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Quantum CSV-Export

Quantum CSV-Export

Die Schnittstelle Quantum CSV-Export stellt Buchhaltungs- und Stammdaten aus iX-Haus für die Übertragung an die von der Quantum Immobilien Kapitalverwaltungsgesellschaft mbH verwalteten Objekte im geforderten Format (CSV oder Excel) zur Verfügung. Die exportierten Buchungsdaten können dort eingelesen und direkt weiterverarbeitet werden.

Einrichtung

Steuercodebehandlung

Die Einrichtung erfolgt im Vorfeld unter Buchhaltung > Konten > Sachkonten > Sachkontenstamm.

Bilanzkonten (bis auf Steuerkonten)	Als Steuercode wird „darf nicht mit Steuercode gebucht werden“ eingerichtet werden. Ausgabe durch die Schnittstelle: immer ein Leerzeichen.
Steuerkonten (sind auch Bilanzkonten, müssen aber mit Code übergeben werden)	Es wird immer der Code der Buchung übergeben. Einstellung im Kontenstamm: Steuercode = kann mit Steuercode gebucht werden. Ausgabe durch die Schnittstelle: Code der Buchung.
Erfolgskonten	Bei den Erfolgskonten ist wichtig, dass stets ein Steuercode übergeben wird. Wichtig ist zudem, dass mit jeder Exportzeile sichergestellt wird, dass die Exportkonten einen Steuercode erhalten. Einstellung im Kontenstamm: Steuercode = kann / muss mit Steuercode gebucht werden. Ausgabe durch die Schnittstelle: Code der Buchung oder (UN=0%). Wichtig bei Erlöskonten: wird aus welchem Grund auch immer kein Steuercode gebucht, übergibt die Schnittstelle den UN = 0% aus der MwSt.-Tabelle.
Aufwandskonten	Einstellung im Kontenstamm: Steuercode = kann / muss mit Steuercode gebucht werden. Ausgabe durch die Schnittstelle: Code der Buchung oder (VN=0%) Wichtig bei Aufwandskonten: Wird aus welchem Grund auch immer kein Steuercode gebucht, übergibt die Schnittstelle den VN = 0% aus der MwSt-Tabelle.
Projektebenen	Standardmäßig wird die Hauptprojektebene in der Spalte `Referenz-5` ausgegeben. Die Systemeinstellung [1.15.80.3] `Quantum Exportunterprojekte` legt fest, welche Projekteebene angezeigt werden kann.

Register Objekt

Hier werden die Objekte gepflegt, die exportiert werden sollen. Diesen wird die jeweilige Objektnummer, welche vom Empfänger der Exportdatei für die gleiche Immobilie verwendet wird, zugeordnet. Beim Export wird in der CSV-Datei die iX-Haus-ObjektNr durch die Export-ObjektNr getauscht.

Register Konten

In der Spalte iX-Haus-KontoNr werden die Kontennummern für Sachkonten hinterlegt und die dazu vom Empfänger verwendeten Sachkonten. In jeder Zeile wird die Nummerierung für jeweils ein Sachkonto 1:1 eingegeben. Eine Kontenbereichsauswahl ist nicht vorgesehen. Beim Export wird in der CSV-Datei die iX-Haus-KontoNr durch die Export-KontoNr getauscht.

Register Fond

In der Spalte iX-Haus-ObjektNr werden für Objekte die jeweils zugehörigen Fond-Nummern definiert. In der Spalte Export-FondNr geben Sie die Fondnummer des Empfängers an. Der Schalter Monatsreport ist in dieser Modulfassung nicht zu verwenden. Beim Export wird in der CSV-Datei für die Fondbezeichnung die iX-Haus-ObjektNr durch die Export-FondNr getauscht.

Sonderfall abweichendes Wirtschaftsjahr

Falls das iX-Haus Wirtschaftsjahr sich zum Quantum-Wirtschaftsjahr unterscheidet, so können Sie in der Fondtabelle das Quantum-Wirtschaftsjahr nachtragen.

z. B. iX-Haus-Wirtschaftsjahr 01.01.2016 – 31.12.2016 → Quantum_Wirtschaftsjahr 01.09.2015 – 31.08.2016

Hierzu tragen Sie in das Eingabefeld GJ-Beginn das Beginn-Datum (ohne Jahr) also 01.09 und in das Eingabefeld GJ-Ende das Ende-Datum (ohne Jahr) also 31.08 des Quantum-Wirtschaftsjahres ein. Diese Eingabe wird beider Ermittlung des Geschäftsjahres berücksichtigt. Außerdem wird der Saldo der Erfolgskonten anhand des Wirtschaftsjahres errechnet.

Wenn die Wirtschaftsjahre sich nicht unterscheiden, dann muss man nichts eintragen und es wird das iX-Haus-Wirtschaftsjahr genommen.

Register MwSt

In dieser Tabelle werden den iX-Haus Steuer-Codes die MwSt. Codes des Empfängers zugeordnet. Falls es einen iX-Haus Steuercode gibt, dann wird dieser übersetzt, sonst wird der iX-Haus Steuercode ausgegeben oder das Feld leer gealssen. Der Schalter Monatsreport ist in dieser Modulfassung nicht zu verwenden. Beim Export wird in der CSV-Datei für der iX-Haus MwSt. Code r durch den Export-Steuercode getauscht.

Exportparameter eingeben

Hier geben Sie die Parameter für einen Export ein. Die Ausgabedatei wird automatisch vom Programm benannt, zum Beispiel: 24072015_102116_QUAN_FIBUDATA_2014 5300 002373-Testlauf.csv. Im Falle eines Testlaufs wird am Dateiende „-Testlauf“ angehängt. Es wird nach CSV exportiert (ANSI-Format, Feldtrennung mit Semikolon, eine Zeile pro Datensatz), bzw. nach Excel (Maßnahmendatei).

`Objektbereich`	Eingabe Objektnummer oder Objektbereich.
`Speicherort`	Eingabe Pfad für den Speicherort. Mit `F2`-Klick öffnet sich eine Dateiauswahlbox, in welcher der Speicherort festgelegt werden kann.
`Bis W-Datum`	Datum für den Stichtag (`TT.MM.JJJJ`), bis zu dem die Exportdaten ermittelt werden sollen. Mit `F2`-Klick öffnet sich ein Kalender zur Auswahl des Datums. Aus dem Parameter `bis W-Datum` wird ein Default-Wert ermittelt, falls das eingegebene Objekt für Monatsexport eingestellt ist (s. Fondstabelle).
`Monat`	Mit dem Parameter `Monat` wird der Exportmonat eingestellt.
`Jahr`	Das Jahr zeigt das eingestellte Wirtschaftsjahr. Die Exportperiode für die ausgewählten Parameter Monat = „Januar“ und Jahr = „2012“ ist 01.01.2012-31.01.2012
`Buchungsexport`	Auswahl der Version des Exports. Standardmäßig zu wählen ist die neue Version und nur auf Anforderung von Quantum die alte Version.
`Propertymanager`	Dieser Parameter wird verwendet, um die Kennung des PM in die Maßnahmendatei einzutragen. Entweder iat hier direkt die von Quantum bekanntgegebene Kennung einzutragen oder bei mehr als einer Kennung die Objekt-Beschriebsvariable, aus welcher der Export diese Kennung dann ausliest. Dazu muss das Präfix `BSR:` eingegeben werden (ohne Anführungszeichen, mit Doppelpunkt) und direkt dahinter die Beschriebsvariable, damit iX-Haus den Beschrieb erkennt.
`CSV-Stammdaten-Export`	Checkbox `❒` Es werden nur die Buchungsdaten und die Saldendatei generiert (Default). `☑` Es werden zusätzlich Stammdaten als CSV-Dateien generiert. Diese Variante ist nur als Auswahl für Bestandskunden mit älteren Datenbeständen gedacht.
`15a Maßnahmen-Datei erstellen`	Aktiviert den Export der Maßnahmen-Datei.
`Testlauf`	Checkbox `❒` Ohne die aktivierte Option wird durch den Export für die exportierten Daten eine Sperre gesetzt, welche ein erneutes Exportieren verhindert. Die Exportsperre kann über das Buchungsexport-Prüftool [buchungsexport-prueftool.html] geprüft und über das Tool Buchungsexport zurücksetzen [../../08-fachadministration/umsetzer-und-tools/06-buchungsexport-zuruecksetzen.html] administrativ aufgehoben werden. `☑` Bei einem aktivierten Testlauf wird beim Export keine Sperre gesetzt und die Dateinamen werden automatisch mit dem Begriff `Testlauf` ergänzt.
`Start`	Schalter zum Starten des Exportvorgangs. Eine Fortschrittsanzeige informiert über die aktuelle Dateierstellung. Im Anschluss wird ein Exportprotokoll am Bildschirm ausgegeben. Exportiert werden nur Buchungen, die noch nicht gesperrt sind und für deren Wertstellungsdatum der Benutzer auch Buchungsberechtigung lt. der Buchungssperrendefinition hat.

Datensatzbeschreibung

Textdatei für die FIBU-Buchungsdaten

Die Textdatei liefert die Buchungsdaten ohne Titelzeile - die nachfolgend genannten Bezeichnungen dienen nur der Erläuterung des Aufbaus einer einzelnen Zeile. Pro Zeile wird eine Buchungszeile mit fest positionierten Zeichen dargestellt. Leerstellen oder nicht zu liefernde Daten werden mit Leerzeichen gefüllt, z. B. bei Bundesbank-Kennzeichen oder Lieferland.

Bezeichnung	Position	Länge	Beschreibung	Hinweise
Leere Spalte	1	10	leer	Füllung mit Leerzeichen
`Belegnummer`	11	10	rechtsbündig mit führenden Nullen	Quantum-Objekt + Buchungsnummer Die Feldlänge ist gemäß Abstimmung mit Quantum auf 10 Zeichen festgelegt. z. B. `0218005122`
`Geschäftsjahr`	21	4	rechtsbündig	Ausgabe des Geschäftsjahres Bei abweichenden Geschäftsjahren gilt die Regel gemäß folgendem Beispiel: 01.10.2015 – 30.09.2016, Buchung mit Wertstellung 15.08.2016 –> Geschäftsjahr 2016
`Buchungskreis`	25	4	linksbündig	Buchungskreisnummer Das Feld hat nur vier Zeichen. Bei fünfstelligen Nummern ist die `Objekttabelle` zu nutzen.
`Objekt`	29	4	linksbündig	Objektnummer
	33	6	leer	Füllung mit Leerzeichen
`Buchungsdatum`	39	8	ohne Trennzeichen (yyyymmdd)	z. B. `20170503` für den 03. Mai 2017
`Belegdatum`	47	8	ohne Trennzeichen (yyyymmdd)	z. B. `20170504` für den 04. Mai 2017
`Belegwährung`	55	5	linksbündig
	60	38	leer	Füllung mit Leerzeichen
`Konto`	102	15	linksbündig	Sachkontonummer
`Betrag in Belegwährung`	117	15	rechtsbündig mit führenden Nullen in Cent
`Buchungsschlüssel`	132	1	linksbündig	Soll-Haben-Kennzeichen, Ausgabe `S` für Sollbuchung oder `H für Habenbuchung`.
`Steuerkennzeichen`	133	5	linksbündig
Leere Spalte	134	24	leer	Füllung mit Leerzeichen
`Positionstext`	158	50	linksbündig
`Betrag in Konzernwährung (EUR)`	208	15	rechtsbündig mit führenden Nullen in Cent	Buchungsbetrag in Belegwährung (EUR, da nur in Euro gebucht wird)
`Betrag in Hauswährung`	223	15	rechtsbündig mit führenden Nullen in Cent	Buchungsbetrag in Belegwährung
`Bundesbank-Kennzeichen`	238	3	linksbündig	In dieser Schnittstellenvariante immer leer (Füllung mit Leerzeichen)
`Lieferland`	241	3	linksbündig	In dieser Schnittstellenvariante immer leer (Füllung mit Leerzeichen)
`Partnergesellschaft`	249	15	Linksbündig (Leer)
`Valuta`	264	8	Ohne Trennzeichen Format: YYYYMMDD; Fälligkeit der Rechnung, sonst leer
`Referenz-2`	272	12	Linksbündig (Leer)
`Referenz-3`	284	12	Linksbündig (Leer)
`Referenz-4`	296	22	Rechnungsnummer der Rechnung, sonst leer
`Referenz-5`	318	22	Projektnummer des Projektes
`Referenz-6`	340	22	Linksbündig (Leer)
`Referenz-7`	362	22	Auftragsnummer

Für die technischen Formatvorgaben gelten die Vorgaben der neuen Version 1.0. Der Dateiname wird automatisch gebildet, als Dateikennung gilt .txt. Laut Dateinamenskonvention sind im Dateinamen Datum und Uhrzeit des Exports im Format TTMMJJJJ_hhmmss, die ersten vier Buchstaben des Firmennamens und der Dateigegenstand benannt. Für den Verwalter Mustermann GmbH ergibt sich beim Export am 27.03.2017 folgender Dateiname:

27032017_152801_MUST_FIBUDATA_140021.txt

Definition der zu liefernden Saldendatei

Leerstellen oder nicht zu liefernde Daten werden mit Leerzeichen gefüllt.

Bezeichnung	Position	Länge	Beschreibung	Hinweise
Leere Spalte	1	10	leer
`Objekt`	11	10	linksbündig
`Datum`	21	8	ohne Trennzeichen (yyyymmdd)	Ermittlung und Ausgabe des jeweiligen Monatsultimos gem. des Exportparameters „Bis W-Datum“
Leere Spalte	29	4	leer
`Konto`	33	10	linksbündig	iX-Haus-Sachkonto (also nicht das Zielkonto lt. Mapping der Kontentabelle, sondern das iX-Haus-Konto)
`Kontobezeichnung`	43	50	linksbündig	iX-Haus-Sachkontenbezeichnung
`Währung`	93	5	linksbündig	Fix `EUR`
Leere Spalte	98	76	leer
`Saldo per Stichtag`	174	15	rechtsbündig mit führenden Nullen in Cent	Saldo Ermittlung des Saldos zum Stichtag des jeweiligen Monatsabschlusses (also immer Monatsultimo)
`Buchungsschlüssel`	189	1	linksbündig	Ausgabe S oder H
`Buchungskreis`	190	4	linksbündig	Das Feld hat nur vier Zeichen. Bei fünfstelligen Nummern ist die Übersetzungstabelle zu nutzen. Siehe FIBU-Daten, Feld Buchungskreis

Der Dateiname wird identisch zur alten Version der FIBU-Daten gebildet, als Dateikennung gilt .sal für Salden. Laut Dateinamenskonvention sind im Dateinamen Datum und Uhrzeit des Exports im Format TTMMJJJJ_hhmmss, die ersten vier Buchstaben des Firmennamens und der Dateigegenstand benannt. Für den Verwalter Mustermann GmbH ergibt sich beim Export am 27.03.2017 folgender Dateiname der Saldendatei: 27032017_152801_MUST_FIBUDATA_140021.sal

Export von 15a-Maßnahmen

Die Datei zur Anlage von Berichtigungsobjekten (BO) wird benötigt, um der gesetzlichen Anforderung nach §15a UStG zur Korrektur von Vorsteuerbeträgen nachzukommen. Dies betrifft nur Berichtigungsobjekte bei inländischen Objekten. In der Datei werden alle Projekte exportiert, die in iX-Haus plus mit dem als Quantum gekennzeichneten Projekttyp angelegt wurden. Um ein Projekt als Quantum-Projekt zu kennzeichnen, legen Sie in iX-Haus plus über Projektverwaltung > Katalog > Projekttyp einen neuen Projekttypen für Quantum-Projekte an. Den Namen des Projekttyps können Sie frei wählen. Im Feld Schnittstelle wählen Sie in diesem Projekttypen Quantum-Projekt aus. Diesen Projekttypen benutzen Sie für alle Quantum-Projekte. Alternativ ist es möglich, mehrere Projekttypen als Quantum-Projekte zu kennzeichnen.

Konfiguration Quantum-Projekt

Wird eine Quantum-Maßnahme exportiert, so muss auch ein Auftrag dazu exportiert werden. Auftragsnummern werden in iX-Haus plus automatisch vergeben. Damit die von Quantum vergebene Auftragsnummer (s. g. Cloudbrixx-Auftrag) exportiert wird, muss diese wie folgt gepflegt werden:

Erfassen Sie in iX-Haus plus unter Aufträge > Katalog > Auftragsartklasse eine neue Auftragsartklasse für Quantum-Aufträge. Legen Sie in der Auftragsartklasse ein Merkmal für die externe Auftragsnummer von Quantum an. Hier muss als Variablenname zwingend cloudbrixxauftrag angegeben werden. Anhand dieser Variable findet der Export die Auftragsnummer für Quantum. Markieren Sie außerdem dieses Merkmal als Pflichtfeld. Bei der Benennung der Auftragsartklasse und des Merkmals sind Sie frei.

Konfiguration der Auftragsklasse

Legen Sie unter Aufträge > Katalog > Auftrag eine Auftragsart für Quantum an. Die eben erfasste Auftragsartklasse weisen Sie jetzt dieser Auftragsart zu. Alternativ ist es möglich, diese Auftragsartklasse mehreren Auftragsarten zuzuweisen. Wenn Sie einen Quantum-Auftrag erfassen, geben Sie unter Kontierungen im Feld Projektkonto das entsprechende Quantum-Projekt an. Damit ist der Auftrag mit dem Projekt verknüpft. Bei der Buchung der Eingangsrechnung verknüpfen Sie über das Feld Auftrag im Buchungsdialog den entsprechenden Auftrag.

Konfiguration Quantum-Auftrag

Für diese Projekte wird die Rückrechnung der Vorsteuer nicht in iX-Haus, sondern im System von Quantum vorgenommen. Für so gekennzeichnete Projekte kann nach der Anlage die Projektnummer nicht mehr geändert werden. Das ist wichtig, da ansonsten dieses Projekt als neue Maßnahme an Quantum übermittelt wird und dann im Quantum-System zwei gleiche Projekte existieren. Für alle anderen §15a-Projekte in Quantum-Objekten ändert sich die Bearbeitung nicht.

Beschreibung der Dateiinhalte

Bezeichnung	Länge	Beschreibung
`Propertymanager`	10	Mit Präfix `BSR:` ist dies ein Beschrieb, ansonsten der eingetragene Wert.
`Buchungskreis`	4	Buchungskreis
`Objekt`	10	Objekt
`Text BO`	60	Bezeichnung des Berichtigungsobjektes
`Art des BO`	2	Als Art des Berichtigungsobjektes ist A, B, C oder D anzugeben. Bei den Berichtigungsarten A und B handelt es sich um objektbezogene Maßnahmen, bei den Berichtigungsarten C und D um mieterbezogene Maßnahmen. Sowohl objekt- als auch mieterbezogene Maßnahmen, sind einem 5- oder 10-jährigen Korrekturzeitraum zuzuordnen. A VSt-Berichtigung objektbezogen 10-jähriger Korrekturzeitraum B VSt-Berichtigung objektbezogen 5-jähriger Korrekturzeitraum C VSt-Berichtigung mieterbezogen 10-jähriger Korrekturzeitraum D VSt-Berichtigung mieterbezogen 5-jähriger Korrekturzeitraum Je nachdem, welcher Wert im Projekt eingestellt wurde, wird von iX-Haus der korrekte Buchstabe ermittelt, dabei gilt: 1. Projekt auf Objektebene mit Zeitraum >5 Jahre: A \ 2. Projekt auf Objektebene mit Zeitraum ⇐ 5 Jahre: B 3. Projekt auf Flächenebene mit Zeitraum >5 Jahre: C 4. Projekt auf Flächenebene mit Zeitraum ⇐5 Jahre: D Die zur Verfügung stehenden Längen der §15a -Maßnahme werden in der Systemeinstellung [1.14.79.9] definiert, im Standard beträgt die Dauer 120 Monate = 10 Jahre.
`Baumaßnahmennummer`	50	Die Baumaßnahmennummer muss zwingend der Angabe im Referenz-5 der Buchungsdatei entsprechen.
`Flächennummer`	100	Flächennummer
`Zusatztext`	60
`Datum erstmalige Verwendung`	10	15a Projektbeginn lt. Projekt
`Berichtigung`	4	Fest „nein“
`QuantumANr`	10	Auftrag-Merkmal Variable

Damit das Empfänger-System aus den Daten entsprechend eine korrekte Berechnung nach §15a durchführen kann, sollten nur Projekte auf Objektbasis oder Flächenbasis angelegt werden.

Ermittlung des Saldo per Stichtag

Bei Bestandskonten wird zum angegebenen Datum der kumulierte Saldo + SAVO zum Stichtag ausgewiesen. Bei Erfolgskonten wird hingegen der jeweilige Saldo des Geschäftsjahres zum angegebenen Stichtag ausgewiesen.

1.15.80.1	QuantumUmstellungBetKreise
1.15.80.2	QuantumExportKontoLen	Nur Konten ab der eingetragenen Länge werden in der Quantum Salden-Liste exportiert.
1.15.80.3	ExportUnterprojekte	Mit dieser Systemeinstellung stellen Sie die Projektebene ein, die an Quantum im Rahmen des Maßnahmen-Reporting (§15a) übertragen werden soll. Im Standard werden die Hauptprojekte (Ebene 1) übertragen.

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