Schnellbeauftragung per E-Mail

Mit dem Schalter Schnellbeauftragung per E-Mail kann auf Basis der Vorlage direkt die E-Mail fertig zum Versand geöffnet werden. Als Briefvorlage wird die Vorlage gemäß der Einstellung in der Auftragsart für den Serienbrief genutzt. Die Option Konvertieren zu PDF wird standardmäßig angehakt, damit ein entsprechender Auftragnehmer kein Worddokument erhält. Haben Sie die Einstellung Serienbrief Anlage nicht hinzufügen gewählt, wird keine Anlage an die E-Mail angefügt, sondern nur der E-Mail-Text vorbelegt.

Auftrag bewerten

Sie können eine kompakte Bewertung in fünf Stufen von sehr gut bis sehr schlecht für Aufträge bzw. Kreditoren abgeben. Hierzu finden Sie in der Auftragsübersicht die Spalte Bewertung und die Funktion Auftrag bewerten im Kontextmenü und in der Symbolleiste. Per Mehrfachauswahl können Sie mehrere Aufträge gleichzeitig bewerten. Die Bewertung wird als Smily-Icon angezeigt. Nicht bewertete Aufträge erhalten eine neutrale Bewertung.

In der Auftragsübersicht wird der entsprechende Status dann in der Spalte Bewertung angezeigt. Zusätzlich können Sie Auftragsnotizen per Schalter betrifft Zufriedenheit oberhalb der Notiz als bewertungsrelevant markieren. Zu Ihrer Bewertung der Auftragsausführung können Sie entsprechende Berichte in den Modulen Aufträge und Kreditoren/Debitoren plus ausgeben. Sie finden über den Berichte-Schalter den Bericht Zufriedenheit mit Auftragsausführung (ohne Notizen) und den Bericht Zufriedenheit mit Auftragsausführung (mit Notizen). In diesen Berichten werden nur die aktuell selektierten Aufträge aufgelistet. Die analoge Berichtsfunktion in den Kreditoren listet immer alle Kreditoren auf. Neben einer Grafik zur Bewertung listen die Berichte jeweils alle selektierten Aufträge bzw. eine Zusammenfassung aller Aufträge pro Kreditor mit Kriterien wie z. B. Anzahl der Aufträge, Anzahl unerledigter Aufträge und Gesamtauftragssumme auf.

Im Feld Technisches Objekt (TO) können keine beendeten TOs ausgewählt werden. Öffnen Sie einen bestehenden Auftrag, in welchem ein bereits beendetes TO eingetragen ist, bleibt der Datensatz unverändert. Sie erhalten jedoch einen Hinweis, dass dieses TO bereits beendet ist.

Ein Auftrag kann direkt im Modul Aufträge in der Sicht Auftrag generiert werden. Als Tastenkombination nutzen Sie hierzu Strg + N.

Häufig ist eine Beauftragung die Konsequenz aus vorherigen Prozessen in iX-Haus plus. Dort finden sich dann entsprechende Funktionen, um einen Auftrag zu generieren.

In diversen Dialogen (so auch in der Auftrags- oder Meldungserfassung) werden Felder, die auf einen leeren Katalog verweisen, ausgeblendet. Ausgenommen davon sind die Felder, die über Konfiguration (z. B. über die Auftragsart) beeinflusst werden.

Im Feld Technisches Objekt (TO) können keine beendeten TOs ausgewählt werden. Öffnen Sie einen bestehenden Auftrag, in welchem ein bereits beendetes TO eingetragen ist, bleibt der Datensatz unverändert. Sie erhalten jedoch einen Hinweis, dass dieses TO bereits beendet ist.

In Aufträgen werden die Multimediadateien aus verknüpften Meldungen angeboten, so dass Sie zum Beispiel beim Generieren einer E-Mail aus einem Auftrag an einen Handwerker die Bilder des Wasserschadens aus der verknüpften Meldung direkt anhängen können.

Der Benutzer kann zur Auftragsart im Feld E-Mail Kopie an Melder entscheiden, ob und in welcher Art eine E-Mail-Kopie an den Melder generiert wird (keine E-Mail oder BCC). Zur Gewährleistung des Datenschutzes im Sinne der DSGVO werden beim E-Mail-Versand die Aufragkopien per BCC (anstatt CC) an die Melder verschickt. So erhält der Nachrichtenempfänger keine Einsicht in die E-Mail-Adresse des gleichzeitig informierten Melders.

Bei der Anlage eines Auftrags werden im Hintergrund die §13b-Optionen des ausgewählten Kreditors überprüft. Diese spezielle Prüfung wird auch dann korrekt durchgeführt, wenn der Benutzer selbst keine Rechte an der FIBU hat.

Beim Kopieren eines Auftrags wird das Feld Stichdatum, mit dem die Mehrwertsteuertabelle in den Positionen gesteuert wird, mit dem Tagesdatum vorbelegt, so dass in den Positionen die jeweils aktuellen MwSt.-Sätze angeboten werden.

Bei der Erstellung eines Nachtrags zu einem Auftrag, zu dem als Kreditor die Niederlassung hinterlegt ist, wird diese übernommen. Bei einem Nachtrag zu einem Auftrag wird das Editieren des Kreditors nicht erlaubt, da es hier um einen Nachtragsauftrag zu einem bereits vorhandenen Auftrag geht.

Die Auswahl eine Kreditors kann unter der Lizenz des Komfortpakets zusätzlich beeinflusst werden. Neben Kreditoren, die als zuständige Firmen einem Objekt zugeordnet sind und bevorzugt vorgeschlagen werden, kann es auch Kreditoren geben, die für iX-Haus plus auf einer objektspezifischen schwarzen Liste stehend von der Auswahl für Aufträge oder Verträge ausgeschlossen sind.

Auftrag aus Angebot

Beim Generieren eines neuen Auftrags aus einer Meldung oder einem Angebot mit Projektbezug wird der Status des Projekts überprüft. Ein Auftrag lässt sich unter den Projektstatus Genehmigt, Begonnen oder Fertiggestellt anlegen.

Auftrag aus Meldung

Wird eine Meldung erfasst, kann dort eine auftragsrelevante Bemerkung hinterlegt werden. Wird aus der Meldung ein Auftrag generiert oder ein vorhandener Auftrag mit dieser Meldung verknüpft, wird die Bemerkung im Auftrag zur Information angezeigt. Sie kann dort nicht verändert werden (read only-Status).

Wenn ein Auftrag aus einer Meldung angelegt wird, kann dazu optional in der entsprechenden Meldung eine Notiz für casavi hinterlegt werden. So kann ein Mieter über casavi informiert werden, dass z. B. ein bestimmtes Gewerk für eine Reparaturmaßnahme beauftragt ist.

Auftrag aus Projektverwaltung

Beim Anlegen der ersten Auftragsposition wird standardmäßig die Kurznotiz aus der Detailansicht übernommen. Beim Anlegen aus der Projektverwaltung heraus funktioniert dies nicht, da die Position automatisch angelegt wird und zu diesem Zeitpunkt die Kurznotiz noch nicht befüllt wurde. Die Kurznotiz kann auch nachträglich in die erste Position übernommen werden. Dies gilt allerdings nur bei Neuanlage eines Auftrags und wenn der Text in der ersten Auftragsposition noch nicht manuell angepasst wurde. Sobald ein Auftrag erfolgreich gespeichert ist, sind die Notizfelder wieder unabhängig.

Das Feld Obligo(Netto) wird in der Auftragsposition bereits bei der Anlage neu berechnet (summiert) und korrekt ausgewiesen.

Wenn ein neuer Auftrag über den Pfad Projektverwaltung → Angebotsanfrage → Kreditorangebot → Auftrag erstellen angelegt wird, wird die Kostenstelle aus dem Projekt automatisch in die Auftragsposition übernommen.

Der Genehmigungsprozess bietet Ihnen die Möglichkeit, gesteuert Aufträge freizugeben. Sobald ein Auftrag mit dem Status In Genehmigung und Genehmigt existiert und eine Genehmigungskategorie gepflegt ist, ist der Genehmigungsprozess aktiv.

Nach jeder Statusänderung oder Änderung der Gesamtsumme eines Auftrages wird beim Speichern geprüft, ob dieser Auftrag genehmigungspflichtig ist. So wird sichergestellt, dass auch bei einer nachträglichen Betragsänderung die Genehmigungspflicht geprüft wird.

Wenn ein Auftrag zwischenzeitlich erneut einen Status vom Typ Neu erhalten hat, dann muss die Genehmigung erneut durchlaufen werden.

Wenn der Status eines Auftrags manuell auf Erledigt gesetzt wird, wird das Obligo entsprechend auf 0,00 gesetzt.

Nicht genehmigte Aufträge, die einem Genehmigungsprozess unterliegen, werden in den Views vDwAuftrag und vDwAuftragAuswahl nicht angeboten, da dies zu einer Störung bei der Information bzgl. des Auftragsstatus in iX-Haus plus führen würde.

Aufträge können erst nach Freigabe bebucht und abgeschlossen werden.

Bei der Definition einer Genehmigung wird ein Betragsbereich festgelegt und ob es sich um eine einstufige- oder zweistufige-Genehmigung handelt. Die Stufen erfordern das 4-Augen Prinzip, um zu unterbinden, dass der Ersteller des Auftrags bzw. der spätere Sachbearbeiter für einen Auftrag beide Genehmigungsstufen freigeben kann. Die jeweilige Stufe eines Auftrags wird in der Schnellinfo und in der Information zum Genehmigungsprozess benannt.

Beispiel:

• Aufträge mit Brutto-Auftragswert unter 1.000 Euro: nicht genehmigungspflichtig
• Aufträge mit Brutto-Auftragswert in Bereich von 1.000 Euro bis unter 5.000 Euro: einstufige Genehmigung
• Aufträge mit Brutto-Auftragswert in Bereich von 5.000 Euro bis unter 1.000.000 Euro: zweistufige Genehmigung
• Aufträge mit Brutto-Auftragswert über 1.000.000 Euro sind nicht zulässig

Über die Modulfilter In Genehmigung und Genehmigt lassen sich in der Auftragsübersicht die entsprechenden Aufträge filtern.

Mitarbeiter, welche die Berechtigung zur Genehmigung haben, können über Auftrag genehmigen den Auftrag genehmigen bzw. bei zweistufigen Genehmigungsprozessen den Auftrag zur Genehmigung einreichen (Stufe 2) oder den Auftrag zur Korrektur zurückweisen. Wichtig zu wissen ist hierbei, dass Ersteller und Bearbeiter eines Auftrags nicht die Rolle eines Genehmigenden erhalten. Wer einen Auftrag erstellt oder bearbeitet hat, steht in der Historie des Auftrags. Benutzer, die vom Genehmigungsprozess in der Historie als Bearbeiter gefunden werden, können den betroffenen Auftrag nicht genehmigen, aber zur Genehmigung einreichen - wenn der Auftragsstatus passend zur Stufe der Genehmigungskategorie ist.

Abhängig vom Genehmigungstyp (ein- oder zweistufig) kann zu den Funktionen jeweils ein Dialog aufgerufen werden, bei dem die Felder Status und Verantwortliche passend vorbelegt sind. Durch Bestätigen der Eingaben werden Status und Verantwortlicher des betreffenden Auftrags entsprechend geändert. Zusätzlich wird eine ggf. vorhandene Notiz in die Detailansicht übernommen sowie alle durchgeführten Aktionen in der Historie dokumentiert.

Beim Zurückweisen verwenden Sie für den Status einen Statusstyp Neu, damit der Kollege seinen Auftrag direkt bearbeiten kann. Sofern vorgesehen, nutzen Sie unterschiedliche Neu-Status mit entsprechender Bezeichnung. Informationen zur Zurückweisung hinterlegen Sie in der Notiz.

Einrichtung

Verschiedene Statustypen stehen im Katalog Auftragsstatusart zu Verfügung, z. B. Neu, In Genehmigung, Genehmigt, etc.. Für jeden Statustyp wird automatisch eine neue Auftragsstatusart angelegt, diese kann angepasst werden.

Je Statusart kann definiert werden, ob diese nur über die Schnittstelle gesetzt werden kann. Dies dient insbesondere zur Integration von DocuWare in Verbindung mit dem Workflowmanager, wenn die Genehmigungsprozesse über diesen Weg abgebildet werden.

Weiterhin kann je Statusart definiert werden, ob ein Auftrag zusammen mit dem Status verändert werden darf. So können Aufträge mit dem Status In Genehmigung oder Abgeschlossen gegen Änderung gesperrt werden.

Ist die Option Auftragsperre Basis aktiv, können in einem Auftrag nur die Felder Meldertyp, Melder, Status, Kurzinfo, Kurznotiz, Team und Verantwortliche bearbeitet werden. Die Option Auftragsperre Verantwortliche ermöglicht, dass trotz grundsätzlicher Auftragssperre die Felder Team und Verantwortliche freigegeben werden können.

Die Erstellung von Serienbriefen für Aufträge, die einem Genehmigungsprozess unterliegen, ist so eingeschränkt, dass hierfür weder E-Mail-Versand noch Druck, sondern nur Speichern möglich ist. Die entsprechenden Schalter sind in diesem Fall deaktiviert. Im Serienbriefassistenten wird hierzu ein zusätzlicher Hinweis eingeblendet. Der Auftragsstatus muss nach der Serienbrieferstellung angepasst werden. Im Dialog Status setzen werden hierbei für nicht genehmigte Aufträge nur noch Statusarten des Typs Neu angeboten.

Legen Sie unter Kataloge im Katalog Auftragsstatusart die benötigten Auftragsstatusarten an. Für verschiedene Genehmigungsprozesse (1-stufig/2-stufig) legen Sie am besten separate Auftragsstatusarten an, um die einzelnen Genehmigungsprozesse transparent durchlaufen zu können.

Legen Sie unter Kataloge im Katalog Genehmigungskategorie mindestens einen Eintrag an.

Als Funktionen zur Aktion Auftrag genehmigen dienen Auftrag zur Genehmigung einreichen, Auftrag zur Korrektur zurückweisen und Genehmigung ablehnen.

Optional können Sie die Genehmigung auf Teams oder Benutzer begrenzen. Wenn nichts eingetragen wird, kann jeder Benutzer mit Rechten in der Auftragsverwaltung ohne Einschränkung die Genehmigungsstufe setzen.

Prüfintervall

Die von DocuWare bereitgestellten Daten werden validiert und bei einer erfolgreichen Validierung importiert. Dies geschieht einmal pro Tag beim Programmstart und optional per Zeitsteuerung mit Hilfe eines iX-Haus plus-Hintergrundprozesses. Standardmäßig ist die Zeitsteuerung deaktiviert. Das Prüfintervall für die Zeitsteuerung kann administrativ in iX-Haus über die Systemeinstellung PlusAuftragGenehmigungPrfIntervall festgelegt werden.

Eine allgemeine Übersicht zu den Platzhaltern, welche Sie in Kombination mit der Freischaltung des Vorlagenmanagers zu den Aufträgen nutzen können, finden Sie hier. In solchen Vorlagen können Sie auch die nachfolgend beschriebenen expandierenden Tabellen einrichten. Sind iX+ Aufträge (Texttyp Auft) noch nicht aktiviert, steht der interne Texteditor für die Vorlagenerstellung zur Verfügung. Beim Generieren von Serienbriefen wird die Einstellung konvertieren nach PDF aus der Auftragsstatusart übernommen.

Bei der Dokumenterstellung auf Basis einer internen Texteditdorvorlage wird der Dateiname mit Auftragsnummer und Zeitstempel versehen. Verwenden Sie eine Wordvorlage aus dem Dateimanager, wird der Dokumenttitel anhand des Vorlagentitels vorgeschlagen. Sie können den zu generierenden Dateinamen im Dialog Schreiben/E-Mail Wizard im Feld Dateinamen anpassen, z. B. durch Ergänzung mit der Auftragsnummer. Beim Speichern wird dieser Dateiname noch mit einem Zeitstempel ergänzt.

ExpandierendeTabellen

ExpandierendeTabellen können Sie für Vorlagen der Aufträge mit folgenden Platzhaltern starten:

$$AuftPos und $$AuftNotizen.

Als Platzhalter für $$AuftPos bieten sich die AuftPos…-Platzhalter an. Für die Tabelle $$AuftNotizen bieten sich folgende Platzhalter an: AuftNotizErzeugtAm, AuftNotizErzeugtVon und AuftNotizText.

Beispiel:

E-Mail

Der Aufbau des E-Mail-Betreff erfolgt mit vorangestellten Buchstabencodes zur Kennzeichnung. Für Aufträge wird automatisch der Code A- eingesetzt. Beispiel eines Betreffs:

[A-2017/00001] Heizkörper reparieren

Beim E-Mail-Versand wird im Assistentn als Standardardwert der Auftragsnehmer als Empfänger vorgeschlagen.

Zur Auftragsart entscheiden Sie im Feld E-Mail Kopie an Melder, ob und in welcher Art eine E-Mail-Kopie an den Melder generiert wird: keine E-Mail oder BCC (Blindkopie). Zur Gewährleistung des Datenschutzes im Sinne der DSGVO werden beim E-Mail-Versand die Aufragkopien per BCC (anstatt CC) an die Melder verschickt. So erhält der Nachrichtenempfänger keine Einsicht in die E-Mail-Adresse des gleichzeitig informierten Melders.

Multimedia

Im Serienbriefassistenten werden beim Versenden von Schreiben zum Modul Aufträge unter dem Parameter Anlage analog zum Modul Meldung auch Multimediadateien zu verknüpften Angebotsanfragen und Aufträgen zur Auswahl angeboten. So ist es bei Bedarf möglich, bei Auftragserteilung entsprechende Angebote bzw. Aufträge an den betreffenden Auftrag anzuhängen.

Im Katalog Auftragsart gibt es eine Checkbox Übergabe an Handwerkerportal. Die Checkbox wird im Autragsview als Portalfreigabe angezeigt und ist ein Baustein für eine externe Anbindung eines Handwerkerportals. Im iX-Haus wird das Feld nicht weiter benutzt. Das Feld ist standardmäßig ausgeblendet. Sie können die Checkbox über die Systemeinstellung AuftragsartHandwerkPortal einblenden, falls sie benötigt wird.