierzu werden Filternamen und Filtergruppen verwendet, zu denen dann Felder, Operatoren und Werte zugeordnet sind.
Per Doppelklick auf einen vorhandenen Filter kann dieser bearbeitet werden. Über das Kontextmenü der rechten Maustaste haben Sie neben der Möglichkeit, den vorhandenen Filter zu ändern, zusätzlich die Optionen Neu, Löschen, Gruppen löschen. Neue Gruppen werden über das Bearbeitungsfenster eines Filters mit dem Schalter Neue Gruppe angelegt. Die Filtergruppen können allgemein oder benutzerspezifisch sein. Benutzerspezifische Filter werden dem erstellenden Benutzer zugeordnet, allgemeine Filter sind für alle Benutzer verfügbar. Durch logische Verkettung mit und bzw. oder können Sie bis zu fünf Felder gleichzeitig betrachten. Beachten Sie hierbei dass bei und-Kombinationen ggf. keine oder nur stark eingeschränkte Ergebnisse ermittelt werden können.
Folgende Felder stehen zur Verfügung:
aktueller Benutzer: Mit dieser Filtermöglichkeit können Rechnungen gefiltert werden, bei denen ein angemeldeter Benutzer als Objektverantwortlicher definiert ist. Dabei wird das Objekt der ersten Kontierung für die Ermittlung der Objektverantwortlichen berücksichtigt. Es werden nur Rechnungen gefiltert, bei denen der nächste Bearbeiter nicht definiert ist. Diese Filtermöglichkeit wird nur im Komfort-Paket angeboten. Bearbeiter Bestätigung: Hiermit kann nach dem Benutzer gefiltert werden, der als Zuständiger für die fachliche Bestätigung definiert ist. Bearbeiter Freigabe: Hiermit kann nach dem Benutzer gefiltert werden, der als Zuständiger für die fachliche Freigabe definiert ist. Bearbeiter Verbuchen: Hiermit kann nach dem Benutzer gefiltert werden, der als Zuständiger für das Verbuchen der Rechnung definiert ist. Bestätigen bis Datum: Filter nach Bestätigungsdatum Fibu Nr.: Hiermit kann nach der FiBu-Nummer gefiltert werden. Freigeben bis Datum: Filter nach Freigabedatum interne Re.Nr.: Hiermit kann nach der internen Rechnungseingangsbuch-Rechnungsnummer gefiltert werden. Kundennummer: Hiermit können Rechnungen ohne Kundennummer und / oder Rechnungen mit Standard-Kundennummer aus Firmenzuordnung in Objektauswahl und/oder Standard-Kundennummer aus aus Kreditorenstamm gefiltert werden (Lizenz Featurepaket 20.23).nächster Bearbeiter: Hiermit kann nach dem Benutzer gefiltert werden, der für den jeweils nächsten Status als Zuständiger definiert ist. Dabei werden per Systemeinstellung deaktivierte Status übersprungen und es wird der nächste Rechnungseingangsbuch-Status ermittelt. Status: Filter nach Rechnungseingangsbuch-StatusVerbuchen bis Datum: Filter nach Verbuchungsdatum
Als Operatoren stehen je nach verwendetem Feld zur Verfügung:
In Abhängigkeit vom verwendeten Feld stehen Auswahlmöglichkeiten für die Werte zur Verfügung.
Wenn Sie Filtergruppen löschen wollen, müssen Sie eine Sicherheitsabfrage bestätigen. Es werden alle Filter gelöscht, die der (über die Markierung) gewählten Gruppe entsprechen! Einzelne Filter löschen ist über den Kontextmenüeintrag Löschen ebenfalls möglich.
Bei der Übernahme von Kontierungen aus wiederkehrenden Zahlungen (WKZ) wird die Auswahl der WKZs um einen Objektfilter erweitert. Hierdurch sind die relevanten WKZs leichter zu finden und eine ungewollte Fehlzuordnung wird minimiert. Über das Kontextmenü können für Einzelkontierungen Buchungsänderungen vorgenommen werden.
Jeder Benutzer kann für sich einen Filter als Standard definieren. Wenn kein Standardfilter definiert wurde, werden die letzten zehn Rechnungen bzw. Gutschriften angezeigt.
Der Datum-Filter kann auf Fälligkeit, Rechnungsdatum oder Wertstellung fokussiert werden. Die Datumsauswahl bietet neben der manuellen Eingabe auch dynamische Werte. Die Einstellung kein Filterverhindert eine Einschränkung der Anzeige durch Datumsbetrachtung.
Über die Vollmachten im Rechnungseingangsbuch können Betragsgrenzen für die Status fachlich freigegeben und fachlich bestätigt definiert werden. Die Vollmachten werden mit S-Rechten im Modul Kataloge im Katalog Rechnungseingangsbuch Vollmachten unter Fachadministration definiert. Jedem Benutzer kann eine Vollmacht aus dem Katalog zugeordnet werden.
So wird sichergestellt, dass nur berechtigte Benutzer die Vollmachten definieren, ändern und zuordnen können. Die Betragsgrenzen werden im Rechnungseingangsbuch geprüft. Die fachliche Freigabe bzw. die fachliche Bestätigung werden bei einem über die Betragsgrenze liegenden Betrag gesperrt und der Benutzer wird durch eine Meldung informiert.
Die Felder GVC, Modul, Kreditor, Rechnungsnummer, Beleg, Rechnungsdatum und Gesamtbetrag werden nach Aktivierung der Vollmachten und fachlicher Freigabe nicht automatisch gegen Änderungen gesperrt, sondern können abhängig von den per Systemeinstellung Vollmacht erteilten Vollmachten aktiviert oder deaktiviert werden.
Die Vollmachtprüfung ist standardmäßig deaktiviert und muss über eine Systemeinstellung eingeschaltet werden. Das ermöglicht eine Übergangsphase zur Einrichtung der Vollmachten in den Systemen. Wenn die Prüfung aktiv ist, dürfen Benutzer ohne zugeordnete Vollmacht keine Rechnungen freigeben und bestätigen. Wenn der Status fachlich bestätigt deaktiviert ist, wird die Vollmachtprüfung für den Status fachlich bestätigt beim Buchen durchgeführt. Somit wird sichergestellt, dass keine ungeprüften Rechnungen in der Dialogbuchhaltung angelegt werden.
Zusätzlich wird die Erfassung und Änderung von Rechnungen (GVC 701, 706, 707, 709) in der Dialogbuchhaltung gesperrt, die Erfassung von Rechnungen kann nur über das Rechnungseingangsbuch erfolgen. Bei aktiver Vollmacht können auch keine Rechnungen mehr über den Buchungsimport direkt in die Dialogbuchhaltung importiert werden, die Rechnungen dürfen also nur in das Rechnungseingangsbuch importiert werden.
Bei aktiver Vollmacht wird automatisch die Sicherheitsstufe 2 im Rechnungseingangsbuch spätestens nach dem Status fachlich freigegeben eingeschaltet, so dass spätere Betragsänderungen verhindert werden.
Das Vier-Augen-Prinzip bei der fachlichen Freigabe und Bestätigung wird bei Aktivierung der Vollmachten nicht automatisch aktiviert, sondern kann abhängig von den erteilten Vollmachten per Systemeinstellung aktiviert oder deaktiviert werden. Sollten Sie mit Vollmachten im Rechnungseingangsbuch arbeiten (Systemeinstellung 1.1.89.27 Vollmachten aktiviert und Vollmachten im Rechnungseingangsbuch bzw. in dem Katalog Vollmachten definiert), aber in Sonderfällen die Systemeinstellung 1.1.89.2 FreigabeUndBestatigung4Augenprinzip nicht aktiviert haben, so ist die Aktivierung zur Freigabe und Bestätigung des Vier-Augen-Prinzips im Rechnungseingangsbuch jetzt zwingend notwendig.
Beim Buchen von wiederkehrenden Zahlungen von Debitoren können die generierten Ausgangsrechnungen in der Faktura angelegt werden. Es werden alle Ausgangsrechnungen von wiederkehrenden Zahlungen in der Faktura angelegt, die eine Faktura-Vorlage zugeordnet haben. Die Zuordnung der Faktura-Vorlage erfolgt bei der Erstellung bzw. beim Ändern der wiederkehrenden Zahlung im Rechnungseingangsbuch.
Die Anbindung von wiederkehrenden Zahlungen an Faktura wird per Systemeinstellungen aktiviert (s. Systemeinstellungen). Über die Systemeinstellungen können Sie steuern, ob mit dem WKZ-Buchungslauf die Dauerrechnungen direkt gedruckt, archiviert und typischerweise sofort gebucht werden. Sofern Rechnungen für Kreditoren/Debitoren archiviert werden, finden Sie diese in iX-Haus plus unter Kreditoren/Debitoren plus in der Ansicht Schriftgut.
Im Modul Wiederkehrende Zahlungen definieren Sie mit S-Rechten im Menü der Kommandoleiste zu einer bestehenden WKZ zu einem Debitor über Faktura Regel für Ausgangsrechnungen in Abhängigkeit der Systemeinstellungen ggf. noch individuelle Regeln zur Weiterbelastung bzgl. des Druckens oder Buchens der Ausgangsrechnung. Je nach Systemeinstellung sind die Optionen Ausgangsrechnung drucken oder Faktura-Ausgangsrechnung buchen fest voreingestellt.
Im Rechnungseingangsbuch können wiederkehrende Zahlungen mit abweichenden Monatsbeträgen erfasst werden. Die Eingabe des abweichenden Rechnungsbetrags und die Verteilung des Rechnungsbetrags in den einzelnen Kontierungen erfolgt bei der Eingabe der Wiederholungsoptionen. Die Eingabe kann nur für einzelne Monate erfolgen, bei Eingabe von monatlichen Wiederholungsoptionen können die Abweichungen nachträglich eingegeben werden. Bei Abweichung von mehr als 1,00 EUR vom Gesamtbetrag erhalten Sie einen Hinweis.
Die abweichenden Monatsbeträge werden im Register Wiederholungsoptionen im Modul Wiederkehrende Zahlungen angezeigt. In der Übersicht der Wiederholungsoptionen wird die Summe der Gesamtbeträge dargestellt, so dass hierüber eine Kontrolle der Jahresbeträge erfolgen kann. Die Eingabe erfolgt durch Aktivieren der Schaltfläche abweichender Gesamtbetrag bei Neuanlage oder Ändern einer Wiederholungsoption für einen bestimmten Monat. Beim Buchen der wiederkehrenden Zahlungen wird für die jeweilige Wiederholungsoption der abweichende Rechnungsbetrag und die eingegebene Verteilung in den Einzelkontierungen gebucht.
Bei der Erfassung von Rechnungen und wiederkehrenden Zahlungen im Rechnungseingangsbuch ist es möglich, Kontierungsinformationen aus einer bestehenden wiederkehrenden Zahlung zu übernommen. Somit können z. B. bei Änderung einer wiederkehrenden Zahlung die Kontierungsinformationen aus dem bestehenden Datensatz übernommen werden, die bestehende wiederkehrende Zahlung kann bei der Übernahme optional auch beendet werden.
Die Übernahme erfolgt über die Schaltfläche Kontierungen aus WKZ übernehmen. Es werden alle wiederkehrenden Zahlungen des aktuellen Kreditors im aktuellen Hauptbuchungskreis zur Auswahl angeboten unabhängig von ihrem Gültigkeitszeitraum. Die Kontierungen werden vollständig aus der ausgewählten wiederkehrenden Zahlung übernommen, die Original-Rechnungsnummer im Text wird dabei mit der aktuellen Rechnungsnummer ersetzt. Wenn das gültig ab-Datum eingetragen ist und die ausgewählte wiederkehrende Zahlung nicht beendet ist, kann die ausgewählte wiederkehrende Zahlung optional automatisch beendet werden.
In dem Modul Faktura definieren Sie in den Faktura-Einstellungen → Vorlagen eine Vorlage für Debitor-Rechnungen, welche bei der Funktion Ausgangsrechnung drucken genutzt wird. Die Zuordnung der Faktura-Vorlage erfolgt bei der Erstellung bzw. beim Ändern der wiederkehrenden Zahlung im Rechnungseingangsbuch. Ist hier keine Vorlage zugeordnet, wird keine Ausgangsrechnung in der Faktura angelegt, sondern direkt in der Dialogbuchhaltung gebucht!
In Modul Rechnungseingangsbuch können WKZ-Definitionen genutzt werden, wenn die Systemeinstellung WkzErfassungAktiv eingeschaltet ist. Zudem muss die Systemeinstellung FakturaAnbindungAktiv eingeschaltet sein. (s. Abschnitt Systemeinstellungen). Die Erfassung einer neuen Rechnung erfolgt wie gewohnt. Zur Anbindung an die Faktura sind hierbei zwei Positionen zu beachten
Modul die Auswahl Wiederkehrende Zahlungen.Vorlage ein Faktura-Vorlage aus. Wenn Sie hier keine Vorlage auswählen, kann die Ausgangsrechnung in der Faktura nicht angelegt werden!
Im Modul Wiederkehrende Zahlungen wird eine derart erfasste Rechnung dann in der Spalte Faktura-Rechnung mit einer markierten Checkbox angezeigt. Beim Buchen der WKZ wird in der Liste 20441: Buchungsprotokoll zum WKZ der Status zur Anlage, Buchung und Archivierung einer Faktura-Rechnung ausgegeben. Die erzeugten Buchungen finden Sie dann in der WKZ-Mappe in der Dialogbuchhaltung.
Wenn ein Auftrag zu einer Rechnung zugeordnet wird, werden die Auftragskontierungen zur Rechnung hinzugefügt. Wenn die Rechnung Kontierungen enthält wird zuerst versucht, die Auftragskontierungen zu den bestehenden Kontierungen zuzuordnen. Dabei werden die folgenden Kriterien berücksichtigt:
Wenn mindestens eine Auftragskontierung zugeordnet werden kann und der Gesamtbetrag der Rechnung vollständig verteilt ist, werden die restlichen Auftragskontierungen nicht hinzugefügt, da sonst die Rechnung verändert würde.
Hier finden Sie alle modulspezifischen Ansichten und Dialoge mit Eingabe- und Auswahlmöglichkeiten im Überblick.
Ähnlich wie bei den wiederkehrenden Zahlungen wird durch ein Grid, d. h. eine spaltenbezogene Darstellung der vorerfassten Rechnungen, eine hohe Flexibilität bezüglich Suche, Sortierung und Gruppierung der Rechnungen erreicht. Das Grid des Rechnungseingangsbuches kann zusätzlich über das Kontextmenü der rechten Maustaste angepasst werden. Hier stehen im Zusatzfenster Anpassen zusätzliche Spalten zur Verfügung und Sie können Spalten aus dem Grid oder dem Anpassen-Fenster durch Drag&Drop positionieren oder auch durch Auslagerung in das Anpassen-Fenster entfernen.
Die Spalten Bukreis und interne Re.Nr. bilden zusammen die bei Speicherung einer neuen Rechnung angezeigte interne Rechnungsnummer im Format Bukreis+ interne Re.Nr.. Die sechsstellige interne Re.Nr. wird systemseitig pro Buchungskreis automatisch aufsteigend vergeben.
Eine Excel-Ausgabe des Grids entsprechend der eingestellten Filterung ist über das Kontextmenü der rechten Maustaste möglich. Aus Excel heraus können Sie dann - ggf. nach weiteren Layoutanpassungen - einen Ausdruck erzeugen.
Mit F5 können Sie die Ansicht aktualisieren.
Die Erfassungsmaske zur Vorerfassung von Rechnungen orientiert sich an dem GVC 701 Rechnungseingang. Gegenüber der Rechnungsbuchung werden folgende Felder zusätzlich verwendet:
Belegnummerzuständiger Bearbeiter für fachliche Freigabefachliche Freigabe bis Vorschlagswert über eine Systemeinstellung auf Basis des Rechnungsdatums + n Tagezuständiger Bearbeiter für Buchungzu verbuchen bisKommentar
Der Dialog Suchabfrage Standard wird über die Suche in der Kommandoleiste (Fernglas-Symbol) geöffnet. Er bietet folgende Suchfunktionen:
Durch Checkboxen können einzelne Suchparameter deaktiviert werden und müssen beim Aktivieren nicht erneut eingegeben werden. Die Parameter bleiben auch erhalten, wenn die Suche geschlossen und erneut gestartet wird.
Die Suche nach erlaubt wahlweise die Suche entweder auf aktuelle Datensätze in der Übersicht einzuschränken, oder erst die aktuellen Datensätze in der Übersicht und dann (falls dort keine Treffer erzielt wurden, alle weiteren Rechnungen) lt. Abfrageparameter zu berücksichtigen. Als dritte (zeitaufwändigste) Variante können auch generell alle Datensätze unabhängig von den Filtern durchsucht werden.
Alle Treffer werden in der Ansicht farbig markiert dargestellt. Mit der F3-Taste kann von einem Treffer zum nächsten gesprungen werden. Bei großen Datenmengen ist die Suchoptionen über die schon gefilterte Ansicht vorteilhaft.
Die Anzeige der Rechnungen im Grid kann über selbstdefinierte Filter gesteuert werden. Die Filter werden unter dem Menüpunkt Filter bearbeiten verwaltet. Jeder Filter wird einer Filtergruppe zugeordnet. Die Filtergruppen können entweder allgemein (von allen Benutzern zu sehen) oder benutzerspezifisch (nur für den Benutzer, der die Gruppe angelegt hat, zu sehen) definiert werden.
Jeder Benutzer kann einen Filter als Standardfilter definieren, der beim Start des Moduls angewendet wird. Wenn kein Standardfilter definiert wurde, werden die letzten zehn Rechnungen bzw. Gutschriften angezeigt. Die Auswahl einer Objektgruppe kann als eine zusätzliche Einschränkung für die Filter benutzt werden.
Per Rechtsklick in der Übersicht und über die Menü-Schaltfläche in der Rechnungsmaske des Rechnungseingangsbuchs können Sie Funktionen aufrufen und alle damit verbundenen Aktionen ausführen, wie sie auch in den Modulen Dialogbuchhaltung und Kontoauszüge im Kontextmenü zur Verfügung stehen.
Für eine Steueränderung für Gas und Fernwärme kann es je Vorgabe des Versorgers notwendig sein, für bestehende Wiederkehrende Zahlungen (WKZ) den MwSt.-Code zu ändern. Hierfür steht eine komfortable Funktion im Modul Rechnungseingangsbuch (WKZ) (und im Modul Wiederkehrende Zahlungen) zur Verfügung. Über die Kontextmenüfunktion Steuersatz für Konto ändern können Sie den MwSt.-Code in der Kontierung bei bestimmten Sachkonten ändern. Der Brutto-Betrag der Kontierung und der Gesamtbetrag der wiederkehrenden Zahlung bleiben dabei unverändert. Es werden nur der Netto- und der Steuerbetrag angepasst.
Per Kontrollfeld kann unter der Bedingung, dass Schreibrechte an dem Modul vorliegen, sogar mit vorgegeben werden, ob der MwSt.-Code am Sachkonto mit geändert werden soll. Die Anpassung kann per Mehrfachauswahl für mehrere Datensätze in einem Lauf durchgeführt werden. Wird die Mehrfachauswahl über mehrere Mehrwertsteuertabellen ausgeführt, müssen jeweils alle Daten der Steuercodes bis auf die hinterlegten Steuerkonten deckungsgleich sein. Dieses wird systemseitig geprüft. Im Modul Rechnungseingangsbuch werden nur die selektierten wiederkehrenden Zahlungen (keine Rechnungen) bearbeitet.
Ob diese Form der Steueranpassung erforderlich oder sinnvoll ist, besprechen Sie ggf. mit Ihrem Consultant der CREM SOLUTIONS, da hierzu ggf. auch Vorarbeiten an der MwSt.-Tabelle einzuplanen sind.
Im Register Historie werden für jede Eingangsrechnung jeder Rechnung im Rechnungseingangsbuch die jeweiligen Statusänderungen aufgeführt. Neben dem Bearbeiter wird Datum und Zeit benannt sowie der Status, welcher gesetzt wurde. Die Status vorerfasst, fachlich freigegeben sowie fachlich bestätigt sind voneinander abhängig.
Das Register Status dient der Erfassung von Statusinformationen. Eine Rechnung kann sich in einem oder mehreren der folgenden Status befinden:
vorerfasst fachlich freigegeben fachlich bestätigt fachlich abgelehnt gelöscht zur Buchung übergeben - damit wird die Rechnung an die Dialogbuchhaltung übergeben und verbucht (Geschäftsvorfallcode: GVC 701 Rechnungseingang) Freigabe, Bestätigung und Verbuchung erfolgen durch namentlich genannte Bearbeiter unter Nennung eines Datums. Für Freigabe und Bestätigung werden zwei Bearbeiter benötigt (Vier-Augen-Prinzip).
Alle Rechnungen, auch solche mit Nullbetrag, sollen zur vollständigen Dokumentation erfasst und bei Verwendung eines DMS referenziert werden können. Für den Fall, dass eine Rechnung sich aufgrund einer berücksichtigten Gutschrift tatsächlich auf Null summiert, können auch diese Rechnungen problemlos erfasst bzw. aus dem DMS importiert werden.
Bei manueller Erfassung einer Gutschriftskontierung wechseln Sie den Soll/Haben Kenner in der Kontierung mit F4.
Im Rechnungseingangsbuch selbst werden die folgenden Status unterschieden, um diese im Rahmen der Filter einzusetzen:
| # | Status | Info |
|---|---|---|
| 0 | unbekannt | noch kein Status erfasst |
| 1 | vorerfasst | Die Rechnung befindet sich im Rechnungseingangsbuch in der Vorerfassung. Ggf. sind die Angaben in der Rechnung noch nicht vollständig oder korrekt eingetragen. |
| 2 | fachlich freigegeben | Die Rechnung wurde vom Erfasser zur Prüfung freigegeben. |
| 3 | fachlich bestätigt | Die Rechung wurde von einem Mitarbeiter geprüft/bestätigt und erhielt eine Zahlungsfreigabe. Sie kann nun gebucht werden. |
| 4 | fachlich abgelehnt | Der Status fachlich abgelehnt kann gesetzt werden, wenn die Rechnung den Status vorerfasst, fachlich freigegeben oder fachlich bestätigt hat. Dieses gilt nur, wenn die entsprechenden Benutzer-Rechte vorhanden sind. Beim Setzen des Status fachlich abgelehnt öffnet sich ein Dialog, in dem ein Ablehnungsgrund als Pflichtfeld bedient werden muss. Optional kann eine Zusatzinformation zur Erläuterung der Ablehnung erfasst werden. Einige Ablehnungsgründe sind standardmäßig voreingestellt, diese können im Modul Kataloge geändert, ergänzt und deaktiviert werden. Der Ablehnungsgrund ist bewusst als Pflichtfeld gesetzt. Zum einen können Sie so zuverlässig die Ablehnungsgründe auswerten, zum anderen können darauf basierend Workflows in DocuWare aufgesetzt werden. In letztem Fall sollten Sie bei Änderungen im Katalog Rechnungseingangsbuch - Ablehnungsgründe auch Auswirkungen auf diese Workflows im Blick halten.Eine Rechnung mit dem Status fachlich abgelehnt kann erneut die Statusreihe 1 bis 4 durchlaufen, zusätzlich kann sie auch durch den Status gelöscht als gelöscht gekennzeichnet werden. |
| 5 | gelöscht | nur bei vorerfasst - technisch nicht gelöscht, sondern als gelöscht gekennzeichnet. Der Status gelöscht kann gesetzt werden, wenn die Rechnung den Status vorerfasst, fachlich freigegeben, fachlich bestätigt oder fachlich abgelehnt hat. Eine Rechnung mit dem Status gelöscht kann nicht mehr bearbeitet werden. Zum Bearbeiten müsste erst der Status geändert werden. |
| 6 | verbucht | Die Rechnung wurde verbucht und liegt nun als offener Posten vor. |
| 7 | Fehler beim Verbuchen | Beim Buchen trat ein Fehler auf. Prüfen Sie in der Dialogbuchhaltung auf fehlerhafte Buchungen (rote Ampeln) und klären Sie dann über Fehler anzeigen die Ursache. Nach Bereinigung und erneutem Buchen sollte der Status dann auf erfolgreich gebucht stehen und im Rechnungseingangsbuch mit Status verbucht auftreten. |
| 8 | WKZ angelegt | Die Rechnung diente zur Anlage einer Wiederkehrenden Zahlung, die WKZ-Definition wurde angelegt. |
| 9 | storniert | Die schon gebuchte Rechnung wurde storniert. Die erfasste Rechnung ist gegen Ändern gesperrt. |
| 10 | fehlerhaft | Die Zahlung der Rechnung lief auf Fehler in der Dialogbuchhaltunng (rote Ampel). |
| 11 | bezahlt | Die erfasste Rechnung wurde bezahlt, ggf. ist noch ein Einbehalt offen. |
| 12 | Einbehalt bezahlt | Einbehalt zur Rechnung wurde bezahlt. |
Die Status vorerfasst, fachlich freigegeben, fachlich bestätigt (=Zahlungsfreigabe) und verbucht sind in der entsprechenden Reihenfolge zu durchlaufen. Alternativ können Sie über eine Systemeinstellung die beiden Status Vorerfasst und Fachlich freigegeben koppeln, d. h. nach der Vorerfassung wird systemseitig direkt die fachliche Bestätigung erwartet.
Durch Systemeinstellungen können die Status 1 bis 3 deaktiviert werden, um die Bearbeitungskette zu verkürzen.
Per Systemeinstellung FreigabeMultiselect kann gesteuert werden, ob die fachliche Freigabe rechte Maustaste durchgeführt werden kann. Standardmäßig kann die fachliche Freigabe nur über den Rechnungsdialog erfolgen.
Im Kopfbereich des Moduls stehen Schalter für die einzelnen Prozessschritte der jeweiligen Rechnung zur Verfügung. Je nach Situation sind diese verfügbar. Dies kann administrativ konfiguriert sein. Die Anordnung entspricht von links nach rechts den chronologischen Schritten der Bearbeitung einer Rechnung im Rechnungseingangsbuch.
| Schalter | Beschreibung |
|---|---|
Vorerfassen | Mit diesem Schalter speichern Sie eine neue Rechnung im Rahmen der Vorerfassung. Hierzu müssen die zumindest die Pflichtfelder der Rechnung ausgefüllt sein. |
Fachlich freigeben | Mit diesem Schalter setzen Sie den Status der fachlichen Freigabe für die vorerfasste Rechnung. |
Fachlich bestätigen | Mit diesem Schalter bestätigt ein zweiter Bearbeiter den Status der fachlichen Freigabe - dies kann nicht durch den selben Mitarbeiter erfolgen, welcher die fachliche Freigabe erteilt hat, damit ein Vier-Augen-Prinzip gewahrt bleibt. |
Ablehnen | Mit diesem Schalter kann eine vorerfasste Rechnung fachlich abgelehnt werden, solange sich die Rechnung in der Phase der fachlichen Bewertung befindet; der Schalter steht daher allein für Rechnungen mit den Status fachlich freigegeben und fachlich bestätigt zur Verfügung; bei den anderen Status ist dieser Schalter inaktiv und grau beschriftet. |
Verbuchen | Mit diesem Schalter verbuchen Sie vorerfasste Rechnungen, die fachlich freigegeben und bestätigt sind. Hiermit erfolgt die Übergabe der vorerfassten Rechnung an die Buchhaltung. |
Löschen | Löschen einer vorerfassten Rechnung, die noch nicht verbucht wurde. |
Das Verwenden der jeweiligen Schalter wird durch eine dynamische Berechtigungskonfiguration geregelt. Zudem sind über administrative Systemeinstellungen bestimmte Vorgaben konfigurierbar.
Es kann je Objekt vorgeschlagen werden, welcher der berechtigten Bearbeiter z. B. für eine fachliche Prüfung oder eine Freigabe zuständig ist. Diese Mitarbeiterinformationen müssen eindeutig hinterlegt werden. Die Benutzer-Kennung des jeweiligen Mitarbeiters wird im Modul über den CommandBar-Menübefehl Bearbeiter zuordnen hinterlegt. Die Vorschlagswerte sind können abgeändert werden (wegen Urlaub o. a.). Hier genannte Mitarbeiter sind auch immer als User in iX-Haus Version 2010 angelegt. Die Abfrage der Berechtigung kann über eine administrative Systemeinstellung deaktiviert werden.
Die Berechtigungen für einzelne Bearbeiter werden über das Kontextmenü der rechten Maustaste zugeordnet. Die Zuordnungen können geändert werden. Über den Kontextmenüpunkt Als Vorschlagswert setzen wird der Eintrag als Vorschlagswert berücksichtigt. Der Status eines aktiven Vorschlagswertes wird in der Tabelle mit einem grünen Haken vor dem jeweiligen Objekt angezeigt. In der Bearbeitungsmaske Bearbeiter Zuordnung, die Sie über das Kontextmenü mit Neu bzw. Ändern oder per Doppelklick auch die jeweiligen Zeile der Tabelle aufrufen, ist entsprechend der Haken im Feld Standardbearbeiter gesetzt.
Das Feld Objektnummer bietet über F2 oder Mausklick eine aktuelle Objektliste an, aus der man ein Objekt auswählen kann. Es werden für die Auswahl die Objektnummer, die Objektbezeichnung sowie die Gruppe, in welcher das Objekt verwaltet wird, angezeigt. In der tabellarischen Auswahl kann durch Klick auf die Spaltentitel auf- oder absteigend sortiert werden.
Das Feld Status bietet über F2 oder Mausklick eine Auswahl der möglichen Berechtigungen an:
Der jeweilige Eintrag berechtigt den Benutzer zur Verwendung des angegeben Status. Mehrfachnennungen sind hier nicht möglich. Hierzu muss pro Status die Zuordnung (erneut) eingerichtet werden.
Das Feld Bearbeiter bietet über F2 oder Mausklick eine aktuelle Benutzerliste an, aus der man einen Mitarbeiter (aus dem Nummernkreis 001-999) auswählen kann und zu dem man dann einen Status definieren kann, welchen dieser Mitarbeiter im angegebene Objekt der gewählte Status zugeordnet werden soll. Es werden die Benutzernummer, der Kontonamen und der Hauptname (Surname) des Benutzers angezeigt. In der tabellarischen Auswahl kann durch Klick auf die Spaltentitel auf- oder absteigend sortiert werden. Nach entsprechender Auswahl werden die Benutzernummer und der Hauptname des Benutzers angezeigt. Daher ist es sinnvoll, bei der Benutzeradministration das Feld des Hauptnamens mit entsprechenden Inhalten zu füllen!
Checkbox Standardbearbeiter : Wenn hier ein Haken gesetzt ist, wird der Eintrag als Vorschlagswert berücksichtigt und in der Übersichtstabelle mit einem grünen Haken angezeigt. Pro Objekt und Status kann nur ein Vorschlagswert genutzt werden. Eventuell konkurrierende Vorschlagswerte werden beim Vergeben eines Vorschlagswertes ohne Rückfrage deaktiviert!
vorerfasstfachlich freigegebenfachlich bestätigtIm Rechnungseingangsbuch können Sie differenzierte Rechte definieren.
Bearbeiter zuordnen konfiguriert werden. Es wird pro Objekt definiert, welcher Benutzer welchen Status setzen darf. Pro Objekt und Status kann ein Standardbenutzer definiert werden, der beim Statuswechsel in der Benutzerzuordnungsmaske vorgeschlagen wird. Wenn das Objekt nicht spezifiziert wird, gilt diese Regel für alle Objekte. Die gleiche Logik gilt auch für die Benutzereingabe.SpeichernBenutzerListe definieren Sie die Benutzer, die Rechnungen ändern dürfen, auch wenn sie nicht Ersteller der Rechnung sind. (z. B. Benutzer, die für den Rechnungsimport aus einem Fremdsystem angelegt werden). Die betreffenden Rechnungen können von allen Benutzern gespeichert werden.Supervisor bearbeiten konfiguriert werden. Hier können Benutzer definiert werden, die in allen Objekten alle Status setzen dürfen.Rechte Import importiert werden. Ein vordefiniertes Excel-Template steht im Template-Verzeichnis zur Verfügung. Der Import ist nur für Administratoren freigeschaltet. Es können Rechte importiert werden, die für alle Objekte bzw. alle Benutzer gelten. Dafür muss in der Spalte Objektnummer bzw. Userid der Parameter alle eingetragen werden.Modul angegeben, mögliche Parameter sind Dialogbuchhaltung und Wiederkehrende Zahlungen. Wenn die Spalte leer gelassen wird, werden die Rechte für alle Module importiert.REBuchRechteImport.xls befindet im iX-Haus-Unterverzeichnis template. Es hat neben dem Blatt 'REBUCH' für den Import auch ein Blatt 'Beispiel' mit Hilfestellung. Bei Bedarf sollte man diese Vorlage am besten kopieren, lokal speichern u. bearbeiten und dann mit entsprechenden Benutzerrechten nutzen.
Über den CommandBar-Menübefehl Supervisors bearbeiten können Sie definieren, welche Benutzer als Supervisors gelten. Ein Supervisor hat allgemeine Rechte.
Sie haben zahlreiche Möglichkeiten, das Rechnungseingangsbuch auf Ihre Bedürfnisse und Unternehmensanforderungen einzustellen. Dieses erfolgt i. d. R. über die Fachadministration, System, Systemeinstellungen Datenbank im Bereich Buchhaltung, Abschnitt Rechnungseingangsbuch.
Per Systemeinstellung sind durch den Administrator Pflichtfelder für vorerfasste Rechnungen aktivierbar. Die Anpassung erfolgt über die Systemeinstellung der Buchhaltung (Fachadministration, System, Systemeinstellungen Datenbank) durch einen Administrator mit entsprechenden Rechten.
Beachten Sie zusätzlich die möglichen Systemeinstellungen für den GVC 701 und die GVC 701-Vorbelegung in der Dialogbuchhaltung, diese Einstellungen wirken sich auch direkt im Rechnungseingangsbuch aus! Des weiteren die Systemeinstellung RechnungenMitGleicherBelegUndRechNummerAndereFibuLoeschen für den Rechnungsimport.
| Systemeinstellung | System-Id | Bedeutung |
|---|---|---|
BenutzerPruefung | 1.1.89.1 | Prüfung von Benutzerrechte ein/ausschalten. Wenn die Prüfung ausgeschaltet ist, dürfen alle Benutzer jede Rechnung bearbeiten bzw. den nächsten Status setzen. (Standard: ON). |
FreigabeUndBestaetigung4AugenPrinzip | 1.1.89.2 | Steuert, ob derselbe Benutzer die Status Fachlich freigegeben und Fachlich bestätigt setzen darf. (Standard: OFF). Das damit erreichbare Vier-Augen-Prinzip bei der fachlichen Freigabe und Bestätigung wird bei Aktivierung der Systemeinstellung Vollmachten nicht automatisch aktiviert, sondern kann abhängig von den erteilten Vollmachten per Systemeinstellung aktiviert oder deaktiviert werden. Sollten Sie mit Vollmachten im Rechnungseingangsbuch arbeiten (Systemeinstellung 1.1.89.27 Vollmachten aktiviert und Vollmachten sind im Rechnungseingangsbuch definiert), aber in Sonderfällen die Systemeinstellung 1.1.89.2 FreigabeUndBestaetigung4Augenprinzip nicht aktiviert haben, so ist deren Aktivierung zur Freigabe und Bestätigung des 4AP im Rechnungseingangsbuch zwingend erforderlich. |
NaechsterBenutzerImmer | 1.1.89.3 | Hiermit kann definiert werden, ob die Eingabe des zuständigen Benutzers beim Statuswechsel erfolgen soll.ON – der zuständige Benutzer muss eingegeben werden.OFF – der zuständige Benutzer kann eingeben werden, ist aber keine PflichteingabeNIE – die Eingabemaske für den zuständigen Benutzer wird beim Statuswechsel nicht geöffnet |
DirekteFreigabe | 1.1.89.4 | Hiermit kann definiert werden, ob Status Fachlich freigegeben direkt beim Neuerfassen gesetzt werden kann. (Standard: OFF). |
SpeichernStatus | 1.1.89.5 |
Definiert den Status, bis zu dem eine Rechnung gespeichert werden kann, ohne den Status zu wechseln. Jede Rechnung darf nur von dem Benutzer geändert werden, der den aktuellen Status der Rechnung gesetzt hat. Als Standard gibt es keine Vorbelegung. Sie können den/die Status mit Mehrfachauswahl festlegen:
|
SpeichernBenutzerListe | 1.1.89.6 | Standardmäßig darf jede Rechnung nur von dem Benutzer geändert werden, der den aktuellen Status der Rechnung gesetzt hat. Hiermit können Benutzer definiert werden, die aus dieser Regel ausgeschlossen werden, wie z. B. Benutzer, die für den Rechnungsimport aus einem Fremdsystem benutzt werden. Die betroffenen Rechnungen können von allen Benutzern gespeichert werden. |
FreigabeTage | 1.1.89.7 | Vorschlagswert für das Freigabe bis-Datum (N Tage nach Rechnungsdatum). (Vorschlagswert: 0) |
BestaetigungTage | 1.1.89.8 | Vorschlagswert für das Bestätigung bis-Datum (N Tage nach Freigabe bis Datum). (Vorschlagswert: 0) |
VerbuchenTage | 1.1.89.9 | Vorschlagswert für das Verbuchen bis-Datum (N Tage nach Bestätigung bis Datum). (Vorschlagswert: 0) |
BuchenMultiselect | 1.1.89.10 | Steuert, ob Buchen per Multiselect in der Übersicht (im Rechnungseingangsbuch-Grid) möglich ist. (Vorschlagswert: nicht aktiv) |
ExcelBelegOutputDatei | 1.1.89.11 | Definiert die Ausgabedatei für den Excel-Beleg z. B. d:\druck\ix2048.xls. Die Verzeichnisstruktur muss existieren. Die Datei wird angelegt oder überschrieben, wenn sie schon existiert. Standardmäßig wird die Exel-Daten unter tmp\ Kontierungsbeleg abgelegt. |
StatusVorerfasstExcelBeleg | 1.1.89.12 | Druck beim Setzen von Status Vorerfasst. Mögliche Parameter: Ja / Nein / Nie / Immer (Standard: Nein). |
StatusFachlichFreigegebenExcelBeleg | 1.1.89.13 | Druck beim Setzen von Status Fachlich freigegeben. Mögliche Parameter: Ja / Nein / Nie / Immer (Standard: Nein). |
StatusFachlichBestaetigtExcelBeleg | 1.1.89.14 | Druck beim Setzen von Status Fachlich bestätigt. Mögliche Parameter: Ja / Nein / Nie / Immer (Standard: Nein). |
StatusFachlichAbgelehntExcelBeleg | 1.1.89.15 | Druck beim Setzen von Status Fachlich abgelehnt. Mögliche Parameter: Ja / Nein / Nie / Immer (Standard: Nein). |
StatusGeloeschtExcelBeleg | 1.1.89.16 | Druck beim Setzen von Status Gelöscht. Mögliche Parameter: Ja / Nein / Nie / Immer (Standard: Nein). |
StatusVerbuchtExcelBeleg | 1.1.89.17 | Druck beim Setzen von Status Verbucht. Mögliche Parameter: Ja / Nein / Nie / Immer (Standard: Nein). |
StatusWKZAngelegtExcelBeleg | 1.1.89.18 | Druck bei Anlage einer wiederkehrenden Zahlung. Mögliche Parameter: Ja / Nein / Nie / Immer (Standard: Nein). |
AnordnungenVerantwortlichesTeam | 1.1.89.19 | Mit der Festlegung des verantwortlichen Teams für die Anordnungen im Rechnungseingangsbuch wird der verantwortliche Benutzer automatisch aus dem Objekt der Kontierung ermittelt. |
AnordnungDokumententyp | 1.1.89.20 | Hiermit kann ein Dokumententyp für die Anordnungen definiert werden. Der Dokumententyp wird auch für die KVBW-SAP Schnittstelle, „nachträgliche Anordnung“, verwendet. (Standard: Anordnung) |
KontierungsbelegOeffnen | 1.1.89.21 | Definiert ob der Kontierungsbeleg in Excel geöffnet (Oeffnen) oder direkt gedruckt wird (Drucken). (Standard: Oeffnen |
KassenAnordnung | 1.1.89.22 | Hiermit kann der Druck der Anordnungen aktiviert bzw. deaktiviert werden. (Standard: nicht aktiv). |
StatusVorerfasstAktiv | 1.1.89.23 | Damit kann der Status Vorerfasst generell aktiviert bzw. deaktiviert werden. Mögliche Parameter: ON / OFF (Standard: ON). |
StatusFachlichFreigegebenAktiv | 1.1.89.24 | Damit kann der Status Fachlich freigegeben generell aktiviert bzw. deaktiviert werden. Mögliche Parameter: ON / OFF (Standard: ON). |
StatusFachlichBestaetigtAktiv | 1.1.89.25 | Damit kann der Status Fachlich bestätigt generell aktiviert bzw. deaktiviert werden. Mögliche Parameter: ON / OFF (Standard: ON). |
StatusGeloeschtAktiv | 1.1.89.26 | Damit kann der Status Gelöscht generell aktiviert bzw. deaktiviert werden. Mögliche Parameter: ON / OFF (Standard: ON). |
Vollmachten | 1.1.89.27 | Damit wird die Vollmachten-Prüfung eingeschaltet. Siehe „Vollmachten Prüfung“. Mögliche Parameter: ON / OFF (Standard: OFF). |
Zeitmessung | 1.1.89.28 | Schaltet Zeitmessung im Rechnungseingangsbuch ein beim Laden der Daten. (Standard: nicht aktiv). |
WkzErfassungAktiv | 1.1.89.29 | Hiermit wird gesteuert, ob die wiederkehrenden Zahlungen über das Rechnungseingangbuch erfasst werden. Wenn diese Systemeinstellung eingeschaltet ist, dürfen die wiederkehrenden Zahlungen nur im Rechnungseingangbuch erfasst werden, die Neuerfassung im Modul Wiederkehrende Zahlungen wird nicht mehr möglich sein. (Standard: OFF).Eine bereits erfasste wiederkehrende Zahlung kann als Rechnung abgespeichert werden, wenn keine Wiederholungsoptionen vorhanden sind. |
DMSSucheDirektBeimÖffnenStarten | 1.1.89.30 | Steuert, ob die DMS-Suche beim Öffnen einer Rechnung direkt ausgeführt wird. |
AnzeigeDMSButton | 1.1.89.31 | Steuert, ob die Schaltfläche DMS angezeigt wird. |
AbgelehnteRechnungenDirektFreigeben | 1.1.89.32 | Steuert, ob abgelehnte Rechnungen und Gutschriften im Rechnungseingangsbuch direkt fachlich freigegeben werden können. Wenn die direkte fachliche Freigabe nicht aktiv ist müssen die Rechnungen und Gutschriften vorerfasst werden. |
BearbeitenNaechsteRechnungDirektÖffnen | 1.1.89.33 | Steuert, ob nach dem Bearbeiten einer Rechnung die nächste Rechnung, die fachlich freigegeben oder fachlich bestätigt werden soll, automatisch geöffnet werden soll. Es wird die nächste in der Übersicht geladene Rechnung geöffnet, für die der Benutzer zuständig ist. Das sind Rechnungen, bei denen der Benutzer direkt als zuständiger Bearbeiter eingetragen ist oder Rechnungen ohne zuständiger Bearbeiter, wo der Benutzer Objektverantwortlicher ist und die entsprechenden Rechte im Rechnungseingangsbuch hat. |
StatusVorerfasstVerantwortlichesTeam | 1.1.89.34 | Mit der Festlegung des verantwortlichen Teams für die Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch wird der verantwortliche Benutzer automatisch aus dem Objekt der ersten Kontierung ermittelt und vorgeschlagen. Voraussetzung dafür ist die Pflege des zuständigen Benutzers in der Objektauswahl. |
StatusFachlichFreigegebenVerantwortlichesTeam | 1.1.89.35 | Mit der Festlegung des verantwortlichen Teams für die fachliche Freigabe im Rechnungseingangsbuch wird der verantwortliche Benutzer automatisch aus dem Objekt der ersten Kontierung ermittelt und vorgeschlagen. Voraussetzung dafür ist die Pflege des zuständigen Benutzers in der Objektauswahl. |
StatusFachlichBestaetigtVerantwortlichesTeam | 1.1.89.36 | Mit der Festlegung des verantwortlichen Teams für die fachliche Bestätigung im Rechnungseingangsbuch wird der verantwortliche Benutzer automatisch aus dem Objekt der ersten Kontierung ermittelt und vorgeschlagen. Voraussetzung dafür ist die Pflege des zuständigen Benutzers in der Objektauswahl. |
StatusVerbuchtVerantwortlichesTeam | 1.1.89.37 | Mit der Festlegung des verantwortlichen Teams für die Verbuchung im Rechnungseingangsbuch wird der verantwortliche Benutzer automatisch aus dem Objekt der ersten Kontierung ermittelt und vorgeschlagen. Voraussetzung dafür ist die Pflege des zuständigen Benutzers in der Objektauswahl. |
StatusWkzAngelegtVerantwortlichesTeam | 1.1.89.38 | Mit der Festlegung des verantwortlichen Teams für die Anlage der wiederkehrenden Zahlungen im Rechnungseingangsbuch wird der verantwortliche Benutzer automatisch aus dem Objekt der ersten Kontierung ermittelt und vorgeschlagen. Voraussetzung dafür ist die Pflege des zuständigen Benutzers in der Objektauswahl. |
GVCAenderStatus | 1.1.89.39 | Hiermit können Status per Multiselect definiert werden, bei denen das Feld GVC geändert werden darf. (Standard: Das Feld kann immer geändert werden) |
ModulAendernStatus | 1.1.89.40 | Hiermit können Status per Multiselect definiert werden, bei denen das Feld Modul geändert werden darf. (Standard: Das Feld kann immer geändert werden) |
KreditorNrAendernStatus | 1.1.89.41 | Hiermit können Status per Multiselect definiert werden, bei denen das Feld Kreditor Nummer geändert werden darf. (Standard: Das Feld kann immer geändert werden) |
RechnungsNrAendernStatus | 1.1.89.42 | Hiermit können Status per Multiselect definiert werden, bei denen das Feld Rechnungsnummer geändert werden darf. (Standard: Das Feld kann immer geändert werden) |
BelegAendernStatus | 1.1.89.43 | Hiermit können Status per Multiselect definiert werden, bei denen das Feld Beleg geändert werden darf. (Standard: Das Feld kann immer geändert werden) |
RechnungsimportBelegAendernStatus | 1.1.89.44 | Hiermit können Status per Multiselect definiert werden, bei denen das Feld Beleg bei durch den XML-Rechnungsimport importierten Rechnungen geändert werden darf.Die Systemeinstellung BelegAendernStatus gilt für alle Rechnungen, d. h. wenn das Feld Beleg für einen Status mit der Systemeinstellung BelegAendernStatus gesperrt wird, wird das Feld Beleg unabhängig von der Systemeinstellung RechnungsimportBelegAendernStatus gesperrt sein. |
GesamtbetragAendernStatus | 1.1.89.45 | Hiermit können Status per Multiselect definiert werden, bei denen das Feld Gesamtbetrag geändert werden darf. (Standard: Das Feld kann immer geändert werden) |
KontierungUnvollstaendigStatus | 1.1.89.46 |
Hiermit können die Rechnungseingangsbuch-Status definiert werden, bei denen Rechnungen mit unvollständiger Kontierungsinformation gespeichert werden können. (Vorschlagswert: leer)
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RechnungOhneGesambetragAblehnen | 1.1.89.47 | Hiermit kann gesteuert werden, ob Rechnungen ohne Gesamtbetrag ablehnt werden auch wenn die Systemeinstellung KontierungUnvollstaendigStatus eingeschaltet ist. |
BuchenWertstellung | 1.1.89.48 |
Hiermit kann die automatische Anpassung des Wertstellungsdatums beim Buchen im Rechnungseingangsbuch definiert werden. (Vorschlagswert:
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BelegPflichtfeld | 1.1.89.49 | Hiermit kann definiert werden ob das Belegfeld bei der Rechnungserfassung ein Pflichtfeld ist; zusätzlich kann die Pflichteingabe des Belegs pro Fibu definiert werden. Die Hauptbuchungskreis-Nummern werden mit der Einstellung FibuBelegPflichtfeld festgelegt. (Vorschlagswert: Nie - Die Einstellung ist nicht freigeschaltet) |
FibuBelegPflichtfeld | 1.1.89.50 | Hiermit können die Hauptbuchungskreise definiert werden, für welche bei der Rechnungserfassung das Belegfeld ein Pflichtfeld sein muss. |
BelegGleichInterneReNr | 1.1.89.51 | Hiermit kann gesteuert werden, ob das Belegfeld beim Buchen von Rechnungen aus den Modulen Faktura und Kautionsverwaltung in das Rechnungseingangsbuch auf die interne Rechnungsnummer gesetzt wird.Standardmäßig wird die Belegnummer nicht auf die interne Rechnungsnummer gesetzt. |
FibuBelegGleichInterneReNr | 1.1.89.52 | Hiermit kann gesteuert werden, ob das Belegfeld beim Buchen von Rechnungen aus den Modulen Faktura und Kautionsverwaltung in das Rechnungseingangsbuch in der FIBU auf die interne Rechnungsnummer gesetzt wird. Standardmäßig wird die Belegnummer nicht auf die interne Rechnungsnummer gesetzt. |
RechnungErfassungAktiv | 1.1.89.53 | Hiermit kann die Neuerfassung von Rechnungen und Gutschriften im Rechnungseingangsbuch und in der Dialogbuchhaltung deaktiviert werden, wenn beispielsweise alle Rechnungen aus einem Dokument-Management-System in iX-Haus importiert werden. Die weitere Verarbeitung der Rechnungen kann im Rechnungseingangsbuch durchgeführt werden. Hiermit wird nur die Erfassung von Rechnungen und Gutschriften von Kreditoren gesteuert, die Erfassung von Ausgangsrechnungen und Gutschriften von Debitoren wird weiterhin möglich sein. (Standard: aktiv). |
VorgaengeAendernBisStatus | 1.1.89.54 | Hiermit kann der Rechnungseingangsbuch-Status, bis welchem die Vorgängen im Rechnungseingangsbuch geändert werden können. Ab diesem Status werden alle Felder in der Erfassungsmaske bis auf die Felder Rechnungsinfo, DCL-Flag und Verwalter-Bank gegen Änderung gesperrt.Die Felder Beleg, Leistungszeitraum, Gegenkonto, Fälligkeit und Kundennummer werden je nach Systemeinstellung BuchungInfoChangeBeleg, BuchungInfoChangeLZ, BuchungInfoChangeFaelligkeit, BuchungInfoChangeDCLGegenkonto und BuchungInfoChangeKundennummer aktiviert und können verändert werden. |
StornoBuchungenStatus | 1.1.89.55 | Hiermit kann der Rechnungseingangsbuch-Status für Storno-Buchungen definiert werden. Storno-Buchungen aus dem Rechnungseingangsbuch können direkt in die Dialogbuchhaltung gebucht werden oder auch als Vorgang in das Rechnungseingangsbuch angelegt werden. Bei der Option nur Dialogbuchhaltung werden die Storno-Buchungen nur in der Dialogbuchhaltung gebucht. Bei der Option verbucht wird die Storno-Buchung in das Rechnungseingangsbuch angelegt und direkt in der Dialogbuchhaltung gebucht. Eine Stornierung von bezahlten/teilbezahlten Rechnungen oder Rechnungen, die an den Zahlungsverkehr oder Zahlungsvorschläge übergeben worden sind, darf zwecks Vermeidung von Fehlausführungen nur von einem Administrator (Benutzer mit Benutzerklasse S) durchgeführt werden. Eine Sicherheitsabfrage wird zusätzlich angezeigt. |
RechnungWKZKontierungenHinzufügenAktiv | 1.1.89.56 | Hiermit kann definiert werden, ob bei der Rechnungserfassung der Button WKZ Kontierungen hinzufügen angezeigt werden soll. Bei der Übernahme der Kontierungen von bestehenden wiederkehrenden Zahlungen kann die bestehende wiederkehrende Zahlung beendet werden. Die Eingabe des Gültig-bis-Datums erfolgt bei der Übernahme der Kontierungen. Standardmäßig wird das Datum vor dem Gültigkeitsbeginn der neu erfassten WKZ vorgeschlagen. Wenn das Datum nicht eingegeben wird, wird die ursprüngliche WKZ nicht beendet. Per Systemeinstellung WKZKontierungenHinzufuegenWKZBeenden kann definiert werden, ob die WKZs immer beendet werden sollen. |
WKZKontierungenHinzufuegenWKZBeenden | 1.1.89.57 | Hiermit kann definiert werden, ob bei der Übernahme der Kontierungen aus einer bestehenden WKZ, die ursprüngliche WKZ beendet werden soll. Mögliche Werte sind:
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FreigabeMultiselect | 1.1.89.58 | Mit dieser Systemeinstellung kann gesteuert werden, ob die fachliche Freigabe auch über das Kontextmenü der rechte Maustaste durchgeführt werden kann. Standardmäßig kann die fachliche Freigabe nur über den Rechnungsdialog erfolgen. |
MaxAnzahlDatensaetzeLadevorgang | 1.1.89.59 | Mit dieser Systemeinstellung kann die Anzahl der Datensätze definiert werden, die beim Modulstart oder beim Anwenden eines Filters geladen werden sollen. Wenn die Anzahl erreicht ist, wird der Benutzer aufgefordert, den Ladevorgang zu beenden. Der Ladevorgang kann auf Wunsch wieder fortgesetzt werden. Somit kann der Ladevorgang bei falsch eingestelltem Filter nach einer bestimmten Anzahl von Datensätzen unterbrochen werden, ohne Stabilitäts- und Performance-Probleme zu bekommen. |
ReDatumAendernStatus | 1.1.89.60 | Hiermit können die Rechnungseingangsbuch-Status definiert werden, in denen bei Rechnungen mit diesen Status das Rechnungsdatum geändert werden darf. Bei der Vorerfassung ist die Eingabe von allen Feldern erlaubt! Standardwerte: vorerfasst, fachlich freigegeben, fachlich bestätigt, fachlich abgelehnt, WKZ angelegt. Des weiteren stehen zur Verfügung: bezahlt, Fehler beim Verbuchen und verbucht. |
SicherheitseinbehaltAendernStatus | 1.1.89.61 | Hiermit können die Rechnungseingangsbuch-Status definiert werden, in denen bei Rechnungen mit diesen Status der Sicherheitseinbehalt geändert werden darf. Bei der Vorerfassung ist die Eingabe von allen Feldern erlaubt! Standardwerte: vorerfasst, fachlich freigegeben, fachlich bestätigt, fachlich abgelehnt, WKZ angelegt. Des weiteren stehen zur Verfügung: bezahlt, Fehler beim Verbuchen und verbucht. |
KuerzungenAendernStatus | 1.1.89.62 | Hiermit können die Rechnungseingangsbuch-Status definiert werden, in denen bei Rechnungen mit diesen Status die Kürzung geändert werden darf. Bei der Vorerfassung ist die Eingabe von allen Feldern erlaubt! Standardwerte: vorerfasst, fachlich freigegeben, fachlich bestätigt, fachlich abgelehnt, WKZ angelegt. Des weiteren stehen zur Verfügung: bezahlt, Fehler beim Verbuchen und verbucht. |
RechnungenMitGleicherBelegUndRechNummerAndereFibuLoeschen | 1.15.48.10 | Diese Systemeinstellung finden Sie unter Systemeinstellungen Datenbank im Bereich Schnittstelle, Abschnitt ImportGvc701. Mit dieser Systemeinstellung kann folgendes gesteuert werden: Wenn beim Rechnungsimport für einen Hauptbuchungskreis Rechnungen mit der gleichen Beleg- und Rechnungsnummer in anderen Hauptbuchungskreisen existieren, können diese im Rechnungseingangsbuch mit dem Status gelöscht markiert werden. Voraussetzung hierfür ist der bisherige Status als vorerfasst, fachlich freigegeben, fachlich bestätigt oder fachlich abgelehnt. |
Sicherheitsstufe2ab | veraltete Systemeinstellung - wird nicht mehr genutzt Definierte den Status, ab dem die zweite Sicherheitsstufe galt. In der zweiten Sicherheitsstufe durften die Felder Kreditor, Rechnungsnummer und Gesamtbetrag nicht geändert werden. (Standard: Es gab keine zweite Sicherheitsstufe) |
Rechnungseingangsbuch-relevante Einstellungen im Bereich Stammdaten, Abschnitt Faktura:
BuchenRechnungseingangsbuchStatus | Hiermit kann definiert werden, ob und mit welchem Rechnungseingangsbuch-Status die aus Faktura generierten Rechnungen und Gutschriften in das Rechnungseingangsbuch gebucht werden. Diese Systemeinstellung gilt auch für die Cash-Pooling-Zinsrechnungen im Hauptbuchungskreis der Obergesellschaft undabhängig davon, ob eine Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder Gutschrift gebucht wird. |
Rechnungseingangsbuch relevante Einstellungen im Bereich Buchhaltung, Abschnitt WKZ:
FakturaAnbindungAktiv | Wenn eingeschaltet werden die Ausgangsrechnungen beim Buchen der WKZ mit einer zugeordneten Faktura-Vorlage in Faktura angelegt und je nach Einrichtung verbucht und gedruckt und archiviert. Standard: nicht aktiv |
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FakturaRechnungBuchen | Hiermit kann definiert werden, ob beim Buchen von WKZ die Ausgangsrechnungen in der Faktura automatisch gebucht werden. Das Buchen kann nur dann automatisch erfolgen, wenn die Ausgangsrechnungen automatisch in der Faktura angelegt werden (die Systemeinstellung FakturaRechnungGenerieren muss aktiviert sein). Zusätzlich kann definiert werden, ob der Benutzer die Einstellung manuell ändern kann. Mögliche Einstellungen sind: Nie – Die Systemeinstellung ist inaktiv, die Einstellung kann vom Benutzer nicht verändert werden. Immer – Die Systemeinstellung ist aktiv, die Einstellung kann vom Benutzer nicht verändert werden. Ja – Die Systemeinstellung ist aktiv, die Einstellung kann vom Benutzer verändert werden. Nein – Die Systemeinstellung ist inaktiv, die Einstellung kann vom Benutzer verändert werden. Standard: Ja |
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FakturaRechnungDrucken | Hiermit kann definiert werden, ob beim Buchen von WKZ die Ausgangsrechnungen in der Faktura automatisch gedruckt werden. Der Druck kann nur dann automatisch erfolgen, wenn die Ausgangsrechnungen automatisch in der Faktura angelegt werden (die Systemeinstellung FakturaRechnungGenerieren muss aktiviert sein). Mögliche Einstellungen sind: Nie – Die Systemeinstellung ist inaktiv, die Einstellung kann vom Benutzer nicht verändert werden. Immer – Die Systemeinstellung ist aktiv, die Einstellung kann vom Benutzer nicht verändert werden. Ja – Die Systemeinstellung ist aktiv, die Einstellung kann vom Benutzer verändert werden. Nein – Die Systemeinstellung ist inaktiv, die Einstellung kann vom Benutzer verändert werden. Standard: Ja |
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FakturaRechnungArchivieren | Hiermit kann definiert werden, ob beim Buchen von WKZ die Ausgangsrechnungen in der Faktura automatisch archiviert werden. Die Ablage erfolgt unter Schriftgut in Kreditoren/Debitoren Plus in iX-Haus plus. Die Archivierung kann nur dann automatisch erfolgen, wenn die Ausgangsrechnungen automatisch in der Faktura angelegt werden (die Systemeinstellung FakturaRechnungGenerieren muss hierzu aktiiert sein). Wenn die Ausgangsrechnungen gedruckt werden, werden sie automatisch archiviert, unabhängig von dieser Systemeinstellung. Zusätzlich kann definiert werden, ob der Benutzer die Einstellung manuell ändern kann. Mögliche Einstellungen sind: Nie – Die Systemeinstellung ist inaktiv, die Einstellung kann vom Benutzer nicht verändert werden. Immer – Die Systemeinstellung ist aktiv, die Einstellung kann vom Benutzer nicht verändert werden. Ja – Die Systemeinstellung ist aktiv, die Einstellung kann vom Benutzer verändert werden. Nein – Die Systemeinstellung ist inaktiv, die Einstellung kann vom Benutzer verändert werden. Standard: Ja |