Konfigurationsschritte

• Schritt 1: Konfigurieren Sie die zu überwachenden Felder
• Schritt 2: Gestalten Sie individuell, ob Sie alle Personen oder nur einzelne überwachen möchten.
• Schritt 3: Stellen Sie in iX-Haus ein, welche Mitarbeiter in Ihrem Hause andere Mitarbeiter freigeben dürfen.

Konfiguration der Felder

Im Modul Vier-Augen-Prinzip Konfiguration können Sie einstellen, welche Felder dem Vier-Augen-Prinzip unterliegen sollen. Änderungen der Konfiguration können ausschließlich mit Administratorrechte durchgeführt werden und müssen ebenfalls durch einen weiteren Administrator bestätigt werden, um wirksam zu werden (Vier-Augen-Prinzip).

Im Register Konfiguration werden alle für das Vier-Augen-Prinzip zur Verfügung stehenden Felder nach Rubrik und Programmbereich mit dem entsprechenden Status aufgelistet. Die Aktivierung oder Deaktivierung eines Feldes erfolgt per rechte Maustaste.

Die Aktivierung bzw. Deaktivierung eins Feldes erfolgt in zwei Schritten. Zuerst wird die erwünschte Änderung vorgeschlagen: zur Aktivierung vorgeschlagen bzw. zur Deaktivierung vorschlagen. Dies führt noch nicht zur Veränderung der Konfiguration – das Feld behält den ursprünglichen Zustand. Erst nachdem der Vorschlag von einem weiteren Administrator bestätigt wird über Aktivieren (Vorschlag aktivieren / bestätigen) oder entsprechend Deaktivieren (Vorschlag aktivieren / bestätigen) das Feld entsprechend aktiviert bzw. deaktiviert. Ein Vorschlag kann vom zweiten Administrator abgelehnt werden oder vom ersten Administrator zurückgenommen werden. Alle Aktivitäten werden im Register Konfiguration – Historie protokolliert.

Hinweise zu einzelnen Feldern

Die Spaltentitel zur Konfiguration wurden zur besseren Lesbarkeit um die in der Benutzeroberfläche verwendete Bezeichnungen erweitert. Die firmeninterne Bezeichnung befindet sich dabei hinter dem Kürzel GUI. Bei Bezeichnungen mit bisher voran gestellter Ziffer ist die Ziffer zukünftig zwecks leichterer Sortierung hinten angehängt.

Die Darstellung der offenen und freigegebenen Änderungen eines 4AP-Bereiches (Personen, Kreditoren und Flächen) liefert mit der 4AP-ID eine bereichsübergreifende eindeutige Kennung. Alle Änderungen einer Sperre im Zeitraum zwischen Sperre und Freigabe können hierdurch in den Übersichten komfortabel identifiziert werden.

Für welche Mitarbeiter soll das Vier-Augen-Prinzip aktiviert werden?

Vier-Augen-Prinzip kann entweder für alle oder nur bestimmten Mitarbeiter aktiviert werden. Über die Systemeinstellungen Datenbank → Stammdaten → VierAugenPrinzip → Personen-ProBenutzerAktivieren können Sie dies entsprechend einstellen (siehe Bereich Systemeinstellungen). Sollte diese Option deaktiviert werden, so unterliegen alle Mitarbeiter dem Vier-Augen-Prinzip im Bereich Personen. Analog hierzu bestehen die Konfigurationsmöglichkeiten für die Bereiche Kreditoren und Flächen mit den Systemeinstellungen Kreditoren-ProBenutzerAktivieren und Flächen-ProBenutzerAktivieren.

Wenn die Aktivierung pro Benutzer eingeschaltet wird, kann in der Benutzerverwaltung über die jeweilige Checkbox (Vier-Augen-Prinzip Personen aktivieren, Vier-Augen-Prinzip Kreditoren aktivieren, Vier-Augen-Prinzip Flächen aktivieren) eingestellt werden, ob die Kontrolle für Benutzer aktiviert werden soll.

Um einen Überblick zu bekommen, für welche Mitarbeiter das Vier-Augen-Prinzip aktiviert ist, können Sie sich über den Menüpunkt Administrationsdruck → Benutzer Liste einen Ausdruck generieren lassen. Im Bereich 4-Augen dieser Liste steht die Information über den Status.

Sperren einer Person / eines Kreditors / einer Fläche

Ändert ein aktivierter Mitarbeiter ein relevantes Feld in iX-Haus, wird die Person, der Kreditor oder die Fläche gesperrt. Dies wird mit einer roten Ampel rechts oben in der Maske gekennzeichnet. Die Sperre bleibt bestehen, auch wenn Sie die Änderung in einem nächsten Schritt zurücknehmen und erneut speichern.

Über Klick auf die rote Ampel erhalten Sie Zugriff auf vor allem kontextbezogene Reporting- und Freigabefunktionen. Der Mitarbeiter, der die rote Ampel ausgelöst hat, darf hier selbst nicht freigeben (Freigabefunktion inaktiv).

Die Steuerung der 4AP-Berechtigungen für die Bereiche Personen, Kreditoren und Fläche kann mit Systemeinstellungen ab Version 20.22.2 flexibler gestaltet werden. Die Berechtigungen für die Bereiche Personen, Kreditoren und Fläche lassen sich pro Benutzer trennen (s. Systemeinstellungen Personen-ProBenutzerAktivieren, Kreditoren-ProBenutzerAktivieren und Flächen-ProBenutzerAktivieren). Auch in der Benutzeradministration können die Berechtigungen für die Bereiche über entsprechende Felder getrennt eingestellt werden. Die bisherige Festlegung für die 4AP-Berechtigungen im Benutzerstamm galt bis Version 20.22.1 einheitlich für alle drei Bereiche (Personen, Fläche, Kreditoren) und wird beim Update auf 20.22.2 oder höher daher entsprechend gesetzt. So ist sichergestellt, dass die bestehenden Festlegungen auch nach einem Update unverändert gelten, dann aber bei Bedarf angepasst werden können.

Konfiguration - Historie

In dem Register Konfiguration - Historie verfolgen Sie Änderungen Ihrer 4AP-Konfigurationen. Hier können Sie die anzuzeigenden Einträge nach einem Zeitfilter und einem Suchbegriff beschränken. Das Grid zur Anzeige der einzelnen Konfigurationsänderungen weist folgende Spalten auf: interne Nummer, Tätigkeit, Zeitstempel, Benutzer, Feld, alter Wert, neuer Wert, Modul, Rubrik, Programmbereich und Feld-Name. Über die Kontextmenüfuktion werden die Spalten benannt und angezeigt, ob sie für die Ansicht aktiv sind. Hierüber können sie die Sicht auf einzelne Spalten aktivieren/deaktivieren. Mit Konfiguration können Sie per Multiselect entscheiden, welche Spalten im Grid angezeigt werden sollen. Alle anzeigen bietet die einfachste Möglichkeit, alle Spalten in die Sicht einzubinden. Ist der Befehl inaktiv, sind schon alle Spalten aktiviert. Das Kontextmenü bietet zu einem Eintrag mit Tätigkeit gelöscht die Option Änderungen rückgängig machen (gelöschte Daten wiederherstellen) an. Bei Änderungen kann stattdessen die Änderung rückgängig gemacht werden. Ein derartiges Zurücksetzen von 4AP-Konfigurationen wirkt sich nur auf das zukünftige Verhalten des Vier-Augen-Prinzip aus! Datensätze mit 4AP-Sperren werden hierdurch nicht automatisch entsperrt.

Systemeinstellungen

Im Folgenden werden die dem Vier-Augen-Prinzip zugeordneten Systemeinstellungen aufgelistet. Mit ihnen kann das Verhalten der Modulfunktionen in gewissem Rahmen beeinflusst werden. Sie sind in iX-Haus unter Fachadministration → Systemeinstellungen Datenbank im Bereich Stammdaten, Abschnitt VierAugenPrinzip zu finden.

• ProBenutzerAktivieren
• Personen-DruckVergleichsblattVorFreigabe
• Kreditoren-UserBerechtigtZurFreigabe
• GVC
• Vier-Augen-Prinzip Hinweis beim An-/Abmelden
• VierAugenPrinzipObjektGruppe
• VierAugenprinzipPersonentypen
• Personen-ProBenutzerAktivieren
• Kreditoren-ProBenutzerAktivieren
• Flächen-ProBenutzerAktivieren

Gesperrte Daten freigeben

Jede Vier-Augen-Prinzip-relevante Änderung wird im Freigabebereich angezeigt und kann nach einer Kontrolle von den zuständigen Mitarbeitern freigegeben werden. Die Freigabe kann entweder im Modul Vier-Augen-Prinzip → Vier-Augen-Prinzip Freigabe oder beim jeweiligen Datensatz im Personenstamm, Vertragsmanagement, Flächenstamm oder Kreditoren/Debitorenstamm freigeben. Dabei gilt immer das Vier-Augen-Prinzip – ein Mitarbeiter darf eigene Änderungen nicht freigeben.

Im Modul Vier-Augen-Prinzip Freigabe werden in den Registern Freigabe – Personen und Freigabe – Kreditoren/Debitoren jeweils alle noch nicht freigegebenen Änderungen dargestellt. Ähnlich wie bei der Datenbank Historisierung kann nachvollzogen werden, wann und was bei den Datensätzen geändert wurde. Zur besseren Übersicht werden die eigenen Änderungen grau hinterlegt, da diese nicht vom selben Mitarbeiter freigegeben werden können. Über die im oberen Bereich des Fensters zur Verfügung stehenden Filter oder über die Gridfilter kann die Anzeige zeitlich und/oder inhaltlich eingeschränkt werden. Für eine bessere Übersicht der freizugebenden Daten nutzen Sie den Filter Nur Einträge mit Freigaberechten. Dieser zeigt nur diejenigen Einträge an, die der angemeldete Benutzer freigeben kann (diese Änderungen wurden nicht vom Benutzer selbst erzeugt und er verfügt über Freigaberechte hierzu). Die Änderungen können per rechte Maustaste freigegeben werden. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Freigeben – markierte Zeile
• Freigeben – alle Änderungen der Person / des Kreditors/Debitors freigeben
• Freigeben – alle Änderungen der Person / des Kreditors/Debitors bis zum ausgewählten Zeitpunkt freigeben

Eine Person/Kreditor/Debitor/Fläche wird freigegeben, wenn alle relevanten Änderungen dieses Datensatzes bestätigt sind. erfolgt die Freigabe feldbezogen, kann beispielsweise bei einem Mieter die Änderung von IBAN und Vertragssollbetrag separat freigegeben werden. Die rote Ampel verschwindet erst, wenn alle Felder der Person freigegeben wurden.

Eine Historie der Änderungen und Freigaben kann in den Registern Personen – Historie der 4-AP Änderungen und Freigaben, Flächen – Historie der 4-AP Änderungen und Freigaben sowie Kreditoren/Debitoren – Historie der 4-AP Änderungen und Freigaben abgerufen werden. Dort wird zusätzlich ausgewiesen, wer und wann die entsprechende Änderung freigegeben hat.

Sowohl die Übersicht der Änderungen als auch die Historie können über die Buttons in der Menüleiste kann nach Excel exportiert oder in PDF gedruckt werden. Eine Auswertung dieser Informationen ist ebenfalls über das Vier-Augen-Veränderungsprotokoll möglich.

Zusätzlich zum Modul Vier-Augen-Prinzip Freigabe kann die Freigabe auch direkt im Personenstamm, Vertragsmanagement, Flächenstamm oder Kreditoren/Debitorenstamm durchgeführt werden. Dort stehen über die Register 4AP-Freigabe und 4AP-Historie sowie über das Menü der Kommandoleiste (Menü –> Vier-Augen-Prinzip) und die rote Ampel analoge Funktionen des Vier-Augen-Prinzips zur Verfügung, womit die Änderungen des aktuellen Datensatzes angezeigt und freigegeben werden können.

Die Option der Freigabe von Vier-Augen-Prinzip-Änderungen erlaubt auch, getroffene Änderungen wieder rückgängig zu machen. Somit können Änderungen bequem abgelehnt werden - durch den auslösenden Benutzer (eigene Änderungen) oder durch den Freigabe-Benutzer. Die neue Option steht zudem Administratoren oder Benutzern mit S-Rechten für die Datenbank-Historisierung in den Registern der Freigabehistorie zur Verfügung. Analog der bereits implementierten Option neu angelegte Sollbeträge wieder zu entfernen, können auch neu angelegte Einzelsollbeträge über das Register Vier-Augen-Prinzip Freigabe oder die Historie-Register des Moduls wieder entfernt werden.

Vier-Augen-Prinzip Hinweis beim An-/Abmelden

Wenn per Vier-Augen-Prinzip die Anlage oder Änderung von Mietverträgen überwacht wird, kann über den Parameter Prüfung auf Personensperre für GVC's ein nicht freigegebener Vertrag auch nicht sollgestellt oder im Zahlungsverkehr bearbeitet werden. Um Sollstellung und Zahlungsverkehr aktuell zu halten und die Mieten komplett und fristgerecht einziehen zu können, ist eine zeitnahe Freigabe erforderlich. Dazu ist es möglich, pro Benutzer eine Hinweisbox beim An- und oder Abmelden anzeigen zu lassen.
Über den Hinweis werden die Bearbeiter täglich über die noch freizugebenden Verträge/Personen/Flächen und Kreditoren informiert. Der Hinweis ist standardmäßig nicht aktiv und kann in der Benutzerverwaltung über die Vier-Augen-Prinzip Freigaberechte aktiviert werden. Unterhalb der acht Eingabefelder für Objekte/Objektbereiche finden Sie hierzu die Auswahl zu Hinweis-Freigabe bei An-/Abmelden Es gelten folgende Optionen:

• Keine - Hinweis deaktiviert (Standard)
• Nur bei Anmeldung - Hinweis nach der Anmeldung
• Nur bei Abmeldung - Hinweis vor dem Beenden des Programms
• Bei An- und Abmeldung - Hinweis nach der Anmeldung und vor dem Beenden des Programms

Je nach Aktivierung wird nach der Anmeldung und/oder vor dem Beenden des Programms ein Hinweis auf freizugebende Personen/Flächen/Kreditoren angezeigt. Dieser Hinweis wird nur dann angezeigt, wenn je nach gesperrten Daten der angemeldete Benutzer die entsprechenden Freigaberechte hat. Nach einer Bestätigung wird automatisch in das Modul Vier-Augen-Prinzip Freigaben gewechselt.

In der Liste der Benutzer mit Freigaberechten wird die entsprechende Option Hinweis-Freigabe beim An-/Abmelden ausgewiesen.