Umlageschlüssel

Was mache ich hier?

Der Umlageschlüssel ist die Bezugsgröße zur Aufteilung von Nebenkosten bzw. Hausgeld oder Hausgeld. Typische Bezugsgrößen sind z. B. die Fläche oder der Verbrauch an Strom, die Anzahl der Personen etc. Im Flächenmodell sind die Umlageschlüssel mit der angemieteten Fläche verknüpft. Auf diese Weise ist eine hohe Flexibilität bei der Beschreibung der Umlagen für die verschiedenen Flächen möglich. Insbesondere werden die Umlagewerte über ein Bezugsdatum verwaltet. Sie können somit Umlagewerte zu einem bestimmten Datum anlegen, ändern oder einsehen. Dadurch werden sämtliche Veränderungen einer Umlagegröße historisiert. Bei Aufruf des Umlageschlüssel-Stammblatts erhalten Sie eine Aufstellung der im aktuellen Objekt vorhandenen Umlageschlüssel.

Um die gewünschten Umlageschlüssel in Listen und Berichten auszugeben, kann im entsprechenden Listendialog per Filterzeile oberhalb der Umlageschlüsseltabelle nach qm (Einheiten m, m2, m3, qm), nach Stück (Einheiten ST, STCK, ANZ, AN) und nach Alle gefiltert werden. Dies erleichtert die Auswahl sinnvoller Umlageschlüssel. In folgenden Listen kann bei Einführung dieses Features die Auswahl entsprechend eingeschränkt werden:

Flächenbestandsliste - 107122
An und Vermietungen - 117235
Anmietungen Bestandsliste - 11729
Eigentümerbestandsliste - 11723
Mieterbestandliste - 11722

Wie mache ich es?

Schrittweise Anleitungen zum Modul Umlageschlüssel

Umlageschlüssel anlegen

Umlageschlüssel mit Flächen verknüpfen

Umlagewerte anlegen

Umlagewerte sind die Anteile einzelner Flächen an einem Umlageschlüssel, also z. B. die m² -Zahl der angemieteten Fläche. Bevor Sie für eine Fläche Umlagewerte anlegen können, müssen Sie der Fläche den Umlageschlüssel zugeordnet haben. Die Anzeige der Umlagewerte hängt davon ab, ob der Umlageschlüssel jahresanteilig oder über eine Bezugsperiode abgerechnet wird.

Wählen Sie das gewünschte Objekt.
Stellen Sie ggf. den gewünschten Schlüssel mittels der Auf- bzw. Abschalter ein.
Bestätigen Sie den Registereintrag Anteile. Die zum eingestellten Schlüssel angelegten Beteiligungen werden angezeigt.
Sie können jetzt die Werte zu den Anteilen eingeben bzw. ändern. Doppelklicken Sie hierzu den gewünschten Anteil in Maske, das Feld Neuer Betrag wird aktiviert.
Geben Sie jetzt den Wert ein. Verbrauchwerte können auch als Start-/Endewert eingegeben werden. Der Wert errechnet sich dann beim Speichern aus der Differenz.
Wenn Sie bei Festwert-Umlageschlüsseln die Option Erfassung HNDL-Wert bei Festwerten nutzen, geben Sie im Feld HNDL zusätzlich den jeweiligen HNDL-Wert an.
Nach Speichern der Eingaben werden die Umlagewerte in der Tabelle eingetragen bzw. aktualisiert.

Die Doppeltilde ≈ vor einem Umlagewert zeigt an, dass dieser Wert zu einem früheren als dem aktuell angezeigten Bezugsdatum zugewiesen worden ist. Umlagewerte können auch im Vertragsmanagement im Registereintrag Umlage angelegt und bearbeitet werden. Die Bedienung der Funktion ist identisch wie im Flächenstamm.

Verbrauchswerte können im Modul Umlageschlüssel direkt oder über einen Start- und Endwert eingegeben werden. Start-/Endwerte werden durch das / -Zeichen getrennt eingegeben. Der Verbrauch in der Spalte Wert errechnet sich dann aus der Differenz. Die Anzeige in den Spalten Startwert und Endwert erfolgt nach dem Speichern der Eingabe. Die Eingabe 200/800 erzeugt einen Startwert 200, einen Endwert 800 und einen Verbrauch von 600. Wurden keine Start-/Endewerte zur Eingabe verwendet, zeigen die entsprechenden Spalten ./. an.

Schnelleingabe von Umlagewerten

Anteile am Umlageschlüssel löschen

Text zu Umlageschlüsseln hinterlegen

Menüfunktionen

Die Menüfunktionen bieten Ihnen weitere Funktionen zur Verwaltung der Umlageschlüssel.

Umlageschlüsselanteile duplizieren

Umlageschlüssel duplizieren

Gesamtanteile setzen

Mit Gesamtanteile setzen können Sie die Gesamtwerte jahresanteiliger Umlageschlüssel, welche im Register Schlüssel in der Spalte Wert angezeigt werden, neu berechnen lassen. Geben Sie hierzu ein Objekt oder einen Objektbereich an.

Gesamtverbrauch setzen

Stand-Datum setzen

Umlageschlüssel in iX-Haus plus anzeigen und bearbeiten

Was brauche ich dazu?

Dialoge und Register aus dem Modul Umlageschlüssel

Dialog Schlüssel kopieren

Feld	Bedeutung
`Ausgang`	Stichdatum, auf das sich die Anzeige der Umlagewerte bezieht. Beim erstmaligen Aufruf der Maske ist das Tagesdatum eingestellt. Sie können nach Klick auf das Datumsfeld ein anderes Datum eingeben.
`Zielobjekte`	Objektnummer/ObjektnummernbereichGeben Sie das oder die Zielobjekte an. Kontrollieren Sie insbesondere bei Auswahl eines Objektbereichs, ob Ihre Auswahl sinnvoll ist und nur die gewünschten Zielobjekte enthält.
`Schlüssel`	Umlageschlüsselnummer(n)Geben Sie den Umlageschlüssel an, welcher vom Ausgangsobjekt kopiert werden soll. Sie können auch Umlageschlüsselbereiche angeben.
`Überschreiben`	Option zum Überschreiben vorhandener UmlageschlüsselOhne diese Option werden in das Zielobjekt nur die Umlageschlüssel kopiert, deren Umlageschlüsselnummern dort noch nicht vorhanden sind. Dies schützt Sie vor dem ungewollten Überschreiben vorhandener Informationen in den Zielobjekten. Wenn Sie diese Option nutzen, dürfen im jeweiligen Zielobjekt schon vorhandene Umlageschlüssel mit dem Umlageschlüssel des Ausgangsobjekts überschrieben werden.

Dialog Umlagen bearbeiten

Zugang: Stammdaten > Umlageschlüssel > Bearbeitung oder Neuanlage eines Umlageschlüssels im Register Schlüssel

Feld	Beschreibung
`Nummer`	Nummer des Umlageschlüssels. Jeder Umlageschlüssel ist durch eine dreistellige Nummer eindeutig gekennzeichnet. Das Nummernsystem ist weitgehend frei wählbar. Standardmäßig ist die Nummer `001` für die Hauptnutzfläche vorbelegt.
`Bezeichnung`	Bezeichnung des Umlageschlüssels. Beispiele: `Wohnfläche Wasserverbrauch Anzahl Personen Anzahl Mieteinheiten`
`Einheit (z.B. m²)`	Abrechnungseinheit des Umlageschlüssels
`Anzahl Nachkommastelle`	Die Anzahl der Nachkommastellen für die Werte des Umlageschlüssels kann variabel gewählt werden. Möglich sind Werte zwischen 1 und 6. Bei der Änderung der Umlage ist es möglich die Anzahl der Nachkommastellen zu ändern. Wird eine solche Änderung durchgeführt, wenn die Flächenanteile für diese Umlage schon eingepflegt wurden, kann es unter Umständen zu Rundungsdifferenzen und falschen Werten bei der Berechnung der Gesamtanteile kommen. Um das zu vermeiden, wird bei der Änderung der Anzahl der Nachkommastellen von einem höheren Wert auf einen niedrigeren Wert eine Sicherheitsabfrage erscheinen. Bestätigen Sie die Abfrage mit `Ja`, dann werden alle eingetragenen Anteile-Werte des Umlageschlüssels auf die neue Anzahl der Nachkommastellen gerundet.
`Referenz Umlage`	Nummer eines Umlageschlüssels (Referenz-Umlageschlüssel) Die Angabe wird in den Abrechnungsmodulen Betriebskostenabrechnung und Hausgeldabrechnung ausgewertet. Über den Referenzumlageschlüssel können Sie zu einem jahresanteiligen Umlageschlüssel eine Abrechnung ohne Berücksichtigung von Leerständen durchführen. In der Abrechnung werden die Parameter des Original-Umlageschlüssels, aber die Umlageanteile des Referenzschlüssels verwendet. Hierzu müssen beide Umlageschlüssel vom Typ Umlage mit Jahresanteilen sein. Die Referenzierung erfolgt nur für belegte Flächen. Hierdurch kann eine vollständige Kostenverteilung über belegte Flächen erreicht werden. (BeiFest- und Verbrauchswerten wird der Leerstand weiterhin berücksichtigt.) Die Referenz Umlage wird nur in Ausnahmefällen benötigt. Das Feld wird daher standardmäßig ausgeblendet. Es kann über die Systemeinstellung 1.14.107.2 `AnzeigeFeldReferenzUmlage` aktiviert werden. Bestandsschutz historischer Daten: Wenn bei einzelnen Umlageschlüsseln eine Referenz-Umlage erfasst ist, werden diese Eingaben angezeigt und bei der Abrechnung berücksichtigt, selbst wenn `AnzeigeFeldReferenzUmlage` inaktiv gesetzt ist. Es können dann nur keine neuen Referenz-Umlagen eingerichtet werden.
`( ) Umlage mit Jahresanteil… ( ) Verbrauchswert… ( ) Festwert - direkte Beträge Vertrag ( ) Festwert - direkte Beträge Fläche`	Radiobutton (Auswahlfeld) Bei Auswahl von Festwert muss die Einheit dem Objektwährungscode entsprechen und wird ggf. nach Hinweismeldung vom Programm vorgeschlagen. `Festwert - direkte Beträge Vertrag` wird z. B. für Festwertübernahmen in der Heizkostendienstschnittstelle benötigt, da diese Werte personenbezogen (pro Nutzer) übermittelt werden. `Festwert - direkte Beträge Fläche` erlaubt, einen einzelnen Festwert einer einzelnen Fläche zuzuordnen.
`Erfassung HNDL-Werte bei Festwert`	Diese Option kann nur bei Festwert-Umlageschlüsseln genutzt werden. Wenn Sie diese Option verwenden, werden HNDL-Werte für Kostenpositionen, welche mit diesem Umlageschlüssel abgerechnet werden, aus den in diesem Umlageschlüssel erfassten HNDL-Angaben genutzt. Zur Erfassung der HNDL-Werte erhalten Sie dann bei der Eingabe der Umlageschlüssel-Anteile ein zusätzliches Feld `HNDL`.
`Bezugsdatum (Periodenbeginn)`	Datum, die Schaltfläche neben dem Feld öffnet einen Kalender. Bei verbrauchsabhängigen Umlageschlüsseln oder bei einem Festwert können Sie hier den Beginn einer Abrechnungsperiode festlegen.
`Periode (in Monaten)`	Anzahl der Monate innerhalb einer Abrechnungsperiode (nur möglich bei einem Festwert oder einem verbrauchsabhängigen Umlageschlüssel).

Übersicht

Bei Aufruf des Umlageschlüssel-Stammblatts erhalten Sie eine Aufstellung der im aktuellen Objekt vorhandenen Umlageschlüssel.

Angezeigte Informationen

Feld	Bedeutung
`Stand: Datum links oben)`	Stichdatum, auf das sich die Anzeige der Umlagewerte bezieht. Beim erstmaligen Aufruf der Maske ist das Tagesdatum eingestellt. Sie können nach Klick auf das Datumsfeld ein anderes Datum eingeben. Beachten Sie die alternative Datumseingabe via Menü-Funktion `Stand-Datum setzen.` Historisierende Gesamtsichten: Im Register `Umlagen` des `Flächenstamms` können Sie eine Übersicht über die Umlageschlüssel einer Fläche als Tabelle unabhängig unabhängig von einem Stichtag einsehen. Im Register `Umlage` im `Vertragsmangement` können Sie eine Übersicht über die Umlageschlüssel einer Vertragsfläche als Tabelle unabhängig unabhängig von einem Stichtag einsehen.
`Nr.`	Nummer des Umlageschlüssels. Jeder Umlageschlüssel ist durch eine dreistellige Nummer eindeutig gekennzeichnet. Das Nummernsystem ist weitgehend frei wählbar. Standardmäßig ist die Nummer `001` für die Hauptnutzfläche vorbelegt.
`Bezeichnung`	Bezeichnung des Umlageschlüssels. Beispiel: `Wohnfläche Wasserverbrauch Anzahl Personen Anzahl Mieteinheiten`
`Einheit`	Abrechnungseinheit des Umlageschlüssels.
`Ja`	Markiert bei jahresanteiliger taggenauer Abrechnung für Personen, die nicht während des gesamten Jahres Mieter sind.
`Festwert`	Markiert, wenn der Umlageschlüssel über Festwerte abgerechnet wird. Verbrauchswerte Finden Sie unter `Ja` und `Festwert` keine Markierung, stellt der jeweilige Umlageschlüssel einen Verbrauchswert dar. Verbrauchswerte, die über die lizenzierte `Zählerstandsverwaltung` gepflegt werden, sind gegen direkte Werteeingabe im Umlageschlüsselstamm gesperrt. Beim Löschen wird gewarnt, falls eine Abhängigkeit mit der Zählerstandsverwaltung existiert.
`Bezug`	Beginn der Ableseperiode i. d. R. = Beginn Abrechnungsperiode.
`Periode`	Anzahl der Monate in einer Ableseperiode. 12 = Werteerfassung alle zwölf Monate
`Wert`	Gesamtwert des Umlageschlüssels zum angezeigten Datum.

Verfügbare Tasten und Funktionen in der Übersicht

`Pfeil nach oben und nach oben`	Umlageschlüssel wählen.
`Neu`	Nach rechtem Mausklick in Tabelle
`Strg + N`	Neuen Umlageschlüssel erfassen.
`Ändern`	Nach rechtem Mausklick auf bestehenden Eintrag: Einstellungen des gewählten Umlageschlüssels ändern. Alternativ kann die Eingabemaske zum Ändern des Umlageschlüssels mit einem Doppelklick geöffnet werden.
`Löschen`	Nach rechtem Mausklick auf bestehenden Eintrag: Bestehenden Umlageschlüssel und dessen Anteile löschen. Sie müssen hierzu eine Sicherheitsabfrage bestätigen.
`Kopieren`	Nach rechtem Mausklick auf bestehenden Eintrag: derzeit inaktiv
`Beteiligung`	Register der Maske `Beteiligung`: Hier legen Sie fest, welche Flächen am gewählten Umlageschlüssel beteiligt sind. Sie können mit Doppelklick auf eine Zeile den Beteiligungsmarker setzen bzw. löschen. Das Kontextmenü via rechter Mausklick bietet zusätzlich die Möglichkeit, alle Beteiligungen zu setzen.
`Anteile`	Register der Maske Anteile Aufruf der Anteile des markierten Umlageschlüssels für die beteiligten Flächen. Die Anzeige erfolgt datumsabhängig (automatische Datumsabfrage).
`Nächster und vorheriger Datensatz`	Navigationsschalter für Umlageschlüsselauswahl Die mit einem Dreiecksymbol nach unten und nach oben zeigenden Schalter dienen der Navigation zwischen den einzelnen Umlageschlüsseln. So können Sie auch im Register Beteiligung oder Anteile stehend den aktuellen Umlageschlüssel wechseln.
`Datensatz suchen`	Navigationsschalter für die Suchabfrage Der mit dem Fernglas gekennzeichnete Schalter öffnet eine Suchabfrage. Hier können Sie durch Eingabe einer dreistelligen Ziffer direkt zu einem vorhandenen Umlageschlüssel springen.
`Neuen Datensatz anlegen`	Schalter für Neuanlage Alternativ zum Kontextmenü oder des Tastaturkommandos `Strg + N` können Sie mit diesem Schalter den Dialog zur Anlage eines neuen Umlageschlüssels aufrufen.
`Datensatz löschen`	Schalter zum Löschen eines Umlageschlüssels Alternativ zum Kontextmenü können Sie hiermit den aktuell markierten Umlageschlüssel nach einer Sicherheitsabfrage löschen. Sie verlieren hierbei die Informationen zu Beteiligungen und Umlageschlüsselanteile des betroffenen Umlageschlüssels!
`Excel`	Schalter zum Exportieren nach Excel Mit diesem Schalter können Sie nach entsprechender Angabe eines Speicherpfads und Dateinamens eine Ausgabe der Umlageschlüsseldaten des aktuellen Registers in ein Exceldatenblatt starten. Hierzu muss das Programm Microsoft Excel auf der Workstation des Benutzers verfügbar sein.
`Menü`	Der Schalter `Menü` in der Kommandoleiste bietet weitere Funktionen.
`Menü > Anteile duplizieren`	Anteile eines Umlageschlüssels innerhalb des Objekts in einen anderen (neuen) Umlageschlüssel kopieren. Sie geben den in der Parametermaske `Anteile kopieren` den Ausgangs-Umlageschlüssel und den Ziel-Umlageschlüssel an. Existiert der Ziel-Umlageschlüssel noch nicht, wird er angelegt.
`Menü > Schlüssel duplizieren`	Umlageschlüssel in andere Objekte kopieren. Sie geben hierzu in der Parametermaske `Schlüssel Kopieren` das Ausgangsobjekt und das oder die Zielobjekt(e) an. Sie können optional auch schon vorhandene Umlageschlüssel überschreiben.
`Menü > Gesamtanteile setzen`	Summe der Anteile neu berechnen (bei Schlüsseln mit jahresanteiliger Abrechnung).
`Menü > Gesamtverbrauch setzen`	Summe der Anteile neu berechnen (bei Schlüsseln mit Abrechnung nach Verbrauch).
`Menü > Stand-Datum setzen`	Auswahl eines Datums Hiermit können Sie regelmäßig genutzte Datumswerte schnell abrufen: z. B. Tagesdatum, Abrechnungsjahrbeginn, Datum der ersten Flächenbelegung.
`Text`	Schalter `Text` in Kommandoleiste: Erfassen einer max. dreizeiligen Beschreibung des gewählten Umlageschlüssels. Bei der BK-Abrechnung wird diese Beschreibung zusätzlich zur Bezeichnung ausgegeben, um den Umlageschlüssel genauer zu erläutern. Relevant für `Layout 3`.