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Bei der Wohngeldabrechnung auf Soll-Basis erfolgt keine Abrechnung der Rücklage! Nach einer Umstellung von Ist- auf die Sollabrechnung sollten daher bestehende Salden auf der KKL Rücklagen-Abrechnungsergebnis auf Rücklagen umgebucht werden. Hierzu können Sie dieses Tool nutzen. Hierdurch werden die Rückstände bzw. Überzahlungen aus den bisherigen Ist-Abrechnungen von Abrechnungsergebniskonto Rücklagen auf das Rückstellungskonto mit Buchungsart 20 umgebucht.

In Rahmen der Übernahme der Abrechnungsergebnisse wurde bei der Ist-Abrechnung sowohl Abrechnungsergebnis der Bewirtschaftung als auch Abrechnungsergebnis der Rücklagen auf das jeweilige Abrechnungsergebniskonto umgebucht. Bei der Soll-Abrechnung entsteht die Abrechnungsspitze nur aus der Bewirtschaftung. Rückstände auf Rücklagen bleiben als Saldo auf dem Rücklagenkonto stehen!

1. Geben Sie die gewünschte Objektnummer bzw. den gewünschten Objektbereich ein. F2 öffnet die Objektgruppenauswahl.
2. Geben Sie die Abrechnungsart(en) an. Mehrere Abrechnungsarten können Sie kommagetrennt eingeben. F2 öffnet eine Auswahl, in welcher Sie die gewünschten Abrechnungsarten per Kontrollfeld selektieren können.
3. Geben Sie einen Stichtag ein, zu welchem die Wertstellung der Umbuchung erfolgen soll. Beachten Sie bei der Umbuchung die erforderlichen Freigaben für dieses Datum im Bereich der Buchungssperren.
4. Das Kontrollfeld ☑ Simulation erlaubt einen Probelauf, ohne dass schon Buchungen erzeugt werden.
5. Mit Klick auf den Schalter Start beginnen Sie mit der Simulation bzw. Umbuchung.

Folgende Parameter müssen für Umbuchung gesetzt werden:

Werden Buchungsdaten über eine Schnittstelle z. B. nach DATEV oder SAP exportiert, so wird zum Schutz gegen doppelte Übertragung diesen Buchungen ein Export-Kennzeichen und eine Export-Laufnummer zugeordnet. Welche Buchungen exportiert wurden, können Sie mit einem Hilfsprogramm prüfen und eine Liste hierzu ausgeben (Buchungsexport Prüftool).

Sie können für ein Objekt oder Objektbereich diese Exportmarker zurücksetzen. Dann können die betroffenen Buchungen erneut exportiert werden. Beachten Sie bei Auswahl mit F2 und Auswahl einer Objektgruppe, dass sich das beim Export angesprochene Objekt (oftmals ein FIBU-Objekt) auch in der Objektzuordnung der verwendeten Gruppe befindet!

1. Selektieren Sie die zurückzusetzenden Buchungen entweder nach Laufnummer oder nach Wertstellungsdatum ab.
2. Mit dem Schalter Start lösen Sie den Prozess aus und setzen die Exportkennzeichen der relevanten Buchungen zurück.
   Abschließend erhalten Sie ein Protokoll.

Das Zurücksetzen sollten Sie nur dann durchführen, wenn Sie sicherstellen können, dass der Empfänger der zukünftigen Exportdaten keine Dubletten erhält (z. B. Zurücksetzen eines erzeugten, aber nicht übertragenen Exportlaufs) oder wenn der Empfänger mit einer erneuten Versorgung mit Buchhaltungsdaten aus iX-Haus (z. B. nach Zurücksetzen des Exports für eine konkrete Buchungsperiode) umgehen kann.

Der Data Viewer wird nur Nutzern mit S-Rechten angeboten und benötigt ein DayPass. Er erlaubt Administratoren lesenden Zugriff auf Datenbanktabellen.¹⁾ In der angezeigten Tabelle sind einfache Sortier- und Filterfunktionen möglich. Die aktuell angezeigte Tabelle können Sie auch nach Excel exportieren. Angeboten wird im Kontextmenü derzeit das Kopieren markierter Zeilen (inkl. der Titelzeile) oder Speichern der ganzen Tabelle als Excel-Datei.

Voraussetzungen: Lizenz, S-Rechte

XLS-Dateien werden von dem Dateiumsetzer Excel je nach Inhalt in XLSX oder XLSM gewandelt. Gewandelte Dateien können automatisch umbenannt mit der Endung .OLD_XLS erhalten bleiben oder direkt bzw. nachträglich gelöscht werden. Je nach Auswahl der Optionen erhalten Sie entsprechende Hinweismeldungen schon vor der Aufführung. Es wird ein Protokoll als LOG-Datei generiert. In Profilen des Excel Reportings können mit dem Dateiumsetzer Excel auch Pfadangaben analysiert und angepasst werden.

Quellen für die Umsetzung

Dateien in Verzeichnissen

Mit der Option Alle XLS-Dateien in den genannten Verzeichnissen wandeln können mehrere Pfade angegeben werden. Nutzen Sie den Schalter Verzeichnis hinzufügen um ein neues Verzeichnis in die Liste aufzunehmen. Je nach Ausgangssituation wird in der Dateiauswahl ein Basisverzeichnis oder das schon benannte Verzeichnis beim Öffnen angeboten. Bei Auswahl eines reinen Basisverzeichnisses z. B. I:\ oder \\crem\ixprod\ erhalten Sie eine Rückfrage, ob dies wirklich gewünscht ist.

Um ein Verzeichnis aus der Liste wieder zu entfernen, markieren Sie dieses in der Liste und klicken auf Verzeichnis entfernen.

Ist die Option inklusive Unterverzeichnisse aktiviert, werden die benannten Verzeichnisse inklusive ihrer Unterverzeichnisse rekursiv durchsucht.

Excel Reporting Profile

Mit Alle XLS-Dateien in den genannten Verzeichnissen wandeln werden in den Profilen des Excel Reportings (s. XLS-Profilverwaltung) Definitionen auf Pfadangaben und den ggf. in diesen Pfaden zu findende Dateien (Vorlagen wie auch Ergebnisse) ermittelt. Hier müssen Sie daher nicht gezielt nach den einzelnen Pfaden suchen.

Wandlung von XLS-Dateien

Optionen für die Dateibehandlung

Mit der Option Die alten XLS-Dateien nach durchgeführter Wandlung löschen können Sie veranlassen, dass die alten XLS-Dateien nach erfolgreicher Wandlung direkt entfernt werden.

Mit der Option Bereits umbenannte OLD_XLS-Dateien löschen können Sie Dateien mit der Endung .OLD_XLS auch nachträglich löschen. Das ist sinnvoll, falls Sie vorher noch Prüfungen vornehmen wollen.

Testlauf

Mit der Schaltfläche Testlauf starten… starten Sie den Dateiumsetzer Excel mit den eingestellten Parametern, lassen aber nur das Protokoll erzeugen, ohne eine Datei oder einen Parameter in Excel-Profilen zu wandeln. Im Protokoll werden Pfade und Dateinamen benannt.

Echtlauf

Mit der Schaltfläche Echtlauf starten… starten Sie den Dateiumsetzer Excel mit den eingestellten Parametern und wandeln Dateinamen und ggf. Angaben von Dateinamen in Pfaden der Excel-Profile.

Protokollierung

Das Logfile wird automatisch im tmp-Unterverzeichnis log mit Datum-Zeit_UserId abgelegt und nach dem Lauf angezeigt, z. B. Xls2Xlsx_20230724-095716_120.log.

Prüfung

Mit dem Tool E-Rechnung ready (Komfortprüfung) können Sie prüfen, ob die vorliegenden Stammdaten für den Einsatz einer E-Rechnung geeignet sind und welche Daten ggf. noch fehlen. Aus der Excelauswertung, welche neben einer allgemeinen Prüfung von Einstellungen in iX-Haus die Bereiche Personen, Objekteigentümer und Debitoren umfasst, können Sie den Handlungsbedarf ermitteln. Als Ergebnis der Prüfung erhalten Sie eine temporär erstellte Excel-Tabelle. Diese liefert in mehreren Registern Informationen zu Allgemeine Einstellungen, PersonenTyp, Personen, Firmenanschrift und Debitoren. Über die jeweils vorletzte Spalte erfahren Sie, ob und welcher Anpassungsbedarf besteht. Die Prüfung wird über die gleichnamige Schaltfläche für die Aktiv-geschalteten Datenbereiche vorgenommen. Der Hinweis manuell erfahren Sie, ob eine manuelle Anpassung erforderlich ist. Bei Eintragungen finden Sie in der letzten Spalte die durchgeführte Aktion.

Allgemein

Im Excelblatt Allgemein erfahren Sie, welche Systemeinstellungen bzgl. E-Rechnung vorliegen. Neben dem Status von Systemeinstellungen zu E-Rechnung Version und Zustellvariante wird auch die SMTP-Einrichtung iX-Haus plus geprüft, welche ebenfalls für den E-Mail-Versand relevant ist.

PersonenTyp

Im Excelblatt PersonenTyp werden die in iX-Haus von Ihnen gepflegten Personentypen aufgelistet und bzgl. E-Rechnungseinsatz geprüft. Die für die Personen ermittelten Tabellendaten können zudem als Grundlage für einen späteren Datenimport genutzt werden. Sie können also hier fehlende Daten in der Exceltabelle nachpflegen und diese dann nach iX-Haus importieren, z. B. E-Rechnungs-Emailadresse, Steuernummern- oder -IDs

Firmenanschrift

Im Excelblatt Firmenanschrift finden Sie Daten aus dem Eigentümerstamm. Hier erkennen Sie direkt, für welche Hauptbuchungskreise ggf. noch die Eigentümerzuordnung fehlt, welche Fußzeilenparameter gepflegt sind und wie die E-Rechnung Bemerkung gebildet wird.

Debitoren

Im Excelblatt Debitoren werden ebenfalls fehlende relevante Daten wie E-Rechnungs-Mail, USt-ID oder Steuernummer sowie die aktuell verwendete E-Rechnungsart analysiert.

Eintragen

Neben der Prüf-Funktion können Sie mit dem Tool auch eine zu verwendende E-Rechnungs-Art für bestimmte Bereiche eintragen.

Für die einzelnen Bereiche können Sie mit der Option Überschreiben festlegen, ob schon gefüllte Felder einzelner Datensätze überschrieben werden dürfen. Eingetragen wird für die Aktiv-geschalteten Datenbereiche die jeweils eingestellte E-Rechnung Art.

1. Geben Sie zum Zurücksetzen von Erlösschmälerungen eines bestimmten Monats neben dem Objektbereich (i. d. R. ein einzelnes Objekt) den Monat und den Jahrgang ein.
2. Lösen Sie mit dem Schalter Start das Zurücksetzen aus.

Den im Flächenstamm befindlichen Schalter Erlösschmälerung: Planmiete verwenden können Sie mit diesem Tool für alle vorhandenen Flächen aktiv setzen. Dies ist für eine nachträgliche Einrichtung dieser Option sinnvoll. Beachten Sie zudem die Möglichkeiten über die Systemeinstellungen Datenbank, diesen Schalter bei Neuanlage von Flächen automatisch zu setzen und auch, diesen Schalter gegen Änderungen zu schützen, damit dessen Einstellung nicht versehentlich für einzelne Flächen deaktiviert werden kann. Somit können Sie bei Bedarf sicherstellen, dass dieser Schalter immer gesetzt ist.

Vgl. Systemeinstellungen unter

Fachadministration, System, Systemeinstellungen Datenbank, Stammdaten, Flächenstamm, Erlösschmälerung: Planmiete verwenden - Vorbelegung und

Fachadministration, System, Systemeinstellungen Datenbank, Stammdaten, Flächenstamm, Erlösschmälerung: Planmiete verwenden - Editierbar

Der Index-Umsetzer stellt ausgewählte Indexvereinbarungen im Vertragsmanagement auf eine neue Indexreihe um. Die Vereinbarungen bzgl. Schwellenwerte und alle anderen Optionen der Indexvereinbarungen bleiben unverändert. Die hierbei angegeben Quell- und Ziel-Indexreihen müssen in der Index-Verwaltung existieren.

1. Geben Sie einen Objektbereich ein oder eine Objektgruppenauswahl (mit F2) oder das aktuelle Objekt (Kontrollfeld).
2. Geben Sie einen Personenbereich an.
3. Geben Sie an, welche Indexvereinbarungen lt. ihrer Quellindexreihe berücksichtigt werden sollen.
4. Geben sie die Zielindexreihe an, welche stattdessen in diesen Indexvereinbarungen genutzt werden soll.
5. Optional geben Sie mit Datumswerten über Indexbezug von/Indexbezug bis einen Zeitraum für den zu betrachtenden Indexbezug ein. Durch die Einschränkung können Sie z. B. ältere Vereinbarungen von der Umsetzung ausschließen.
6. Geben Sie an, ob die anzupassenden Indexvereinbarungen eine Prozent- oder eine Punkte-Regelung aufweisen müssen. Falls Sie beide Varianten anpassen wollen, wählen Sie hier Punkte und Prozent. Prozent-basierte Regelungen sind meist unkritisch im Hinblick auf eine solche Umsetzung auf eine neue Indexreihe. Für Punkte-basierte Indexvereinbarungen müssen Sie beim Wechsel auf eine neue Indexreihe mit kürzeren oder längeren Anpassungsperioden aufgrund unterschiedlicher Gewichtung in den Indexreihen rechnen. Ggf. sind Punkte-basierte Vereinbarungen bei Wegfall einer Indexreihe neu verhandelbar und idealerweise dann auf eine Prozent-Basis umstellbar.
7. Mit einer ☑ Simulation prüfen Sie, welche Indexvereinbarungen aufgrund dieser Parameter angepasst werden könnten. Ist das Kontrollfeld ❒ Simulation deselektiert, wird die Umsetzung entsprechend der Parameter durchgeführt.
8. Mit Klick auf die Schaltfläche Start beginnen Sie mit der Simulation bzw. der Umsetzung. Je nach Auswahl bzw. der zu prüfenden Datenmenge kann dies eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen.
9. Im Anschluss wird ein Protokoll zur Simulation bzw. Umsetzung ausgegeben.

Für eine einzelne Person in einem Objekt können Sie im Personenstamm die Menüfunktion Abhängige Daten erzeugen nutzen, um ggf. ggf. noch fehlende Personenkonten anhand des Personentyps anzulegen. Der Personenkontenregenerator erzeugt analog hierzu die ggf. noch fehlenden Personenkonten für den angegebenen Personenbereich eines ganzen Objekts, einen Objektbereich oder die Objekte einer Datengruppe (F2-Auswahl). Der Einsatz ist unkritisch, da hiermit im Zweifelsfall nur Daten erzeugt werden, welche auch im generellen Betrieb bei Anlage von Personen anhand des Personentyps generiert werden.

1. Geben Sie den gewünschten Objektbereich an. F2 öffnet die Objektgruppenauswahl.
2. Geben Sie den Personenbereich über die Felder Von Person und Bis Person an.
3. Nach Klick auf den Schalter Start erhalten Sie noch eine Sicherheitsabfrage.
4. Im Anschluss wird ein Protokoll mit dem Titel Abhängige Daten als Bildschirmdruckliste generiert.
   Hier werden dann alle Personenkonten des gewählten Datenbereichs benannt (Objekt-Nr+Konto-Nr und Kontoname). Entweder wurde das jeweils benannte Konto erzeugt oder es wird auf dessen Vorhandensein hingewiesen (Konto existiert bereits).

Mit Hilfe dieses Tools lassen sich redundante Personenstammdaten nach bestimmten Abhängigkeiten, wie z. B. Bankverbindung, E-Mailadresse, Name etc. zusammenfassen. Ein Praxisfall für die Anwendung des Werkzeugs ist, wenn ein Wohnungsmieter im Personenstamm zweimal angelegt wurde und die Stammdatensätze für die Wohnung und den Stellplatz zusammengeführt werden sollen. Die Umsetzung läuft in zwei separaten Schritten. Im ersten Schritt werden die zusammenzuführenden Personen über das Feld Hauptvertrag Person im Personenstamm zugeordnet. Im zweiten Schritt werden anhand der zugeordneten Personen entsprechende Buchungen, Meldungen etc. auf den Hauptvertrag übertragen.

Das Tool Personen zusammenlegen prüft Personen im definierten Objektbereich und trägt den Hauptvertrag ein. Dabei werden folgende Regeln angewendet:

1. Die Personen haben den gleichen Personentyp.
2. Es werden Personen zusammengefasst, bei denen die IBAN leer oder identisch ist.
3. Es ist die gleiche E-Mail-Adresse vorhanden.
4. Es werden die in den Personenstamm eingetragenen Namen 1 auf Redundanz geprüft.

Die Regeln werden einzeln angewendet, so dass für Personen z. B. mit gleicher IBAN nicht geprüft wird, ob E-Mail-Adresse und Name ebenfalls identisch sind. Am Ende wird eine Prüfliste angezeigt, die die Zuordnung von Hauptvertrag zu der entsprechenden Person darstellt.

Dialog Personen zusammenlegen

Hauptvertrag-Merkmal im Personenstamm

Im Personenstamm kann das Feld Hauptvertrag auch manuell eingetragen werden. Im Register Sonstiges steht hierzu das Feld Person im Maskenbereich Hauptvertrag zur Verfügung.

Hauptvertrag-Merkmal im Stammdatenimport

Über den Stammdaten-Personenimport kann die Zuordnung der Personen, die zusammengelegt werden sollen, zum Hauptvertrag definiert werden. Dafür wird im Importtemplate in das Feld Hauptvertrag die Personennummer des Hauptvertrags eingetragen.

Personen zusammenlegen

Nach Durchführung der vorbereitenden Schritte (Prüflistenkontrolle, Hauptvertrag korrekt eingetragen, Simulation) kann der Prozess Personen zusammenlegen gestartet werden.

Nach einer erfolgreichen Simulation kann schließlich das Zusammenlegen gestartet werden. Alle Personendaten der Personen, die zusammengelegt werden, werden auf die Person mit dem Hauptvertrag übertragen, dies gilt auch für Buchungen sowie iX-Haus plus bezogene Daten. Anschließend werden die übrigen Personendaten gelöscht. Dieser Prozess kann nicht rückgängig gemacht werden. Deswegen müssen alle Personen im Protokoll genau analysiert werden!

1. Prüfen Sie die aktuellen Daten.
2. Ordnen Sie den betroffenen Personen im gewählten Objektbereich die korrekten Hauptvertragsdaten zu.
3. Prüfen Sie mit der Simulation.
4. Passen Sie ggf. noch Daten aufgrund der Simulationsergebnisse an.
5. War die Simulation erfolgreich und wie erwartet, starten Sie das Zusammenlegen der Personen mit dem Schalter Start.
6. Kontrollieren Sie das abschließende Protokoll.

Das SEPA-Umstellungstool wird eingesetzt, um im Rahmen der Umstellung auf SEPA die Lastschriftverfahren einzelner Personen oder Objekte oder ganzer Bereiche von einem auf ein anderes Verfahren umzustellen. Zur Verfügung stehen folgende Prozesse:

• Umstellung CORE auf COR1
• Umstellung COR1 auf CORE
• Umstellung Erstlastschrift auf Folgelastschrift
• Umstellung Folgelastschrift auf Erstlastschrift

Beachten Sie bitte, dass unter der Fachadministration, System, Systemeinstellungen Datenbank im Bereich Buchhaltung, Abschnitt SEPA für jede SEPA-Lastschriftform (CORE, COR1, B2B) und SEPA-Überweisung für ein neueres XML-Schema (XmlVersion3) ein Einführungsdatum die Nutzung des neueren Formats bestimmt wird. Das neuere Schema ist z. B. für COR1 erforderlich. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation Doku_SEPA.pdf.

Umstellung CORE auf COR1

Nach der Umstellung auf SEPA-Lastschrift kommen in Deutscheland zwei Verfahren zum Einsatz: CORE und COR1. Aufgrund der unterschiedlichen Fristen für die Einreichung von Lastschriften wird das mit Verzögerung eingeführte COR1-Verfahren von vielen Kunden favorisiert. Da jedoch nicht jede Bank das COR1-Verfahren direkt nach Einführung unterstützte und COR1 hierdurch ggf. verzögert eingeführt wurde, haben Sie mit diesem Umstellungstool die Möglichkeit, zuvor definierte CORE-Lastschriften zu COR1-Lastschriften zu wandeln.

Umstellung COR1 auf CORE

Der umgekehrte Weg der Umstellung von COR1 nach CORE ist mit dem Umstellungstool ebenfalls möglich. Dies kann z. B. dann sinnvoll werden, wenn das CORE-Verfahren in seinen Einreichungsfristen wie das COR1-Verfahren angepasst wurde und hierdurch die Anzahl der Einreichungen reduziert werden kann.

Umstellung Erstlastschrift auf Folgelastschrift, Umstellung Folgelastschrift auf Erstlastschrift

Die Umstellung zwischen Erst- und Folgelastschrift kann aufgrund von Korrekturen im Rahmen des DataClearings erforderlich sein. Beachten Sie, dass beim Wechsel auf eine Erstlastschrift die Vorlaufzeit für die Einreichung von SEPA-Lastschriften ggf. verlängert wird.

Folgende Aktionen werden bei der Umstellung mit diesem Tool durchgeführt:

• SEV-Parameter werden den Sondereigentumsobjekten zugeordnet.
• Die Verbindung zwischen Mieter und Kapitalanleger wird hergestellt.
• Eventuell vorhandene Buchungsschlüssel von Mieter zum Kapitalanleger werden entfernt.
• Eventuell vorhandene Buchungsschlüssel von Kapitalanleger zum Verwalter werden entfernt.
• Für ein virtuelles Bankkonto wird die Weiterleitung in die FIBU gesperrt.
• Optional werden die Sollbeträge der Kapitalanleger im Vertragsmanagement zum SEV-Soll migriert (Kontrollfeld Kapitalanleger Vertragssoll migrieren), die Verträge und Flächen der Kapitalanleger werden zudem gelöscht.

Hierdurch können SEV-Konstrukte auf Buchungsschlüsselbasis auf SEV-Buchungsparameter umgestellt werden. Am besten planen Sie die Umstellung der Buchungslogik zusammen mit einem Consultant der CREM SOLUTIONS im Rahmen der ersten Einrichtung von SEV-Objekten.

1. Geben Sie den Objektbereich an. F2 öffnet die Objektgruppenauswahl.
2. Wählen Sie die SEV-Parameter aus. Diese müssen zuvor in der Fachadministration festgelegt worden sein.
3. Wählen Sie ggf. die Checkbox Kapitalanleger Vertragssoll migrieren.
4. Mit Klick auf den Schalter Start wird die Umstellung gestartet.

Sollten Ihnen in Ausnahmefällen die fünfstelligen Kreditornummern für Kreditoren/Debitoren nicht mehr ausreichen, haben wir Ihnen jetzt hierzu eine Möglichkeit geschaffen, diese auf sechs Stellen zu erweitern. Nutzen Sie diese Funktion mit Bedacht und auch nur dann, wenn Sie die sechsstelligen Nummern unbedingt brauchen. Eine Umstellung von sechs- auf fünfstellig ist nicht vorgesehen!

Mit diesem Tool können Sie die Kreditornummern von 5-stellig auf 6-stellig umsetzen.

Im Rahmen der Umstellung werden die vorhandenen fünfstelligen Kreditornummern durch Anhängen einer Null ergänzt. Beispiele: 00123 wird zu 001230, 70255 wird zu 702550. Die Systemeinstellungen Kreditor ab Nr., KreditorNrLen und die Kreditornummernrechte der Benutzer werden gleichermaßen angepasst. Ist dort als Kreditor ab Nr. z. B. 50000 eingetragen, ist die neue Grenze, ab welcher die Kreditornummer einen Kreditor bezeichnet 500000.

Die Umstellung beginnen Sie mit dem Start-Schalter und der Bestätigung einer Sicherheitsabfrage. Zuvor können Sie über Fachadministration, System, Angemeldete Benutzer / Freigeben prüfen, ob Sie alleinig angemeldet sind und ggf. schon im weiteren Vorfeld durch eine Infomeldung an alle Benutzer diese von dem Vorhaben der geplanten Umstellung in Kenntnis setzen.

Über das Erstversorgungstool können Sie große Datenmengen in einem Schritt mit einer freien virtuellen Kontonummer versehen. Es werden nur so viele IBANs vergeben, wie Sie auch importiert haben. Nach Abschluss der Erstversorgung wird ein Protokoll ausgegeben, auf welchem Sie nachvollziehen, für wen welche virtuelle Kontonummer vergeben wurden. Optional können Personen mit Altdatenkenner, Mieter mit Lastschriftvereinbarung und WKZ's berücksichtigt werden.