iX-Wiki

Es existieren verschiedene Möglichkeiten, um die Datenerfassung zu vereinfachen.

Heizkreis Defaultwerte

Im Katalog Heizkreis Defaultwerte kann für nahezu alle Felder ein Standard-Wert hinterlegt werden. Beim Anlegen eines neuen Heizkreises werden diese Werte automatisch verwendet.

Datenübernahme Heizkreise

Aus der Übersicht der Heizkreise können Sie die Funktion Datenübernahme Heizkreise aufrufen. Diese Funktion ist für alle Anwender interessant, die bereits mit der bisherigen Heizkostschnittstelle in iX-Haus gearbeitet haben und für die im Modul Flächenstamm im Register Heizkosten Messdienst, Ordnungsbegriff und Kundennummer hinterlegt sind. Über die Funktion werden diese Daten analysiert und anhand der ersten neun Ziffern des Ordnungsbegriffs die Liegenschaftsnummer erkannt und damit der Heizkreis erstellt. Bei der automatisierten Anlage wird außerdem der Katalog Heizkreis Defaultwerte berücksichtigt. Im Anschluss müssen die Daten nur noch ergänzt werden und sollten im besten Fall ohne großen Aufwand verwendet werden können.

Heizkreis Daten kopieren

Weiterhin besteht eine Copy/Paste-Funktion. Hier kann ein Heizkreis als Quelle ausgewählt und die Funktion Heizkreis Daten kopieren ausgeführt werden. In einem zweiten Schritt können die Zielheizkreise markiert und die Funktion Heizkreis Daten einfügen aufgerufen werden. Mit dieser Funktion werden nur die Werte kopiert, die bei unterschiedlichen Heizkreisen auch identisch sein können. Die Daten zum Objekt, zur Fläche oder zur Liegenschaft werden dabei nicht berücksichtigt. Bei den Umlageschlüsseln, die grundsätzlich einen Objektbezug besitzen, wird basierend auf der Nummer automatisch ein passender Umlageschüssel zum aktuellen Objekt eingetragen.

Ausgewählte Heizkreise ändern

Die Schnittstelle zu den Heizkostendienstleistern wird kontinuierlich erweitert. Dadurch müssen oftmals auch bei bereits erfassten Heizkreisen im Nachhinein Daten ergänzt werden, z. B. neue Details für das CO2-Kostenaufteilungsgesetz. Hierzu wurde die Funktion Ausgewählte Heizkreise ändern implementiert, über die eine Änderung von Massendaten für Heizkreise ausgeführt werden kann. Über den entsprechenden Dialog können neben den bekannten Feldern auch Daten für die Schnittstelle Arge 3.10 eingestellt werden. Zudem ist es hier im Register Status möglich, einzelne Statusfelder (der letzten Generierung bzw. des letzen Imports) zu löschen - was den Überblick der Prozesse in einem neuen Abrechnungszyklus erleichtern kann.

• Im ersten Schritt müssen einmalig mit einer Anforderungsdatei die Objekte und Flächendaten an den Heizkostendienst geschickt werden.
• Als Antwort wird ein A-Satz gesendet, der in iX-Haus plus importiert werden kann.
• Danach muss nach dem Ablauf einer Abrechnungsperiode jährlich einen L/M- und optional auch einen B/K-Datensatz an den Heizkostendienst geschickt werden.
• Als Antwort werden ein D-Satz und ein W-Satz (nur Arge 2.1) gesendet, optional auch ein E898-Datensatz, welche wiederum importiert werden können.
• Mit den vom Messdienst gelieferten Daten (D-Satz) werden dann in iX-Haus die eingestellten Umlageschlüssel mit Daten versorgt, so dass die Kosten auf die Mieter und Eigentümer umgelegt werden können.

Zur Neuanlage wählen Sie die Funktion Neu.

Zur automatisierten Anlage von Heizkreisen auf Basis des älteren Heizkosten-Moduls in iX-Haus wählen Sie die Funktion Datenübernahme Heizkreise.

Nach dem Initiieren der Heizkreise müssen die Objekte und Flächen dem Heizkostendienstleister bzw. Messdienst bekannt gemacht werden. Für diese erste Datenlieferung gibt es kein von der Arge spezifiziertes Datenformat. Daher erzeugt iX-Haus hier eine Exceldatei, die weitestgehend dem späteren Aufbau des A-Satzes entspricht mit weiteren Details ergänzt wird.

Die Funktion unterstützt eine Mehrfachauswahl und erzeugt dann für jeden Heizkreis eine eigene Mappe in Excel sowie eine Gesamtliste mit allen Heizkreisen je Heizkostendienstleister bzw. Messdienst.

Auf der Basis der Anforderungsdatei liefert der Heizkostendienstleister einen A-Satz.

Mit dieser Funktion werden alle derzeit unterstützten Datensätze importiert. Die ASCII-Daten der Dateien werden Zeile für Zeile eingelesen und die Datenstruktur analysiert. Dabei werden die Arge-Versionen 2.1, 3.07, 3.08 und 3.10 unterstützt. Für andere Datensätze oder Datensätze mit einer nicht unterstützten Version wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.

A-Satz

Beim Einlesen eines A-Satzes werden die Daten im Heizkreis und im Flächenstamm ergänzt. Damit erhält jede Fläche vom Heizkostendienst eine eindeutige Ordnungsnummer, die für die zukünftige Kommunikation verwendet wird.

Werden Daten für eine Liegenschaftsnummer ermittelt, die keinem Heizkreis zugeordnet ist und die betreffende Fläche ist auch keinem Heizkreis zugeordnet, wird beim Einlesen eines A-Satzes automatisch ein neuer Heizkreis angelegt. Bei einer bekannten Liegenschaftsnummer führt ein solcher Fall zu einer Fehlermeldung, so dass ein manuell aufgebauter Heizkreis nicht automatisch nachträglich verändert werden kann.

D-Satz / W-Satz

Beim Einlesen eines D- oder W-Satzes werden die Verbrauchsinformationen in den im Heizkreis hinterlegten Umlageschlüsseln gespeichert. Nach dem Einlesen können die Daten in der Liste HKD Verbrauch genauer eingesehen werden.

E898-Satz

Beim Einlesen des E898-Satzes wird erwartet, dass sich die verknüpften Anlagen im gleichen Verzeichnis wie die Datei mit den E898-Sätzen befindet. Die Daten werden für die weitere Verarbeitung in der Datenbank gespeichert und die Dateien werden in dem fest vorgegebenen Pfad <ix-Haus>\data\Obj<ObjektNr>\Jahr<Abrechnungsjahr>\<Dateiname> abgelegt. Die Einrichtung für E898 ist lizenzabhängig.

P-Satz

Der P-Satz liefert den Nachweis über die verwendeten Preisbremsen und ist auf Anforderung an Behörden weiterzugeben. In iX-Haus plus kann dieser Datensatz eingelesen werden. Die importierten Daten werden dabei um einige zusätzliche Werte ergänzt (Heizkreis, Fläche, WEG Fläche, Abrechnungsjahr) und in der Datenbank für eine zukünftige Verwendung gespeichert. Die importierten Daten werden in einer strukturierten Übersicht abgebildet.

Mit dem L/M-Satz erhält der Heizkostendienst die benötigten Liegenschafts- und Mieterdaten von iX-Haus. Sie liefern diese Daten im Vorfeld einer anstehenden Abrechnung. Dazu gehören für die jeweilige Fläche:

  Adressdaten für die Darstellung der Einzelabrechnung
  die Zeiträume von Nutzern und Eigentümern im Abrechnungszeitraum
  die Grundanteile für Heizung, Warmwasser, Kaltwasser (im Rahmen einer Gesamtabrechnung)
  die Vorauszahlungen des Mieters für Erwärmung (Heizung und/oder Warmwasser)

Grundanteile und Vorauszahlungsbeträge sind nur relevant, falls die Heizkostenabrechnung komplett vom Heizkostendienst vorgenommen wird (Variante 1 s. o.). Dementsprechend müssen Sie geeignete Umlageschlüssel für die Grundanteile von Heizung- und Warmwasser in der Hauptmaske des Moduls Heizkosten wählen. Zudem geben Sie für die Abfrage von Vorauszahlungen die zugehörigen Kontenklassen an. Die Grundanteile werden von Ihnen in einem speziellen Umlageschlüssel erfasst, für die Vorauszahlungen geben Sie jeweils eine Personenkontenklasse an. Mieterwechsel in der Abrechnungsperiode werden von iX-Haus anhand des Belegungsbeginns automatisch erkannt und in den L/M-Satz eingetragen. L- und M-Sätze werden zusammen in einer Datei dttece gespeichert.

Es werden die Daten als Datensätze L (Liegenschaft) und M (Mieter/Nutzer) gesammelt und eine Datei entsprechend der Arge-Spezifikation erzeugt. Wichtig ist, dass vor dem Erzeugen des L/M-Satzes das Abrechnungsjahr im Heizkreis korrekt eingestellt wird. Zwingend ist hierbei die Angabe eines Umlageschlüssels für das Einlesen des D-Satzes.

In der Version Arge 3.x wird beim Erzeugen eines M-Satzes für eine WEG mit Eigennutzung der Nutzer automatisch als Eigentümer eingetragen (KennzeichenAdressfeld=2). Bei Sondereigentumsverwaltungen (KennzeichenAdressfeld=3) wird als Nutzer der Mieter und als Eigentümer der WEG-Eigentümer eingetragen.

Wenn die Systemeinstellung Datenbank [1.23.250.1] BKSatzAktivieren eingeschaltet ist, können Sie Daten für B- und K-Sätze erfassen. Mit Erzeuge B/K Satz werden diese Daten der Datensätze B und K aus dem Heizkreis gesammelt und eine Datei entsprechend den Vorgaben erzeugt. Wichtig ist, dass vor dem Erzeugen des B/K-Satzes das Abrechnungsjahr im zugehörigen Heizkreis korrekt eingestellt wird. Siehe auch Hinweise zum Register Erfassung B/K-Daten unter Detailansicht Heizkreis.

Mittels dieser Funktion werden die betreffenden Dateien direkt per API an die jeweiligen Heizkostendienstleister gesendet. Für diese Funktion wird eine Lizenz benötigt.

Mittels dieser Funktion werden die betreffenden Dateien direkt per API an die jeweiligen Heizkostendienstleister gesendet. Für diese Funktion wird eine Lizenz benötigt.

Das Modul Heizkosten plus bietet Validierungen der Daten an. Über die Funktion Prüfe Status werden die wichtigsten Felder per Prüflauf untersucht und mögliche Fehler angezeigt.

Teile dieser Prüfung werden ebenfalls automatisch vor einem Export der Daten ausgeführt, damit wird sichergestellt, dass erforderlichen Daten auch vorhanden sind.

Mit der Funktion können in iX-Haus Beteiligungskreise für einen Heizkreis automatisch angelegt werden.

Als Vorbereitung wird im Heizkreis eine Beteiligungskreisnummer eintragen, die pro Objekt in iX-Haus eindeutig sein muss. Überlappungen mit anderen Heizkreisen oder vorhandenen Beteiligungskreisen werden beim Speichern erkannt und als Fehler angezeigt. Sofern alle benötigten Daten wie Liegenschaftsnummer und die Flächen erfasst wurden, können die Beteiligungskreise angelegt werden. Der Heizkreis und Beteiligungskreis werden dabei intern verbunden, so dass Änderungen in der Flächenzuordnung oder den Flächendaten eines Heizkreises automatisch an den Beteiligungskreis übertragen werden.

Je nach Komplexität des Objekts können Sie dem Heizkreis bei einfachen Objekten ohne Beteiligungskreise zuweisen, dass das ganze Objekt gilt. Ist der Heizkreis identisch zur eingerichteten Objektstruktur (z. B. Gebäude), so kann auch diese Variante gewählt werden.

<wrap center tip>Beteiligungskreise sind in der Regel erforderlich, wenn es in einem Objekt mehr als eine Heizungsanlage mit unterschiedlichen Nutzergruppen gibt. Bei einer manuellen Auswahl sollte der Beteiligungskreis zu den Daten im Heizkreis passen, daher werden die Daten intensiv geprüft und entsprechende Hinweise angezeigt.<wrap>