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Wie mache ich es?

Wie mache ich es?

Hier finden Sie schrittweise Anleitungen zu allen modulspezifischen Prozessen und Funktionen.

Mahnen

Mahnkartei pflegen

Die Mahnkartei sammelt alle säumigen Personen für jeden Mahnlauf bzw. für jede Mahnstufe, falls unter dem Menüpunkt Anmahnen eine Aufnahme in die Kartei gewünscht wurde. Die Aufnahme in die Mahnkartei ist erforderlich, wenn eine Erhöhung der Mahnstufe bei der Berechnung des nächsten Mahnvorschlages erwirkt werden soll. Sofern im Rückstandsverhältnis der Person Veränderungen eintreten, ist daher eine Pflege der Mahnkartei erforderlich. Zur Steigerung der Performance beim Laden der Mahnkartei ist per Systemeinstellung die Sicht auf das aktuell eingestellte Objekt voreingestellt. Mit F3 können Sie dann leicht das zu betrachtende Objekt auswählen. Per Systemeinstellung MAHNKARTEI_ALLE können Sie festlegen, dass alle Objekte zugleich geladen werden. Dies verursacht dann i. d. R. eine deutlich längere Wartezeit bis zum Aufbau der Mahnkartei.

Angemahnte Personen in Mahnkartei einsehen

Bestätigen Sie den Registereintrag Mahnkartei.
Wählen Sie das gewünschte Objekt mit F3 aus.
Sortieren Sie im Grid ggf. nach einem Merkmal, z. B. dem Mahndatum.

Angemahnte Personen in Exceldatei speichern

Bestätigen Sie den Registereintrag Mahnkartei.
Wählen Sie das gewünschte Objekt mit F3 aus.
Wählen Sie den Schalter Excel in der Kommandoleiste.
Geben Sie Pfad und Dateinamen für die zu speichernde Excel-Datei an.
Excel öffnet die Datei nach dem Speichern automatisch.

Mahnkartei pflegen/ Personen aus Mahnkartei löschen

Das Programm verhindert automatisch das mehrmalige Ausdrucken einer Mahnung. Wenn eine Mahnung noch einmal ausgedruckt werden soll, muss die entsprechende Person daher zunächst aus der Mahnkartei gelöscht werden. Ebenso sind Personen zu löschen, die bereits einen Saldenausgleich vorgenommen haben, um für diese ggf. einen aktuellen Mahnvorschlag ermitteln zu können.

Bestätigen Sie den Registereintrag Mahnkartei.
Markieren Sie den gewünschten Eintrag mit der rechten Maustaste und bestätigen Sie im Kontextmenü die Funktion Löschen. Eine Mehrfachauswahl (multiselect) ist möglich.
Pro Eintrag erfolgt eine Sicherheitsabfrage, die sie mit der Maus oder j positiv bestätigen. Dann wird der Eintrag gelöscht.
Die Löschung wird als Info angezeigt und kann mit Klick auf OK oder Eingabetaste bestätigt werden.

Mahnkarteidaten im Excelreporting ausgeben

In der Mahnkartei für Gesamtkonten eingetragene Werte können im Excelreporting in der Objektsicht im Bereich ${ObjekteFlächenVtgPer … $}ObjekteFlächenVtgPer per TabPerMahnSt, TabPerMahnStDatum und TabPerMahnStBetrag ausgegeben werden.

Mahnverfahren anlegen/ändern

Mahnschreiben archivieren

Mahntext den einzelnen Mahnstufen zuordnen

Mahnschreiben drucken

Stellen Sie ggf. in der Menüleiste den gewünschten Drucker ein.
Bestätigen Sie die Kommando-Funktion Anmahnen. Es öffnet sich das Eingabefenster ANMAHNEN.
Geben Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie Anmahnen.

Bedeutung der Felder

`Person(en)`	Anzahl der Personen
`Vorschlag vom`	Anzeige von Datum und Uhrzeit des letzten Mahnvorschlags (Erstellungsdatum).
`Mahnlauftyp`	Auswahl des Mahnlauftyps (Personen, Debitoren)
`Mahnungen per Auto-Zustellweg`	Kontrollfeld `❒` Die Mahnschreiben werden nicht gedruckt oder zugestellt. Je nach den weiteren Einstellungen werden die Mahnungen aber in die Mahnkartei aufgenommen oder gebucht oder archiviert. `☑` Die Mahnungen werden archiviert und je nach Einstellung des Stammblatt-Parameters `Zustellvariante (Auto-Zustellweg)` generiert. Je nach Einstellung sind hier Serviceportal, E-Mail oder Druck möglich. Es werden die Mahnungen für alle Personen des letzten Mahnvorschlags generiert, bei denen die Spalte `Mahnen` mit `X` markiert ist.
`Aufnahme in Kartei`	Kontrollfeld `☑` Die angemahnten Personen werden auch in die Mahnkartei übernommen. Wir empfehlen Ihnen, die Mahnkartei zu verwenden.
`Mahnungen buchen`	Kontrollfeld `☑` Die Mahnkosten werden gebucht. Beim Buchen wird ein userspezifisches Protokoll ’Buchen der Mahnkosten’ erzeugt, das im Anschluss über die Menüfunktion `Protokoll anzeigen` als Bildschirmliste angezeigt werden kann.
`Mahnschreiben archivieren`	Markierungsfeld. `☑` Die Mahnschreiben werden in der iX-Haus- Dokumentenverwaltung archiviert. Bei aktiver Verwendung des Auto-Zustellwegs ist die Archivierung fest vorgesehen.
`Texte der Mahnstufe 4 auch für höhere Mahnstufen`	`☑` Höhere Mahnstufen > 4 nutzen die Vorlage für die Mahnstufe 4. `❒` Die Mahnschreiben werden nur bis zur vierten Mahnstufe gedruckt. Für höhere Mahnstufen ist kein Druck vorgesehen, da hier z. B. das Mahnverfahren einem Rechtsanwalt übergeben wird.
`Datum des Schreibens`	Datum des Mahnschreibens, `F2` oder die Schaltfläche neben dem Feld öffnet einen Kalender. Vorgeschlagen wird das Tagesdatum. Im Mahnschreiben können Sie mit dem Textplatzhalter `$msdatum` auf dieses Datum zugreifen.
`Datum der Buchung`	Wertstellungsdatum für die zu buchenden Mahnkosten, `F2` oder die Schaltfläche neben dem Feld öffnet einen Kalender. Vorgeschlagen wird das Tagesdatum. Das Buchungsdatum muss im aktuellen Geschäftsjahr liegen.
`Protokoll anzeigen`	`☑` Im Anschluss wird ein Protokoll über den durchgeführten Mahnvorgang am Bildschirm ausgegeben.

Das Programm verhindert automatisch das mehrmalige Ausdrucken einer Mahnung. Wenn eine Mahnung noch einmal ausgedruckt oder nachträglich archiviert werden soll, muss die entsprechende Person daher zunächst aus der Mahnkartei gelöscht werden. In Verbindung mit dem Modul Serienbrief (Vorlage zum Mahnschreiben aus dem Vorlagenmanager) ist es möglich, bei Bedarf Mahnungen zu archivieren, ohne sie erneut drucken zu müssen.

Wählen Sie genau eine Person aus, könen Sie die Druckoption Generierte Dokumente verändern nutzen. In dem Fall wird das generierte Worddokument zur Bearbeitung geöffnet und kann individuell angepasst werden. Bei Auswahl der Zustellvariante E-Mail kann dann auch der E-Mail-Text angepasst werden. Diese Funktionen werden nur für eine Personen-Mahnung angeboten. Debitor-Mahnungen sind nicht individualisierbar.

Einträge in der Mahnkartei lassen sich per Multiselect löschen, die Sicherheitsabfrage erscheint nur einmal für alle markierten Datensätze. Dies ist z. B. sinnvoll einzusetzen, wenn Daten vom Produktiv- ins Testsystem übertragen wurden und dort nun die Mahnkartei zurückgesetzt werden soll, um neue Mahntexte zu testen.

Nutzen Sie die Mahnung auf Unterkontenbasis und wählen Sie dann zum Mahnen über mehrere KKL in einem Schreiben pro Person die Multiselekt-Funktion. In diesem Falll weist der Ausdruck dann pro KKL detaillierte Kontoauszüge aus.
Der optional im Mahnschreiben auszuweisende Kontoauszug zeigt keine Stornobuchungen, so wird die Darstellung für den Mieter übersichtlicher.
Bei der Buchung auf Sollarten von Typ Kaution werden nur die Unterkonten bebucht. Die Buchung wird nicht auf das Gesamtkonto weitergeleitet. Aus diesem Grund werden diese Sollarten bei dem Mahnen auf das Gesamtkonto oder auf Unterkonten kumuliert nicht berücksichtigt. Diese Sollarten werden nur bei dem Mahnen auf Unterkonten ohne Kumulierung berücksichtigt!

Mahnschreiben Vorlagenzuordnung

Mahnvorschlagsliste bearbeiten

Die Bearbeitung und Auswahl säumiger Personen oder Debitoren erfolgt auf Basis der zuvor mit der Funktion Vorschlagen errechneten Daten. Sie können in der Vorschlagsliste z. B. individuell einstellen, welche Personen und/oder Debitoren angemahnt werden sollen und ob auch Mahnkosten in Rechnung gestellt werden sollen.

Wählen Sie das Register Auswahl Person. Die säumigen Personen werden in einem Grid aufgelistet.
Die Griddarstellung können Sie zum Sortieren und Gruppieren nach eigenen Vorstellungen anpassen. Mittels des Scrollbalkens können Sie über die Spalten scrollen, wenn die Liste größer als der zur Verfügung stehende Maskenbereich ist.
Der Mahnausschlussfilter oberhalb des Grids bietet mit seinen Radiobuttons drei Sichtweisen der Liste bzgl. des Mahnausschlusses: Alle, ohne Mahnausschluss, nur mit Mahnausschluss. Die Mahnvorschlagsliste der Personen enthält neben dem Zeitstempel der Vorschlagserstellung alle notwendigen Informationen zum Zustand der Mahnfähigkeit bzw. des Mahnbedarf.
Wählen Sie das Register Auswahl Debitor. Die säumigen Debitoren werden in einem Grid aufgelistet.
Die Griddarstellung können Sie zum Sortieren und Gruppieren nach eigenen Vorstellungen anpassen. Mittels des Scrollbalkens können Sie über die Spalten scrollen, wenn die Liste größer als der zur Verfügung stehende Maskenbereich ist.
Oberhalb des Grids stehen Ihnen zur Einschränkung der angezeigten Daten Filter zur Verfügung: der OP Filter und der Mahnausschluss-Filter. In Abhängigkeit des OP Filters werden OP-Daten oder Debitordaten im Grind angezeigt. Der Mahnausschlussfilter bietet mit seinen Radiobuttons drei Sichtweisen der Liste bzgl. des Mahnausschlusses: Alle, ohne Mahnausschluss, nur mit Mahnausschluss.

Die Mahnliste enthält folgende Informationen, mittels des Scrollbalkens können Sie über die Spalten scrollen. Die Auswahl der Spalten lässt sich über eine gridkonfiguration einstellen.

Spalte: Inhalt
Objekt: Objektnummer
Konto: betroffenes Konto
Name: Kurzname der betroffenen Person
Kontobezeichnung: Bezeichnung des Kontos bzw. Gesamtkonto für das Gesamtkonto.
Betrag: anzumahnender Betrag (ohne Mahnkosten)
Währung: Währung
Tage überfällig: Anzahl der Tage, für die die Zahlung überfällig ist.
Mahnstufe: Mahnstufe in Abhängigkeit von der Mahnkartei zum Zeitpunkt des Mahnvorschlags
Mahnausschluss: Statusinfo zum Mahnausschluss, z. B. Nein
Anmahnen: wenn markiert: Vorschlag wird angemahnt
Mahnkosten: wenn markiert: Mahnkosten werden in Rechnung gestellt.
Gedruckt: wenn markiert: Mahnung wurde gedruckt
Gemahnt: wenn markiert: Anmahnung wurde durchgeführt
Gebucht: wenn markiert: Die Buchung der Mahnkosten wurde durchgeführt.
Archiviert: wenn markiert: Archivierung des Mahnschreibens ist erfolgt.
Markieren Sie innerhalb einer Vorschlagsliste mit der rechten Maustaste einen Eintrag oder markieren Sie mehrere Einträge. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit folgenden Funktionen:

`Auswahl soll [nicht] angemahnt werden`	Mahnung zu aktuellem Eintrag aktivieren/deaktivieren. In der Spalte `Anmahnen` erscheint bei Aktivierung ein X, bei Deaktivierung bleibt die Spalte leer.
`Mahnkosten [nicht] in Rechnung stellen`	Wechseln zwischen Mahnkosten in Rechnung stellen/erlassen. Die Einstellung wirkt auf alle Unterkonten der Person. In der Spalte `Mahnkosten` erscheint bei Akitivierung ein X, bei Deaktivierung bleibt die Spalte leer.
`Mahnstufe -`	Mahnstufe zu aktuellem Eintrag vermindern. Die Mahnstufe wird in der Spalte `Mahnstufe` aktualisiert angezeigt. Ist die Mahnstufe > 5, müssen Sie zuerst in der Mahnkartei die Einträge mit höheren Mahnstufen zu der Person entfernen und dann den Mahnvorschlag neu berechnen.
`Mahnstufe +`	Mahnstufe zu aktuellem Eintrag erhöhen. Die Mahnstufe 1-4 wird in der Spalte aktualisiert angezeigt.
`Kontoauszug`	Wechselt zum entsprechenden Kontoauszug aus dem Register `Kontoauszug`. Hierzu darf nur eine Zeile in der Vorschlagsliste angewählt sein. Ohne Auswahl oder bei Mehrfachauswahl ist die Funktion `Kontoauszug` inaktiv. Eine Konto-Info ist auch abrufbar, indem Sie eine Zeile in der Vorschlagsliste markieren und dann das Register `Kontoauszug` aufrufen. Hiermit können Sie detailliertere Informationen zur markierten Mahnvorschlagszeile abrufen (Objektnummer, Personenkontonummer, Kontostand, Buchungen). Dabei werden alle Buchungsdaten bis zu dem angegebenen Mahnvorschlagsdatum aus Funktion `Vorschlagen`angezeigt. Die Gridtechnik erlaubt eine Sortierung z. B. zum Ermitteln der letzte Zahlung oder ab wann der Saldo negativ ist.
`Status „Gedruckt“ zurücksetzen`	(Nur für Benutzer mit `S`-Rechten) Setzt den Status `gedruckt` zurück, z. B. bei Probedrucken im Rahmen der Bearbeitung von Mahntexten.
`Anmahnen`	Die selektierte(n) Zeile(n) zum Mahnen berücksichtigen. Es öffnet sich dann der Dialog `Anmahnen`. Die ausgewählten Datensätze können angemahnt werden. Hierbei sind mittels Kontrollfelder mehrere Optionen in Kombination nutzbar: `Mahnungen drucken Aufnahme in Kartei Mahnungen buchen Mahnschreiben archivieren Texte der Mahnstufe 4 auch für höhere Mahnstufen Datum des Schreibens Datum der Buchung Protokoll anzeigen`
`Grid anpassen`	Erlaubt die Anpassung der Konstellation der Spalten im Grid. Spalten können entfernt werden - sie werden dann im Dialog `anpassen` abgelegt. Entfernte Spalten können aus dem Dialog `anpassen` an die gewünschte Spaltenposition verschoben und so wieder hinzugefügt werden. Das direkte Verschieben von Spaltenpositionen oder Gruppierung wird ebenfalls unterstützt.

Kontoauszug der säumigen Personen anzeigen

Aus der Mahnvorschlagsliste lässt sich ein Kontoauszug (Buchungsinfo) zu allen in der Auswahlmaske aufgelisteten Personen bzw. Personenkonten anzeigen. Dabei werden alle Buchungsdaten bis zu dem angegebenen Mahnvorschlagsdatum angezeigt (aus Funktion Vorschlagen).

Bestätigen Sie den Registereintrag Kontoauszug. Die zugrundeliegenden Buchungsdaten der anzumahnenden Person werden angezeigt. Hierzu darf nur eine Zeile in der Vorschlagsliste angewählt sein. Ohne Auswahl oder bei Mehrfachauswahl ist das Register Kontoauszug inaktiv.

Alternativ verwenden Sie das Kontextmenü in der Vorschlagsliste und wählen dort den Kontoauszug zu einer Vorschlagszeile aus.

Mahnvorschlagsliste drucken

Nach der Erstellung einer Mahnvorschlagsliste mit der Funktion Vorschlagen können die Informationen der Liste gedruckt werden.Hierzu rufen Sie die Mahn-Vorschlagsliste (2051e) über Mahnwesen, Mahnwesen-Druck auf.

Die Mahnvorschlagsliste (2051e) bietet zwei grundlegende Layout-Versionen: sortiert nach Personen oder nach Mahnstufen. In der Mahnstufensortierung sind zusätzlich die Daten der letzten Buchung und der letzten Zahlung dargestellt. Außerdem ist das Ausgabeformat A4 quer während die Personensortierung eine Liste in A4 Hochformat erstellt.

Sortierung nach Mahnstufe

Neben der unterschiedlichen Sortierung weist die Liste in dieser Version folgende Besonderheiten auf:

Ausgabeformat A3 bzw. A4 quer.
Ausgabe von Bemerkungen (Notizfelder im Personenstamm)
Unterteilung der Mahnstufen, z. B. in übliches Mahnwesen / Rechtsabteilung.

Wenn Sie im Listenaufruf das Feld Sortierung: Mahnstufe markiert haben, öffnet sich eine zweite Eingabemaske:

Sortierung nach Personen

Stellen Sie bei Bedarf über die Menüleiste den gewünschten Drucker ein.
Wählen Sie im Feld Sortierung Person.
Machen Sie die gewünschten Angaben.

Bedeutung der Felder

`letzter Mahnvorschlag vom`	Datum und Uhrzeit des letzten Mahnvorschlags.
`Objektbereich`	Nummern der Objekte, für welche die Liste gedruckt werden soll. Bereiche werden mit (Bindestrich)angegeben, einzelne Objekte oder Bereiche durch , (Komma) getrennt. `F2` oder die Schaltfläche neben dem Feld öffnet ein Auswahlfenster angelegter Objektgruppen. Beispiel: `1000-1499,2000,2100-2150`
`Sortierung`	Auswahlfeld zur Listensortierung: `Person` Sortierung objektweise nach säumigen Personen bzw. Personenunterkonten (siehe weiter oben). `Mahnstufe` Sortierung objektweise nach Mahnstufe.
`Zwischensumme nach`	Radiobutton Auswahl nach welcher Mahnstufe eine Zwischensumme ausgegeben werden soll (’übliches Mahnwesen’).
`Überschrift Mahnstufen bis Zwischensumme`	Text für Mahnstufen vor der Zwischensumme. z. B. `Übliches Mahnwesen`
`Überschrift restliche Mahnstufen`	Text für Mahnstufen nach der Zwischensumme. z. B. `Rechtsabteilung`
`Bemerkung aus Personenstamm`	Option Auswahl, welches Feld des Personenstamms für Bemerkungen verwendet wird. Zur Verfügung stehen die Notizfelder 1 bis 3 auf der dritten Maske des Personenstammblattes (Registereintrag `Notizen`).
`Summenwährung`	Währung, in der die Listensummen dargestellt werden. Die Auswahl erfolgt mit `F2` oder mittels der Schaltfläche neben dem Feld.
`Mahnbetrag in Originalwährung`	Kontrollfeld `☑` Die anzumahnenden Beträge werden in der jeweiligen Kontenwährung dargestellt. `<nicht markiert>` Alle Beträge werden in der Summenwährung dargestellt. Abweichende Währungen sind mit einem Stern * gekennzeichnet.

Vorschlagsliste in Exceldatei speichern

Bestätigen Sie den Registereintrag Auswahl Person bzw. Auswahl Debitor.
Wählen Sie den Schalter Excel in der Kommandoleiste.
Geben Sie Pfad und Dateinamen für die zu speichernde Excel-Datei an.
Excel öffnet die Datei nach dem Speichern automatisch.

Säumige Personen ermitteln

Textplatzhalter für Microsoft Word verwenden

Um einen Textplatzhalter in einer Textvorlage von Microsoft^® Word zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor.

Öffnen Sie den gewünschten Text vom Typ MA Mahnung aus der iX-Haus-Texterfassung bzw. dem Vorlagenmanager.
Bewegen Sie den Cursor an die Stelle im Text, an der Sie einen Textplatzhalter einfügen möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen. Diese Schaltfläche befindet sich in einer der Symbolleisten im oberen Bereich des Fensters.
Es öffnet sich eine Liste der Textplatzhalter, die Sie für das Mahnschreiben verwenden können. Es handelt sich um Standard-Textplatzhalter und mahnspezifische Textplatzhalter. Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag. Dieser wird in Form eines Seriendruckfeldes in Ihren Text eingefügt. Die mahnspezifischen Textplatzhalter befinden sich am Ende der Liste.
Im Programm Microsoft^® Word werden Seriendruckfelder durch Doppelpfeile «…» gekennzeichnet. Beachten Sie, dass Seriendruckfelder nicht erzeugt werden können, indem Sie diese Zeichen in Ihren Text eintippen. Stattdessen müssen Sie stets das beschriebene Verfahren über die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen anwenden.
Achten Sie unbedingt darauf, bei der Anlage des Dokuments den Typ MA auszuwählen. Andernfalls haben Sie keinen Zugriff auf die speziellen Textplatzhalter der Mahnschreiben.
Legen Sie in Ihrem Dokument dort, wo der Kontoauszug dargestellt werden soll, eine (mindestens) zweizeilige Tabelle an. Die Daten einer Kontoauszugszeile müssen in jedem Fall in einer einzigen Tabellenzeile stehen. Dies darf nicht die letzte Zeile der Tabelle sein
Formatieren Sie die Tabelle nach Ihren Vorstellungen. Die erste Zelle dieser Zeile beginnen Sie mit der Zeichenfolge $$. Diese Zeichen werden nicht gedruckt, sondern iX-Haus erkennt daran, dass diese Zeile für jede Kontoauszugszeile wiederholt werden muss

Tabellen-Textplatzhalter	Inhalt
`ktext`	Buchungstext in expandierender Tabelle $$
`kdatum`	Wertstellungsdatum in expandierender Tabelle $$
`ksoll`	Betrag, falls Buchung im Soll in expandierender Tabelle $$
`khaben`	Betrag, falls Buchung im Haben in expandierender Tabelle $$
`ksaldo`	Saldo (Haben-Soll) in expandierender Tabelle $$
`kfwkz`	Fremdwährungskennzeichen in expandierender Tabelle $$ Tritt eine Fremdwährung auf, wird hiermit ein `*` angezeigt, ansonsten bleibt dieser Platzhalter ohne Wirkung.
`kwrng`	Währung in expandierender Tabelle $$
`kmstufe`	Mahnstufe (Ziffer) in expandierender Tabelle $$
`khwrng`	Währung des Haben-Betrages in expandierender Tabelle $$
`kswrng`	Währung des Soll-Betrages in expandierender Tabelle $$

Neben den Standard- und Tabellen-Textplatzhaltern stehen Ihnen weitere mahnspezifische Textplatzhalter zur Verfügung, die außerhalb der Tabelle bzw. der Kontoauszugszeile verwendet werden können. Nachfolgend sind die Plathalter des Mahnschreibens lt. Texterfassung benannt. Die Übersicht der Platzhalter des Texttyps MA im Vorlagenmanager finden Sie hier.

Textplatzhalter	Inhalt
`msdatum`	Datum des Mahnschreibens Das Datum wird direkt aus der Eingabemaske übernommen. Ab Version 20.17.6 wird dieses Datum bei der Restantenberechnung berücksichtigt. Ist es nicht angegeben, wird das Systemdatum herangezogen.
`mdatum`	Mahndatum (Stichtag, bis zu dem die Buchungen ausgewertet wurden) Das Datum wird direkt aus der Eingabemaske des zuletzt erstellten Mahnvorschlags übernommen.
`Imdatum`	Datum der letzten archivierten Mahnung Das Datum wird aus der Mahnkartei übernommen.
`zdatum`	Datum der letzten Zahlung Das Datum wird aus dem Wertstellungsdatum der Zahlungseingänge ermittelt.
`wdatum`	Datum (Systemdatum) des zugrunde liegenden Mahnvorschlags Das Datum wird gespeichert, wenn der Vorschlag aufgerufen wird.
`zfrist`	Datum der Zahlungsfrist Das Datum ist abhängig von der Mahnstufe der anzumahnenden Person und der zugeordneten Zahlungsfrist. Die Zahlungsfrist wird mit Hilfe des Datums des aktuellen Mahnschreibens und der eingeräumten Zahlungsfrist der jeweiligen Mahnstufe ermittelt.
`betrag`	Mahnbetrag ohne Mahnkosten
`mkosten`	Mahnkosten
`summe`	Gesamtbetrag
`flstmnr`	Flächenstammnummer

Vorschlagen

Stellen Sie ggf. die Parameter des Mahnwesens im Register Stammblatt ein.
Rufen Sie über das Menü in der Kommandoleiste die Funktion Vorschlagen auf.
Geben Sie das Mahndatum an. In Abhängigkeit hiervon werden Buchungen bewertet und ggf. mit vorherigen Mahnläufen abgeglichen. Das Mahndatum muss im aktuell eingestellten Geschäftsjahr liegen.
Entscheiden Sie mit dem Mahnlauftyp, ob der Mahnvorschlag nur über Personen, nur über Debitoren oder über Personen und Debitoren erstellt wird.
Geben Sie für die Personen als Objektbereich ein einzelnes Objekt, einen Objektbereich oder mit F2 eine zuvor definierte Objektgruppe an.
Geben Sie einen Personenbereich über die Felder Von Person und Bis Person an. Die F2-Auswahl basiert auf dem aktuell eingestellten Objekt, welches auch im unteren Fensterrand angezeigt wird.
Entscheiden Sie mit Hilfe der Radiobuttons, ob der Mahnvorschlag für Personen über die Gesamtkonten oder die Unterkonten ermittelt werden soll. Die Variante mit Unterkonten wertet nur die zuvor definierten Kontenklassen aus. Sollarten vom Typ Kaution werden z. B. nur auf Unterkonten bebucht und treten daher beim Mahnen auf Gesamtkonten nicht auf. Auch die Kumulierung von Unterkonten unterbindet die Darstellung der sich gegenseitig aufhebenden Buchungen von Kautionssollarten im Mahnwesen auf Unterkonten.
Mit dem Kontrollfeld Anzeige aller Negativsalden können Sie festlegen, ob z. B. alle Negativsalden bei Unterkontensicht aufgeführt werden, auch wenn diese noch nicht mahnrelevant sind. Dies ist insbesondere bei Unterkonten-Betrachtung hilfreich.
Optional können Sie entscheiden, ob das Buchwerk Vorjahr nicht zu berücksichtigen ist (sofern das Kontrollfeld Buchwerk Vorjahr berücksichtigen per Systemeinstellung eingerichtet ist). Dieser Schalter kann durch Systemeinstellungen ausgeblendet sein. Ist der Schalter nicht sichtbar, wird das Buchwerkvorjahr berücksichtigt.
Geben Sie für die Debitoren ggf. einen eingeschränkten Hauptbuchungskreis ein. Lassen Sie das Feld leer, erfolgt eine Einschränkung
Geben Sie einen Debitorenbereich über die Felder Von Debitor und Bis Debitor an.
Geben Sie optional im Feld Gewerk ggf. einen Filter auf Gewerke an. F2 öffnet eine Auswahl, Mehrfachauswahl ist zulässig.
Mit dem Kontrollfeld Mit Lastschriften berücksichtigen erweitern Sie bei Bedarf die Kontrolle auch auf diejenigen Debitoren, für die eine Lastschrifteinzugsermächtigung vorliegt.
Über das Feld Mindestbetrag geben Sie vor, ab welchem Betrag eines Rückstands das Mahnwesen einen Mahnvorschlag erstellen soll. Damit können Sie Mahnungen auf mindere Beträge unterdrücken.
Die Währung ist voreingestellt auf EUR, ebenso die Währung der Verträge. Abweichungen hiervon sind nur möglich, wenn das Zusatzmodul zur Mehrwährungsfähigkeit nutzen.
Mit dem Schalter Vorschlagen starten Sie die Analyse. Der Vorschlag kann beliebig oft berechnet werden. Mit Abbrechen verlassen Sie die Parametermaske ohne Ermittlung eines Mahnvorschlags
Eine Dialogbox informiert Sie über die Anzahl der ermittelten Vorschläge. Diese sehen Sie dann im Register Auswahl.

Mahnprofile einrichten (Komfortpaket)

Das Modul Mahnwesen dient zum Anmahnen von offenen Beträgen. Es können je nach Mahnstufe und Adressat passende Anschreiben erstellt und archiviert werden. Die Mahngebühren werden berücksichtigt und können gebucht werden.

Hierfür ist eine recht weitreichende Parametrierung notwendig, weswegen großes Augenmerk auf die verschiedenen Möglichkeiten der Konfiguration gelegt wurde.

In Verbindung mit dem Komfortpaket erhalten Sie die Möglichkeit sog. Mahnprofile anzulegen und zu verwenden. Über diese Mahnprofile können Sie in Ihrem Unternehmen feste Standards etablieren und so sicherstellen, dass alle Mitarbeiter mit diesen Mahnstandards arbeiten.

Sie werden auch benötigt, wenn eine Erstellung von Mahnvorschlagslisten oder Mahnungen über die Hintergrundprozesse/den Scheduler in iX-Haus plus eingerichtet werden sollen.

Für Probedrucke im Rahmen von Vorlagentests oder Testen neuer Mahnschreiben erstellen Sie ein analoges Profil mit der Konfiguration Drucken (ohne Archivieren). Für Probedrucke verwenden Sie ggf. einen PDF-Druckertreiber. Die Maske der Parameter im Profil Mahnwesen ist sehr umfangreich. Die Schalter OK und Abbechen sehen sie ggf. nur, wenn Sie mit dem Scrollbalken auf der rechten Seite der Maske weiter nach unten scrollen oder mit der Tab-Taste zu diesen Schaltflächen springen.

Parametrierungsvarianten

Globale Konfiguration für alle Anwender

Die Einstellungen in der Parametermaske werden für alle Anwender gespeichert. Ändert ein Anwender die Einstellungen, erhalten auch alle anderen beim Starten des Moduls diese Parameter (Default).

Eine Konfiguration pro Anwender

Jeder Anwender hat seinen eigenen Parametersatz. Änderungen haben keine Auswirkungen auf die restlichen Anwender des Moduls.

Verwendung voreingestellter Mahnprofile

Unter Fachadministration > Kataloge > Profil Mahnwesen können verschiedene Parameterprofile vorgegeben werden. Die Anwender können dann eines dieser Profile auswählen, wodurch alle Parameter wie im Profil voreingestellt gesetzt werden. Im Modul Mahnwesen lassen sich die im Profil enthaltenen Parameter nicht mehr verändern. Diese Variante ist nur in Verbindung mit dem Komfortpaket verfügbar.

Parameter

Über eine Systemeinstellung (s. u.) kann jeweils eine der Varianten aktiviert werden. Je nach gewählter Variante wird die Darstellung der Parametermaske angepasst. Im Folgenden werden die möglichen Parameter dieser Maske beschrieben:

`Fristen zw. den Mahnstufen`	Hier kann eingestellt werden, wie viele Tage vergehen müssen, bevor von einer Mahnstufe zur nächsten übergegangen wird. D. h. wann wieder ein Mahnschreiben gesendet werden kann. Es gibt vier Mahnstufen.
`Zahlungsfrist nach Mahnung`	Anzahl der Tage, bis wann der angemahnte Betrag beglichen werden muss. Es gibt vier Mahnstufen.
`Mahnkosten`	Mahnkosten der jeweiligen Mahnstufe 1-4, die zum offenen Betrag addiert werden. Die Mahnung wird über den resultierenden Gesamtbetrag erstellt.
`Texte für Nichtrestanten`	Hier können die Textvorlagen für die Anschreiben der jeweiligen Mahnstufe hinterlegt werden. Getrennt nach `Mieter ohne EZ`, `Mieter mit EZ`, `Eigentümer ohne EZ` und `Eigentümer mit EZ`. (EZ = Lastschrifteinzug)
`Texte für Restanten`	Hier können die Textvorlagen für die Anschreiben der jeweiligen Mahnstufe hinterlegt werden. Getrennt nach `Mieter ohne EZ`, `Mieter mit EZ`, `Eigentümer ohne EZ` und `Eigentümer mit EZ`.
`Sollart Mahnkosten`	Hier können zwei Sollarten angegeben werden, auf die die Mahnkosten gebucht werden.
`Personentypen Eigentümer`	Hier kann der Personentyp angegeben werden, der Eigentümer (WEG) kennzeichnet. Diese Information wird zur Auswahl der korrekten Textvorlage verwendet. Es ist auch möglich, den Eigentümer-Personentyp per Systemeinstellung vorzubelegen (s. u.).
`Mindestbetrag`	Erst ab einem offenen Betrag in der hier angegebenen Höhe werden Mahnungen erstellt. Damit können Sie Mahnungen für geringfügige Beträge vermeiden.
`Mahnen auf Kontenklassen`	Es kann auf das Gesamtkonto oder auf bestimmte Sollarten gemahnt werden. Wird nicht auf das Gesamtkonto gemahnt, gilt Folgendes: Wenn keine Profile verwendet werden, können entweder max. 20 Sollarten vorgegeben werden, oder es können zwei Sollartenbereiche definiert werden. Die Wahl der Eingabevarianten max. 20 Sollarten oder zwei Sollartenbereiche geschieht per Systemeinstellung (s. u.). Bei Verwendung von Profilen müssen die Unterkonten über `Sollart-Gruppen` festgelegt werden.
`Kumuliert`	Beim Mahnen auf mehrere Sollarten wird normalerweise jede Sollart bzw. Personenkonto separat betrachtet. Beim Rückstand auf dem Konto wird ein Eintrag für dieses Konto in der Mahnvorschlagsliste erscheinen. Ein eventuell vorhandenes Guthaben auf einem anderen Unterkonto spielt dabei keine Rolle. Mit der Option `Kumuliert` werden alle gemahnten Unterkonten zusammen betrachtet. Die Beträge aller Konten werden mit einander verrechnet. Ein Guthaben eines Unterkontos reduziert damit den Rückstand eines anderen Unterkontos. Unabhängig von der Anzahl der Sollarten erscheint für jede Person nur ein Eintrag in der Mahnvorschlagsliste und nach dem Anmahnen nur ein Eintrag in der Mahnkartei. Der Kontoauszug wird kumuliert pro Buchung erstellt. Das spart Platz und verbessert die Übersichtlichkeit für den Mieter. Diese Option ist nur bei Verwendung von Profilen gegeben. Mit der Option `LZ-OP` werden die OP von Personen auf Leistungszeitraum betrachtet und können im Kontoauszug wahlweise mir dem OP Text (Standard) oder dem OP Katalogtext ausgegeben werden. Das Mahnen auf `LZ-OP` ist nur über ein Mahnwesen Profil möglich. Bestimmte offene Posten lassen sich über das Modul Offene Posten (LZ) für eine Mahnung ausschließen (sperren). In dem entsprechenden Mahnschreiben können solche gesperrten Posten wahlweise in Form einer dem Kontoauszug ähnlichen Tabelle oder einem Text ausgewiesen werden.
`Zustellvariante (Auto-Zustellung)`	Auswahl: Sie können für die Zustellvariante eine der folgenden Varianten wählen: * `Druck (ohne Archivieren)` * `Druck` * `E-Mail /Druck` * `Serviceportal / E-Mail / Druck`. Je nach Möglichkeit wird dann zuerst versucht eine Mahnung im Serviceportal abzulegen. Ist dies nicht möglich, wird versucht, eine E-Mail mit der Mahnung als PDF-Anhang zu senden. Ist dies auch nicht möglich (keine E-Mail für die anzumahnende Person hinterlegt), wird die Mahnung gedruckt. Die Auswahl der Zustellvarianten kann durch die Systemeinstellung 1.25.206.17 `Zustellvariante` eingeschränkt sein. Die verwendete Zustellvariante wird auch in der Adressverwaltung beim archivierten Dokument vermerkt. Eine automatische Archvierung ist vorgesehen für Druck, E-Mail und Serviceportal. Im Dialog `Anmahnen` selbst müssen Sie `Auto-Zustelllung verwenden` aktivieren, um die hier definierte Zustellvariante nutzen zu können.
`Ab Mahnstufe drucken`	Angabe, ab welcher Mahnstufe nur noch gedruckt werden soll, z. B. um durch eine Mahnung auf dem Postweg eine höhere Aufmerksamkeit beim Empfänger zu erzielen. In diesen Fällen kann dann keine E-Mail generiert oder eine Bereitstellung im Serviceportal erfolgen. Wird hier keine Mahnstufe vorgegeben, wird die vorgenannte Zustellvariante uneingeschränkt genutzt.
`E-Mail Vorlage`	Auswahl einer Vorlage für die Erstellung des E-Mail-Text. Diese muss im Titel den Begriff `E-Mail` enthalten, sonst wird die Vorlage nicht in der Auswahl aufgeführt.
`E-Mail-Betreff`	Vorgabe für die E-Mail-Betreffzeile. Das Feld ist inaktiv, wenn in der Zustellvariante nur `Druck` ausgewählt ist. Sie können auch Platzhalter auswählen, welche mit führendem $-Zeichen eingesetzt werden. Für einen Textersatz gibt es zudem eine Vorgabemöglichkeit pro Mahnstufe in der Systemeinstellung Datenbank über die Systemeinstellungen `TextersatzMahnstufe1`, `TextersatzMahnstufe2`, `TextersatzMahnstufe3` und `TextersatzMahnstufe4`. Die verfügbaren Platzhalter haben selbsterklärende Namen und werden in der Auswahl zudem mit Musterdaten aus dem aktuellen Objekt aufgezeigt. Das Beispiel zu $MahnstufeTextersatz wird aus der Systemeinstellung des Textersatz zur Mahnstufe der Musterperson angezeigt (s. Beispiel zu $Mahnstufe).

Spezielle Parameter der Profildefinition

`Nummer`	Eindeutige Nummer für das Profil.
`Beschreibung`	Kurze Beschreibung zur Charakterisierung des Profils.
`Deaktiviert`	Wenn gesetzt, wird das Profil in der Profilauswahl nicht angezeigt. Es bleibt aber vorhanden und kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktiviert werden.
`Vorschlags- und Anmahnparam. pro Anwender`	Die Parameter des Vorschlags- und des Anmahndialogs werden im Profil-Modus normalerweise profilbezogen gespeichert. Wird diese Option gesetzt, werden sie pro Anwender verwaltet.

Systemeinstellungen

Mahnwesen mit Monatsprofil

Für das Modul Mahnwesen wird lizenzspezifisch die Möglichkeit eines Monatsprofils angeboten. Exemplarischer Anwendungsfall: Die fälligen Beträge aus dem Bereich Heizkosten des aktuellen Monats werden zweimal im Monat für den laufenden Monat gemahnt. Noch nicht ausgeglichene Forderungen der Vormonate werden in den Folgemonaten nicht mehr gemahnt, da sie dann an den Energieversorger übergeben werden. Um auf Monatsbasis für Heizkosten zu mahnen, muss hierzu ein spezielles Mahnprofil angelegt werden. Diesem Profil sind die Heizkosten-Sollarten zuzuordnen. Per Systemeinstellung (INI) ordnet man diesem Profil den Kenner Monatsprofil zu (INI-Einstellungen siehe unten).

Besonderheiten beim Mahnen mit Monatsprofil:

Es wird immer auf Leistungszeitraum-Basis für einen Monat gemahnt.
Der Kontoauszug im Mahnschreiben zeigt nur die offenen Posten auf Basis Leistungszeitraum.
Unabhängig von den Einstellungen wird das Monatsprofil immer kumuliert bearbeitet. Das heißt, eine Person wird nur gemahnt, wenn über alle Beträge der zum Profil zugehörigen Sollarten ein Rückstand besteht.
Die Mahnstufen für eine Person wird nur im jeweiligen Monat hochgezählt. Jeder Monat beginnt für jede Person mit Mahnstufe 1.
Die Mahnkartei für das Monatsprofil läuft separat zu den Mahnkarteien für andere Mahnprofile. Hier sind also nur die Einträge aus dem Monatsprofil zu sehen.
Unabhängig von der Anzahl der Sollarten des Monatsprofils, erscheint für jede Person nur ein Eintrag in der Mahnvorschlagsliste und nach dem Anmahnen nur ein Eintrag in der Mahnkartei. Der Eintrag in der Mahnkartei enthält die höchste Mahnstufe, die über alle zugehörigen Sollarten errechnet wurde.

Für die Standard-Mahnvorgänge erstellt man weitere Profile, denen alle Sollarten außer Heizkosten zugeordnet werden. Mit diesen Profilen mahnt man nach bisher bekannte Art und Weise.

Systemeinstellungen

Die oben erwähnte INI-Einstellung ist über Fachadministration > System > Systemeinstellungen Allgemein in der Einstellung für die Buchhaltung zu finden (Datei buch.ini). Dort müssen die gewünschten Monatsprofile im Abschnitt [Mahnwesen] eingetragen werden. Das MonatsProfil liefert die Nummer des Parameterprofils, in dem monatsbezogen gearbeitet wird. Beispiel:

[Mahnwesen] 
MonatsProfil = 5

Anpassung der Vorlage für das Mahnschreiben

Im Word-Anschreiben im Bereich Kontoauszug steht hierzu die Variable kmstufe zu Verfügung. Diese Variable wird nur bei Monatsprofil verwendet und liefert die Mahnstufe je OP-Zeile. Der Kontoauszug könnte wie folgt aussehen:

`Parameter`	`NOT-USER` → Parametrierungsvariante 1) Mahn-Parameter werden global gespeichert. (Default) `USER` → Parametrierungsvariante 2) Mahn-Parameter werden userspezifisch gespeichert. `OBJEKTGRUPPE` → Parametrierungsvariante 3) Mahn-Parameter werden pro Objektgruppe gespeichert. `MAHNPROFIL` → Parametrierungsvariante 4) Mahn-Parameter werden pro Mahnprofil gespeichert.
`EigBuchTyp`	Vorbelegung der Nummer des Personentyps, welcher den Eigentümer klassifiziert.
`KKL`	`NO-RANGE` → Eingabe von bis zu 20 einzelnen Sollarten. `RANGE` → Eingabe von zwei Sollartenbereichen. (irrelevant bei Verwendung von Profilen)
`EditStammblattAdmin`	`ON` → Wenn gesetzt, können nur Anwender mit S-Rechten die Stammblattparameter ändern (irrelevant bei Verwendung von Profilen). `OFF` → Stammmblattparameter dürfen von Anwendern mit A-, M- oder S-Recht geändert werden. (Default)
`EditTextvorgabeAdmin`	`ON` → Wenn gesetzt, können nur Anwender mit S-Rechten die Nummer der zu nutzenden Textvorlagen ändern. (irrelevant bei Verwendung von Profilen) `OFF` → Die Nummer der zu nutzenden Textvorlagen darf von Nutzern mit A-, M- oder S-Recht geändert werden. (Default)