Zu erzeugten Clearing-Sätzen erstellen Sie im Modul Zahlungsverkehr über das Kontextmenu Bank-Dateien, welche Sie später mit ihrer Bank austauschen. Die Dateien werden in einem Unterverzeichnis eines Datenträgers gespeichert. SEPA-konforme Bankdateien dürfen nur mit folgenden Zeichen in einem UFT-8-Format gespeichert sein: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 / - ? : ( ) . , ‚ + sowie das Leerzeichen (Space). Für Umlaute und Sonderzeichen wird, wo es sinnvoll möglich ist, seitens iX-Haus eine Zeichenersetzung gemacht, z. B. wird aus ä → ae, ß → ss. Andere nicht zulässige Zeichen werden durch das zulässige Fragezeichen ? ersetzt, so z. B. ein Sternchen oder kaufmännische und &. Ersetzen Sie beim Anlegen von Kreditornamen das kaufmännische und & mit einem Plus-Zeichen + oder schreiben Sie das und aus, z. B. Mustermann GmbH und Co. KG statt Mustermann GmbH & Co. KG. So vermeiden Sie in späteren SEPA-Verfahren eine Firmenbezeichnung wie Mustermann GmbH ? Co. KG.

Unmittelbar nach dem Speichern der Datenträgeraustauschdatei(en) wird der Begleitzettel (Liste 223) auf dem voreingestellten Drucker gedruckt. Dieses Dokument enthält Daten über den Inhalt und die technisch notwendigen Prüfsummen. Der MD5-Hashwert kann von adäquater Bankensoftware für eine zusätzliche Verifizierung der übertragenen Datei genutzt werden. Der hier angegebene Auftraggeber wird von iX-Haus automatisch über die in der Objektauswahl des Buchungsobjekts im Verwalter-Register hinterlegten ersten beide Verwalterdatenzeilen (entsprechend Textplatzhaltern vhdr1, vhdr2) ermittelt. Der Begleitzettel muss von einer Person mit Unterschriftenvollmacht für das betreffende Konto unterzeichnet und mit der Datenträgeraustauschdatei bei der Bank eingereicht werden.

Erstellen von Bank-Datei(en) mit Anpassung des Ausführungsdatums

Beim Erstellen der Bankdateien wird das Ausführungsdatum aktuell gesetzt. Bei zeitversetzter Erstellung eines Zahlungslaufes kann es erforderlich sein, das SEPA-Ausführungsdatum manuell festzulegen. Nutzen Sie hierzu im Schritt 3 den Menübefehl Bank-Datei(en) erstellen, Anpassung des Ausführungsdatums. Sie erhalten dann im Schritt 5 im Dialog Bankdateien erstellen die zusätzliche Eingabemöglichkeit für das SEPA-Ausführungsdatum. Dieses Datum wird nur in den zu erstellenden Bank-Dateien verwendet, in iX-Haus bleibt das ursprünglich vorgegebene Zahl- bzw. Fälligkeitsdatum erhalten.

D-Flag

Bereits geschriebene Clearing-Sätze werden mit D gekennzeichnet und können nicht noch einmal bearbeitet werden. Das D-Flag kann administrativ gelöscht werden. Bei weiteren Rückfragen wenden Sie sich bitte an Ihren Consultant oder die für Sie zuständige CREM SOLUTIONS Hotline. Clearing-Sätze, welche durch eine Simulation generiert wurden (Testlauf) tragen das D- und das B-Flag, damit sie a) nicht versehntlich übertragen oder gebucht werden können und b) mit einfachem Befehl aus der Liste der Clearing-Sätze gelöscht werden können.

Schrittweises Vorgehen

1. Wählen Sie den Menüeintrag Zahlungsverkehr.
2. Markieren Sie den gewünschten Clearing-Satz mit der Maus. Dieser muss den Status OK haben. Der Status i.A. (in Arbeit) verweist auf eine Bearbeitungssperre (s. u.).
   Mehrere DCL-Sätze selektieren Sie mit einzelnen Mausklicks bei gedrückter Shift-Taste.
   
   Sie können in einem Arbeitsgang Clearing-Sätze unterschiedlicher Bankverbindungen bearbeiten. Das Programm sortiert die Clearing-Sätze automatisch nach Auftraggeberbanken. Meist werden die Datensätze als Datenträgeraustauschdatei(en) in ein Unterverzeichnis auf Festplatte oder einen mobilen Datenträger (USB-Stick, Speicherkarte, mobile Festplatte) gespeichert und von dort aus weiter verarbeitet.
3. Bestätigen Sie die Funktion im Menü Bank-Datei(en) erstellen.
   Alternativ können Sie nach rechtem Mausklick auf dem selektierten DCL-Satz die Kontextmenüfunktion Bank-Datei(en) erstellen verwenden.
   Es öffnet sich das Fenster Ordner suchen.
4. Wählen Sie im Fenster Ordner suchen den Pfad für den Speicherort Ihrer Datenträgeraustauschdatei aus.
   Im Idealfall sollten Sie ein Unterverzeichnis eines Datenträgers als Speicherort nutzen. Die Pfadlänge des Speicherorts darf 50 Zeichen nicht überschreiten, sonst erhalten Sie einen entsprechende Hinweismeldung.
   
5. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, die Ihnen die Anzahl der gewählten Datensätze, den gewählten Speicherort und die Systemeinstellungen zur Erstellung der Dateien anzeigt. Sie finden hier u. a. die Information, welches Datensatzformat genutzt wird.
   Mit dem Schalter Ja, wird die Datenträgeraustauschdatei im genannten Pfad erzeugt.
   Bei Abbruch über den Nein-Schalter gelangen Sie wieder in die Auswahlmaske, wobei die Selektionen der DCL-Sätze entfernt werden.

Unmittelbar nach dem Speichern der Datenträgeraustauschdatei(en) wird der Begleitzettel (Liste 223) auf dem voreingestellten Drucker gedruckt. Dieses Dokument enthält Daten über den Inhalt und die technisch notwendigen Prüfsummen. Der MD5-Hashwert kann von adäquater Bankensoftware für eine zusätzliche Verifizierung der übertragenen Datei genutzt werden. Der hier angegebene Auftraggeber wird von iX-Haus automatisch über die in der Objektauswahl des Buchungsobjekts im Verwalter-Register hinterlegten ersten beide Verwalterdatenzeilen (entsprechend Textplatzhaltern vhdr1, vhdr2) ermittelt. Der Begleitzettel muss von einer Person mit Unterschriftenvollmacht für das betreffende Konto unterzeichnet und mit der Datenträgeraustauschdatei bei der Bank eingereicht werden.

Entsprechende Hinweise können über die Statistik Information abgerufen werden. Die Konsistenz der Buchhaltung bleibt aber erhalten, da die Gegenbuchung auf dem Interimskonto (Zwischenkonto) nur in der Höhe erfolgt, die der Summe der erfolgreich verarbeiteten Personen entspricht. Einen Fehler bemerken Sie also sofort, wenn der gebuchte Geldbetrag auf dem Bankkonto nicht mit dem Clearing-Konto bzw. dem Begleitzettel übereinstimmt. In solchen Fällen buchen Sie die vom Programm nicht ausgeführten Zahlungsbuchungen manuell nach (Zwischenkonto Data-Clearing-Konto an Person).

Kreditoren-Clearing-Sätze, die beim Verbuchen auf eine rote Ampel gelaufen sind, können nach Löschen des Clearing-Laufes und Beseitigung der Ursache für die jeweilige rote Ampel erneut erzeugt werden. Markieren Sie in der Dialogbuchhaltung die betroffenen Datensätze mit den roten Ampeln als gelöscht, bevor Sie für die Nachbesserung einen neuen Clearing-Lauf starten.

Nach dem erfolgreichen Buchen eines Clearing-Satzes sollte dieser baldmöglichst gelöscht werden, wenn Sie die Übersicht der erfolgten nicht mehr benötigen. So können Sie die Anzahl der Einträge in der Übersicht im Zahlungsverkehr auf die aktuellen Läufe reduzieren. Alternativ können Sie auch die Filterfunktionen der Übersicht verwenden, um die Anzahl der angezeigten Läufe einzuschränken. Die Löschung nicht vollständig verarbeiteter Läufe erfordert Administratorrechte. Simulationsläufe gelten organisatorisch als abgeschlossen - sie können jederzeit gelöscht werden, da sie keine Buchungsdaten oder Stammdatenveränderungen protokollieren.

Verbuchte oder vorerfasste Clearing-Sätze werden in der Tabelle mit den Clearing-Sätzen mit dem Kennzeichen B versehen, um eine Doppelbuchung auszuschließen. Teilweise verbuchte Clearing-Sätze erhalten den Buchungs-Marker B*. Zu solchen DCL-Sätzen können Sie ein Buchungsprotokoll aufrufen.

Bei Bedarf (z. B. Fehlbedienungen) kann das Bu-Flag administrativ gelöscht oder gesetzt werden. Im Administrations-Menü steht zudem ein Regenerator zur Verfügung, falls beim Buchen eine Systemstörung aufgetreten ist und die Information über teilweise gebuchte Läufe (B*) nicht mit dem Buchwerk konform ist: Regenerator Bu-Flag B*.

Der Regenerator DCL Kreditor XML V.1 wurde für historische kreditorische Zahlungsverkehreinträge eingesetzt, wenn deren XML-Struktur über Administration, XML Anzeigen noch eine alte xml-Struktur aufwies.

Um einen oder mehrere Data-Clearing-Sätze zu buchen, gehen Sie wie folgt vor.

1. Markieren Sie im Zahlungsverkehr den gewünschten Clearing-Satz mit der Maus. Dieser muss den Status OK haben. Der Status i.A. (in Arbeit) verweist auf eine Bearbeitungssperre (s. u.).
   Mehrere DCL-Sätze selektieren Sie mit einzelnen Mausklicks bei gedrückter Shift-Taste.
2. Wählen Sie mit dem Kommandoleistenschalter Menü oder das Kontextmenü der rechten Maustaste die Funktion Buchen.
   Alternativ können Sie nach rechtem Mausklick auf dem selektierten DCL-Satz die Kontextmenüfunktion Buchen verwenden.
3. Geben Sie im Dialog Buchungsparameter die gewünschten Daten ein. Per F2 Klick im Feld Objektbereich öffnen Sie die Objektgruppen-Auswahl. Im Feld Beleg können Sie bei einer objektweisen Verbuchung des DCL-Laufs die Kontoauszugs-Nr. eintragen; bei einer objektübergreifenden Verbuchung ist eine allgemeine Kennzeichnung wie z. B. DCL oder DSK sinnvoll. Falls ein eingegebenes Wertstellungsdatum in einem gesperrten Buchungszeitraum liegt, wird dieses automatisch hochgesetzt. Ein Kommentar neben dem Feld weist auf diese Variante des Vorschlags hin. Ist z. B. in einem Hauptbuchungskreis die Wertstellung 31.12.2022 bzw. der Buchungszeitraum gesperrt, wird automatisch das nächst freie Wertstellungsdatum ermittelt und gesetzt, sofern das erforderliche Geschäftsjahr eröffnet ist. Ist kein freies Wertstellungsdatum ermittelbar, wird dies als Fehlerfall betrachtet (z. B. wegen noch nicht eröffnetem Geschäftsjahr oder vollständiger Buchungssperre).
   
4. Über die Option Vorerfasst erzeugen Sie in der Dialogbuchhaltung einen vorerfassten Buchungsvorgang, der noch nicht verbucht ist. Wenn Sie solche Buchungsmappen in der Dialogbuchhaltung auf gelöscht setzen, bleibt die gebucht-Information im Zahlungsverkehr stehen und muss ggf. manuell zurückgesetzt werden!
   

Verbuchte oder vorerfasste Clearing-Sätze werden in der Tabelle mit den Clearing-Sätzen mit dem Kennzeichen B versehen, um eine Doppelbuchung auszuschließen. Teilweise verbuchte Clearing-Sätze erhalten den Buchungs-Marker B*.

Bei Bedarf (z. B. Fehlbedienungen) kann das Bu-Flag administrativ gelöscht oder gesetzt werden. Im Administrations-Menü steht zudem ein Regenerator zur Verfügung, falls beim Buchen eine Systemstörung aufgetreten ist und die Information über teilweise gebuchte Läufe (B*) nicht mit dem Buchwerk konform ist: Regenerator Bu-Flag B*.

Zu einem DCL-Satz können Sie ein Buchungsprotokoll aufrufen, solange dieser im Zahlungsverkehr gelistet ist.

1. Markieren Sie den DCL-Satz.
2. Wählen Sie mit dem Kommandoleistenschalter Menü die Funktion Buchungsprotokoll.

Alternativ verwenden Sie nach rechtem Mausklick auf dem selektierten DCL-Satz die Kontextmenüfunktion Buchungsprotokoll.
DCL-Sätze aus einer Simulation weisen kein Buchungsprotokoll auf.

1. Markieren Sie den gewünschten Clearing-Satz mit der Maus.
2. Mehrere DCL-Sätze selektieren Sie mit einzelnen Mausklicks bei gedrückter Shift-Taste.
3. Bestätigen Sie die Kommandoleistenfunktion Menü oder das Kontextmenü der rechten Maustaste.
4. Wählen Sie die Funktion Administration > Löschen markierte.
5. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Die Daten werden daraufhin endgültig gelöscht.

Im Modul Einzelüberweisung legen Sie für eine oder mehrere Person(en) eine individuelle Last - oder Gutschrift fest. Voraussetzung ist, dass für die jeweils angesprochene Person auch die erforderliche Bankverbindung hinterlegt ist - bei einer Lastschrift ist auch ein entsprechendes Lastschriftmandat erforderlich.

Für Personen werden die Vertragsdaten der jeweiligen Person geprüft, daher werden Sollbeträge mit abweichendem Regulierer mit den Vertragsdaten des Mieters geprüft und dem Garantiegeber zugeordnet. Dieselben Regeln gelten auch für den Zahlungsverkehr von Personen, Zahlungseingang Person und E-Banking.

1. Stellen Sie das Objekt und das gewünschte Geschäftsjahr ein.
2. Wählen Sie den Buchungsprozess (Last- bzw. Gutschrift).
3. Definieren Sie den Titel für die Zahlungsverkehr-Ablage.
4. Stellen Sie die globalen Eingaben ein:
   Periode, Begleitlistendruck, Gegenkonto des DCLs für diese Einzelüberweisung sowie das Fälligkeitsdatum.
5. Im Bereich der personenbezogenen Eingaben wählen Sie im Feld Konto das Gesamtkonto der beteiligten Person aus.
   Wenn die Person eine gültige Bankverbindung hat, wird im oberen Maskenbereich das Verteilungsgrid aufgebaut, wie Sie es auch von den PersonenGVCs Zahlungseingang Person oder manuelle Sollstellung kennen. In diesem Grid definieren Sie in der Spalte Aktuell die gewünschten Beträge der zu beteiligenden Konten.
   Bei einer Gutschrift werden alle Kontenklassen eingeblendet, bei einer Lastschrift stehen nur die Konten zur Verfügung, zu welchen auch eine gültige Einzugsermächtigung vorliegt.
   Es gelten die allgemeine Tastencodes des Verteilungsgrids. S/H-Wechsel des Betrages für ein Konto ist beispielweise mit F5 möglich. Ebenso sind negative Beträge für stornoartige Prozesse zulässig.
6. Der Betrag über alle Konten der Person wird entsprechend Ihrer Angaben im Grid in der Spalte Aktuell automatisch ermittelt.
7. Für die Einzelüberweisung können Sie anstelle des automatisch gebildeten Verwendungszwecks auch eine freie Buchungstexteingabe vornehmen (max. 80 Zeichen).
8. Sollen mehrere Personen an der Einzelüberweisung teilnehmen, verwenden Sie den Schalter Nächste Person.
9. Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, rufen Sie sich den gesamten Lauf zur Anzeige mit dem entsprechenden Schalter auf. Unterhalb der Übersicht stehen Ihnen nun Schalter zum Abbruch oder zum Lauf durchführen zur Verfügung.
10. Beim Lauf durchführen erfolgt die Übergabe erst nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage.
    Hatten Sie die Option Begleitliste verwendet, erhalten Sie eine Druckvorschau der Begleitliste zu der erzeugten Einzelüberweisung. Sie können diese über das Fenstermenü drucken und/oder speichern.
11. Damit ist die Erstellung einer Einzelüberweisung bzw. manuellen Lastschrift abgeschlossen. Der Lauf steht nun im Modul Zahlungsverkehr zur weiteren Bearbeitung bereit.

1. Wählen Sie zum markierten Lauf im Zahlungsverkehr im Kontextmenü Administration, OP aus DCL entfernen.
2. Geben Sie die OP-Nummer an.
3. Bestätigen Sie mit OK.
4. Sofern für den Datensatz schon Bankdateien erzeugt wurden (D-Flag D), erhalten Sie eine zusätzliche Hinweismeldung.
5. Sie erhalten eine Bestätigung über die Anzahl der gelöschten Vorgänge (1 bei Erfolg bzw. 0, wenn der OP in dem Lauf nicht enthalten war).
   Die Anzahl Sätze im betroffenen Lauf wird entsprechend reduziert.

Im Zahllauf werden Rechnungen mit hinterlegtem Sicherheitseinbehalt in zwei Schritten vorgeschlagen.

Solange der ursprüngliche Rechnungsbetrag nicht bezahlt ist, wird als Zahlbetrag der offene Posten abzüglich des Sicherheitseinbehalts vorgeschlagen. Der Sicherheitseinbehalt wird je offenem Posten in allen verfügbaren Listen als auch im Zahlungsvorschlag ausgewiesen. Die Zahlbeträge können somit in der jeweiligen Liste nachvollzogen werden. In den Zahlungsvorschlägen wird bei der Eingabe von Teilbeträgen sichergestellt, dass der Sicherheitseinbehalt nicht gezahlt wird.

Wurde der komplette Rechnungsbetrag abzüglich des Sicherheitseinbehalts gezahlt und die Fälligkeit des Sicherheitseinbehalts wird erreicht, wird der Sicherheitseinbehalt zur Zahlung vorgeschlagen. Die Eingabe von Teilbeträgen in den Zahlungsvorschlägen wird in dieser Phase nicht angeboten.

Solange die Fälligkeit des Sicherheitseinbehalts nicht erreicht ist, werden die offenen Posten mit dem RC-Code 59 - OP: Der offene Betrag ist Sicherheitseinbehalt ausgewiesen. In dieser Phase können durch den Parameter Sicherheitseinbehalte ohne DCL-Freigabe anzeigen die betroffenen offenen Posten aus der Prüfliste ausgeblendet werden. Damit kann die Prüfliste in einer kompakten Form gedruckt werden, um eine bessere Übersicht der zu zahlenden offenen Posten zu erreichen.

Beim Personenclearing erstellt iX-Haus eine Statistik geführt. Bei Problemen können der Statistik wertvolle Informationen entnommen werden. Die Statistik wird nach der Erstellung eines Clearinglaufes automatisch geöffnet, kann aber auch später erneut aufgerufen werden.

1. Öffnen Sie das Modul Zahlungsverkehr.
2. Markieren Sie den Clearing-Satz, zu dem Sie das Fehlerprotokoll auswerten möchten.
3. Wählen Sie die Kommandoleistenfunktion Menü oder das Kontextmenü der rechten Maustaste.
4. Wählen Sie die Funktion Statistik. Es öffnet sich das Fenster Statistik, dem Sie Hinweise und Fehler zum Data-Clearinglauf entnehmen können. Die Anzeige kann über den Filter Status eingeschränkt werden. Zur Auswahl stehen: Alle, Fehler, Warnung, Hinweis, OK.

Mit iX-Haus in dem Modul Zahlungsverkehr (ix2020) erstellte Bankdateien können automatisch an windata (ab Version 8) übergeben werden. Dadurch wird eine sichere Weiterverarbeitung der Bankdaten gewährleistet. Die Bankdateien können bei korrekter Konfiguration nach ihrer Generierung nicht mehr manipuliert werden.

Auf der Seite von iX-Haus sind die folgenden Schritte zur Einrichtung nötig:

• In den Systemeinstellungen Datenbank muss die Übergabe an windata unter Buchhaltung, DCL, WindataUebergabe aktiviert werden.
• Unter Buchhaltung, DCL, Windatamandant muss der Name des Mandanten aus windata angegeben werden, unter dessen Name die Bankdateien importiert werden sollen.
• Unter Buchhaltung, DCL, Dtaus_auto_Pfad muss das Verzeichnis angegeben werden, in dem die Bankdateien gespeichert werden sollen.
• Der Aufruf des windata-Imports ist per Batchdatei realisiert. Standardmäßig wird nach einem erfolgten Exportlauf die mit iX-Haus gelieferte Datei .\sys\windata_StdImport.bat aufgerufen. Diese Batch-Datei ist so eingerichtet, dass die importierten Zahlungen in windata nicht weiter verändert werden können (Link: sicherer Import). Der Batch-Aufruf bekommt zwei Parameter übergeben, die in der Batch-Datei für den windata-Aufruf verwendet werden können. Der erste Parameter ist derMandantenname aus windata, zu dem die Bankdatei importiert werden soll. Der zweite Parameter ist der iX-Haus-Username. Dieser wird in windata zu den importierten Bankdateien abgelegt.
• Alternativ zu der Standard-Batch-Datei können auch vom Kunden erstellte Batch-Dateien für den windata-Import aufgerufen werden (Parametrierung des windata-Aufrufes beachten!). So kann z. B. auf spezielle Parametrierungen Rücksicht genommen werden. Die Namen (incl. Pfad) der kundenspezifischen Batch-Dateien müssen in den Systemeinstellungen Buchhaltung, DCL, Dtaus_auto_GutLast_Batch_Pfad und Buchhaltung, DCL, Dtaus_auto_Ueber_Batch_Pfad hinterlegt werden. Ein Ändern der mit iX-Haus gelieferten Batch-Datei sollte unterbleiben, da sie beim Einspielen eines Servicepacks überspielt werden könnte.

Sollte windata nicht im Standardverzeichnis c:\windata\professional 8\ installiert sein, ist eine Anpassung des Aufrufpfads in der Standard-Batch-Datei nötig.

In windata findet die Einrichtung des Imports in den Optionen unter Extras, Optionen, Datenimport statt. Dort sind unter Erweiterte Importfunktionen die Einstellungen für den Import zu finden. U. a. muss hier der Pfad (Ordner) zu den zu importierenden Dateien angegeben werden. Dies ist der gleiche Pfad, wie in den Systemeinstellungen von iX-Haus unter Buchhaltung, DCL, Dtaus_auto_Pfad festgelegte Pfad.

Detaillierte Informationen zu den in windata nötigen Einstellungen für den Import sind unter dem Link automatischer Import in windata zu finden.

Die Zahlungsvorschläge bieten die Möglichkeit nicht verrechnete Gutschriften automatisch zu verrechnen oder die Benutzer bei der manuellen Verrechnung zu unterstützen. Bei beiden Varianten wird für jede nicht verrechnete Gutschrift nach der bestpassenden Rechnung gesucht.

Die bestpassende Rechnung zu einer Gutschrift wird nach den folgenden Kriterien ermittelt:

1. Es wird nach einer Rechnung mit dem gleichen Offenen-Posten-Betrag gesucht.
2. Es wird die Rechnung mit dem kleinsten Offenen-Posten-Betrag ermittelt, die aber einen höheren OP-Betrag als die Gutschrift hat. Dabei wird vermieden, dass der Zahlungscharakter (Überweisung oder Lastschrift) des offenen Postens nicht verändert wird.
3. Wenn nach den oberen beiden Kriterien keine Rechnung ermittelt werden kann, wird die Rechnung ermittelt bei welcher der kleinste Offenen-Posten-Betrag nach der Verrechnung übrig bleibt.

Bei der automatischen Verrechnung wird die jeweilige Gutschrift mit der Rechnung direkt verrechnet und im Zahlungsvorschlag wird der verrechnete offene Posten, falls ein Restbetrag übrig bleibt, angezeigt. Im Modul Zahllauf Kreditoren/Debitoren finden Sie hierzu den Schalter Gutschriften automatisch verrechnen.

Bei der manuellen Verrechnung wird die bestpassende Rechnung in der Übersicht grün dargestellt und kann somit einfach identifiziert und bearbeitet werden. Bei der Verrechnung kann zusätzlich der Verwendungszweck der Rechnung um einen Hinweistext ergänzt werden. Der Verwendungszweck wird ergänzt unabhängig davon, ob die Verrechnung automatisch oder manuell oder auch aus der Dialogbuchhaltung durchgeführt wird. Der Verrechnung-Text kann per Systemeinstellung (s. u.) definiert werden. Nach der OP-Verrechnung wird der Inhalt des Zahlungsvorschlag aktualisiert angezeigt.

Haben Sie mehrere OPs-markiert, steht Ihnen das administrative OP-Verrechnen zur Verfügung (S-Rechte vorausgesetzt). Dies erlaubt ein Verrechnen außerhalb der Standardkriterien, z. B. Verrechnen von OPs unterschiedlicher Kreditorennummern.

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Wählen Sie aus dem Menübaum den Registereintrag Last-Gutschriften Personen.
3. In der Detailansicht für Last-/Gutschriften Personen können Sie nun in der Eingabemaske die notwendigen Eckdaten für die Erstellung eines DCL-Satzes festlegen und anschließend mit der Schalterfläche Echtlauf bestätigen. Mit der Schaltfläche Simulation wird lediglich ein Testlauf mit Titel *TEST* erzeugt, der im Zahlungsverkehr kontrolliert werden kann.

Nach Erstellung eines Zahllaufs Personen tragen die davon betroffenen Vertragssoll-Marker den Status C (Clearing-Flag) bzw. * (sollgestellt und gecleart). Wenn Sie einen Zahllauf zurücksetzen wollen und für bestimmte Personen erneut ausführen wollen, müssen Sie die Vertragssoll-Marker dieser Personen auf einen Status setzen, welcher das Clearing noch nicht beinhaltet.

Zum Zurücksetzen der Monatssollmarker (aus automatischer Sollstellung bzw. Personen-DataClearing) steht Ihnen unter Dienstprogramme → Hilfsprogramme das Modul Sollmonate setzen zur Verfügung. Beachten Sie, dass hierdurch nur der jeweilige Sollmarker einer Kontenklasse auf einen neuen Status gesetzt werden kann - Buchungen werden hierdurch nicht storniert! Beachten Sie auch, dass hierdurch eine weitere Verarbeitung des zuvor erstellten Zahllaufes nicht beeinträchtigt wird. Ggf. müssen Sie daher auch entscheiden, den zuvor erzeugten Lauf zu löschen und ggf. hierüber erzeugte Buchungen auch zu stornieren, um doppelte Buchungen zu vermeiden. Sie können hierzu auch die betroffene Buchungsmappe stornieren.

Sie können den Prozess für das Data Clearing Personen mit einer Batch-Anweisung aus dem iX-Haus-Verzeichnis starten. Richten Sie den automatischen Aufruf des Lastschrift- bzw. Überweisungslauf als Geplanter Task in der Windows Aufgabenplanung ein. Dieser soll in der Regel einmal monatlich laufen.

Der Geplante Task ruft die exe\ie202001.exe <Ihre Parameter> (siehe Beispiel unten) aus dem iX-Haus Verzeichnis auf. Nachfolgendes Beispiel beschreibt die Einrichtung des geplanten Tasks in einem iX-Haus Verzeichnis mit dem Pfad I:\iXHaus

Sie können die Beschreibung der Parameter in der Command-Line mithilfe des ‚?‘-Parameters aufrufen.

Beispielaufruf:

exe\ ie202001.exe -DclTabNr 1 -UserId 2 -GKto 1299 -Wdat 04.Werktag.Folgemonat -ObjBereich "1-99999" -PerVon 000000 -PerBis 999999 

Folgende Parameter stehen Ihnen zur Verfügung:

In dem Zahllauf werden die Rechnungen mit Sicherheitseinbehalt in zwei Schritten vorgeschlagen. Sobald der komplette Rechnungsbetrag abzüglich des Sicherheitseinbehalts nicht bezahlt ist, wird als Zahlbetrag der offene Posten Betrag abzüglich des Sicherheitseinbehalts vorgeschlagen. Der Sicherheitseinbehalt wird je offener Posten in allen Listen sowohl in dem Zahlungsvorschlag ausgewiesen und die Zahlbeträge können somit in der jeweiligen Liste nachvollzogen werden. In den Zahlungsvorschlägen wird bei der Eingabe von Teilbeträgen sichergestellt, dass der Sicherheitseinbehalt nicht bezahlt wird.

Wenn der komplette Rechnungsbetrag abzüglich des Sicherheitseinbehalts bezahlt ist und die Fälligkeit des Sicherheitseinbehalts erreicht ist, wird der Sicherheitseinbehalt zur Zahlung vorgeschlagen. Die Eingabe von Teilbeträgen in den Zahlungsvorschlägen wird in dieser Phase unterboten. Solange die Fälligkeit des Sicherheitseinbehalts nicht erreicht ist, werden die offenen Posten mit dem RC-Code 59 - OP: Der offene Betrag ist Sicherheitseinbehalt ausgewiesen. In dieser Phase können durch den Parameter Sicherheitseinbehalte ohne DCL-Freigabe anzeigen die betroffenen offenen Posten aus der Prüfliste ausgeblendet werden. Damit kann die Prüfliste in einer kompakten Form gedruckt werden, um eine bessere Übersicht der zu zahlenden offene Posten zu erreichen.

1. Im Modul Zahllauf Kreditoren/Debitoren geben Sie die gewünschten Parameter ein (s. Modul Zahllauf Kreditoren/Debitoren).
2. Mit der Schaltfläche Anweisungsliste erzeugen Sie eine Liste, welche eine Übersicht über alle OPs entsprechend der gewählten Parameter ausgibt.
   In der Anweisungsliste werden nur die OPs benannt, welche in dem Lauf bedient werden können. Sie können mittels Übergabe an DCL an den Zahlungsverkehr übergeben werden.

1. Im Modul Zahllauf Kreditoren/Debitoren geben Sie die gewünschten Parameter ein (s. Modul Zahllauf Kreditoren/Debitoren).
2. Mit der Schaltfläche Fehlerliste erzeugen Sie eine Liste, welche eine Übersicht über alle OPs entsprechend der gewählten Parameter ausgibt, die bei der Prüfung auf Fehler gelaufen sind.
   In der Fehlerliste werden die OPs, welche in dem Lauf nicht bedient werden können, mit RC-Codes benannt (analog zur Prüfliste). Anhand der Info zu den RC-Codes können Sie ggf. Anpassungen in den benannten Bereichen vornehmen, um einen OP dann doch anweisen zu können.

1. Im Modul Zahllauf Kreditoren/Debitoren geben Sie die gewünschten Parameter ein (s. Modul Zahllauf Kreditoren/Debitoren).
2. Mit der Schaltfläche Prüfliste erzeugen Sie eine Prüfliste, welche eine Übersicht über alle OPs entsprechend der gewählten Parameter ausgibt.
   In der Prüfliste werden OPs, welche in dem Lauf nicht bedient werden können, mit RC-Codes benannt. Diese können Sie auch separat mit der Fehlerliste ausgeben lassen. Anhand der Info zu den RC-Codes können Sie ggf. Anpassungen in den benannten Bereichen vornehmen, um einen OP dann doch anweisen zu können.
   OPs, die in dem Lauf bedient werden können, tragen keinen RC-Code. Diese OPs werden auch in der Anweisungsliste benannt und können mittels Übergabe an DCL an den Zahlungsverkehr übergeben werden.

1. Im Modul Zahllauf Kreditoren/Debitoren geben Sie die gewünschten Parameter ein (s. Modul Zahllauf Kreditoren/Debitoren).
2. Mit der Schaltfläche Übergabe an DCL erzeugen Sie den Zahllauf, welcher dann im Modul Zahlungsverkehr weiter verarbeitet werden kann.

Das Zurücksetzen eines Zahlungslaufs im Zahlungsverkehr und Stornieren in der Dialogbuchhaltung ist opportun, wenn Sie die Daten des Zahlungslaufs noch nicht an die Bank übertragen haben. Um damit verbundenen Buchungen zurückzusetzen, müssen Sie diese stornieren. Sie können hierzu auch die betroffene Buchungsmappe stornieren. Eine Stornierung von bezahlten/teilbezahlten Rechnungen oder Rechnungen, die an den Zahlungsverkehr oder Zahlungsvorschläge übergeben worden sind, darf zwecks Vermeidung von Fehlausführungen nur von einem Administrator (Benutzer mit Benutzerklasse S) durchgeführt werden. Eine Sicherheitsabfrage wird zusätzlich angezeigt. Um den Clearingprozess erneut ausführen zu können, müssen Sie die ggf. noch existenten Zahlungslauf im Zahlungsverkehr löschen. Hierdurch werden bei einem kreditorischen Dataclearing die hiermit verbundenen Rechnungen wieder zu offenen Posten.

Zugang: Buchhaltung > Zahlungsverkehr > Zahlungsvorschläge Kreditoren/Debitoren

Die Zahlungsvorschläge bieten verschiedene Möglichkeiten, um Kreditor/Debitor-Zahlungsläufe bequem zu bearbeiten, bevor sie an den Zahlungsverkehr übergeben werden. Es ist möglich, einzelne offene Posten aus dem Zahllauf zu entfernen oder auch Teilbeträge zu bezahlen. Zusätzlich sind hier eine bequeme Verrechnung von Gutschriften oder das Zurücksetzen von Verrechnungen möglich. Per Systemeinstellung kann auch gesteuert werden, ob die Zahlungsvorschläge bzw. Zahlläufe dem 4-Augen-Prinzip unterliegen.

Die Zahlungsvorschläge werden im Modul Zahlungsvorschläge Kreditoren/Debitoren angezeigt und bearbeitet. Zahlungsvorschläge werden i. d. R. über das Modul Zahllauf Kreditoren/Debitoren generiert. Wurde ein OP schon an einen Zahlungsvorschlag übergeben und ist von dort noch nicht an den Zahlungsverkehr (DCL) als Anweisung weitergegeben worden, erhalten Sie beim Zahllauf Kreditoren/Debitoren bei einer erneuten Prüfung einen Hinweis zum OP mit rc55. Ein Zahlungsvorschlag kann per Doppelklick in der Übersicht geöffnet werden. In der Zahlungsvorschlag-Maske werden alle zum Zahlungsvorschlag zugeordneten offenen Posten angezeigt. Grundsätzlich werden die offenen Posten werden in drei Kategorien unterteilt und farbig dargestellt:

• offenen Posten ohne Fehler und Hinweise, die angewiesen werden können (Zeilen werden weiß dargestellt)
• offene Posten mit Hinweisen, die angewiesen werden können (Zeilen werden blau dargestellt)
• offene Posten mit Fehlern, die (noch) nicht angewiesen werden können (Zeilen werden orange dargestellt)

Die Zahlungsvorschlag-Maske bietet im oberen Bereich unterschiedliche Filter-Möglichkeiten (OP-Status, Kreditor) und eine Volltext-Suche. Im unteren Bereich der Maske werden ausgewählte Daten des aktuellen offenen Postens angezeigt, der in der Übersicht markiert ist. Im unteren Bereich der Maske können die Prüf-, Anweisungs- und Fehlerleiste generiert werden oder die Übergabe an den Zahlungsverkehr (DCL) durchgeführt werden. Die Übergabe an den Zahlungsverkehr und alle Listen berücksichtigen immer alle im Zahlungsvorschlag enthaltenen offenen Posten unabhängig von Filtereinstellungen oder Auswahl in der Übersicht. Je nachdem ob das 4-Augen-Prinzip (siehe Systemeinstellungen) für Zahlläufe aktiviert ist, wird der Button Übergabe an den DCL bei dem Ersteller des Zahlungsvorschlags ausgegraut.

Die Offene-Posten-Übersicht bietet folgende Funktionalitäten an:

• Doppelklick
  • Per Doppelklick mit der linken Maustaste wird die dazugehörige Rechnung angezeigt. Dabei wird die Rechnungsmaske zur Information geöffnet. Die Rechnungsmaske wird dabei gegen Änderungen gesperrt.
• Rechtsklick

• Buchungen anzeigen (Buchungsjournal) – Es wird das Buchungsjournal der Rechnung angezeigt.
• Buchungsinformationen ändern – Hiermit können unterschiedliche Informationen der Rechnung geändert werden. Die Änderungs-Möglichkeiten können per Systemeinstellungen gesteuert werden (siehe BuchungInfoChange -Parameter in Systemeinstellungen Datenbank).
• Buchungstext ändern – Anpassung des Buchungstextes. Die Änderungs-Möglichkeiten können per Systemeinstellungen gesteuert werden (siehe BuchungInfoChangeBuText -Parameter in Systemeinstellungen Datenbank).
• HNDL ändern – Anpassung des Anteils für haushaltsnahe Dienstleistungen. Die Änderungs-Möglichkeiten können per Systemeinstellungen gesteuert werden (siehe BuchungInfoChangeHNDL -Parameter in Systemeinstellungen Datenbank).
• Leistungszeitraum ändern – Anpassung des Leistungszeitraums (für Abgrenzungen, Abrechnungen und Auswertungen nach Leistungszeitraum relevant). Die Änderungs-Möglichkeiten können per Systemeinstellungen gesteuert werden (siehe BuchungInfoChangeLZ-Parameter in Systemeinstellungen Datenbank).
• Fälligkeit ändern – Anpassung des Fälligkeitsdatums. Der betroffene OP kann anschließend hierüber neu bewertet werden und passt ggf. in einen anderen Zahlungsvorschlag/DCL-Lauf. Die Änderungs-Möglichkeiten können per Systemeinstellungen gesteuert werden (siehe BuchungInfoChangeFaelligkeit-Parameter in Systemeinstellungen Datenbank).
• Kundennummer ändern – Anpassung der Kundennummer des Kreditors/Debitors. Die Änderungs-Möglichkeiten können per Systemeinstellungen gesteuert werden (siehe BuchungInfoChangeKundennummer -Parameter in Systemeinstellungen Datenbank).
• Aus diesem Zahllauf entfernen – Hiermit können einzelne offene Posten aus dem Zahlungslauf entfernt werden. Dabei wird der offene Posten nur aus dem aktuellen Zahllauf entfernt und kann mit einem weiteren Zahllauf wieder angewiesen werden.
• Für den Zahlungsverkehr (DCL) sperren – Hiermit kann das DCL-Flag der Rechnung entfernt werden. Somit wird der offene Posten nicht nur für diesen Zahllauf, sondern auch für weitere Zahlläufe gesperrt. Diese Möglichkeit wird nur bei offenen Posten angeboten, die für den Zahlungsverkehr freigegeben sind.
• Für den Zahlungsverkehr (DCL) freigeben – Hiermit kann das DCL-Flag der Rechnung gesetzt werden und der offenen Posten kann für den Zahlungsverkehr freigegeben werden. Diese Möglichkeit wird nur bei offenen Posten angeboten, die für den Zahlungsverkehr gesperrt sind.
• Rechnungstyp ändern - Für Rechnungen, die mit Auftrag gebucht sind, kann der Rechnungstyp des Auftrags geändert werden. Somit können z. B. schlussgerechnete Aufträge auf Teilrechnung umgestellt werden und stehen damit für weitere Buchungen zur Verfügung.
• Zahlbetrag ändern – Hiermit kann der Zahlbetrag angepasst werden um eine Teilzahlung durchzuführen. Der Zahlbetrag kann auch direkt in der Übersicht in der Spalte Zahlbetrag geändert werden.
• Verwalterbank anzeigen/ändern – Hiermit kann die ausführende Bank angezeigt bzw. geändert werden. Die Änderungs-Möglichkeiten können per Systemeinstellungen gesteuert werden (siehe BuchungInfoChangeDCLVerwBank-Parameter in Systemeinstellungen Datenbank).
• OP-Rechnungsinformationen – Anzeige der Rechnungsinformationen zum ausgewählten OP.
• OP Verrechnen – Hiermit kann die Verrechnung von Gutschriften durchgeführt werden. Die Möglichkeiten für die Verrechnung von Gutschriften sind im Abschnitt Verrechnung von Gutschriften beschrieben. Die Möglichkeiten der Verrechnung können per Systemeinstellungen gesteuert werden (siehe OpVerrechnen, OpVerrechnenUnterschiedKundennummerErlaubt und OPDruckNachVerrechnen in Systemeinstellungen Datenbank).
• Vorgangsnummer anzeigen – Anzeige der internen Vorgangsnummer.
• XML anzeigen – Darstellung der XML-Daten der Buchungsanweisung.
• Excel-Export – Hiermit können die in der Übersicht angezeigten offenen Posten nach Excel exportiert werden.
• Grid anpassen – Hiermit können Spalten aus der Übersicht entfernt und wieder hinzugefügt werden.
• Belegdokumente als ein PDF (DMS) – Anzeige der Belegdokumente über das Dokumentenmanagementsystem in Form einer kumulierten PDF-Datei - eine DocuWare-Anbindung ist hierzu erforderlich.
• Belegdokumente exportieren (DMS) – Ausgabe der Belegdokumente aus dem Dokumentenmanagementsystem - eine DocuWare-Anbindung ist hierzu erforderlich.
• Begleitliste - Ausgabe der Begleitliste für diesen DCL-Eintrag. Wenn ein DMS verfügbar und die Archivierung für das Modul aktiviert ist, wird die Begleitliste beim Drucken auch automatisch im DMS archiviert. Die Liste ist dann per Dokumentname, Dokumenttyp und Ablagedatum im DMS aufrufbar.
• Anpassung von Zahlbetrag in der Übersicht – Wenn eine Teilzahlung durchgeführt werden soll, kann der Zahlbetrag auch in der Spalte Zahlbetrag in der Übersicht angepasst werden.

Die Zahlungsvorschläge werden aus dem Modul Zahllauf Kreditoren/Debitoren per Klick auf dem Button Zahlungsvorschlag erstellen oder Zahlungsvorschlag erstellen und öffnen erstellt.

Die generierten Zahlungsvorschläge werden im Modul Zahlungsvorschläge Kreditoren/Debitoren bearbeitet und an den Zahlungsverkehr übergeben. Der Zahlungsvorschlag enthält alle offenen Posten, die in der Prüfliste ausgegeben werden, also auch solche, die nicht angewiesen werden. Ausgeschlossen werden nur offene Posten, die sich in einem Zahllauf im Zahlungsverkehr oder in einem Zahlungsvorschlag befinden - diese werden nicht erneut einem Zahlungsvorschlag zugeordnet. Die offenen Posten, die nicht angewiesen werden, können im Modul Zahlungsvorschläge Kreditoren/Debitoren korrigiert werden und an den Zahlungsverkehr übergeben werden. Offene Posten, die zum Zeitpunkt der Übergabe fehlerhaft sind (einen RC-Code enthalten) werden nicht an den Zahlungsverkehr übergeben.

Wenn ein DMS verfügbar und die Archivierung für das Modul aktiviert ist, wird eine hier erzeugte Begleitliste beim Drucken auch automatisch im DMS archiviert. Die Liste ist dann per Dokumentname, Dokumenttyp und Ablagedatum im DMS aufrufbar.

Über das Kontextmenü von Zahlungsvorschläge Kreditoren/Debitoren stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um Informationen zu einzelnen Zahlungsvorschlägen auszugeben oder zu ändern.

Begleitliste
Begleitliste simulieren unter der Prämisse, dass alle Anweisungen ausgeführt werden können. Die so erzeugte Begleitliste berücksichtigt also nicht, ob einzelne OPs im Zahlungsvorschlag einen RC aufweisen und daher momentan gar nicht gecleart werden könnten!

Zahlungsvorschlag-Status wechseln
Wenn Sie in den Katalogen für Zahlungsvorschlag-Status Katalogeinträge definiert haben, können Sie hier den Zahlungsvorschlag-Status auf einen der aktiven Status lt. Katalogbezeichnungen wechseln.

Über das Kontextmenü können Sie mitZahlungsvorschlag löschen den markierten Zahlungsvorschlag löschen und die darin befindlichen OPs damit für andere Zahlungsverkehranalysen wieder freigegeben.

Als alternative Möglichkeit steht Zahlungsvorschlag löschen und Parameter in Zahllauf Kreditoren/Debitoren öffnen zur Verfügung. Hiermit wird der Zahlungsvorschlag ebenfalls gelöscht und die darin befindlichen OPs für andere Zahlungsverkehranalysen wieder freigegeben. Jedoch wird dann automatisch der Zahllauf Kreditoren/Debitoren mit den Parametern geöffnet, welche zur Erstellung des gelöschten Zahlungsvorschlags genutzt wurden. Dies kann hilfreich sein, wenn kurzfristig weitere relevante Rechnungen erfasst wurden, welche in einem Zahlungsvorschlag noch berücksichtigt werden sollen.