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Serienbrief

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Das Serienbriefmodul dient nur noch zum Erzeugen von Serienbriefen (Personenbriefe). Die Vorlagen selbst sind hier gegen Veränderungen geschützt. Sie können aber vor dem Druck individuell angepasst werden, ohne dass diese Änderungen dauerhaft in die verwendete Vorlage einfließen (siehe Option Generierung im Seriendruckdialog). Allgemeine Fragen zur Vorlagengestaltung und Wordproblematiken thematisieren wir zentral in iX-Wiki-Abschnitten zum Vorlagenmanager.

Der Aufbau der Bedienoberfläche ist analog zu der des Vorlagenmanagers. Allerdings werden in der Baumansicht nur die Texttypknoten Alle und SB mit den Vorlagen für das Modul Serienbrief (ix1039) angezeigt. In der frei definierbaren Ansicht der Baumstruktur werden alle Vorlagen ausgefiltert, welche nicht SB-Typ sind.

Per Rechtsklick wird ein Kontextmenü mit den folgenden Punkten aufgerufen:

Brief drucken: Der Dialog zur Parametrierung eines Seriendrucks wird gestartet. Die selektierte Vorlage ist vorausgewählt. Diese Funktion wird auch gestartet, wenn in der Liste auf einem bestehenden Eintrag ein Doppelklick gemacht wird.

Was mache ich hier?

Der Aufbau der Bedienoberfläche ist analog zu der des Vorlagenmanagers(ix1038), in welchem Vorlagen erstellt oder importiert werden können. Allerdings werden im Serienbrief in der Baumansicht nur die Texttypknoten Alle und SB mit den Vorlagen für das Modul Serienbrief (ix1039) angezeigt. In der frei definierbaren Ansicht der Baumstruktur werden in der Grundeinstellung alle Vorlagen ausgefiltert, welche nicht SB-Typ sind. Weitere Texttypen können über eine Systemeinstellung freigeschaltet werden.

Per Rechtsklick auf eine Vorlage wird dem allgemeinen Benutzer ein Kontextmenü mit folgenden Funktionen aufgerufen:

Brief drucken: Der Dialog zur Parametrierung eines Seriendrucks wird gestartet. Die selektierte Vorlage ist vorausgewählt. Diese Funktion wird auch gestartet, wenn in der Liste auf einem bestehenden Eintrag ein Doppelklick gemacht wird.

Anwendern mit S-Rechten stehen hier weitergehende Möglichkeiten zur Verfügung:

Neue Vorlage einfügen
Globale Vorlage einfügen
Abhängige Vorlage einfügen
Vorlage bearbeiten
Vorlage löschen
Vorlage aktivieren (deaktivierte Vorlagen werden nur Anwendern mit S-Rechten angezeigt)
Vorlage deaktivieren

Diese Funktionen werden zum Modul Vorlagenmanager beschrieben. Sie erlauben administrativen Eingriff in die Vorlagenverwaltung des neuen Serienbriefs für Vorlagen vom Texttyp Personenschreiben (SB), ohne in den Vorlagenmanager wechseln zu müssen.
Beim Bearbeiten einer Vorlage werden für dynamische Platzhalter (Beschriebskürzel, Merkmale, Teamvariablen usw.) Beispieltexte statt „XXXXXXX“ zur besseren Zuordnung in der Vorschau angezeigt.

Personenschreiben in anderen Modulen

Module und zugeordnete Texttypen

Wie mache ich es?

Zurück zum Hauptmenü: Serienbriefe

Brief drucken

Digitale Signierung von makrobehafteten Officedateien

Parallel zu den von der CREM SOLUTIONS gelieferten makrobehafteten Officedateien (Word oder Excel-Dateien mit digital zertifizierten Makros) liefert die CREM SOLUTIONS ein Zertifikat zur Installation auf den jeweiligen Workstations. Nach einmaliger Installation des Zertifikats auf der betroffenen Workstation können Sie dort die Makrosicherheit für Word und Excel in deren Sicherheitscenter entsprechend hoch einstellen (Alle Makros außer digital signierten Makros deaktivieren). Das Zertifikat können Sie in der Customer Community downloaden. Dort erhalten Sie auch eine PDF-Datei mit Erläuterung zur Zertifikat-Installation auf der jeweiligen Workstation. Im Rahmen der Umfirmierung verwendet das aktuelle Zertifikat auch den aktuellen Firmennamen und ist bis 01.01.2040 gültig.

Schritt 1: Installation des Zertifikats auf den Workstations

Zertifikat installieren

Der Einstieg für nachfolgende Installationsbeispiel basiert auf Windows 7 und dem Windows Internetexplorer. Unter Windows 10 steht mit dem Browser Edge dieser Weg nicht zur Verfügung. Hier suchen und starten Sie das Modul Internetoptionen im Windows-Menü einfach nach durch Eingabe des gleichnamigen Begriffs.

Beachten Sie, dass die Installation des Zertifikats auf jeder Workstation erfolgen muss, mit welcher iX-Haus eingesetzt wird, falls dort Word- oder Excel-Dokumente über iX-Haus aufgerufen zum Einsatz kommen.

Downloaden Sie das aktuelle Zertifikat aus dem Datei-Angebot der Customer Community.
Starten Sie auf der betroffenen Workstation das Microsoftprogramm Internet Explorer.
Starten Sie im Internet Explorer unter Extras die Internetoptionen.
Hier finden Sie im Register Inhalte die Zertifikat-Verwaltung. Klicken Sie auf den Schalter Zertifikate.
Wählen Sie das Register Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen.
Klicken Sie auf den Schalter Importieren, um neue Zertifikarte einzulesen.
Mit dem Schalter Durchsuchen… öffnen Sie einen Dateidialog, in welchem Sie das aktuelle Zertifikat auswählen.
Die bestätigte Auswahl finden Sie dann im Feld Dateiname.
Klicken Sie nach entsprechender Auswahl der Zertifikat-Datei auf Weiter >.
Verwenden Sie die Option Alle Zertifikate in folgendem Speicher speichern.
Klicken Sie nach entsprechender Auswahl des Zertifikatspeichers Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen auf Weiter >.
Im Anschluss klicken Sie daran auf Fertig stellen. Nach einer Sicherheitsabfrage finden Sie in der Anzeige das installierte Zertifikat.
(Ausgestellt für Crem Solutions GmbH & Co. KG, Ausgestellt von Crem Solutions GmbH & Co. KG, Ablaufdatum 01.01.2040)
Beenden Sie den Dialog mit Klick auf Schließen. Das Zertifikat steht nun zur Verfügung.

Alternative Installation via Windowsexplorer

Alternativ installieren Sie mit Doppelklick auf das Zertifikat im Windowsexplorer.
Das so aufgerufene Zertifikat können Sie über den Schalter Zertifizikat installieren… analog zum Aufruf via Internetoptionen importieren im Internet Explorer (s. o.).
Wählen Sie Im Zertifikat-Assistenten die Option Lokaler Computer.
Im nächsten Schritt bestimmen Sie den Speicherort manuell. Wählen Sie Alle Zertifikate in folgendem Speicher speichern, betätigen Schalter Durchsuchen… und wählen Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen. Eine Zusammenfassung wird angezeigt.
Mit Klick auf den Schalter Fertigstellen wird das Zertifikat importiert.

Makrosicherheit auf den Workstations anpassen

In den Microsoft Officeprodukten Word oder Excel konfigurieren Sie folgende Sicherheitseinstellungen. Nachfolgendes Beispiel ist von Word 2010 beschrieben.

Starten Sie unter dem Fenstermenü Datei den Menüpunkt Optionen. Das Fenster Word-Optionen wird geöffnet.
Hier wählen Sie das Sicherheitscenter.
Im Bereich Microsoft Word-Sicherheitscenter klicken Sie auf den Schalter Einstellungen für das Sicherheitscenter….
Es öffnet sich das Fenster Sicherheitscenter.
Wählen Sie im Fenster Sicherheitscenter den Menüpunkt Einstellungen für Makros.
Im Bereich Einstellungen für Makros stellen Sie über einen Radiobutton Alle Makros außer digital signierten Makros deaktivieren ein.
Im Bereich Entwicklermakroeinstellungen setzen Sie den Haken in der Checkbox Zugriff auf das VBA-Projektobjektmodell vertrauen.
Bestätigen Sie die Parametereinstellungen im Sicherheitscenter durch Klick auf den OK-Schalter. Das Fenster wird geschlossen.
Bestätigen Sie die Parametereinstellungen in den Word-Optionen durch Klick auf den OK-Schalter. Das Fenster wird geschlossen.

Beachten Sie, dass die Makroeinstellungen durch eine Gruppenrichtlinie administrativ noch weiter beschränkt sein können. Sie erhalten dann bei der Auswahl Alle Makros außer digital signierten Makros deaktivieren eine Hinweismeldung, dass diese Konfiguration nicht eingesetzt bzw. gespeichert werden könne. In diesem Fall muss die Gruppenrichtlinie für das Trustcenter vom Administrator angepasst werden.

Schritt 2: Anpassung in iX-Haus

Außerhalb des Internet Explorers müssen Sie nun nur noch in iX-Haus in der Fachadminstration in den Systemeinstellungen von iX-Haus kontrollieren, ob im Bereich der Stammdaten für den Abschnitt Word die Einstellung für AddInsMenu deaktiviert ist. Hier für sind entsprechende Nutzerrechte erforderlich. Die Einstellung ist nur einmalig erforderlich, während das Zertifikat pro Workstation installiert werden muss!

Starten Sie iX-Haus.
Öffnen Sie unter Fachadminsitration, System, Systemeinstellung Datenbank.
Wählen Sie die Einstellung AddInsMenu im Bereich Stammdaten, Abschnitt Word.
Kontrollieren Sie die Einstellung des Parameters AddInsMenu. Wenn das Zertifikat der CREM SOLUTIONS verwendet wird, muss der Parameter deaktiviert sein.
Starten Sie iX-Haus nach einer Anpassung der Systemeinstellungen neu, damit diese Einstellungen wirksam werden.
Hiernach sollte die Implementierung der Zertifikate für die Word-basierten Texte in iX-Haus entsprechend Ihrem Sicherheitskonzept funktionieren.

Beachten Sie, dass Sie entsprechend Ihres Konzeptes die für die Prüfung des Zertifikates erforderliche Soft- und Hardware an der jeweiligen Workstation selbst einrichten und administrieren müssen.

Einrichten des Outputmanagements

Das Outputmanagement ist ein Bestandteil des lizenzpflichtigen Komfortpakets.

Dateisystem einrichten

In den Systemeinstellungen Datenbank legen Sie fest, aus welchem Basisordner die zu druckenden Anhänge eingelesen werden sollen. Als Standard wird data\PrintAnlage im Installationsverzeichnis von iX-Haus angenommen. In den weiteren Beispielen verwenden wir den Basisordner PrintAnlage. Die darin aufgebaute Ordnerstruktur bietet Ihnen dabei die Möglichkeit zu steuern, wie die Dokumente zu einer Abrechnung gedruckt werden sollen. Dabei können Sie wählen, ob die Dokumente zu Ihren Objekten allgemeingültig (Ablage in Basisverzeichnis), allgemeingültig jahresbezogen (Unterverzeichnis JAHRGANG_jjjj\00GLOBAL) oder für einzelne Einheiten jahresbezogen (Unterverzeichnis mit entspr. Objektnummer) gültig sein sollen. Seriendruck-Anlagen werden im Unterverzeichnissen SB_Druck gesucht. Objektspezifische Anlagen sind dort in Objekt-Unterverzeichnissen abzulegen.

Definition eines alternativen Basisverzeichnisses

Starten Sie Systemeinstellungen Datenbank unter Fachadministration > System. Hierzu benötigen Sie S-Rechte oder eine administrative Anmeldung.
Öffnen Sie im Register Systemeinstellungen stehend im Bereich Stammdaten, Abschnitt Anlagendruck den Parameter PfadFuerAnlagen.
Deaktivieren Sie die Auswahl An Standardwert gekoppelt.
Definieren Sie im Feld PfadfuerAnlagen den für die Anlagen zu verwendenden Pfad.
Speichern Sie die Einstellung mit Klick auf OK.

Unterverzeichnisse anlegen

Öffnen Sie das Modul, in welchem die Unterlagen genutzt werden sollen.
Öffnen Sie die Anlagenzuordnung in Betriebskosten- oder WEG-Abrechnung, wird automatisch erkannt, in welchem Jahrgang Sie sich befinden und ein entsprechender Jahrgangsordner inklusive aller in Ihrem System hinterlegten Objekte wird angelegt (falls fehlend).
Für Serienbriefe legen Sie das Verzeichnis SB_Druck manuell an, z. B. im Windowsexplorer. Hierunter erstellen Sie ggf. weitere objektspezifische Unterverzeichnisse mittels der jeweiligen Objektnummer.

Strukturen im Basisverzeichnis (Beispiel):

data\PrintAnlage (Basisverzeichnis)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2018 (Jahrgangsverzeichnis für Jahrgang 2018)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2018\00GLOBAL (globales Verzeichnis für Jahrgang 2018 aller Objekte)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2018\99000 (Verzeichnis für Jahrgang 2018 Objekt 99000)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2018\99001 (Verzeichnis für Jahrgang 2018 Objekt 99001)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2018\99002 (Verzeichnis für Jahrgang 2018 Objekt 99002)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2019 (Jahrgangsverzeichnis für Jahrgang 2018)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2019\00GLOBAL (globales Verzeichnis für Jahrgang 2019 aller Objekte)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2019\99000 (Verzeichnis für Jahrgang 2019 Objekt 99000)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2019\99001 (Verzeichnis für Jahrgang 2019 Objekt 99001)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2019\99002 (Verzeichnis für Jahrgang 2019 Objekt 99002)
data\PrintAnlage\SB_Druck (Verzeichnis für allgemeine Serienbriefanlagen)
data\PrintAnlage\SB_Druck\99002 (Verzeichnis für Serienbriefanlagen zu Objekt 99002)

Vorbereiten der Anlagen

Als Anlagen können Sie alle Dateien verwenden, welche Sie auch im Windowsexplorer mit rechter Maustaste und dem Befehl Drucken direkt ausgeben können. Die Dateien dürfen kein Passwort zum Drucken verlangen. Zudem ist iX-Haus in der Lage, lis-Dateien des PrintViewers (Bildschirmdruckvorschau) auszugeben.

Kopieren Sie die Anlage in das gewünschte Unterverzeichnis.
Wenn Sie Anlagen speziell erzeugen, können Sie diese ggf. auch direkt im gewünschten Verzeichnis speichern.

Zuordnen der Anlagen

In den jeweiligen Modulen können Sie verfügbare Anlagen über den Dialog Zuordnung der Anlagen zuordnen und auch deren Druckreihenfolge bestimmen.

Öffnen Sie den Dialog Zuordnung der Anlagen.
Markieren Sie die zu druckenden Dokumente in der Spalte Auswählen.
Wählen Sie die gewünschte Reihenfolge für die markierte Anlage mit Hilfe der Pfeiltasten links der Tabelle.
Bestätigen Sie mit Klick auf die Schaltfläche Speichern.

Was brauche ich dazu?

Dialog: Brief drucken ...

Per Kontextmenü der rechten Maustaste ist die Funktion Brief drucken… aufrufbar. Der gleichnamige Dialog zur Parametrierung eines Seriendrucks wird gestartet. Die selektierte Vorlage ist vorausgewählt. Diese Funktion wird auch gestartet, wenn in der Liste auf einem bestehenden Eintrag ein Doppelklick gemacht wird.

In dem Dialog Brief drucken… werden die Parameter für den jeweiligen Druck angegeben. Der Aufbau der Bedienoberfläche und deren Verwendung ist analog zu der des Vorlagenmanagers. Allerdings werden in der Baumansicht nur die Texttypknoten Alle und SB mit den Vorlagen für das Serienbriefmodul (ix1039) angezeigt. In der frei definierbaren Ansicht der Baumstruktur werden alle nicht SB-Vorlagen ausgefiltert. Bestimmten Anwendern (s.o.) werden hier auch die Menüpunkte zum Bearbeiten der Vorlagen angezeigt. Bei diesen ist die Bedeutung identisch zu der im Vorlagenmanager.

`Vorlage`	Nummer, Texttyp und Bezeichnung zu der ausgewählten Vorlage. Wenn die Maus über einem der Felder zum Stehen kommt, wird ein Tooltip mit dem Notiztext zu der Vorlage angezeigt. Wenn die Felder nicht deaktiviert sind, können Sie eine der bestehenden Serienbrief-Vorlagen wählen.
`Objekte`	Objektnummer oder Objektbereich für den Serienbrief Wird genau ein Objekt eingegeben, erscheint (sobald der Fokus aus dem Objektfeld gelöst wird) ein neues Menü im Personenauswahlfeld. Darüber können Personen des Objekts ausgewählt werden. Die jeweilige Personennummer wird zu Beginn des Personenauswahlfeldes angefügt.
`Personen`	Personenbereich für den Serienbrief Beachten Sie bei der Eingabe des Personenbereichs die Auswirkung der benannten Stellen. Haben Sie z. B. vierstellige Personennummern, ergeben sich je nach Vorgabe mit verkürzter Nummernschreibweise unter Berücksichtigung führender Nullen unterschiedliche Treffer: Die Auswahlen `1-3` oder `01-03` oder `1-003` liefern z. B. keine Treffer und werden mit der Info: `Keine zu druckenden Datensätze vorhanden.` quittiert. Die Auswahl `001-003` liefert z. B. die Personen: 0010, 0011 oder 0016. Die Auswahl `000-003` liefert z. B. die Personen 0001, 0003, 0007 und 0010, 0011 oder 0016. Die Auswahl `0001-0003` liefert z. B. die Personen: 0001, 0001-1, 0002 oder 0003 aber nicht 0016. Die Treffer sind also immer dadurch erklärbar, dass die Treffer Zeichenkettenuntermengen der Bereichsauswahl unter Berücksichtigung führender Nullen sind. Die Zeichenkette 000 ist z. B. eine Teilmenge der Zeichenketten 0001, 0003 oder 0007. Der zweistellige Zeichenkette `01` aus dem Parameter Personenbereich 01-03 ist z. B. keine Teilmenge von 0001, 0003 oder 0007, da der Vergleich von links beginnend erfolgt und eine zutreffende vierstellige Personennummer daher hier die Struktur 01nn aufweisen müsste. Eine Personennummer 0100 wäre dann gültiger Treffer. Eine F2-Auswahl wird angeboten, wenn nur ein Objekt ausgewählt wurde.
`Akt. Person`	Schalter In den Feldern `Objekte` und `Personen` werden die Daten der aktuellen Person eingetragen.
`Generierung`	Auswahl Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn eine allgemeine Vorlage temporär wegen aktuellen Gegebenheiten angepasst/erweitert werden muss. Auf diese Weise kann die Anzahl der bestehenden Vorlagen gegenüber dem Vorgehen im alten Serienbrief drastisch reduziert werden. Die folgenden Varianten stehen zur Verfügung: `Vorlage unverändert`: Jedes Schreiben wird mit der angegebenen Vorlage generiert. `Vorlage temporär verändert`: Die angegebene Vorlage kann verändert werden, bevor der Druck startet. Die Änderung ist jedoch temporär und wirkt sich nicht dauerhaft auf die angegebene Vorlage aus. `Vorlage pro Brief temp. verändert`: Die angegebene Vorlage kann vor jedem zu druckenden Schreiben verändert werden. Die Änderung ist jedoch temporär und wirkt sich nicht dauerhaft auf die angegebene Vorlage aus. Eine Dialogbox weist Sie auf die jeweilige Person hin, zu welcher die Vorlage geöffnet wird. `Generierte Dokumente bearbeiten`: Nach Generierung mit der gewählten Vorlage wird das Schreiben geöffnet und kann kontrolliert/bearbeitet werden. Nach dem Schließen arbeitet der Prozess wie gewohnt weiter (Druck, Archivierung).
`Sortierung`	Auswahl `Unverändert`: Die Schreiben werden in der Reihenfolge ausgegeben, in der die Daten vorliegen. `ObjNr+PerNr`: Die Schreiben werden anhand der Objektnummer und der Personennummer aufsteigend sortiert. `ObjNr+Suchname`: Die Schreiben werden anhand der Objektnummer und dem Personensuchnamen aufsteigend sortiert. `ObjNr+FlNr`: Die Schreiben werden anhand der Objektnummer und der Flächennummer aufsteigend sortiert. Diese Sortieroption ist nur möglich, wenn das Kontrollfeld `Brief/Fläche` aktiv ist.
`Brief/Fläche`	Kontrollfeld ☑ Es wird für jede Fläche der anzudruckenden Personen ein Schreiben generiert. ❒ Es wird nur ein Schreiben pro Person generiert.
`Stichtag`	Datum Datum zur Ermittlung von Daten für einige Seriendruckfelder. Dieses Datum wird auch als Bezugsdatum beim Archivieren in einem DMS verwendet.
`Laufende Nr. ab`	ganze Zahl Es gibt im Serienbrief einen Platzhalter, der pro Brief hochgezählt wird. Hier bestimmen Sie den Startwert für das Hochzählen der laufenden Nummer `LfdNr` in diesem Parameter. (Im alten Serienbrief ix1035 hieß dieses Feld `Start ab ReNr`.)
Filter	Mit den Filtern schränken Sie die Auswahl der zu druckenden Serienbriefe ein.
`Keine Altdaten`	Kontrollfeld Wenn aktiviert, werden Schreiben zu Datensätzen von Objekten/Personen, die als alt markiert sind, nicht ausgegeben.
`Mit Restanten`	Kontrollfeld ☑ Es werden auch Schreiben zu Datensätzen von Restanten ausgegeben.
`Nur WEG-Beiräte`	Kontrollfeld ☑ Es werden nur Schreiben zu Personen ausgegeben, die in den Stammdaten als WEG-Beirat markiert sind.
`Personentyp`	Auswahl ☑ Es werden nur Schreiben an Personen generiert, die einen passenden Personentypen haben.
`Flächenartnr`	☑ Es werden nur Schreiben Personen generiert, die eine Fläche mit der passenden Flächenart haben. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Brief/Fläche aktiviert ist.
`Beteiligungskreis`	Auswahl ☑ Es werden nur Schreiben an Personen generiert, die einen aktuellen Vertrag zu einer zum Beteiligungskreis passenden Fläche haben.
`Lastschrift`	Auswahl `Alle ausgeben`: Keine Datensätze anhand Lastschrift filtern. `Mit Lastschrift`: Es werden nur Datensätze von Personen ausgegeben, die eine Lastschrift erteilt haben. `Ohne Lastschrift`: Es werden nur Datensätze von Personen ausgegeben, die keine Lastschrift erteilt haben.
`Kautionsart`	Auswahl `Alle ausgeben`: Keine Datensätze anhand der Kautionsart filtern. `Mit Kautionsart`: Es werden nur Datensätze von Personen ausgegeben, die eine passende Kautionsart haben. `Ohne Kautionsart`: Es werden nur Datensätze von Personen ausgegeben, die keine passende Kautionsart haben. Die relevanten Kautionsarten können in dem darunterliegenden Feld eingegeben oder mit `F2` ausgewählt werden.
`Mit Anlagen`	Kontrollfeld ☑ Es können dem Schreiben Anlagen angehängt werden. Diese werden mit ausgedruckt und können auch mit archiviert werden. Im Falle einer Archivierung wird das eigentliche Schreiben zusammen mit den Anlagen als PDF-Datei gespeichert, welche dann archiviert wird. Die Funktionalität `Mit Anlagen` ist Teil des lizenzpflichtigen Komfortpakets von iX-Haus. Eine ausführlichere Beschreibung der Funktion des Outputmanagement finden Sie im iX-Wiki Bereich der allgemeinen Funktionen sowie hier im Abschnitt Einrichten des Outputmanagements. In der Anlagenliste werden die zugeordneten Anlagen angezeigt, wenn unter `Objekte` ein einzelnes Objekt eingetragen ist. Ohne Objektnummer ist an dieser Stelle ein Anzeigen der zugeordneten Anhänge nicht eindeutig möglich. Über die Schalter `Zuordnen…` bzw. `Sortieren…` bearbeiten bzw. sortieren Sie die Anlagenliste. Die als Anlagen verwendbaren Dokumente müssen entweder in einer festgelegten Verzeichnisstruktur oder der Adressverwaltung (Dokumente) abgelegt worden sein.
`Archivieren (im DMS)`	Kontrollfeld ☑ Je nach Systemeinstellung können die Schreiben in der Adressverwaltung von iX-Haus oder in ein angebundenes Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert werden. Schreiben werden in dem Format archiviert, in dem sie vorliegen (i. d. R. Word-Dateien). Dies geschieht u. a. aus Gründen der Performance. Fallen bei einem Prozess mehrere Dokumente an, die gemeinsam archiviert werden sollen (z. B. Betriebskostenabrechnung, Serienbrief mit Anlagen, …), so werden die Dokumente vor der Archivierung in einer PDF-Datei zusammengefasst. Mit der Systemeinstellung `ArchiviereImmerAlsPDF` kann erreicht werden, dass z. B. einzelne Worddateien auch zuerst als PDF gewandelt und dann erst archiviert werden. ❒ Eine Archivierung findet nicht statt. Diese Einstellung ist u. a. für einen Testdruck sinnvoll.
`Nur Archivieren`	Diese Option ist nur bei aktiviertem Schalter `Archivieren (im DMS)` sichtbar. Mit dieser Funktion wird das generierte Dokument ohne Druck direkt archiviert. So können für Sonderfälle Schriftstücke über den Seriendruck generiert werden, ohne diese zu drucken.
`Dokumenttyp`	Auswahl Unter diesem Dokumenttyp wird das Schreiben archiviert. Wenn bei der Vorlage bereits ein Dokumenttyp vorgegeben ist, ist dieses Feld deaktiviert.
`Dokumenttitel`	Eingabe mit Auswahl von Platzhaltern Hier können Sie den Dokumenttitel eingegeben, mit dem das Dokument archiviert werden soll. Im Titel können verschiedene Platzhalter verwendet werden, die bei der Verarbeitung des Dokuments passend ersetzt werden. Die Platzhalter können manuell, oder per `F2` -Klick eingefügt werden. Wenn im Dialog kein Titel angegeben wird, wird versucht, aus den Verschlagwortungsdaten der DMS-Archivierung einen Titel auszulesen. Gelingt dies nicht, wird der Titel der Vorlage herangezogen. In letzter Instanz wird ein interner Titel in Form `Schreiben vom TT.MM.JJJJ` generiert.
`Drucken`	Schaltfläche, startet den Druck anhand der vorgegebenen Parameter.
`Schließen`	Schaltfläche, beendet den Dialog ohne zu drucken.

Je nach Kontext können einige der Felder gegen Eingaben gesperrt oder ausgeblendet sein.
Die Maske wird pro Aufruf neutral geöffnet, da in Abhängigkeit der jeweils gewählten Vorlage keine historisierten Parameter früherer Parametereingaben vorliegen können.
Eine Druckvorschau des Wordserienbriefs ist innerhalb iX-Haus technisch nicht möglich, da das letztlich druckende Programm Word ist. Sie können jedoch durch den Druck auf einen PDF-Drucker, z. B. FreePDF, eine Druckvorschau über ein PDF-Dokument indirekt realisieren.
Die Fortschrittanzeige beim Druck von Serienbriefen zeigt zur besseren Übersicht die aktuell bearbeitete Person an.

Administration

Systemeinstellungen

Zur Absicherung des Aufrufs makrobehafteten Officedateien stellt die CREM SOLUTIONS eine Zertifikatdatei zur Verfügung. Nach Installation des Zertifikats können Sie die Makrosicherheit für Word und Excel in deren Sicherheitscenter entsprechend hoch einstellen (Alle Makros außer digital signierten Makros deaktivieren). Das Zertifikat können Sie in der Customer Community downloaden. Dort erhalten Sie auch eine PDF-Datei mit Erläuterung zur Zertifikat-Installation auf der jeweiligen Workstation.

Im Folgenden werden die dem Serienbriefmodul zugeordneten Systemeinstellungen aufgelistet. Wegen weiterer Funktionalitäten und Module (z. B. der Möglichkeit der Archivierung) sind noch andere Systemeinstellungen relevant. Diese werden aber hier nicht aufgeführt, sondern sind in gesonderten Dokumentationen enthalten (z. B. Doku_DocuWare_Integration, PDF-Hintergrunddruck, Komfortpaket, …). Die Systemeinstellungen zum Serienbriefmodul sind unter Fachadministration, Systemeinstellungen Datenbank im Bereich Serienbrief, Abschnitt Serienbrief zu finden.

`AktiviereNeuenSerienbrief`	Mit dieser Einstellung können die einzelnen iXHaus-Module, die dafür vorbereitet sind, auf den neuen Serienbrief (bzw. dessen Verarbeitungsroutinen) umgeschaltet werden. Ab diesem Zeitpunkt werden die im neuen Vorlagenmanager hinterlegten Vorlagen verwendet. Druck, Dateigenerierung und Archivierung laufen dann über die neuen zentralen Routinen. Einen Sonderfall bildet das neue Serienbriefmodul (ix1039): Es ist immer verfügbar und nutzt den Vorlagentyp `SB`. Wird hier, in dieser Einstellung, das Modul ix1039 aktiviert, so werden das alte Serienbriefmodul und die Texterfassung um alle Funktionen beschnitten, die eine Neuanlage von Serienbriefen der alten Variante ermöglichen. I. d. R. gehört zu jedem Modul ein bestimmter Vorlagentyp (z. B. Mahnwesen: `MA` oder Indexanschreiben `ID`). Vorlagen des betreffenden Typs werden bei Freischaltung eines Moduls auch im Vorlagenmanager zur Bearbeitung freigeschaltet. Es ist möglich, die Aktivierung für ein Modul wieder zurückzunehmen. In diesem Fall werden wieder die alten Programmroutinen und Vorlagen verwendet. In manchen Modulen kann es in dem Fall allerdings dann nötig sein, die Textnummern der alten Vorlagen wieder einzustellen!
`ArchiviereImmerAlsPDF`	Normalerweise werden Dokumente immer in dem Format archiviert in dem sie vorliegen. Das vermeidet überflüssige Verarbeitungsschritte und steigert die Performance. Sollen allerdings mehrere Dokumente als zusammenhängendes Dokument archiviert werden, so müssen sie nach PDF gewandelt und dabei aneinandergefügt werden. Wenn diese Option aktiviert wird, werden alle Dokumente als PDF-Dateien archiviert (auch dann, wenn es aus technischer Sicht nicht notwendig ist). In dem Fall kann es zu einer Verlangsamung der betroffenen Prozesse durch das zusätzliche Konvertieren nach PDF kommen. Zur Erzeugung von PDF-Dateien ist das Vorhandensein des PDF-Hintergrunddrucks (siehe PDF-Hintergrunddruck) zwingend erforderlich.
`SchreibeDruckLog`	Wenn diese Einstellung aktiv ist, werden alle Meldungen, die während des Generierens eines Schreibens ausgegeben werden, auch in eine LOG-Datei geschrieben. Die Datei findet sich unter `.\ixHaus\tmp\SBriefDruck.log`. Einträge von neuen Läufen werden am Ende der Datei eingefügt. Da die Datei nicht automatisch gelöscht wird, sollte sie bei dauerhafter Aktivierung dieser Option von Zeit zu Zeit manuell gelöscht werden.
`StandardPerBriefVorbelegungArchivierenAktiv`	Beim Erstellen von Personenanschreiben (Personenstamm, Dokumente der Adressverwaltung, Serienbrief) ist standardmäßig die Option `Archivieren` aktiv. Diese Vorbelegung kann mit Hilfe der Systemeinstellung `StandardPerBriefVorbelegungArchivierenAktiv` deaktiviert werden.
`EinDruckJobWaitTime`	Um Ausdruck und PDF-Erstellung von Worddokumenten mit Vorlagen aus dem Vorlagenmanager zu optimieren, werden die Dokumente zuerst unter Berücksichtigung der Schachtsteuerung gedruckt und anschließend die PDF-Datei erzeugt. Nur beim Einsatz von E-Post-Druckern wird zuerst eine PDF-Datei erzeugt und dann gedruckt. Sollten temporäre Dateien nicht gelöscht werden können, weil sie sich noch im Zugriff befinden, kann mit der Systemeinstellung die Wartezeit zur Löschung angepasst werden. Die Standardeinstellung ist 1 Sekunde und kann bei Bedarf erhöht werden.
`ArchiviereMehrereWordDateienAlsPDF`	Diese Systemeinstellung steuert, ob Word-Dokumente als PDF zusammengefasst gespeichert werden sollen, wenn mehr als ein Word-Dokumente vorhanden sind. Durch eine separate PDF-Erstellung pro Worddokument behalten die PDF-Dokumente ihre jeweiligen Einstellungen wie Kopf- und Fußzeile, Seitenzahl, etc. Standardmäßig werden mehrere Word-Dokumente in einem Word-Dokument zusammengeführt und archiviert.

Für das Outputmanagement (Lizenz Komfortpaket) können Sie für den Anlagendruck über Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank > Bereich Stammdaten > Abschnitt Anlagendruck folgende Einstellungen vornehmen:

`PfadFuerAnlagen`	Basispfad für die Anlagen (Standard: data\PrintAnlage)
`PdfTimeout`	Timeout-Zeit in Sekunden für PDF-Dateien. Bei manchen Standardanwendungen für PDF-Druck (z. B. Adobe) öffnet sich ein Anwendungsfenster automatisch beim Drucken. Dieses Fenster bleibt dann so lange stehen, bis es von Benutzer geschlossen wird. Ein solches Verhalten dieser Anwendung hindert iX-Haus an der weiteren Verarbeitung des gestarteten Prozesses. Um das Problem zu umgehen, stellen Sie mit dieser Systemeinstellung eine geeignete Timeout-Zeit ein – z. B. 10 Sek. Achten Sie bitte dann darauf, dass die Dokumente bei dem Drucken in der richtigen Reihenfolge ausgedruckt werden. Ist es nicht der Fall, erhöhen Sie bitte die Timeout-Zeit. (Standard: 0)
`NetworkDelay`	Timeout-Zeit in Sekunden für Network-Delay. In Abhängigkeit vom Netzwerk kann es zu Verzögerungen in der Verarbeitung der Anlagen kommen. NetworkDelay steuert die Wartezeit zwischen der Ausgabe der einzelnen PDF-Dateien. (Standard: 5).
`PdfDruck-Anwendung`	Standardmäßig wird der Druck einer PDF-Datei über die zum Öffnen der Datei eingestellte Anwendung ausgeführt. Es ist mit dieser Systemeinstellung möglich, eine abweichende Hintergrundanwendung für den Druck von PDF-Dateien zu konfigurieren. Beispiel FoxitReader: `c:\Program Files (x86)\Foxit Software\Foxit Reader\FoxitReader.exe`
`PdfDruck-Anwendungsparameter`	Standardmäßig wird der Druck einer PDF-Datei über die zum Öffnen der Datei eingestellte Anwendung ausgeführt. Es ist mit dieser Systemeinstellung möglich, eine abweichende Hintergrundanwendung für den Druck von PDF-Dateien zu konfigurieren. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Anwendung per Kommandozeile steuerbar ist. Beispiel FoxitReader: `/t {iXPdfDatei} {iXDrucker}`

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