Das Lizenzmodul DATEV-Buchungsdatenservice (Webservice) erweitert die Möglichkeiten des DATEV-Buchungsexports. Es wird der Webservice von DATEV angesteuert, um Ihre Exportdateien sicher und effizient zu übermitteln. Nach einmaliger Einrichtung läuft die Übertragung voll automatisiert und autark.

In iX-Haus plus konfigurieren Sie in der Schnittstellenadministration im Register Einstellungen für den Schnittstellentyp DATEV Buchungsdatenservice (Webservice), ob diese Schnittstelle Aktiviert ist.

Weitere Informationen zur Einrichtung und zum Buchungsdatenservice finden Sie in den PDF´s doku_webservice_datev_buchungsdatenservice.pdf und doku_webservice_datev_buchungsdatenservice_einrichtung.pdf.

EN.Cover unterstützt die gleichnamige Lösung unseres Partners Enloc. EN.Cover ergänzt die bewährte Lösung für Wohnungsabnahmen und Übergaben (EN.Tab) um die Möglichkeit, Objektbegehungen durchzuführen. Die Schnittstelle exportiert Daten mit Objektinformationen, Flächendaten und der technischen Objekte im csv-Format. Die Daten werden an einen SFTP-Server für den automatisierten Import nach EN.Cover per Scheduler zeitgesteuert bereitgestellt. Das Protokoll der Objektbegehung wird über die API von EN.Tab abgeholt und unter Multimedia von Objekte plus automatisiert abgelegt. Bei Interesse an dieser neuen Lösung wenden Sie sich bitte an unser Salesteam.

Was mache ich hier?

Für eine digitale Objektbegehung und Bestandaufnahme stehen in der mobilen Applikation (APP) EN.Tab unseres Partners Enloc Funktionen zur Erfassung von Objektdaten, sowie zur Dokumentation des Zustands der Objekte zur Verfügung. Um ad hoc Objektbegehungen zu ermöglichen, übergibt die Exportschnittstelle EN.Cover aus iX-Haus alle erforderlichen Stammdaten per Upload über einen SFTP-Server.

Bild 01: Objektbegehung (EN.COVER) ist ein weiterer Menüpunkt in der App EN.Tab von Enloc

Dazu erstellt die Exportschnittstelle EN.Cover aus iX-Haus plus heraus die Dateien Objekte, Einheiten und Techobjekte im Format csv. Die Dateien enthalten die iX-Haus Objekte (Objekte), die Flächen (Einheiten) sowie die Technischen Objekte (Techobjekte). Über den Scheduler wird der Export automatisiert gesteuert und die Dateien auf einen Server der Enloc AG hochgeladen. Damit stehen die wesentlichen Stammdateninformationen aus iX-Haus zur Verfügung, um damit Objektbegehungen durchführen zu können.

Die Einstellungen zur Schnittstelle EN.Cover nehmen Sie in iX-Haus plus vor unter:
Schnittstellen > Schnittstelle EN.Cover

Bild 02: Menüeintrag der Schnittstelle EN.Cover in iX-Haus plus

1.1 Vor der Konfiguration

Wir empfehlen die Einstellungen und Konfiguration auf dem Server vorzunehmen, auf dem iX-Haus installiert worden ist. Bitte stellen Sie sicher, dass die Lizenz für die Exportschnittstelle EN.Cover eingespielt worden ist. Für die Einstellungen der Automatisierung per Scheduler stellen Sie bitte vorab sicher, dass der Dienst des iX-Haus Scheduler aktiv ist. Um ein Exportverzeichnis anzulegen, benötigen Sie ggf. gesonderte Schreibrechte auf dem Server. Bei einem Betrieb im Rechenzentrum benötigen Sie ggf. Unterstützung durch unsere IT.

1.2 Datenbasis iX-Haus

Beispiele zur Konfiguration finden Sie im Abschnitt 3. Exportschemata.

Zur Optimierung und Pflege umfangreicher Datenbestände bietet sich der Stammdatenimport von iX-Haus und iX-Haus plus in Verbindung mit der Expertise eines Consultants an.

2. Konfiguration

Vor Durchführung der Exporte sind einige Konfigurationen für die Schnittstelle sowie ggf. die Pflege von weiteren Stammdaten erforderlich:

• Zuordnung von Firmen in der Objektauswahl (Objektstamm)
• Zuordnung von Verantwortlichen in der Objektauswahl (Objektstamm)
• Einstellung der Parameter für das Modul iX-Haus Scheduler, um Exporte zeitgesteuert zu automatisieren.
• Anpassung der Exportschemata auf Ihre individuelle iX-Haus-Einrichtung.

Wir empfehlen, diese Konfiguration gemeinsam mit einem / einer MitarbeiterIn aus unserem Consulting vorzunehmen.

2.1 Einstellung der Parameter für den Export

Für den Export der Objektdaten werden in der EN.Cover-Schnittstelle in iX-Haus plus drei Report-Definitionen bereitgestellt, für Objekte, Einheiten, Techobjekte:

Bild 03: Reportdefinitionen der Schnittstelle EN.Cover

2.2 Einstellung eines Exportprofils

Über ein Profil werden die wesentlichen Grundeinstellungen für den Export u. a. für die zu exportierenden Objekte und den Zeitraum für die zu exportierenden Stammdaten hinterlegt. Bei Zeitraum empfehlen wir die Voreinstellung heute zu wählen, um immer die aktuellen Daten zu verarbeiten.

Bild 04: Profileintrag der Schnittstelle EN.Cover

Der Export der Daten kann entweder manuell oder automatisiert per iX-Haus Scheduler erfolgen. Der Export erzeugt auf Basis des konfigurierten Exportschemas entsprechende Dateien im csv-Format.

2.3 Erzeugen eines Exports (manuell)

Über den Export kann ein manueller Export der Daten erzeugt werden. Im oberen Bereich werden die vorhandenen Exportprofile dargestellt. Wählen Sie ein Profil aus und starten Sie mit der rechten Maustaste aus dem Kontextmenü den Eintrag Erzeuge Dateien.

Bild 05: Manueller Export der Daten mit der Schnittstelle EN.Cover

Bild 06: Datenexport generiert mit der Schnittstelle EN.Cover

Bild 07: Datenexport im Verzeichnis IXHAUS/ENCOVER

3. Exportschemata – Anpassung auf Ihre individuelle iX-Haus-Einrichtung (Report-Definition)

Die Schnittstelle beinhaltet in der Standardauslieferung bereits vorkonfigurierte Exportschemata. Diese sind mit Enloc abgestimmt und sollten daher nur in Abstimmung mit Ihrem/Ihrer AnsprechpartnerIn bei CREM SOLUTIONS oder Enloc modifiziert werden. Auch wenn Sie einzelne Merkmale nicht gepflegt haben, empfehlen wir, die Felder in den Exportschemata zu belassen. Im Projektverlauf ist es nach Abstimmung möglich, die voreingestellten Schemata zu erweitern.

3.1 Exportschema für Objektdaten (EN.Cover)

Das Exportschema für Objekte umfasst die nachstehenden Felder. In den Bemerkungen sind die Felder erläutert, in denen Anpassungen der Parameter auf Ihre individuelle iX-Haus-Einrichtung notwendig werden können.

Die Zuordnung des Hausmeisters und des Verantwortlichen erfolgt über den Objektstamm in iX-Haus. Im folgenden Beispiel wird ein Hausmeister mit dem Gewerk Hausmeisterservice aus der Firmenzuordnung ausgegeben.

Bild 08: Zuordnung einer Firma in iX-Haus

Bild 09: Zuordnung eines Verantwortlichen in iX-Haus

In der Schnittstelle EN.Cover kann in der Aktion 25 in der Reportdefinition zum Objekt die Zuordnung auch für ein abweichendes Gewerk erfolgen. In der Aktion 24 kann ein ggf. abweichendes Team für den/die Verantwortliche/n zugeordnet werden.

Bild 10: Änderung des Gewerks in der Aktion 25

Bild 11: Änderung des Temas in der Aktion 24

Aufruf im Navigationsmenü: Schnittstellen > Schnittstelle EN.Cover > Katalog > Report Definition > Objekte Aufbau einer Reportdefinition für die Schnittstelle EN.Cover: Objekte

Bild 12: Reportdefinition Objekte (ENCOVER)

Aufbau einer Reportdefinition für die Schnittstelle EN.Cover: Einheiten. Damit werden Flächendaten aus iX-Haus bereitgestellt.

Bild 13: Reportdefinition Einheiten (ENCOVER)

Aufbau einer Reportdefinition für die Schnittstelle EN.Cover: Techobjekte. Damit werden Daten der Technischen Objekte aus iX-Haus plus bereitgestellt.

Bild 14: Reportdefinition Techobjekte (ENCOVER)

4. Anlage eines Exportprofils

Für den Export der Daten sind Profile anzulegen. Der Aufruf erfolgt unter:

Schnittstellen > Schnittstelle EN.Cover > Katalog > Profil

Bild 15: Profil zur Schnittstelle EN.Cover

Die folgenden Felder sind im Dialog zu füllen:

• Bezeichnung: Bezeichnung des Profils
• Zeitraum (Von Datum/Bis Datum): Die Einstellung Heute verwendet immer das Tagesdatum.
• Objekte: Auflistung der zu exportierenden Verwaltungsobjekte iX-Haus
• Ausgabeverzeichnis: Zielverzeichnis für den Export
• Verknüpfte Reporte: Nummer der Report-Definition (i. d. R. 1,2,3)

Per Kontextmenü (rechte Maustaste) oder Zahnrad-Schalter in der Navigationsleiste starten Sie den Export der csv-Datei. Die Exportdatei finden Sie anschließend im eingestellten Exportverzeichnis. Der Export der Daten lässt sich über den Scheduler in iX-Haus plus automatisieren.

4.1 Automatisierte Durchführung per iX-Haus Scheduler

Über den Scheduler von iX-Haus lässt sich der Datenexport bequem automatisieren. Einstellungen zum Scheduler nehmen Sie vor unter iX-Haus plus > Scheduler > Scheduler. Eine detaillierte Beschreibung zum Scheduler finden Sie im entsprechenden Kapitel im iX-Wiki.

Bild 17: Menüeintrag zum Scheduler

Für die Anbindung von EN.Cover benötigen Sie die Scheduleraufgabe Datensatzgenerator. Mit dieser Aufgabe stellen Sie die Parameter für einen Dateiexport ein. Als Parameter sind zu setzen:

• -u (Benutzer)
• -Profil
• -Report
• -Bereich

Datensatzgenerator „Objekte“

Bild 18: Detailansicht zur Scheduleraufgabe Export Objekte EN.Cover

Datensatzgenerator „Einheiten“

Bild 19: Detailansicht zur Scheduleraufgabe Export Einheiten EN.Cover

Datensatzgenerator „TechObjekte“

Bild 20: Detailansicht zur Scheduleraufgabe Export Techobjekte EN.Cover

Scheduleraufgaben „SFTP Transfer“

Unter einem User, der auch Hauptbenutzer ist und über S-Klasse-Rechte verfügt (z. B. ixhaus-User), werden jeweils individuelle Scheduleraufgaben für den SFTP Transfer erstellt:

Bild 21: Übersicht Scheduleraufgaben

SFTP-Transfer „Objekte“

Bild 22: Detailansicht zur Scheduleraufgabe SFTP Upload EN.Cover

SFTP-Transfer „Einheiten“

Bild 23: Detailansicht zur Scheduleraufgabe SFTP Upload EN.Cover

SFTP-Transfer „TechObjekte“

Bild 24: Detailansicht zur Scheduleraufgabe SFTP Upload EN.Cover

Protokollierung

Im Protokoll bzw. Logeintrag kann bei einem nicht oder fehlerhaft erstellten Datensatz bzw. übertragenen Datenexport die Fehlerursache ermittelt und zur Behebung dem CREM- oder Enloc-Support zur Verfügung gestellt werden:

Bild 25: Detailansicht zur Funktion Protokolle anzeigen

Bild 26: Detailansicht zur Funktion Logeinträge anzeigen

EN.Cover-Protokoll

Das aus der Schnittstelle versandte EN-Cover-Protokoll zur Objektbegehung wird automatisch über iX-Haus plus Multimedia gespeichert und in DocuWare archiviert.

Die Schnittstelle EN.Tab ermöglicht den Datenaustausch mit der mobilen App EN.Tab der Firma Enloc. Über die Schnittstelle werden Termine als Aufgaben für Wohnungsvorabnahmen, Abnahmen und Übergaben in iX-Haus plus angelegt und an EN.Tab übertragen. Zudem werden Übergabeprotokolle der Wohnungsabnahmen und aktuelle Zählerstände in die Zählerstandsverwaltung in iX-Haus plus zurück übertragen.
Die Übermittlung der Daten erfolgt über die iX-Haus plus Hintergrundprozesse oder werden alternativ über den Scheduler gesteuert. Der Hintergrundprozess zur Termin-Aktualisierung kann per Batch-Aufruf über den Windows-Aufgabenplaner gesteuert werden. Wenn Sie den Scheduler verwenden, können Sie Protokolleinträge für die Protokollverwaltung definieren und so über erfolgte Übertragungen bzw. Fehler per E-Mail informiert werden.

PDF im Dokuverzeichnis: Doku_iX-HausPlus_EN.Tab_Schnittstelle.pdf

Die Exportschnittstelle EverReal ermöglicht Ihnen, Objekte, Flächen und Personendaten an das Vermarktungssystem EverReal der EverReal GmbH zu übertragen, um damit wiederum Leerstände oder freiwerdende Flächen über Online-Portale zu vermarkten. Für den Export von Feldinhalten sind Pflicht- und optionale Felder vorgesehen. Der Import von Bewerbern aus EverReal verwendet die Stammdatenimporte für den Personenstamm sowie für die Vertragsvorerfassung.

PDF im Dokuverzeichnis: Doku_iX-HausPlus_Schnittstelle_Everreal.pdf

Die Exportschnittstelle Immosolve ermöglicht Ihnen Flächen und Personendaten an das Vermarktungssytem Immosolve der Immosolve GmbH zu übertragen, um damit wiederum Leerstände oder freiwerdende Flächen über Online-Portale zu vermarkten. Für den Export von Feldinhalten sind Pflicht- und optionale Felder vorgesehen.

PDF im Dokuverzeichnis: Doku_iX-HausPlus_Schnittstelle_ImmoSolve.pdf

Die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder - VBL- plant Maßnahmen im Immobilienbestand über das System IGIS und bildet diese Maßnahmen in SAP über so genannte Projektstrukturplanelemente ab. Diese PSP-Elemente werden in iX-Haus plus über das Modul Projektverwaltung dargestellt. Weitere Infos hierzu finden Sie im iX-Wiki im gleichlautenden Kapitel. Das iX-Haus plus Lizenzmodul VBL-PSP wird verwendet, um den Import und Export von PSP-Elementen für Wirtschaftseinheiten der VBL durchzuführen. Weiterhin werden Exporte zu Mieter-, Vertragsdaten und Rückständen erzeugt. In der derzeitigen Ausbaustufe können Projektdaten importiert und der Status der Projekte sowie Gewährleistungsdetails exportiert werden.

Siehe Erweiterung VBL-Export um PSP-Element

Mit dieser Schnittstelle unterstützen wir Vulcavo als Partner für die digitale Eigentümerversammlung. Die Schnittstelle exportiert eine Datei mit Objektdaten, Eigentümerdaten sowie der Flächen inkl. Miteigentumsanteile im csv-Format. Diese Datei wird dann über den Importassistenten in Vulcavo importiert. Der Export lässt sich über den Scheduler automatisieren. Bei Interesse an dieser neuen Lösung wenden Sie sich an unser Salesteam.

Abhängig von der iX-Haus plus-Lizenz Weitere Berichte wird der Eintrag Weitere Berichte angeboten. Hierunter finden Sie dann je nach individueller Einrichtung einzelne Berichte und hierzu ggf. erforderliche Kataloge (z. B. für Profil- oder Report-Definitionen).