Stellen Sie das gewünschte Objekt ein (Hauptbuchhaltung/FIBU) sowie den gewünschten Jahrgang. (Diese Voreinstellungen helfen, wenn Sie anschließend z. B. Kontoauszüge zur Kontrolle öffnen wollen).
Öffnen Sie das Modul Buchwerksexport nach GoBD.
Wählen Sie die entsprechenden Parameter. Für eine Z3-Prüfung nach GoBD setzen Sie die Optionen Per. Buch. Export sowie Überschrift anzeigen nicht ein!
Zur Anpassung der Firmendaten in der index.xml aktivieren Sie die Option index.xml anpassen. Sie müssen dann die hierzu nachfolgenden Parameter angeben. Der Pfad zur index.xml ist in der Regel das im iX-Haus-Programmverzeichnis liegende Unterverzeichnis GoBD. Darin befindet sich parallel zur Datei index.xml auch die obligatorische Formatdatei gobd-01-08-2002.dtd.
Wählen Sie den Schalter Export.
Nach dem Export wird ein Protokoll automatisch am Bildschirm angezeigt. Das zuletzt erzeugte Protokoll kann über den Schalter Protokoll aufgerufen werden. Die exportierten Daten finden Sie im von Ihnen vorgegebenen Speicherort. Zur Weitergabe an den Prüfer benötigen Sie die drei dort abgelegten Dateien: index.xml, gobd-01-08-2002.dtd und die exportierten Daten in Form einer csv-Datei lt. Ihrer Vorgabe in den Schnittstellenparametern.
Die angegebene Datei wird neu erzeugt, eine vorhandene Datei wird überschrieben. Daher darf eine solche Datei während des Exports nicht durch ein anderes Programm geöffnet sein. In diesem Fall erhalten Sie eine Hinweismeldung, dass die zu schreibende Datei nicht verfügbar ist.
Die erzeugte csv-Datei ist mit der jeweils dazugehörigen dtd- und xml-Datei bereit für den Import nach IDEA®. Ändern Sie ggf. die Bezeichnung der csv-Datei in der xml-Datei und nehmen Sie auch die anderen erforderlichen Änderungen vor, die in den folgenden Kapiteln beschrieben sind.
Die exportierte csv-Datei sollte nur zusammen mit der xml-Datei und der dtd-Datei dem Prüfer vom Finanzamt zur Verfügung gestellt und von diesem nach IDEA® importiert werden. Zum sicheren Transport empfehlen wir, die drei Exportdateien zusammen in einem ZIP-Archiv verschlüsselt an den Empfänger zu übergeben.
Erstellen Sie Exporte für mehrere Buchhaltungen, legen Sie bitte ensprechend getrennte ZIP-Archive an.
Generieren Sie am besten csv-Dateien mit 'sprechenden Dateinamen'. So kann der Prüfer jede Datei individuell schon am Dateinamen erkennen. Zudem führt die Verwendung namensgleicher CSV-Dateien zum Überschreiben von Daten.
