Das Hauptfenster gliedert sich in eine Baumansicht zur Auswahl der Texttypen mit den Schaltern Dok.Typ , Frei , Alle ausklappen und Alle einklappen , einen Filter, ein Grid zur Anzeige der entsprechenden Vorlagen und eine Notiz zur ausgewählten Vorlage.

Baumansicht

In der Baumansicht ist standardmäßig für jeden freigeschalteten Dokumenttypen (siehe Systemeinstellungen zum Vorlagenmanager) ein Knoten eingetragen. Wenn Sie einen dieser Knoten anklicken, werden in der Liste rechts nur noch die Vorlagen des gewählten Dokumenttyps angezeigt. Unter dem Knoten Alle werden alle Vorlagen angezeigt.

Mit der Schaltfläche Frei schalten Sie die Baumansicht auf eine andere Ansicht um. In dieser kann vom Administrator eine eigene Hierarchie angelegt werden, in der Sie die erstellten Vorlagen manuell strukturieren können. Dieser Dialog unterstützt dann auch drag-and-drop, z. B. zum Verschieben aus der übergeordenten Gruppe Alle in eine individuell benannte Untergruppe. Menüsteuerungen dort werden über das Kontextmenü angeboten, um neue hierarchische Gruppen einzufügen oder zu bearbeiten.

Eine weitere Strukturierung oder Reihenfolge erreichen Sie über geeignete Titel. Wählen Sie dann hierzu im Grid die Sortierung über die Titel-Spalte.

Grid

Die auf der rechten Seite im Grid gelisteten Vorlagen können Sie über die Titelzeile spaltenweise sortieren. Sie können die Spalten des Grids nach Bedarf einstellen.

In dem Grid arbeiten Sie mit Hilfe des Kontextmenüs der rechten Maustaste, um neue Vorlagen einzufügen oder bestehende Vorlagen zu bearbeiten oder auch zu exportieren. Ein weitere Strukturierung ist hier über die Titel der Vorlagen möglich. Die Angabe des (Datei-)Typs hilft bei der Vorlagenverwaltung, z. B. um ältere Vorlagen zu ermitteln, welche noch auf neuere Dateiformate umgestellt und so performanter genutzt werden können.

Im Grid werden in der Sicht Texttyp nur die Vorlagen angezeigt, deren Texttyp zur Auswahl in der Baumansicht passt und welche nicht außerhalb eines optional angegeben Objektbereichs liegen. In der Sicht Frei sehen Sie die jeweils frei zugeordneten Vorlagen unabhängig vom Texttyp.

Filterung

Der Filter über einen Objektbereich erlaubt Ihnen, die Liste der Vorlagen auf entsprechende objektspezifische Vorlagen einzuschränken. Dies ist sinnvoll, wenn Sie sehr viele Vorlagen verwalten oder prüfen wollen, ob bestimmte Vorlagen objektspezifisch vorliegen. Die Filterung über aktive Vorlagen und Texttyp erlauben die Sicht, wie sie auch in der Vorlagenauswahl einzelner Module angeboten wird.

Notiz

Unterhalb des Grids werden die zur selektierten Vorlage angegebenen Notizen angezeigt. Die Notiz zur jeweiligen Vorlage sehen Sie auch im Druckdialog der Serienbriefe als Tooltip, wenn Sie dort mit der Maus über der jeweiligen Vorlage in der Auswahl verweilen. Somit können Sie mit der Notiz Hinweise zur Vorlage für die Anwender hinterlegen.

Im Dialog Vorlage bearbeiten sehen und bearbeiten Sie Details zur einzelnen Vorlage. Von hier aus starten Sie auch die Erstellung und Bearbeitung von Vorlagen. Bei abhängigen Vorlagen werden viele Parameter von der übergeordneten globalen Vorlage geerbt. Die betreffenden Felder sind bei abhängigen Vorlagen in dem Dialog gegen Bearbeitung gesperrt und es wird ein kurzer Hinweis diesbezüglich angezeigt. Je nach Bedarf werden Felder auch gänzlich weggeschaltet.

Der Texttyp der Vorlage legt fest, welche Platzhalter in Word zur Verfügung gestellt werden und in welchem iX-Haus-Modul die Vorlage eingesetzt werden kann. Über den Link des Texttyps in der linken Spalte gelangen Sie zur Übersicht der Platzhalter. Der Link zur Auswahl in der rechten Spalte führt Sie zu Modulbeschreibungen, in denen die Vorlagen des jeweiligen Texttyps zum Einsatz kommen.

Wordvorlagen mit Texttypen, welche in der Texterfassung genutzt werden, im Vorlagenmanager aber noch nicht aufgeführt sind, sind noch nicht zur Bearbeitung für den Vorlagenmanager freigegeben. Solche Vorlagen pflegen Sie weiterhin in der Texterfassung. Wenn deren Texttypen später im Vorlagenmanager integriert sind (wenn der entsprechende Texttyp in der Serienbrief-Systemeinstellung AktiviereNeuenSerienbrief aktiviert ist), können Sie solche Vorlagen dann migrieren.

• Unter einer Vorlage wird ein Satz von Parametern verstanden. Einer dieser Parameter ist eine Verknüpfung zu einer von iXHaus verwalteten Word-Datei, über die Layout und Inhalt des Dokuments festgelegt werden. Die anderen Parameter sind z. B.Titel, Vorgaben bzgl. der Archivierung, Bemerkungen zur Vorlage usw.
• Eine Vorlage kann entweder als DOC-, DOCX-, DOT- oder DOTX-Datei erstellt werden. Das zu verwendende Format wird bei der Neuanlage einer Vorlage abgefragt.
• Zur Absicherung des Aufrufs makrobehafteten Officedateien stellt die CREM SOLUTIONS eine Zertifikatdatei zur Verfügung. Nach Installation des Zertifikats können Sie die Makrosicherheit für Word und Excel entsprechend hoch einstellen (Alle Makros außer digital signierten Makros deaktivieren). Das Zertifikat können Sie in der Customer Community downloaden. Dort erhalten Sie auch eine PDF-Datei mit Erläuterung zur Zertifikat-Installation auf der jeweiligen Workstation.
• Jede Vorlage ist einem bestimmten Texttyp zugeordnet. Von diesem hängt u. a. ab, für welche Prozesse/Module die Vorlage zur Auswahl angeboten wird.
• Die Vorlagendatei kann Platzhalter enthalten, die je nach Texttyp der Vorlage unterschiedlich sein können. Diese werden beim Generieren eines Dokuments von iX-Haus mit den entsprechenden Werten ersetzt.
  Welche Platzhalter jeweils verfügbar sind, ist bei der Bearbeitung in Word ersichtlich. Es werden je nach Typ nur die Seriendruckfelder angeboten, die von dem Texttyp unterstützt werden. Die Platzhalter werden in Word in Platzhaltergruppen angeboten. Der Einsatz der Platzhalter wird in der ix-Wiki pro Texttyp beschrieben. In Word helfen die Platzhaltergruppen beim Auffinden der einzelnen Platzhalter.
• Vorlagen werden in erster Linie anhand ihres Typs und einer Nummer (1 bis 9999) identifiziert.
• Zusätzlich können Vorlagen als global, pro FIBU oder pro Unterobjekt klassifiziert werden.
• Wenn ein Schreiben erstellt werden soll, wird zuerst anhand von Typ und Nummer nach einer passenden Vorlage für das angesteuerte Objekt gesucht. Wird keine gefunden, wird versucht eine passende Vorlage anhand der FIBU des Objekts zu finden. Erst wenn dies auch zu keinem Ergebnis führt, wird nach einer globalen Vorlage gesucht. Es gelten also die folgenden Prioritäten: objektbezogene Vorlage > FIBU-bezogene Vorlage > globale Vorlage
• Die optionale Archivierung von Dokumenten findet in dem Format statt, in dem die Vorlage erstellt wurde. Werden durch den jeweiligen Prozess mehrere Dokumente erzeugt, die gemeinsam archiviert werden müssen, so werden diese in einer einzelnen PDF-Datei zusammengefasst, welche dann archiviert wird. Dieser Vorgang wird durch das auslösende Modul gesteuert. In dem Fall ist das Vorhandensein des PDF-Hintergrunddrucks mit BioPDF zwingend erforderlich.
  Wenn verfügbar, kann in ein Dokumentenmanagementsystem DMS (DocuWare) archiviert werden. Ansonsten findet die Archivierung als Dokument in der Adressverwaltung von iX-Haus statt (nur personenbezogene Dokumente).