Das Modul Termine in der Gesamtübersicht von iX-Haus plus bietet Ihnen ein übersichtliches Management sämtlicher Termine, welche Sie in iX-Haus plus erfasst haben oder die in einem Prozess automatisch generiert wurden. Zusätzlich zur Terminliste und zum Terminkalender, die Sie auch prozessabhängig pro Modul aufrufen können (s. u.), finden Sie hier eine Terminhistorie mit einer Gesamtübersicht aller in der Vergangenheit liegenden Termine und ihrer Verläufe.

In der Ansicht Terminliste der Gesamtübersicht werden die Termine aus allen Modulen zusammenfassend dargestellt. Über die Spalten Modul-Typ und Terminart in der Ansicht Terminliste können Sie die Quelle für einzelne Termine ermitteln oder filtern. Hier wie auch in allen modulabhängigen Ansichten der Terminliste lässt sich die Anzeige der Datensätze weiterhin über globale Filter sowie über die Modulfilter Termine (nach Fälligkeit), Team und Verantwortlicher (beides iX-Haus Komfortpaket) bedingen.

Über das Kontextmenü können Sie u. a. neue Termine anlegen, vorhandene Termine bearbeiten, zugeordnete Datenquelle öffnen, Griddaten exportieren oder eine E-Mail mit Kalendereintrag (vCalendar-Datei) an einen Verantwortlichen senden. Die Funktion Bericht anzeigen liefert die wichtigsten Eckdaten des markierten Termins und dessen Terminhistorie. Die Notizinformation finden Sie im Bericht im Bereich Beschreibung. Über die Funktion Termin Status ändern können Sie markierten Terminen (nach Bedarf in Mehrfachauswahl) einen neuen Status zuweisen. Die Spaltenattribute der Terminliste variieren modulabhängig, mit dem iX-Haus Komfortpaket sind in verschiedenen Modulen die Spalten (verantwortliches) Team und Verantwortlicher enthalten. Analoge und weitere Funktionen finden sie im Anwendungsmenü.

Hinweis: Mit der Tastenkombination Alt + T lassen Sie sich fällige Termine anzeigen. Mit der Tastenkombination Alt + O synchronisieren Sie eigene Termine mit Microsoft Outlook. Mit der Tastenkombination Alt + Q blenden Sie Altdaten ein oder aus. F5 aktualisiert die Ansicht.

Achtung: Wenn Sie einem Termin den Status Erledigt zuweisen, ist eine weitere Statusänderung über das Kontextmenü nach dem Speichern nicht mehr zulässig. In diesem Fall können Sie den Termin ggf. über die Bearbeitungsfunktion ändern oder müssen Sie den Termin notfalls erneut anlegen.

Der Terminkalender bietet eine kalendarisch geordnete Sicht über alle Termine in der Gesamtübersicht und jeweils abhängig pro Modul. Neben globalen Filtern können Sie zur Auswahl der Datensätze nach Fälligkeit den Modulfilter Termine einstellen.

Über das Kontextmenü können Sie die Funktionen Neuer Termin, Heute sowie Ansichtswechsel (Wochenansicht, Monatsansicht, Chronologisch, Agenda-Ansicht) nutzen. Die chronologische Sicht können Sie weiter konfigurieren, indem Sie einzelne Merkmale hinzufügen oder ausblenden. Hierzu steht eine Zeitskala (Tag, Woche, Monat, Jahr) und deren Beschriftung zur Verfügung. Verzichten Sie auf die Beschriftung, bleibt mehr Platz für die Anzeige der Spalteninhalte. Verzichten Sie zusätzlich auf einzelne Spalten, z. B. Tage, werden die Termine in der übergeordneten Zeitkategorie zusammengefasst. Verzichten Sie auf jegliche Skalierung, erhalten Sie ein kompaktes Spaltenkonstrukt mit Tagesspalten, welches je nach Fenstergröße und Bildschirmauflösung ca. drei Wochen umfasst. Die Wochen beginnen mit dem Montag und enden mit dem Sonntag. Zwischen einzelnen Terminen springen Sie mit den seitlich im Terminfenster positionierten Schaltern Vorheriger Termin und Nächster Termin. Mit den Pfeiltasten rechts/links navigieren Sie spaltenweise.

Die Terminhistorie der Gesamtübersicht zeigt zu jedem Termin dessen zwischenzeitlich gespeicherten Zustände. Somit können Sie hier recherchieren, wann von wem ein Termin angepasst wurde, z. B. einem anderen Benutzer zugeordnet wurde. Hierzu dienen die Spalten Aktion, Benutzer und Datum (Zeitstempel der jeweiligen Speicherung).

Mit einer Eskalationsdefinition bestimmen Sie, wann nach Fristende für nicht erledigte Termine E-Mails an definierte Empfänger versendet werden sollen.

• Eine Gewährleistung endet am 31.10. Der Termin zur Erinnerung endet am 30.09. Ist der Termin 10 Tage nach Terminende noch offen, soll eine Mail an den Teamleiter der Technik und die Geschäftsführung erfolgen. So können Sie rechtzeitig reagieren, auch wenn der Terminverantwortliche aufgrund von Abwesenheit den Termin nicht nachverfolgen konnte.
• Mängelmeldungen mit hoher Priorität sind nicht fristgerecht erledigt. Daher soll eine Mail an den Teamleiter erfolgen, damit Ihre zugesagten Servicelevels eingehalten werden.

• Zeit in Tagen (nach Terminende)
• Terminarten
• Prioritäten
• Module
• Teams
• Verantwortlicher

Das System prüft alle offenen Termine, die den eingestellten Kriterien entsprechen und eskaliert diese bei einem Treffer. Dies wird einmal pro Tag beim Programmstart mit Hilfe eines iX-Haus plus Hintergrundprozesses ausgeführt. Eskalierte Termin werden zudem gekennzeichnet, so dass sie in den einzelnen Terminübersichten gefiltert werden können.

Um eine Eskalation zu definieren, legen Sie im Dialog Eskalationsdefinition eine neue Definition an (Kontextmenü > Neu > Eskalationsdefinition), die Kriterien für die Eskalation fest und stellen die gewünschte Aktion ein.

Hinweise:

• Teamverantwortliche pflegen Sie über die Teamverwaltung in der Fachadministration von iX-Haus.
• Es wird keine vorab E-Mail an den Terminverantwortlichen verschickt, wenn das Feld Zeit in Tagen (vor Eskalation) leer ist.
• Voraussetzung für das Senden einer E-Mail ist, dass die SMTP-Einstellungen im Administrationsbereich unter Einstellungen à Globale Einstellungen vorher konfiguriert werden.
• Sie können für Zeit in Tagen auch negative Werte eingeben. In dem Fall wird eine E-Mail vor dem Terminende versendet.

Einen Überblick über die Eskalationsdefinitionen können sie per Bericht erhalten. Dieser lässt sich über die Schaltfläche Bericht anzeigen generieren. Hiernach wird ein Popupdialog angezeigt. In diesem ist es möglich, die generierten Daten anhand einer oder mehrerer Prioritätsstufen abzugrenzen.

Nach Einstellung der Filterung anhand der Prioritäten kann der Bericht ausgedruckt werden. Er zeigt pro Priorität, welche der Terminarten ggf. nicht in den Eskalationsdefinitionen enthalten sind. Auf diese Weise können Sie prüfen, ob z. B. für alle Termine mit der Priorität kritisch entsprechende Eskalationen definiert sind.

Im Katalog zu Terminen in der Gesamtübersicht pflegen Sie, entsprechende Berechtigung vorausgesetzt, Vorgaben zu Termindefinitionen, welche in den einzelnen Modulen genutzt werden können.